Funkce Historie a Zprávy o auditu ve službě Adobe Acrobat Sign jsou k dispozici pro všechny uživatele systému. Každá dohoda přiřazená k uživateli má svoji historii a související zprávu o auditu.
Přehled
Každá dohoda ve službě Acrobat Sign prochází řadou „milníků“, které definují postup transakce.
Tyto milníky mohou obsahovat události, jako například:
- Vytvoření dokumentu
- Úprava odeslané transakce
- Odeslání e-mailů příjemcům
- Zobrazení e-mailů příjemci
- Přidělení oprávnění příjemcům
- Aplikace podpisů/schválení na dohody
- Stav dokončeno/zamítnuto/zrušeno
Milníky se zaznamenávají ve dvou formátech s podobným obsahem, ale lehce odlišnými cíli:
Seznam Aktivita je „stručným“ souhrnem toho, v jaké části celkového procesu se transakce právě nachází, a dá se zobrazit v aplikaci Acrobat Sign.
- Seznam Aktivita obsahuje minimální množství informací, zobrazuje pouze událost, uživatele/příjemce (identifikované pomocí e-mailové adresy), který událost zaregistroval, a razítko s časem/datem události (přizpůsobené časovému pásmu prohlížejícího na základě nastavení místního systému).
- Každá událost, která mění dokument (tj. úprava, akce příjemce), obsahuje odkaz, který zobrazuje dokument ihned po události
- Rozsah seznamu Aktivita zahrnuje celou transakci. Výsledkem je, že můžete vidět informace, které nejsou zahrnuty ve zprávě o auditu (je omezenější po stránce interakce s dokumentem)
- Když transakce stále ještě probíhá, ve spodní části seznamu Aktivita je zobrazen seznam očekávaných příjemců zbývajících v pracovním postupu dohody.
- Události uchování a zhodnocení, které probíhají po dokončení dokumentu
- Seznam Aktivita je prvkem dohody a k jeho zničení dojde některou z explicitních akcí pro odebrání dohod (např. GDPR). Pokud je dohoda z nějakého důvodu odstraněna z účtu uživatele, obsah historie se ztratí se zobrazením položky a nelze jej obnovit
Zprávy o auditu obsahují stejné milníky dohody jako panel Historie, ale s více informacemi, včetně:
- IP adresy systému zaznamenávajícího událost
- ID transakce ověřovacího dokumentu na serveru služby Acrobat Sign
Zprávy o auditu by měly být ověřovacími dokumenty, které formulují, jak se s dokumentem manipulovalo od chvíle, kdy byl vytvořen, do chvíle, kdy byl plně vyřešen. Lze ukládat jako soubory PDF a lze je dle potřeby vytisknout pro účely interních procesů.
- Za zmínku stojí rozdíl, který spočívá v tom, že zpráva o auditu zobrazuje všechny události sjednocené do časového pásma GMT. Aby se zabránilo zmatku, který by jinak hrozil auditorům při kontrole transakcí od uživatelů z více časových pásem.
- Každému prohlížejícímu se seznam aktivit vytvoří dynamicky tak, že události odpovídají časovému pásmu místního systému prohlížejícího.
- Časové razítko pole pro podpis, které je součástí dohody, odpovídá času podpisu po převodu do časového pásma místního systému. Pro přehlednost je při prohlížení souboru PDF přidána zkratka časového pásma.
- Formát razítka data je nastaven na RRRR-MM-DD.
- Zprávy o auditu se ukládají nezávisle na objektech dohody zobrazených na kartě Správa ve webové aplikaci. Odstranění objektu ze stránky správy neodstraní zprávu o auditu.
- Pokud znáte ID transakce dohody, můžete přistoupit ke zprávě o auditu pro danou transakci z webu: https://secure.echosign.com/verify (povolující nastavení zabezpečení)
Zpráva o auditu má dvě fáze:
- „Předběžná“ zpráva – Kdy transakce „probíhá“, zpráva o auditu se generuje z událostí zaprotokolovaných u dohody v době vznesení požadavku. Podle definice je tato zpráva neúplná a bude změněna, když další příjemce potvrdí zaprotokolovanou událost.
Předběžné zprávy jsou jasně označeny v horní části zprávy, aby se zajistilo, že nedojde k jejich zaměnění za konečné dokumenty, kdyby byly uloženy/vytištěny.
- „Konečná“ zpráva – Jakmile dohoda dosáhne konečného stavu (Podepsáno, Zrušeno, Zamítnuto nebo Vypršelo), vygeneruje a uloží se zpráva o auditu. Do zprávy nelze přidat žádné další události, které probíhají v souvislosti s transakcí (např. uchování). Tím dojde k vytvoření celé zprávy událostí, které proběhly za účelem podpisu dokumentu, a ničeho jiného.
Jak se to používá
Seznam Aktivita si můžete zobrazit na stránce Správa kliknutím na odkaz Aktivita ve spodní části pravého panelu možností:
Ke zprávě o auditu se přistupuje přes kartu Správa.
Vyberte dohodu a klikněte na možnost Stáhnout zprávu o auditu.
Postup povolení nebo zakázání
Panel Historie a Zprávy o auditu jsou standardně povoleny pro všechny uživatele a nelze je zakázat.
Možnosti konfigurace
Zprávy o auditu mají tři ovládací prvky uživatelského rozhraní, které řídí přístup ke zprávě, a jedno nastavení rozhraní API:
- Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno.
- Připojit zprávu o auditu k dokumentům staženým ze stránky Správa.
- Umožnit přístup ke zprávě o auditu prostřednictvím stránky ověření transakce.
- Připojit zprávu o auditu prostřednictvím rozhraní API, když se volá getLatestDocument.
Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno
Ovládací prvek lze najít na stránce Globální nastavení (Nastavení skupiny pro úpravy na úrovni skupiny)
Tato možnost je standardně nastavena na hodnotu Všichni a dá se konfigurovat na úrovni účtu nebo skupiny.
Otázka, kterou je třeba si položit, zní: „Kdo by měl dostat zprávu o auditu s podepsaným a archivovaným e-mailem?“
Máte následující možnosti:
- Nikdy – Zprávu o auditu nedostane nikdo.
- Pouze pro odesílatele – Zprávu o auditu dostane připojenou pouze odesílatel dohody.
- Všichni (výchozí) – Zprávu o auditu dostanou všichni účastníci.
Pokud je zpráva o auditu obsažena, zřetězí se spolu s dohodou do jediného přiloženého souboru PDF.
Připojit zprávu o auditu k dokumentům staženým ze stránky Správa
Tato možnost je standardně zakázána a dá se povolit/zakázat na úrovni účtu nebo skupiny.
Ovládací prvek lze najít na stránce Globální nastavení (Nastavení skupiny pro úpravy na úrovni skupiny).
Když je povolena, všechny dokumenty stažené uživatelem ze stránky správy budou zahrnovat zprávu o auditu jako součást souboru PDF s dohodou.
Umožnit přístup ke zprávě o auditu prostřednictvím stránky ověření transakce
Tato možnost je standardně zakázána a dá se povolit/zakázat na úrovni účtu nebo skupiny.
Ovládací prvek lze najít na stránce Globální nastavení (Nastavení skupiny pro úpravy na úrovni skupiny).
Když je zpráva o auditu povolena, může k ní na stránce ověřovatele přistupovat každý, kdo má ID transakce dohody.
Připojit zprávu o auditu prostřednictvím rozhraní API, když se volá getLatestDocument
Je možné, aby se zpráva o auditu automaticky přikládala ke každému dokumentu načtenému pomocí volání getLatestDocument.
Tato možnosti má standardně hodnotu False.
Nastavení musí zapnout váš manažer pro úspěch zákazníka a platí pro všechny instance volání.
Dokumenty, které se ještě stále zpracovávají, obdrží předběžnou zprávu.
Přihlaste se ke svému účtu.