Skriftliga signeringsflöden är tillgängliga på alla tjänstenivåer.

Funktionsbeskrivning

Ibland krävs det en fysisk signatur. Det kan vara av juridiska krav eller kompatibilitetskrav, profilplaceringar eller helt enkelt p.g.a. att en eller båda parterna känner sig bekvämare med en fysisk signaturer.

I arbetsflödet för skriftlig Adobe Sign-signering finns det stöd för fysiska signaturer, vilket ger dig bra kontroll, bibehållen kvalitet och tydlighet i det slutgiltiga dokumentet, och dessutom utnyttjas fördelarna med elektronisk bearbetning och granskning.

Den traditionella faxlösningen är beroende av de enskilda faxmaskinerna som ingår i signeringsprocessen. Varje ytterligare signatur lägger till en mängd analogt ”brus” och det resulterande dokumentet kan ha viktiga exakthetsförluster.

Det nya skriftliga arbetsflödet gör att mottagaren kan fylla i valfritt fältinnehåll elektroniskt, inklusive lägga till ytterligare filer och sedan skriva ut det exakta digitala dokumentet för signering. Signeraren skannar sedan det signerade dokument tillbaka till elektroniskt format och överför filen med samma e-postlänk som ursprungligen skickade dokumentet. Genom att använda en skanner eller ett foto av det signerade dokumentet, som den överförda filen, förbättras kvaliteten på det slutgiltiga avtalet väsentligt.

Obs!

  • Det ”skriftliga” signeringsflödet är bara tillgängligt i den nya skicka-funktionen. Användare med den klassiska skicka-funktionen använder faxsigneringsflödet även fortsättningsvis.
  • Faxflödet är inte tillgängligt i den nya skicka-funktionen.
  • Det ”skriftliga” arbetsflödet (digital överföring) är planerat att helt ersätta faxflödet när den klassiska skicka-sidan tas bort 4:e kvartalet 2017.

Vad ändras

För avsändare

För avsändare är det inga förändringar i arbetsflödet eller dokumentmallen. Den enda skillnaden är att du ska välja alternativet ”Skriftlig” i stället för alternativet ”Fax-signatur”.

En fördel är att det i det skriftliga signeringsflödet går att använda fler alternativ som exempelvis:

  • Personligt anpassade meddelanden till mottagarna med eventuella instruktioner
  • Signerarverifiering
  • Möjligheten till förifylla fält innan dokumentet skickas för signering
  • Ersätt den nuvarande signeraren
  • Ändra avtalet sedan det har skickats (men innan det signerats)
  • Möjligheten att begära att den första signeraren ska bifoga ytterligare dokument
  • Påminnelser är förenliga med arbetsflödet för e-signering
  • Fältdatarapporter för innehållet i förifyllning och den första signerarens formulärfält
  • Möjligheten att begära och validera fält för den första signeraren
  • Utökad mottagarlista som kan innehålla lika många signerare som det elektroniska arbetsflödet
  • Fullständigt stöd för alla tillgängliga mottagartyper (godkännare, formuläranvändare, personer som accepterar osv.)
    • Ett tips är att avsändaren bör placera sig själv (eller den utsedda parten) som den sista mottagaren med en godkännarroll. Detta gör att det går att kontrollera dokumenten som överförs.

 

För signerare

För signerare påminner det skriftliga signeringsflödet om det elektroniska arbetsflödet, så när som på att de måste skriva ut dokumentet för att skriva sin signatur:

  • Mottagaren meddelas via e-post med en länk till dokumentet.
  • Mottagaren öppnar dokumentet elektroniskt och får då en 3-stegssammanfattning av processen:

 

  • Mottagare kan fylla i formulärfält som är begärda/obligatoriska
  • När mottagaren är klar klickar hen på knappen Nästa för att fortsätta till hämtningsinstruktionerna:

 

  • Mottagaren klickar på knappen Hämta för att hämta dokumentet, komplett med fältinnehållet.
  • Ett fönster öppnas med en fråga om att antingen öppna eller spara filen
  • Skriva ut PDF-sidorna när PDF-filen är öppen
  • Fysiskt signera dokumentet
  • Skanna tillbaka dokument till digitalt format
    • Filen kan skickas till Adobe Sign med ett godkänt format (PDF, JPG, GIF, TIF och BMP).
    • Det går bara att skicka en fil till Adobe Sign, så om du har flera bilder måste du slå samman dem till en fil.
  • Klicka på länken i det ursprungliga signeringsmeddelandet för att öppna gränssnittet för att överföra filen (eller för att hämta den igen om det skulle behövas)
 
  • När signeraren klickar på Överför när du vill skicka öppnas ett fönster så att hen kan se filen som ska överföras till det lokala systemet
  • När filen har överförts, är mottagaren klar och avtalet flyttas till nästa signerare eller så avslutas processen

 

För integrerings-/API-kunder

För kunder som har den nya skicka-sidan aktiverad/inbäddad i deras app, kommer det skriftliga signeringsflödet att vara standard. 

Kunder som använder API för att hämta data eller avtalsfiler, behöver inte ändra någonting i den befintliga koden. Det arbetsflöde som används för att signera ett dokument påverkas inte av hur du kan komma åt det fullständiga avtalet.

Eftersom data för Förifyll och det första signerarfältet samlas in elektroniskt, kan fältdata importeras om du har datamappning definierad.

 

Obs!

Kunder som fortsätter att använda den klassiska skicka-sidan kan faxa tillbaka till 4:e kvartalet 2017, när den klassiska skicka-sidan (och därmed möjligheten att faxa tillbaka signaturer) tas bort.

Varför denna förändring

Att faxa tillbaka avtal är mycket användbart för att hämta juridiskt bindande signaturer, men problem kan uppstå beroende på de enheter som används. Vanliga problem är:

  • Dålig kvalitet på det slutgiltiga dokumentet – Att faxa ett dokument fyra gånger resulterar i mycket analogt ”brus” i dokumentet
  • Misslyckade transaktioner – Fel görs och personer faxar upp-och-nedvända dokument varje dag. Eftersom dokumentet som tas emot är tomt, går det i Adobe Sign inte att dirigera det till relevant avtal.
  • Dålig säkerhet – Att skicka dokument som ligger kvar i faxen är inte säkert och ger ingen garanti för att dokumentet levereras till den avsedda mottagaren
  • Begränsningar för antalet signerare – Dirigering av faxade sidor av avtalet baseras på QR-koder i hörnen på sidorna. Eftersom det bara finns fyra hörn på en sida, begränsas faxtransaktionerna till fyra signerare.
  • Förifyllda fält – Det aktuella systemet för att faxa tillbaka har utformats för att skicka ett dokument till den avsedda mottagaren och det kan inte hantera förifyllda fält i dokumentet.
  • Datainsamling – Ett dokument som har faxats tillbaka saknar fält som kan läsas i systemet och du får tillbaka det som en rapport, vilket gör datainsamlingen till en mycket mer manuell process.

Skicka till faxnummer

Överföring till ett faxnummer stöds inte för det skriftliga signeringsflödet. Att komma bort från de mekaniska problemen, som utskrifter på en fax innebär, är en av de väsentligaste fördelarna med den nya lösningen. Genom att eliminera faxen som källa kan vi:

  • Säkerställa bättre dokumentkvalitet – Genom att inte ta med det analoga bruset från själva faxen
  • Förbättra loggning och leverans – Faxöverföringsrapporter anger inte om dokumentkopian som levererades var läsbar eller vem den levererades till
  • Ge ökad säkerhet – Många faxar placeras i ett rum där alla kan få åtkomst till det innehåll som skapas
  • Förbättra signeringsvalidering/kommunikation – Genom att utnyttja e-signeringsprocessen kan signerarvalidering och egna meddelanden inkluderas i avtalsflödet, vilket gör att du hålla signeraren underrättad under hela signeringsprocessen

Aktivera alternativet för skriftliga signaturer

För att det nya alternativet för skriftliga signaturer ska vara tillgängligt, måste ditt konto vara förberett för den nya skicka-funktionen.

  1. Navigera till Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar.
  2. Rulla ned till Tillåtna signaturtyper
  3. Markera alternativet Tillåt att avsändarna skickar dokument för skriftlig signering
  4. Klicka på Spara för att slutföra ändringen

 

När funktionen har aktiverats ser du alternativet på skicka-sidan

Obs!

Om du använder Begränsad dokumentsynlighet (Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar), måste du explicit aktivera skriftliga signaturer i inställningarna innan alternativet visas på skicka-sidan.  

Alla avtal som skickas med Begränsad dokumentsynlighet och det skriftliga signeringsflödet kommer att ignorera dokumentsynlighetsinställningarna, och hela dokumentet kommer att visas för signeraren.

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy