Bruke eOriginal-oppbevaringstjenesten

Arkivere Adobe Acrobat Sign-dokumenter via eOriginal-oppbevaringstjenester

Behandle og beskytte dokumenter digitalt.

Adobe Acrobat Sign-partnere med eOriginal for å gjøre det enklere for organisasjoner å oppfylle samsvars- og forskriftskrav ved å arkivere viktige signerte dokumenter ved hjelp av sikker, digital oppbevaring. Når dokumentet er signert, kan eOriginal ha det trygt i hvelv med høyest mulig beskyttelse og samsvar i et fullstendig digitalt miljø. Organisasjoner kan velge å arkivere alle dokumenter i en bestemt konto, alle dokumenter startet av en bestemt gruppe (eller delsett av brukere), eller individuelle dokumenter.

Når et dokument opprettes, anses originaldokumentet som er lastet opp til Acrobat Sign som den autoritative kopien av kontrakten. Den autoritative kopien forblir på Adobe-serverne i hele signatursyklusen. Når signatursyklusen er fullført, arkiveres den autoritative kopien i eOriginal-oppbevaringen, og dokumentet blir et juridisk instrument. En PDF-kopi av dokumentet forblir i Acrobat Sign, men det får vannmerket «Kopi av original» for å angi at dokumentet i hvelv av eOriginal er den eneste autentiske versjonen:

Slik fungerer bruk av hvelv

Når signatursyklusen fullføres, vil alle transaksjoner som er aktivert for hvelv utløse eOriginal-hvelvtjenesten for å starte overføringen av den autoritative kopien. Denne er en asynkron kall-og-svar-prosess der oppbevaringstjenesten sender forespørsel om informasjon fra Acrobat Sign etter å ha mottatt et varsel, og Acrobat Sign leverer det forespurte innholdet.

Disse sekvensielle forespørslene skjer i nesten sanntid for å sikre at den autoritative kopien lagres hos hvelvtjenesten når signaturprosessen er fullført.

Når den endelige signaturen er påført, skjer følgende trinn i den presenterte rekkefølgen:

  1. Revisjonsrapporten oppdateres med hendelsen «Dokument klart for hvelv»
    • Fordi revisjonsrapporten må fullføres når en avtale når endelig tilstand, og hvelvprosessen bare skjer etter at signaturprosessen er fullført, er det umulig å oppdatere revisjonsrapporten for å angi en fullført hvelvprosess. Historikken for transaksjonshendelser (lagret på Acrobat Sign-servere) angir fullføring av hvelvprosessen.
  2. Dokumentet og alle relaterte bilder blir vannmerket. 
    • Én kopi av det endelige dokumentet uten vannmerke tas vare på for eventuell opplasting til eVaulting-leverandøren.
    • På dette punktet er det bare eVaulting-leverandøren som kan hente versjonen uten vannmerke ved å bruke et verifisert tilgangstoken.
  3. Oppbevaringstjenesten varsles via ping til Vault Callback om at dokumentet er klart til oppbevaring. 
    • Acrobat Sign sender hvelvtjenesten en unik identifikator for dokumentet, som kalles dokumentfunksjonsnøkkel.
  4. Oppbevaringstjenesten sender forespørsel til dokumentrevisjonssporet om å opprette en profil for dokumentet.
  5. Acrobat Sign leverer revisjonssporet.
    • Revisjonssporet inkluderer den fullstendige oppføringen for hva som skjedde under signaturprosessen, herunder identiteten til underskriverne, datoen og klokkeslettet for hver hendelse, IP-adressen og stedsinformasjon (hvis tilgjengelig).
  6. Oppbevaringstjenesten sender forespørsel om dokumentet uten vannmerke.
  7. Acrobat Sign leverer dokumentet uten vannmerke til oppbevaringstjenesten.
  8. Oppbevaringstjenesten bekrefter mottak av dokumentet og varsler Acrobat Sign om at oppbevaringsprosessen er fullført.
  9. Kopien uten vannmerke av den endelige kontrakten slettes fra Acrobat Sign-systemet.
Merk:

Hvelvtjenesten involverer bare den endelige (autoritative) kopien av dokumentet og relaterte bilder.

Interimversjonene av dokumentet (før den endelige signaturen) er ikke en del av hvelvprosessen.

Disse uoffisielle versjonene forblir på Acrobat Sign-serverne i en tilstand uten vannmerke hvis de ikke slettes gjennom en annen prosess (som en oppbevarigspolicy eller GDPR-handling).

Diagram for oppbevaringsprosessen

På dette punktet lagrer Acrobat Sign bare en vannmerket kopi av det endelige dokumentet. Miniatyrbilder (slik de vises i Acrobat Sign) blir også vannmerket for å sikre at det bare finnes én versjon uten vannmerke, som er hos oppbevaringstjenesten.

Når dokumentet er oppbevart, vil ikke Adobe lenger ha noen kopier uten vannmerke av det endelige dokumentet.

Slik konfigurerer brukere en avtale som skal i hvelv

Alternativet for å konfigurere en avtale til et hvelv eller ikke er bare synlig for brukerne etter at konfigurasjonen av tjenesten innenfor kontoen er fullført.

Brukere kan kontrollere om en avtale skal plasseres i hvelvet, ved å merke av for eller fjerne merket for Lagre denne avtalen i hvelvet i delen med Avtaleinnstillinger i grensesnittet for avtalekonfigurasjon (Alternativer i den klassiske opplevelsen).

Standardverdien for Lagre denne avtalen i hvelvet-alternativet er definert i tjenestens konfigurasjon. Støtte for Acrobat Sign kan bidra til å endre verdien ved behov.

Siden Be om signatur uthever innstillingen «Plassert denne avtalen i hvelv» i en aktivert tilstand.

Merk:

Endring av en avtale som er flagget for oppbevaring, kan bare gjøres i det klassiske Send-sidemiljøet. Avtaler opprinnelig opprettet i Be om signatur-opplevelsen laster inn den klassiske Send-siden hvis de er åpnet for endring.

Endre en avtale som er flagget til hvelvet i den nye Be om signatur-miljøet vil bli innført i det nye Be om signatur-siden i en kommende utgivelse.

 Adobe

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet

Adobe MAX

Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet

Adobe MAX

Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet