Opprette PDF-indekser

Du kan øke hastigheten på søkeprosessen for en lang PDF-fil ved å inkludere en indeks med ordene i dokumentet. Denne indeksen kan søkes i mye raskere av Acrobat enn ved å søke i det faktiske dokumentet. Indeksen inkluderes i alle eksemplarer av PDF-filen. Brukere kan søke gjennom PDF-er med indekser på samme måte som i PDF-er som ikke har en innebygd indeks.

Legge til en indeks i en PDF-fil

Oppdatere eller fjerne den innebygde indeksen i en PDF

Om Katalog-funksjonen (Acrobat Pro)

Du kan definere en bestemt gruppe med PDF-filer som en katalog, og opprette en samlet indeks for hele samlingen av dokumenter. Når brukere søker etter bestemt informasjon i katalogiserte PDF-filer, vil indeksen utføre søkeprosessen mye raskere.

Når du distribuerer samlingen på en CD, kan du inkludere indeksen i PDF-filene.

Du kan katalogisere dokumenter skrevet med latinske, kinesiske, japanske eller koreanske tegn. Elementene du kan katalogisere, omfatter dokumenttekst, kommentarer, bokmerker, skjemafelt, koder, objekt- og dokumentmetadata, vedlegg, dokumentinformasjon, digitale signaturer, XIF-metadata (utvidet bildefilformat) for bilde og egendefinerte dokumentegenskaper.

Klargjøre PDF-er for indeksering (Acrobat Pro)

For å indeksere PDF-er, begynner du med å opprette en mappe som inneholder fullstendige PDF-er med elektroniske funksjoner som koblinger, bokmerker og søkbar tekst. Kontroller at teksten er søkbar for skannede dokumenter. Det er bedre å dele opp lengre dokumenter i mindre filer på kapittelstørrelse for å forbedre søkeytelsen. Det blir også enklere å søke dersom du legger til informasjon i dokumentegenskapene.

Før du indekserer en dokumentsamling, er det svært viktig at du setter opp dokumentstrukturen på disken eller nettverksserveren og kontrollerer at filnavnene kan brukes på tvers av plattformer. Filnavn på tvers av plattformer kan bli avkortet, noe som gjør det vanskelig å finne dem igjen i et søk. Følg disse retningslinjene for å forhindre dette problemet:

• Endre navn på filer, mapper og indekser ved hjelp av MS-DOS®-filnavnkonvensjoner (åtte tegn eller færre, etterfulgt av en filtype på tre tegn), spesielt hvis du skal levere dokumentsamlingen og indeksen på en ISO 9660-formatert CD.
  
• Fjern spesielle tegn, for eksempel tegn med aksent og ikke-engelske tegn, fra fil- og mappenavn. (Skriften som brukes av Katalog-funksjonen støtter ikke tegnkodene 133 til og med 159).
• Ikke bruk dypt nestede mapper eller baner med mer enn 256 tegn for indekser som macOS-brukere skal søke i.
• Hvis du bruker macOS med en OS/2® LAN-server, konfigurerer du IBM® LAN Server Macintosh (LSM) til å opprettholde MS-DOS®-filnavnkonvensjoner, eller indekser bare FAT-volumer (File Allocation Table). (HPFS-volumer [high-performance File System] kan inneholde lange filnavn som ikke kan hentes inn.)
• Hvis dokumentstrukturen inkluderer undermapper som du ikke vil indeksere, kan du utelate dem under indekseringsprosessen.

Legge til metadata til dokumentegenskaper (Acrobat Pro)

Hvis du vil gjøre det enklere å søke i en PDF-fil, kan du legge til filinformasjon som kalles metadata, i dokumentegenskapene. (Du viser egenskapene til en åpen PDF-fil ved å velge Fil > Egenskaper og klikke Beskrivelse-fanen.)

Når du legger til data i dokumentegenskapene, bør du vurdere Adobes anbefalinger:

• Bruk en god og beskrivende tittel i Tittel-feltet. Filnavnet for dokumentet skal vises i dialogboksen med søkeresultater.
• Bruk alltid det samme alternativet (feltet) til samme type informasjon. Du må for eksempel ikke legge til en viktig term i emnealternativet for enkelte dokumenter og i alternativet Nøkkelord for andre.
• Bruk en enkelt, konsekvent term for samme informasjon. Bruk for eksempel ikke biologi for noen dokumenter og livsvitenskap for andre.
• Bruk alternativet Forfatter til å identifisere gruppen som er ansvarlig for dokumentet. Forfatteren for et dokument med retningslinjer for ansettelse kan for eksempel være personalavdelingen.
• Hvis du bruker dokumentdelenumre, legger du dem til som nøkkelord. Legg for eksempel til doc#=m234 i alternativet Nøkkelord for å indikere et bestemt dokument i en serie med flere hundre dokumenter om et bestemt emne.
• Bruk alternativet Emne eller Nøkkelord, enten alene eller sammen, til å kategorisere dokumentene etter type. Du kan for eksempel bruke statusrapport som Emne-oppføring og månedlig eller ukentlig som nøkkelordoppføring for et enkeltdokument.
• Hvis du allerede har spesialistopplæring i Adobe PDF, kan du definere felt for egendefinerte data, for eksempel dokumenttype, dokumentnummer og dokumentidentifikator, når du oppretter indeksen. Dette anbefales bare for erfarne brukere, og det dekkes ikke i den komplette hjelpen for Acrobat.

Opprette en indeks for en samling (Acrobat Pro)

Når du bygger en ny indeks, oppretter Acrobat en fil av typen PDX og en ny støttemappe som inneholder én eller flere filer av typen .idx. IDX-filene inneholder indeksoppføringene. Alle disse filene må være tilgjengelige for brukerne som vil søke i indeksen.

Se indekseringsalternativene

• Ikke inkluder tall: Velg dette alternativet hvis du vil at alle tall som vises i dokumentteksten, skal utelates fra indeksen. Hvis du utelater tall, kan størrelsen på indeksen bli betydelig mindre, noe som gjør søking raskere.
• Legg til ID-er i Adobe PDF v1.0-filer: Velg dette alternativet hvis samlingen inkluderer PDF-er som er opprettet før Acrobat 2.0 som ikke la til identifikasjonsnumre automatisk. ID-numre er nødvendige når lange macOS-filnavn forkortes når de oversettes til MS DOS®-filnavn. Acrobat 2.0 og senere versjoner legger til ID-er automatisk.
• Ikke varsle om endrede dokumenter under søking: Når dette alternativet ikke er valgt, vises en melding når du søker i dokumenter som er endret etter siste bygging av indeksen.
• Egendefinerte egenskaper: Bruk dette alternativet til å inkludere egendefinerte dokumentegenskaper i indeksen. Det er bare egendefinerte dokumentegenskaper som allerede finnes i PDF-ene du indekserer som blir indeksert. Skriv inn egenskapen, velg alternativ fra Type-menyen og klikk Legg til. Disse egenskapene vises som et søkealternativ på hurtigmenyene for tilleggskriterier i vinduet Søk i PDF når du søker i den resulterende indeksen. Hvis du for eksempel angir den egendefinerte egenskapen Dokumentnavn og velger strengegenskapen fra Type-menyen, kan en bruker som søker i indeksen, da søke innenfor de egendefinerte egenskapene ved å velge Dokumentnavn fra menyen med Bruk disse tilleggskriteriene.

• XMP-felt: Bruk dette alternativet til å inkludere egendefinerte XMP-felt. De egendefinerte XMP-feltene indekseres og vises på hurtigmenyene for tilleggskriterier slik at de er søkbare i de valgte indeksene.
• Stopp ord: Bruk dette alternativet til å utelate bestemte ord (maks 500) fra søkeresultatene for indeksen. Skriv inn ordet, klikk Legg til, og gjenta etter behov. Hvis du utelater ord, kan indeksen bli 10 til 15 % mindre. Ett stoppord kan innehold opptil 128 tegn og skiller mellom store og små bokstaver.
• Strukturkoder: Bruk dette alternativet til å gjøre bestemte strukturkoder søkbare i dokumenter som har en kodet logisk struktur.

Viktig-filer for Katalog (Acrobat Pro)

Det er ofte en god ide å opprette en egen ReadMe-fil og plassere den inn i mappen med indeksen. Denne Viktig-filen kan gi informasjon om indeksen, for eksempel:

• Hvilken type dokumenter som er indeksert.

• Hvilke søkealternativer som støttes.

• Hvilken person som skal kontaktes eller et telefonnummer som kan ringes i forbindelse med spørsmål.

• En liste over tall eller ord som er utelatt fra indeksen.

• En liste over mappene som inneholder dokumenter som er inkludert i en LAN-basert indeks, eller en liste over dokumentene som er inkludert i en diskbasert indeks. Du kan også ta med en kort beskrivelse av innholdet i hver mappe eller hvert dokument.

• En liste over verdiene for hvert dokument hvis du tilordner feltverdier for dokumentinformasjon.

  Hvis en katalog har et spesielt stort antall dokumenter, bør du vurdere å ta med en tabell som viser verdiene som er tilordnet hvert dokument. Tabellen kan være en del av Viktig-filen eller et eget dokument. Når du utvikler indeksen, kan du bruke tabellen for å opprettholde konsistens.

Revidere en indeks  (Acrobat Pro)

Du kan oppdatere, bygge på nytt eller tømme en eksisterende indeks.

Kataloginnstillinger (Acrobat Pro)

Du kan angi innstillinger for indeksering som gjelder globalt for alle påfølgende indekser du bygger. Du kan overstyre noen av disse innstillingene for en enkelt indeks ved å velge nye alternativer under indeksbyggingsprosessen.

Velg Katalog under Kategorier, i dialogboksen Innstillinger. Mange av alternativene er like dem som er beskrevet for indeksbyggingsprosessen.

Planlagte indeksoppdateringer  (Acrobat Pro)

Hvis du vil automatisere prosessen med å bygge, rebygge, oppdatere og tømme en indeks, kan du bruke Katalog-funksjonen sammen med en gruppe-PDX-fil for katalogen (.BPDX). Denne filen inneholder en liste over katalogindeksfilbaner og flagg. Du kan planlegge når og hvor ofte disse oppgavene skal utføres automatisk med et planleggingsprogram som Windows® Scheduler. For å gjøre dette viser du bare BPDX-filen i Acrobat, og Acrobat gjenoppretter indeksen i henhold til flaggene i BPDX-filen.

For å bruke BPDX-filer går du til Innstillinger > Katalog og merker deretter av i boksen for Tillat batchfiler for katalog (. BPDX) for å kjøre på nytt.

Flytte samlingene og deres indekser (Acrobat Pro)

Du kan utvikle og teste en indeksert dokumentsamling på en lokal harddisk og deretter flytte den ferdige dokumentsamlingen til en nettverksserver eller disk. En indeksdefinisjon inneholder relative baner mellom indeksdefinisjonsfilen (PDX) og mappene som inneholder de indekserte dokumentene. Hvis disse relative banene ikke endres, trenger du ikke bygge indeksen på nytt etter at du har flyttet den indekserte dokumentsamlingen. Hvis PDX-filen og mappene som inneholder de indekserte dokumentene, er i den samme mappen, kan du opprettholde den relative banen ganske enkelt ved å flytte mappen.

Hvis den relative banen endres, må du opprette en ny indeks etter at du har flyttet den indekserte dokumentsamlingen. Du kan imidlertid fremdeles bruke den opprinnelige PDX-filen. Hvis du vil bruke den opprinnelige PDX-filen, må du først flytte de indekserte dokumentene. Kopier deretter PDX-filen til mappen der du vil opprette den nye indeksen, og rediger listene med inkluderte og utelatte kataloger og underkataloger etter behov.

Hvis indeksen finnes på en stasjon eller server atskilt fra alle deler av samlingen den gjelder for, brytes indeksen hvis du flytter enten samlingen eller indeksen. Hvis du har tenkt å flytte en dokumentsamling til enten en annen nettverksplassering eller over på en CD-ROM, oppretter og bygger du indeksen på samme plassering som samlingen.