Adobe Sign-funksjonen for å slette brukerinformasjon er tilgjengelig for den personvernansvarlige for alle kontoer med flere lisenser.

Beskrivelse av funksjon

Adobe Sign åpner for at all informasjon som er lagret for en bruker-ID, kan slettes fullstendig fra Adobe Sign-systemet (i henhold til GDPR (General Data Protection Regulation)). Denne slettingen er fullstendig og ugjenkallelig så snart den er startet.

Tilgangen til verktøyet er begrenset til kontoadministratorer som har alternativet Personvernadministrator aktivert.

Personvernadministrator har bare myndighet til å slettebruker-ID-erinnenfor kontoen de har ansvar for (vanligvis de ansatte i bedriften).


Bruk

Sletting av en bruker fra Adobe Sign-serveren krever for det første at du har systemmyndighet over den aktuelle bruker-ID-en. Hvis ikke brukeren ikke er på din konto, har du ikke myndighet til å slette vedkommende.

 

Slik finner du ut om du har myndighet over en bruker:

  • Gå til brukergrensesnittet: Konto > Brukere
  • Klikk på Alternativer-ikonet (tre linjer lengst til høyre)
  • Velg Vis alle brukere
  • Søk etter e-postadressen til brukeren
navigate_to_users

 

Hvis e-postadressen ikke finnes på kontoen, vises Ingen brukere er tilgjengelig ved bruk av gjeldende filter på skjermen.

user_not_found

 

Hvis brukeren finnes, vil det kan dreie seg om én post (fordi e-postadresser er unike).

 

Slik sletter du brukeren:

  • Kontroller at e-postadressen er riktig, og at du er i ferd med å slette riktig bruker-ID
  • Enkeltklikk på brukerposten for å utheve den. Da vises handlingskoblingene over brukerposten
  • Hvis brukeren har en annen status enn Inaktiv, klikker du på koblingen Deaktiver bruker
    • Bare inaktive brukere kan slettes
  • Klikk på koblingen Slett brukerinformasjon
delete_the_user

 

Da åpne Slette bruker-advarselen, som indikerer hva konsekvensene av å gjøre dette vil være.

Sletting av en bruker vil:

  • Kansellere eventuelle avtaler som ertil behandling,og som denne brukeren har tatt initiativ til
  • Kansellere eventuelle avtaler som ertil behandling, og som brukeren er mottaker av
  • Deaktivere alle aktive kontrollprogrammer som er opprettet av denne brukeren
  • Hindre alle integrasjoner som er knyttet til denne brukeren, i å foreta API-oppkall
  • Fjerne alle lagrede biblioteksmaler som er opprettet av denne brukeren
  • Slette eventuelle kontodelinger til eller fra denne brukeren

 

Rett under de seriøse advarslene er det tre alternativer:

  • Ta vare på avtaler som er startet av denne brukeren, men fjern brukerinformasjon, inkludert ressursene ovenfor
    • Velg dette hvis brukeren har opprettet avtaler som fremdeles er av verdi for selskapet
      • Avtaler blir automatisk delt med kontoen til administratoren som sletter brukeren (se merknad nedenfor)
    • Gjelder bare for fullførte avtaler
    • Du kan slette disse avtalene senere etter behov
  • Fjern brukerinformasjon, inkludert ressursene ovenfor og alle avtaler som er startet av denne brukeren
    • Alt forsvinner
  • Ikke slett brukerinformasjon nå 
    • Standardalternativet

Merk:

Hvis alternativet Ta vare på avtaler er valgt:

  • Alt fullført innhold som er opprettet av bruker-ID-en, blir delt med administratorkontoen som sletter brukeren
  • E-postadressen til den slettede bruker-ID-en tas vare på, slik at det kan refereres til den i historikk- eller revisjonsrapporten på riktig måte
  • Fordi e-postadressen tas vare på, kan det ikke opprettes noen ny bruker i systemet med samme e-postverdi
  • Hvis det skal opprettes en ny bruker-ID med denne e-postadressen, må alt delt innhold slettes først, eller så vil det ikke være mulig å opprette brukeren (på grunn av duplikatadresser i systemet).

Velg det alternativet som passer best i situasjonen, og klikk på Slett brukerinformasjon (eller Avbryt)

delete_user_challenge

 

En siste advarsel vises:

  • Klikk på Slett brukerinformasjon hvis du er sikker
    • Hvis ikke, klikk på Avbryt
delete_user_challenge-part2

 

Du får en bekreftelsesmelding som forteller at bruker-ID-en er slettet fra databasen.

  • Det er ikke mulig å angre ... klikk på OK.
delete_user_success


Konfigurasjonsalternativer

Det er ingen alternativer utover å aktivere/deaktivere denne funksjonen.


Aktivere eller deaktivere

Tilgangen til funksjonen Slett brukerinformasjon er begrenset til personvernadministratorer.

Bare en bruker som er flagget som Personvernadministrator, vil få tilgang.

Slik aktiverer du Personvernadministrator:

  • Logg deg på som kontoadministrator
  • Gå til Konto > Brukere
  • Enkeltklikk på brukeren du vil forfremme til personvernadministrator
  • Velg Rediger fra menyen over brukerlisten
navigate_to_users

 

Når brukerpanelet åpnes:

  • Merk av i boksen nederst i panelet hvor det står Brukeren er en personvernadministrator
  • Klikk på Lagre

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet