Arkivere Adobe Sign-dokumenter via eOriginal-oppbevaringstjenester

Behandle og beskytte dokumenter digitalt.

Adobe Sign-partnere med eOriginal for å gjøre det enklere for organisasjoner å oppfylle samsvars- og forskriftskrav ved å arkivere viktige signerte dokumenter ved hjelp av sikker, digital oppbevaring. Når dokumentet er signert, kan eOriginal sikkert oppbevare det med høyest mulig beskyttelse og samsvar i et fullstendig digitalt miljø. Organisasjoner kan velge å arkivere alle dokumenter i en bestemt konto, alle dokumenter startet av en bestemt gruppe (eller delsett av brukere), eller enkeltdokumenter.

Når et dokument opprettes, anses det opprinnelige dokumentet, som lastes opp til Adobe Sign, som den autoritative kopien av kontrakten. Den autoritative kopien forblir på Adobe-serverne i hele signatursyklusen. Når signatursyklusen er fullført, arkiveres den autoritative kopien i eOriginal-oppbevaringen, og dokumentet blir et juridisk instrument. En PDF-kopi av dokumentet forblir i Adobe Sign, men det får vannmerket Kopi av original for å angi at dokumentet som oppbevares av eOriginal er den eneste autentiske versjonen.

Slik fungerer det

Når signatursyklusen fullføres, vil alle transaksjoner som er aktivert for oppbevaring, utløse eOriginal-oppbevaringstjenesten for å starte overføringen av den autoritative kopien. Denne er en asynkron kall-og-svar-prosess der oppbevaringstjenesten sender forespørsel om informasjon fra Adobe Sign etter å ha mottatt et varsel, og Adobe Sign leverer det forespurte innholdet.

Disse sekvensielle forespørslene skjer i sanntid for å sikre at den autoritative kopien lagres i oppbevaringstjenesten i samme øyeblikk som signaturprosessen er fullført.

Når den endelige signaturen er påført, skjer følgende i den presenterte rekkefølgen:

  1. Revisjonsrapporten oppdateres med hendelsen "Dokument klart til oppbevaring"
    • Fordi revisjonsrapporten må fullføres når en avtale når endelig tilstand, og oppbevaringsprosessen bare skjer etter at signaturprosessen er fullført, er det ikke mulig å oppdatere revisjonsrapporten for å angi en fullført oppbevaringsprosess. Historikken for transaksjonshendelser (lagret på Adobe Sign-servere) vil angi fullføring av oppbevaringsprosessen.
  2. Dokumentet og alle relaterte bilder blir vannmerket. 
    • Én kopi av det endelige dokumentet uten vannmerke tas vare på for eventuell opplasting til eVaulting-leverandør.
    • På dette punktet er det bare eVaulting-leverandøren som kan hente versjonen uten vannmerke ved å bruke et verifisert tilgangstoken.
  3. Oppbevaringstjenesten varsles via ping til Vault Callback om at dokumentet er klart til oppbevaring. 
    • Adobe Sign sender en unik ID for dokumentet, som kalles dokumentfunksjonsnøkkel, til oppbevaringstjenesten.
  4. Oppbevaringstjenesten sender forespørsel til dokumentrevisjonssporet om å opprette en profil for dokumentet.
  5. Adobe Sign leverer revisjonssporet.
    • Revisjonssporet inkluderer den fullstendige oppføringen for hva som skjedde under signaturprosessen, herunder identiteten til underskriverne, datoen og klokkeslettet for hver hendelse, IP-adressen og stedsinformasjon (hvis tilgjengelig).
  6. Oppbevaringstjenesten sender forespørsel om dokumentet uten vannmerke.
  7. Adobe Sign leverer dokumentet uten vannmerke til oppbevaringstjenesten.
  8. Oppbevaringstjenesten bekrefter mottak av dokumentet og varsler Adobe Sign om at oppbevaringsprosessen er fullført.
  9. Kopien uten vannmerke av den endelige kontrakten slettes fra Adobe Sign-systemet.

Merk:

Oppbevaringstjenesten involverer bare den endelige (autoritative) kopien av dokumentet og relaterte bilder.

Interimversjonene av dokumentet (før den endelige signaturen) er ikke en del av oppbevaringsprosessen.

Disse uoffisielle versjonene forblir på Adobe Sign-serverne i en tilstand uten vannmerke hvis de ikke slettes gjennom en annen prosess (som en oppbevarigspolicy eller GDPR-handling).

Diagram for oppbevaringsprosessen

På dette punktet lagrer Adobe Sign bare en vannmerket kopi av det endelige dokumentet. Miniatyrbilder (slik de vises i Adobe Sign) blir også vannmerket for å sikre at det bare finnes én versjon uten vannmerke, som er hos oppbevaringstjenesten.

Når dokumentet er oppbevart, vil ikke Adobe lenger ha noen kopier uten vannmerke av det endelige dokumentet.

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet