Sørg for at de signerte dokumentene forblir lesbare, tilgjengelige og kompatible tiår frem i tid.
PDF/A er et spesialisert format som er utviklet for langtidsoppbevaring av dokumenter. Det begrenser funksjoner som kryptering, eksterne skrifter og multimedia som ikke støttes, for å holde filene selvstendige og tilgjengelige over tid.
Bruk av PDF/A bidrar til å oppfylle forskriftsmessige krav, beskytter dokumentintegriteten og unngår fremtidige problemer med filformat. Acrobat Sign håndhever PDF/A-kompatibilitet gjennom hele avtalearbeidsflyten, fra opplasting til signering til lagring.
PDF/A-arbeidsflyter er spesielt nyttige for organisasjoner med langsiktige arkiveringsbehov, for eksempel innen finans, helse og offentlig sektor.
Fordeler med å bruke PDF/A-arbeidsflyter
- Oppfyll forskrifter for overholdelse og oppbevaring
- Oppretthold lesbar, stabil dokumentformatering
- Unngå kostnader ved omformatering eller migrering av arkiverte filer
- Øke tilliten til integriteten til signerte poster
Acrobat Sign støtter konvertering av filer til enten PDF/A-2B eller PDF/A-3B filtyper.
Konfigurasjon
Tilgjengelighet:
- Acrobat Standard og Acrobat Pro: Deaktivert; Ikke konfigurerbar
- Acrobat Sign Solutions: Støttet
- Acrobat Sign for Government: Støttet
Konfigurasjonsomfang:
Administratorer kan aktivere denne funksjonen på konto- og gruppenivå.
Få tilgang til denne funksjonen ved å navigere administratorens konfigurasjonsmeny til Globale innstillinger > PDF/A-arbeidsflyter
Følgende alternativer er tilgjengelige:
Aktivering av PDF/A-arbeidsflyter gir administratorer tilgang til PDF/A-kontroller og ber Acrobat Sign om å validere og konvertere filer til PDF/A-formatet.
Administratorer må velge ett av de to samsvarsnivåene som Acrobat Sign skal konvertere filer til når normalisering er aktivert. Dette er standardnivået for enhver avtale som opprettes hvis normalisering er deaktivert:
| Samsvarsnivå | Beskrivelse | Best for |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Bevarer dokumentets visuelle utseende for langtidsarkivering. Sikrer at tekst, skrifttyper, bilder og farger forblir konsistente over tid. Dette er det mest brukte nivået for samsvar. |
Generelle samsvar- og standardarkiveringsbehov. |
| PDF/A-3b | Gir samme visuelle bevaring som 2b, men lar deg også bygge inn ikke-PDF/A-filer (som XML, CSV eller regneark) inne i PDF-en for ytterligere arkiveringsbehov. | Organisasjoner som trenger å lagre kildedata eller tilleggsfiler sammen med den signerte PDF-en. |
Aktiver PDF/A-normalisering for å aktivt konvertere opplastede filer til det valgte samsvarsnivået.
- PDF-filer vil bli validert og konvertert til det valgte samsvarsnivået. PDF-er som lastes opp med det valgte samsvarsnivået vil bli evaluert og reparert om nødvendig.
- Hvis PDF/A-arbeidsflyter er aktivert, men normalisering ikke er aktivert, evaluerer Acrobat Sign hver opplastede fil og adopterer samsvarsnivået til den første opplastede PDF/A-filen med en støttet standard.
- Hvis ingen opplastet PDF-dokument er PDF/A, går avtalen tilbake til samsvarsnivået som er valgt i kontrollene.
Når filer konverteres til den valgte filstandarden og valideres, kan det oppstå feil. Disse feilene kan stamme fra flere kilder og vil stoppe avtaleprosessen.
Hvis alternativet for å ignorere valideringsfeil er aktivert, vil Acrobat Sign se bort fra feilene og fortsette med avtalegenerering. Disse avtalene er kanskje ikke fullt ut PDF/A-kompatible, og bør ikke behandles som det av noen grunn.
I denne situasjonen må brukeren reformatere den opprinnelige filen slik at den ikke lenger produserer feil.
De vanligste feilene er at originaldokumentet:
- Inneholder skrifter som ikke er på listen over støttede skrifter.
- Bruker et annet fargeskjema enn sRGB.
Administratorkontrollene Passordbeskyttelse for signerte dokumenter endres for å undertrykke alle alternativer som tillater at et forseglingspassord brukes:
Både Be om signaturer og Arbeidsflytdesigner grensesnittene fjerner alternativet for å legge til et passord på brukernivå:
Acrobat Sign støtter ikke redigering eller digital signering av PDF/A-dokumenter.
Aktivering av PDF/A-arbeidsflyter deaktiverer alternativet Last ned og signer med Acrobat for digitale signaturarbeidsflyter. Avtaler må signeres med skybaserte signaturer.
Acrobat Sign støtter ikke nedlasting og fysisk signering av en avtale.
Aktivering av PDF/A-arbeidsflyter deaktiverer automatisk alternativet Last ned og signer med Acrobat for arbeidsflyter med digitale signaturer. Avtaler må signeres med skybaserte signaturer.
Slik brukes det
Når aktivert inkluderer PDF/A-arbeidsflyten valideringstrinn for å sikre fullstendig samsvar:
- Konvertering av Word-dokumenter støttes. Dokumenter som ikke er PDF, konverteres først til PDF, og deretter til det valgte PDF/A-samsvarsnivået.
- PDF-dokumenter valideres mot det valgte samsvarsnivået: PDF/A-2b eller PDF/A-3b.
- Filer som oppfyller PDF/A-krav, godtas og bevares gjennom hele signeringsprosessen.
- Hvis validering av et dokument mislykkes, blokkeres avtalen, og det vises en feilmelding:
- {File Name}: Filen samsvarer ikke med PDF/A-spesifikasjonen – Indikerer at den opplastede filen ikke møter PDF/A-2b-kravene.
- {Filnavn}: Filen kan ikke lastes opp – Angir at passordbeskyttelse eller kryptering blokkerer opplastingen av filen.
Det signerte dokumentet og revisjonsrapporten inneholder et samsvarsmerke som identifiserer PDF/A-status.
Ting du bør vite
PDF/A-samsvar legger restriksjoner på visse Acrobat Sign-funksjoner:
- Passordbeskyttelse er deaktivert for PDF/A-avtaler.
- Alternativet for å legge til passordbeskyttelsen for signerte dokumenter i en avtale (via avtaleinnstillingene eller arbeidsflytutformingen) undertrykkes for å hindre bruk av et passord.
- Kontrollene i admin-menyen for å kreve et passord for signert dokument endres for å fjerne alle alternativer som tillater passord.
- Kryptering er deaktivert, selv om kryptering ikke krever passord for å dekryptere dokumentet. Signerte PDF/A-dokumenter krypteres ikke etter nedlasting.
- Fargeskjemaet må være sRGB. Konvertering kan mislykkes hvis originaldokumentet spesifiserer et annet fargeskjema enn sRGB, f.eks. CMYK.
- Innebygde skrifter - Dokumenter må kun inneholde innebygde skrifter. Hvis en bruker leverer et dokument som ikke er PDF, og som Acrobat Sign kan konvertere til PDF, må dette dokumentet kun bruke støttede skrifter.
- Acrobat Sign kan bare bygge inn en skrift fra settet av skrifter som brukes til å endre dokumentene.
- Acrobat Sign kan ikke bygge inn ulisensierte skrifter.
Støttede skrifter
Adobe Acrobat Sign støtter disse skriftkategoriene for PDF/A:
- Microsoft Office-skrifter - Skriftene som vanligvis følger med en standard Microsoft Office-installasjon, støttes.
Ytterligere støttede skrifter
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Prosedyre Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Prosedyre Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Japanske skrifttyper
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
