Arkivere Adobe Sign-dokumenter via eOriginal-oppbevaringstjenester

Behandle og beskytte dokumenter digitalt.

Adobe Sign-partnere med eOriginal for å gjøre det enklere for organisasjoner å oppfylle samsvars- og forskriftskrav ved å arkivere viktige signerte dokumenter ved hjelp av sikker, digital oppbevaring. Når dokumentet er signert, kan eOriginal sikkert oppbevare det med høyest mulig beskyttelse og samsvar i et fullstendig digitalt miljø. Organisasjoner kan velge å arkivere alle dokumenter i en bestemt konto, alle dokumenter startet av en bestemt gruppe (eller delsett av brukere), eller enkeltdokumenter.

Når et dokument opprettes, anses det opprinnelige dokumentet, som lastes opp til Adobe Sign, som den autoritative kopien av kontrakten. Den autoritative kopien forblir på Adobe-serverne i hele signatursyklusen. Når signatursyklusen er fullført, arkiveres den autoritative kopien i eOriginal-oppbevaringen, og dokumentet blir et juridisk instrument. En PDF-kopi av dokumentet forblir i Adobe Sign, men det får vannmerket Kopi av original for å angi at dokumentet som oppbevares av eOriginal er den eneste autentiske versjonen.

Slik fungerer det

Når signatursyklusen fullføres, vil alle transaksjoner som er aktivert for oppbevaring, utløse eOriginal-oppbevaringstjenesten for å starte overføringen av den autoritative kopien. Denne er en asynkron kall-og-svar-prosess der oppbevaringstjenesten sender forespørsel om informasjon fra Adobe Sign etter å ha mottatt et varsel, og Adobe Sign leverer det forespurte innholdet.

Disse sekvensielle forespørslene skjer i sanntid for å sikre at den autoritative kopien lagres i oppbevaringstjenesten i samme øyeblikk som signaturprosessen er fullført.

Når den endelige signaturen er lagt til:

  1. eOriginal-oppbevaringstjenesten varsles via ping om at signaturprosessen for et dokument med oppbevaring aktivert, er fullført. Adobe Sign sender en unik ID for dokumentet, som kalles dokumentfunksjonsnøkkel, til oppbevaringstjenesten.
  2. Oppbevaringstjenesten sender forespørsel om et tilgangstoken for det endelige signerte dokumentet.
  3. Adobe Sign validerer at oppbevaringsapplikasjonen er autorisert til å sende forespørsel om et tilgangstoken for dokumentet. Dette sikrer at bare oppbevaringsapplikasjonen mottar den autoritative kopien av dokumentet. Adobe Sign leverer det unike tokenet for engangstilgang.
  4. Oppbevaringstjenesten sender deretter forespørsel til dokumentrevisjonssporet om å opprette en profil for dokumentet.
  5. Adobe Sign inneholder revisjonssporet. Revisjonssporet inkluderer den fullstendige oppføringen for hva som skjedde under signaturprosessen, herunder identiteten til underskriverne, datoen og klokkeslettet for hver hendelse, IP-adressen og stedsinformasjon (hvis tilgjengelig).
  6. Oppbevaringstjenesten sender deretter forespørsel om versjonen av det signerte dokumentet uten vannmerke ved hjelp av tilgangstokenet for engangstilgang.
  7. Adobe Sign validerer tilgangstokenet for engangstilgang og leverer et dokument uten vannmerke til oppbevaringstjenesten.
  8. Oppbevaringstjenesten bekrefter mottak av dokumentet og varsler Adobe Sign om at oppbevaringsprosessen er fullført.
  9. Adobe Sign oppdaterer revisjonssporet, slik at det gjenspeiler dokumentets status som oppbevart.
  10. Alle versjoner av dokumentet som ble opprettet under signaturprosessen, blir vannmerket, og kopier av disse dokumentene som ikke har vannmerker, blir slettet.
Diagram for oppbevaringsprosessen

På nåværende tidspunkt lager Adobe Sign bare en vannmerket kopi av dokumentet, inkludert trinn-for-trinn-PDF-kopiene som kan hentes i historikken for signeringssyklusen. Miniatyrbilder er ikke vannmerket fordi de bare er bilder og ikke juridiske dokumenter.

Dokumenter uten vannmerke kan bare hentes fra oppbevaringstjenesten når dokumentet er sendt til oppbevaring.

Last ned

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet