Oversikt
Kunder i regulerte miljøer må kanskje sikre at navneverdien knyttet til mottakerne forblir konsistent gjennom hele avtalens livsløp. Dette kan bli problematisk når en navneverdi angis, samtidig som navnet endres under signeringsprosessen.
En avsender kan for eksempel inkludere en mottaker som også er en Acrobat Sign-bruker i sin konto. Inkludering av en intern mottaker gir en profil som er kjent for Acrobat Sign-systemet. Når avtalen blir sendt, importeres brukerens profilnavn til revisjonspostene og Administrer-siden.
Når den interne mottakeren åpner avtalen, blir profilnavnet deres forhåndsutfylt i signaturfeltet. Hvis signereren ikke gjør noe, brukes deres navn som signatur, og revisjonsrapporten genereres med deres internt definerte navn. Underskriveren kan imidlertid endre navn i signaturblokken. Hvis de gjør det, brukes den nye navneverdien fra da av gjennom hele revisjonsrapporten og på Administrer-siden.
Dersom en kunde undersøker delrevisjonsrapporten for å fastslå systemoverensstemmelse, kan endringen fra delrevisjonsrapporten til den endelige revisjonsrapporten anses som manglende samsvar.
For å overvinne dette kan administratorer konfigurere kontoen eller gruppene sine til å inkludere en navneverdi for hver mottaker som en del av avtalekonfigurasjonsprosessen. Navneverdien kan defineres som enten obligatorisk eller ikke, avhengig av dokumentets krav.
Denne funksjonen gjelder bare for avtaler og nettskjemaer opprettet gjennom nettprogrammet Acrobat Sign.
Sende nye avtaler
Når alternativet for å kreve en mottakernavnverdi er aktivert, modifiseres Send -siden for å sette inn et ekstra felt med Oppgi mottakernavn i mottakerkonfigurasjonsdelen. En stjerne legges til i feltteksten når navnet er obligatorisk:
Når aktivert, har alle mottakere feltet med mottakernavn tilgjengelig. Når navnet er obligatorisk, må alle mottakere ha oppgitt en navneverdi.
Hvis en navneverdi oppgis av avsenderen, presenteres navnet som et skrivebeskyttet felt under signaturprosessen og mottakeren kan ikke endre det.
Det er bare mottakere som påvirkes. Kopierte parter krever ikke en navneverdi for å være inkludert.
Funksjoner som støttes
Oppdaterer mottakerens navn
Den opprinnelige avsenderen av en avtale kan endre navneverdien for en mottaker ved å åpne avtalen på Behandle-siden, velge mottakeren og klikke på Rediger-koblingen:
Revisjonsrapporten angir navneendringen som erstattet underskriver med samme e-postverdi:
Alternativet for å redigere mottakerens navn er bare tilgjengelig inntil den første mottakeren bruker signaturen. Når den første mottakeren har fullført sine aktiviteter på avtalen, blir alle navneverdier uforanderlige.
Erstatter mottakeren
Bytte av gjeldende mottaker følger samme prosess, med det eneste unntaket at det kreves en navneverdi når den nye mottakeren legges til:
Revisjonsrapporten angir den erstattede underskriveren med nye navn og e-postverdier:
Mottakeren av en avtale kan delegere sin avtaleautoritet ved enten å klikke på deleger-lenken i e-posten "Gjennomgå og signer", eller gjennom Deleger signeringen til et annet alternativ på signeringssiden:
Revisjonsrapporten angir den erstattede underskriveren med nye navn og e-postverdier:
Gjeldende begrensninger
Tilpassede arbeidsflyter støtter for øyeblikket ikke å kreve navnet når en mottaker er forhåndsdefinert.
Legge til godkjenning som krever en navneverdi (f.eks. kunnskapsbasert godkjenning) kan fortsatt brukes:
Mottakergrupper
Mottakergrupper krever ikke at navneverdien inkluderes for hver mottaker i gruppen:
Konfigurere webskjemaer
Når Krev mottakernavn ved sending er aktivert, håndhever webskjema-konfigurasjon også en navneverdi for definerte motunderskrivere.
Mottakeropplevelsen
Mottakeropplevelsen er ikke dramatisk forskjellig når den påkrevde navneverdien brukes. De praktiske forskjellene er:
- Skriftlige signaturer fyller automatisk ut navneverdien som definert og kan ikke redigeres.
- Signaturer for tegnet/bilde viser navnefeltet i skrivebeskyttet tilstand.
Navneverdien knyttet til revisjonsrapporten (og andre overflater der navnet er eksponert) er atskilt fra signaturbildet. På grunn av dette kan tegnede (inkludert mobile) signaturer og bildesignaturer vise et annet bilde av navnestrengen enn navneverdien som det refereres til i hele dokument- og revisjonssporet.
Hvordan aktivere/deaktivere
For å aktivere/deaktivere kravet til mottakernavn, navigerer du til Kontoinnstillinger > Sendinnstillinger > Krev mottakernavn når du sender fra Adobe Acrobat Sign-webprogram.
Funksjonen kan konfigureres på konto- og gruppenivå.
Innstillingen for å kreve mottakernavn er innebygd i transaksjonen når avtalen sendes. Endring av innstillingen trer i kraft umiddelbart for nyopprettede avtaler, men påvirker ikke tidligere sendte avtaler.
Relaterte innstillinger
Underskrivere kan endre navn eller initialer
Aktivering av Underskrivere kan endre navn eller initialer slik at mottakeren kan endre navn når signaturen brukes.
Hvis denne innstillingen er deaktivert, er navneverdien som er angitt av avsenderen skrivebeskyttet for underskriveren.
Hvis en mottaker endrer navneverdien fra avsenderens angitte verdi, logges en eksplisitt post i revisjonsrapporten for å gjenspeile endringen:
Autentiseringsmetoder som låser navneverdien
I Send-innstillinger-menyen er det autentiseringsmetoder med delinnstillinger som krever et underskrivernavn på Send-siden (f.eks. kunnskapsbasert autentisering).
Når disse innstillingene er aktivert sammen med Krev mottakernavn ved Send-innstilling, importeres navnet som er lagt til i mottakerposten automatisk til godkjenningsnavnfeltene.
Hvis navneverdien endres i godkjenningsmetoden, oppdateres navneverdiene i mottakerposten slik at de samsvarer. Det finnes ingen metode for å ha forskjellige verdier i disse to grensesnittene.
Brukere som er kjent for kontoen (eksisterende Acrobat Sign-brukere i en klarert konto), kan vise en navneverdi på siden med Behandle som er forskjellig fra navnet som avsenderen har angitt.
Dette skyldes at navnet som brukes på Behandle-siden, trekkes fra brukerens profilverdi når avtaletabellen bygges. Denne atferden vil bli korrigert for å sikre at navnet som brukes, gjenspeiler navnet som avsenderen har angitt i en fremtidig patch.
Oppgitt: Nødvendig mottakernavn er aktivert for sendekontoen.
Når en avtale sendes til en bruker-e-postadresse som er registrert på en bruker i Acrobat-systemet, brukes mottakerens profilnavn i revisjonsrapporten for Påminnelse-hendelser (fremfor det oppgitte mottakernavnet).
