PDF/A er et spesialisert format som er utviklet for langtidsoppbevaring av dokumenter. Det begrenser funksjoner som kryptering, eksterne skrifter og multimedia som ikke støttes, for å holde filene selvstendige og tilgjengelige over tid.

Bruk av PDF/A bidrar til å oppfylle forskriftsmessige krav, beskytter dokumentintegriteten og unngår fremtidige problemer med filformat. Acrobat Sign håndhever PDF/A-kompatibilitet gjennom hele avtalearbeidsflyten, fra opplasting til signering til lagring.

PDF/A-arbeidsflyter er spesielt nyttige for organisasjoner med langsiktige arkiveringsbehov, for eksempel innen finans, helse og offentlig sektor.

Fordeler med å bruke PDF/A-arbeidsflyter

Oppfyll forskrifter for overholdelse og oppbevaring
Oppretthold lesbar, stabil dokumentformatering
Unngå kostnader ved omformatering eller migrering av arkiverte filer
Øke tilliten til integriteten til signerte poster

Merk:

Acrobat Sign støtter konvertering av filer til enten PDF/A-2B eller PDF/A-3B filtyper.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Acrobat Standard og Acrobat Pro: Deaktivert; Ikke konfigurerbar
Acrobat Sign Solutions: Støttet
Acrobat Sign for Government: Støttet

Konfigurasjonsomfang:

Administratorer kan aktivere denne funksjonen på konto- og gruppenivå.

Få tilgang til denne funksjonen ved å navigere administratorens konfigurasjonsmeny til Globale innstillinger > PDF/A-arbeidsflyter

Administratorsiden for Globale innstillinger med Power Automate-arbeidsflytkontrollene uthevet.

Følgende alternativer er tilgjengelige:

Aktivering av PDF/A-arbeidsflyter gir administratorer tilgang til PDF/A-kontroller og ber Acrobat Sign om å validere og konvertere filer til PDF/A-formatet.

Administratorer må velge ett av de to samsvarsnivåene som Acrobat Sign skal konvertere filer til når normalisering er aktivert. Dette er standardnivået for enhver avtale som opprettes hvis normalisering er deaktivert:

Samsvarsnivå	Beskrivelse	Best for
PDF/A-2b	Bevarer dokumentets visuelle utseende for langtidsarkivering. Sikrer at tekst, skrifttyper, bilder og farger forblir konsistente over tid. Dette er det mest brukte nivået for samsvar.	Generelle samsvar- og standardarkiveringsbehov.
PDF/A-3b	Gir samme visuelle bevaring som 2b, men lar deg også bygge inn ikke-PDF/A-filer (som XML, CSV eller regneark) inne i PDF-en for ytterligere arkiveringsbehov.	Organisasjoner som trenger å lagre kildedata eller tilleggsfiler sammen med den signerte PDF-en.

Aktiver PDF/A-normalisering for å aktivt konvertere opplastede filer til det valgte samsvarsnivået.

PDF-filer vil bli validert og konvertert til det valgte samsvarsnivået. PDF-er som lastes opp med det valgte samsvarsnivået vil bli evaluert og reparert om nødvendig.
Hvis PDF/A-arbeidsflyter er aktivert, men normalisering ikke er aktivert, evaluerer Acrobat Sign hver opplastede fil og adopterer samsvarsnivået til den første opplastede PDF/A-filen med en støttet standard.
- Hvis ingen opplastet PDF-dokument er PDF/A, går avtalen tilbake til samsvarsnivået som er valgt i kontrollene.

Når filer konverteres til den valgte filstandarden og valideres, kan det oppstå feil. Disse feilene kan stamme fra flere kilder og vil stoppe avtaleprosessen.

Hvis alternativet for å ignorere valideringsfeil er aktivert, vil Acrobat Sign se bort fra feilene og fortsette med avtalegenerering. Disse avtalene er kanskje ikke fullt ut PDF/A-kompatible, og bør ikke behandles som det av noen grunn.

I denne situasjonen må brukeren reformatere den opprinnelige filen slik at den ikke lenger produserer feil.
De vanligste feilene er at originaldokumentet:

Inneholder skrifter som ikke er på listen over støttede skrifter.
Bruker et annet fargeskjema enn sRGB.

Innstillinger i konflikt

Innstillinger som er i konflikt med kompatibilitet, undertrykkes i brukergrensesnittet for å sikre PDF/A-kompatibilitet.

Administratorkontrollene Passordbeskyttelse for signerte dokumenter endres for å undertrykke alle alternativer som tillater at et forseglingspassord brukes:

Passordbeskyttelse for signert dokument kontrollerer både den opprinnelige visningen og med alternativene for å legge til et passord undertrykt.

Både Be om signaturer og Arbeidsflytdesigner grensesnittene fjerner alternativet for å legge til et passord på brukernivå:

Legg til passordkontroller i Avtaleinnstillinger som undertrykkes

Acrobat Sign støtter ikke redigering eller digital signering av PDF/A-dokumenter.

Aktivering av PDF/A-arbeidsflyter deaktiverer alternativet Last ned og signer med Acrobat for digitale signaturarbeidsflyter. Avtaler må signeres med skybaserte signaturer.

Acrobat Sign støtter ikke nedlasting og fysisk signering av en avtale.

Aktivering av PDF/A-arbeidsflyter deaktiverer automatisk alternativet Last ned og signer med Acrobat for arbeidsflyter med digitale signaturer. Avtaler må signeres med skybaserte signaturer.

Feilmelding som indikerer at Last opp signert dokument er aktivert.

Slik brukes det

Når aktivert inkluderer PDF/A-arbeidsflyten valideringstrinn for å sikre fullstendig samsvar:

Konvertering av Word-dokumenter støttes. Dokumenter som ikke er PDF, konverteres først til PDF, og deretter til det valgte PDF/A-samsvarsnivået.
PDF-dokumenter valideres mot det valgte samsvarsnivået: PDF/A-2b eller PDF/A-3b.
Filer som oppfyller PDF/A-krav, godtas og bevares gjennom hele signeringsprosessen.
Hvis validering av et dokument mislykkes, blokkeres avtalen, og det vises en feilmelding:
- {File Name}: Filen samsvarer ikke med PDF/A-spesifikasjonen – Indikerer at den opplastede filen ikke møter PDF/A-2b-kravene.
- {Filnavn}: Filen kan ikke lastes opp – Angir at passordbeskyttelse eller kryptering blokkerer opplastingen av filen.

Det signerte dokumentet og revisjonsrapporten inneholder et samsvarsmerke som identifiserer PDF/A-status.

En signert avtale med forseglingsbanneret som angir PDF-A-kompatibilitet.

Revisjonsrapport og aktivitetslogger

For PDF/A-arbeidsflyter vil det genereres en revisjonshendelse som angir at avtalen er PDF/A-kompatibel og nivået av PDF/A-kompatibilitet.

Revisjonsrapporten er også PDF/A-kompatibel.
Aktivitets loggen inkluderer også en merknad som indikerer PDF/A-samsvar.

En revisjonsrapport med PDF-A standard-hendelsen uthevet

Ting du bør vite

PDF/A-samsvar legger restriksjoner på visse Acrobat Sign-funksjoner:

Passordbeskyttelse er deaktivert for PDF/A-avtaler.
- Alternativet for å legge til passordbeskyttelsen for signerte dokumenter i en avtale (via avtaleinnstillingene eller arbeidsflytutformingen) undertrykkes for å hindre bruk av et passord.
- Kontrollene i admin-menyen for å kreve et passord for signert dokument endres for å fjerne alle alternativer som tillater passord.
Kryptering er deaktivert, selv om kryptering ikke krever passord for å dekryptere dokumentet. Signerte PDF/A-dokumenter krypteres ikke etter nedlasting.
Fargeskjemaet må være sRGB. Konvertering kan mislykkes hvis originaldokumentet spesifiserer et annet fargeskjema enn sRGB, f.eks. CMYK.
Innebygde skrifter - Dokumenter må kun inneholde innebygde skrifter. Hvis en bruker leverer et dokument som ikke er PDF, og som Acrobat Sign kan konvertere til PDF, må dette dokumentet kun bruke støttede skrifter.
- Acrobat Sign kan bare bygge inn en skrift fra settet av skrifter som brukes til å endre dokumentene.
- Acrobat Sign kan ikke bygge inn ulisensierte skrifter.

Støttede skrifter

Adobe Acrobat Sign støtter disse skriftkategoriene for PDF/A:

Microsoft Office-skrifter - Skriftene som vanligvis følger med en standard Microsoft Office-installasjon, støttes.

Ytterligere støttede skrifter

Adobe Arabic
Adobe Caslon Pro
Adobe Clean
Adobe Devanagari
Adobe Fan Heiti Standard
Adobe Fangsong Standard
Adobe Garamond Pro
Adobe Gothic Standard
Adobe Hebrew
Adobe Heiti Standard
Adobe Jenson Pro
Adobe Kaiti Standard
Adobe Ming Standard
Adobe Myungjo Standard
Adobe Pi Standard
Adobe Song Standard
Adobe Text Pro
Adobe Thai
Alexa Standard
Arno Pro
Balzano Standard
Banshee Standard
Bell Centennial Standard
Bickham Prosedyre Pro
Birch Standard
Blackoak Standard
Brioso Pro
Brush Prosedyre Standard
Caflisch Script Pro
Caliban Standard
Century Old Style Standard
Chaparral Pro
Charlemagne Standard
Cooper Black Standard
Copal Standard
Coriander Standard
Cottonwood Standard
Courier Standard
Cronos Pro
Cutout Standard
Flood Standard
Fusaka Standard
Garamond Premier Pro
Giddyup Standard
Graphite Standard
Heisei Kaku Go Standard
Heisei Maru Go Standard
Heisei Min Standard
Hobo Standard
Hypatia Sans Pro
Immi Five O Five Standard
Ironwood Standard
Juniper Standard
Kazuraki SP2N
Kazuraki SPN
Kepler Standard
Kozuka Gothic Pr6N
Kozuka Gothic Pro
Kozuka Gothic Pro VI
Kozuka Gothic Standard
Kozuka Mincho Pr6N
Kozuka Mincho Pro
Kozuka Mincho Pro VI
Kozuka Mincho Standard
Letter Gothic Standard
Lithos Pro
Madrone Standard
Mesquite Standard
MICR Standard
Minion Pro
Myriad Arabic
Myriad Hebrew
Myriad Pro
Myriad Standard
Mythos Standard
News Gothic Standard
Nueva Standard
OCRA Standard
OCRB Standard
Orator Standard
Ouch Standard
Pepperwood Standard
Poetica Standard
Ponderosa Standard
Poplar Standard
Postino Standard
Prestige Elite Standard
Quake Standard
Rad Standard
Rosewood Standard
Ryo Clean Plus N
Ryo Display Plus N
Ryo Display Standard
Ryo Gothic Plus N
Ryo Gothic Standard
Ryo Text Plus N
Ryo Text Standard
Sanvito Pro
Shuriken Standard
Stencil Standard
Strumpf Standard
Symbol Standard
Tekton Pro
Toolbox Standard
Trajan Pro
Utopia Standard
Viva Standard
Voluta Script Pro
Warnock Pro
Willow Standard
Woodtype Ornaments Standard
Zebrawood Standard

Japanske skrifttyper

BIZ UDMingcho
BIZ UDPGothic
HG S Kyokasho
HG S Mincho
Hiragino Kyokasho
Hiragino Maru Gothic
Hiragino Mincho
Hiragino Reisho
Hiragino Seikaishotai
Hiragino Soei Kakupoptai
Meiryo
MS Mincho
OCR B
UD Digi Kyokasho N
Yu Mincho

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Håndhev PDF/A-arbeidsflyter for langsiktig arkivering

Sørg for at de signerte dokumentene forblir lesbare, tilgjengelige og kompatible tiår frem i tid.