Kreve en årsak til signatur

Funksjonen Årsaker til signering lar underskriverne oppgi årsaken til at de signerer avtalen. Denne typen informasjon kreves i enkelte arbeidsprosesser (f.eks. Tittel 21 CFR del 11).

• Årsak kan være påkrevd eller valgfri.
• Årsak-feltet kan brukes for elektroniske eller digitale signaturfelt.
  
  • Initialfelt er ikke inkludert.
• Årsaker kan velges fra en forhåndsdefinert liste som er opprettet av Acrobat Sign-administratoren, eller skrives inn i et fritekstfelt. 

Bruk

Når Årsaker til signering er aktivert, blir underskriverne bedt om å oppgi en årsak til signeringen umiddelbart etter at de skriver, tegner eller laster opp signaturbildet. Signaturen vises i et nytt panel med enten:

• Et åpent tekstfelt som godtar en egendefinert årsak fra underskriveren

• En nedtrekksliste med akseptable årsaker (som definert i Acrobat Sign)

Når årsaken er oppgitt, klikker underskriveren på OK, og skjemautfyllingen/signeringen fortsetter som normalt.

Begge alternativene lager en signaturblokk som viser signaturen med årsaken vist til høyre:

Og begge alternativene lister opp årsaken i CSV-rapporten for avtalen:

Konfigurasjonsalternativer

Det er fire valgbare alternativer når det gjelder registrering av signeringsårsak.

De to første angir om en årsak skal være tillatt i signaturprosessen. Elektroniske og digitale signaturer aktiveres hver som seg:

• Tillat at underskrivere oppgir en signeringsårsak for e-signaturarbeidsflyter – Bruker årsaksfeltet for elektroniske signaturfelt
• Tillat at underskrivere oppgir en signeringsårsak for skybaserte digitale signaturarbeidsflyter – Bruker årsaksfeltet for digitale signaturfelt

Å tillate en signatur vil ikke kreve en årsak fra underskriveren.

Hvis du imidlertid tillater signaturårsak, må du enten definere en liste med årsaker eller tillate at det oppgis en tilpasset årsak.

De to andre innstillingene sørger kontroll over årsakene som brukes:

• Krev at underskrivere oppgir en årsak til signering – Når alternativet aktiveres, må alle underskrivere oppgi en årsak (interne og eksterne underskrivere)
• Tillat at underskrivere oppgir en tilpasset signeringsårsak – Tillater at underskriveren oppgir sin egen årsak i et tekstfelt
  • Hvis det ikke er laget noen forhåndsdefinert liste over årsaker, må denne innstillingen aktiveres når signeringsårsaker er tillatt

Nedenfor de valgbare alternativene er listen over definerte årsaker.

Hvis egendefinerte årsaker ikke er tillatt, må denne listen ha minst én oppføring.

Klikk på pluss-ikonet for å legge til en ny årsak 

Et overlegg viser Opprett-dialogboksen der du kan konfigurere årsaken.  Det er tre elementer i årsaken:

• Navn på signeringsårsak – Navnet på årsaksposten. 
  • Er tilgjengelig for å legge til rette for årsaker som kan dekke forskjellige språk
• Tekst for signeringsårsak – Dette er den faktiske teksten som settes inn i signaturen og revisjonsrapporten. 
  • Årsaksteksten er begrenset til 128 tegn eller mindre
  • Underskriveren vil se den fulle teksten i valgvinduet
• Språk – Det er bare årsaker som har en samsvarende språkverdi for underskriverens miljø, som presenteres som valg.  Hvis du sender avtaler med den franske nasjonale innstillingen, vil det bare være årsaker som er flagget for fransk språk, som kan velges
  • Hvis underskriveren bruker en nasjonal innstilling som ikke har noen forhåndsdefinert årsak, godtas en egendefinert årsak

Når årsaken er riktig konfigurert, klikker du på Lagre.

Årsaken blir umiddelbart tilgjengelig for alle underskrivere.

Hvis du vil redigere eller slette en årsak fra listen, klikker du på årsaken for å merke den.

Alternativene for å redigere eller slette vises øverst til venstre i delen:

Hvordan aktivere eller deaktivere

Årsaker til signering-funksjonen kan aktiveres på kontonivå av kontoadministrator for Acrobat Sign.

Innstillinger for gruppenivå er tillatt og overstyrer verdiene for kontonivå. 

Du får tilgang til innstillingene ved å gå til: Kontoinnstillinger > Innstillinger for Bio-Pharma

Ting å huske på ...

• Signaturårsaker fungerer med digitale og elektroniske signaturfelt.
  • Hver underskriver kan ha bare ett digitalt signaturfelt og flere elektroniske signaturfelt.
• Signaturårsaker gjelder ikke når det bare brukes et stempel som signatur.