Brukerveiledning Avbryt

Avtaleaktivitetslogg og revisjonsrapport

 

Veiledning for Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom i gang

Administrer

Sende, signere og behandle avtaler

Avanserte avtalefunksjoner og arbeidsflyter

Integrere med andre produkter

Acrobat Sign-utvikler

Kundestøtte og feilsøking

Overblikk

Alle avtaler i Acrobat Sign passerer gjennom en rekke “milepæler” som definerer transaksjonsfremdriften.

Disse milepælene kan inkludere hendelser som

  • oppretting av dokument
  • endringer til den sendte transaksjonen
  • e-postmeldinger som er sendt til mottakere
  • e-postmeldinger som er vist av mottakere
  • delegering av mottakerautoritet
  • signaturer/godkjenninger som er påført avtaler
  • fullført/avvist/kansellert-status.

 

Milepæler registreres i to formater med lignende innhold, men med litt forskjellige mål:

Aktivitetsliste

Aktivitet -listen er en kort oversikt over hvor transaksjonen er i den komplette prosessen, og vises i Acrobat Sign-applikasjonen.

  • Aktivitetslisten inneholder minimalt med informasjon, og viser bare hendelsen, brukeren/mottakeren (identifisert av e-postadresse) som registrerte hendelsen, og tidsstempelet på hendelsen (justert etter lesernes tidssone i samsvar med lokale systeminnstillinger).
  • Hver hendelse som endrer dokumentet (dvs. endring, handling gjort av mottaker), inneholder en kobling som viser dokumentet umiddelbart etter den hendelsen.
  • Omfanget av Aktivitet-listen omfatter hele transaksjonen. Derfor kan du se informasjon som ikke er inkludert i revisjonsrapporten (som er mer begrenset til dokumentinteraksjon).
    • Når transaksjonen fremdeles er under arbeid, vil den nederste delen av aktivitetslisten vise en liste over antatte mottakere som gjenstår i avtalearbeidsflyten.
    • Oppbevarings- og eVaulting-hendelser som skjer etter at dokumentet er fullført.
  • Aktivitetslisten er et element i avtalen, og den ødelegges av eksplisitte handlinger som fjerner avtaler (for eksempel GDPR). Hvis avtalen av en eller annen grunn slettes fra brukerkontoen, går Historikk-innholdet tapt med den elementvisningen og kan ikke gjenopprettes.

Revisjonsrapporter inneholder de samme avtalemilepælene som historikkpanelet, men inkluderer transaksjons-ID-en for det autoritative dokumentet på Acrobat Sign-serveren.

Administratorer kan eventuelt aktivere innsamling av IP-adresser ved behov.

Revisjonsrapport

Revisjonsrapporter er ment å være autorative dokumenter som viser hvordan et dokument har blitt manipulert fra det øyeblikket det ble opprettet og til det ble helt løst. De kan lagres som PDF-filer og skrives ut for interne prosesser etter behov.

  • En viktig forskjell å merke seg er at revisjonsrapporten viser alle hendelser i GMT-tidssonen som standard. Dette gjør det mindre forvirrende for revisorer som gjennomgår transaksjoner fra brukere over flere tidssoner.
    • Aktivitetslisten genereres dynamisk for leseren, og gjenspeiler alle hendelser i tidssonen til leserens lokale system.
    • Tidsstempelet til det synlige signaturfeltet innebygd i avtalen, gjenspeiler tidssonen til underskriverens lokale system på tidspunktet signaturen blir lagt inn. Tidssonekoden gis for å gi sammenheng ved visning av PDF-en.
  • Formatet på datostempelet er satt til ÅÅÅÅ-MM-DD.
  • Revisjonsrapporter lagres uavhengig av avtaleobjektene som vises på Behandle-fanen i webprogrammet. Sletting av et objekt fra Behandle-siden vil ikke slette revisjonsrapporten.

 

Revisjonsrapporten har to faser:

  • “Interim”-rapporten – mens en transaksjon pågår, genereres revisjonsrapporten fra hendelsene som logges mot avtalen på tidspunktet forespørselen gjøres. Per definisjon er denne rapporten ufullstendig og kan endres når neste mottaker bekrefter en logget hendelse.

Interimrapporter er tydelig merket øverst i rapporten for å sikre at de ikke kan feiltolkes som endelige dokumenter dersom de lagres eller skrives ut.

  • Den endelige rapporten – Når avtalen når en avsluttet tilstand (Signert, Kansellert, Avvist eller Utløpt), blir den endelige revisjonsrapporten generert og lagret. Inge flere hendelser som skjer i forhold til transaksjonen (f.eks. oppbevaring), kan legges til i rapporten. Dette oppretter en full rapport over hendelsene som foregikk for å få dokumentet signert, og ikke noe annet.

Når du er logget på, velger du Behandle > Status for avtalen du vil se > Velg avtalenavnet, deretter velger du Last ned revisjonsrapport i høyre rute.

Slik brukes det

Aktivitetslisten vises på Behandle-siden ved å klikke på Aktivitet-koblingen nederst blant alternativene til høyre:

Aktivitet

 

Revisjonsrapporten er tilgjengelig gjennom Behandle-fanen.

Velg avtalen og klikk på Last ned revisjonsrapport.

Last ned revisjonsrapport

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Alternativet Aktivitetslogg og Revisjonsrapporter er tilgjengelige for alle Acrobat Sign-kontoer.

Konfigurasjonsomfang:

Alternativet Aktivitetslogg og Revisjonsrapporter er aktivert som standard og kan ikke deaktiveres.

Mange innstillinger kan påvirke hendelsene som rapporteres (og terminologien som brukes) i Revisjonsrapporter. Hvis det er hendelser du mener bør inkluderes i revisjonsrapporten, kontakter du gruppe- eller kontoadministratoren for å undersøke om de kan legges til.

Det er fire metoder som gir tilgang til Revisjonsrapport for brukere:

  • Legg ved revisjonsrapporten i e-postmeldingen med Signert og arkivert.
  • Legg ved revisjonsrapport i dokumenter når de lastes ned fra Behandle-siden.
  • Tillat tilgang til revisjonsrapporten via transaksjonsbekreftelsessiden.
  • Legg ved revisjonsrapport via API når getLatestDocument kalles opp.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?