Användarhandbok Avbryt

Översikt över massutskick

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Skicka, signera och hantera avtal

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning

Översikt över Massutskick 

Med funktionen Massutskick (SiB) kan användare skapa en överordnad mall för engångsbruk för ett avtal och tillhandahålla en lista över mottagare. Ett underordnat avtal genereras för varje mottagarpost när transaktionen från Massutskick skickas. Upp till 1 000 underordnade transaktioner kan utföras och alla underordnade avtal är diskreta avtal och autonoma i den mån som de andra avtalen genereras.

Men eftersom alla underordnade avtal skapas från samma överordnade mall kan användarna granska den överordnade transaktionen från Massutskick på sidan Hantera och granska den övergripande statusen för de underordnade avtalen.

Det finns två metoder för att lägga till listan över mottagarposter i mallen:

  • Manuellt – i det här fallet skriver avsändaren in (eller klistrar in) manuellt i användarens e-postadresser. 
    • Detta alternativ begränsar antalet mottagare till en extern mottagare,
    • Avsändaren kan inkluderas som en valfri mottagare när den externa mottagaren har signerat. 
  • Filuppladdning av kommaavgränsade värden (CSV) – CSV-filen är ett kalkylblad där varje rad är en mottagarpost och de olika kolumnerna definierar egenskaper för avtalet, som var och en kan anpassas till avtalets mottagare. Detta ger avsändaren mycket större kontroll över hur avtalet kan anpassas för mottagarna. Fördelarna med CSV-filmetoden är:
    • Du kan ha flera mottagare. (Upp till 100 per avtal.)
    • Anpassning per mottagare:
      • Mottagarens namn
      • Roll
      • Autentiseringsmetod
      • Meddelande till privat mottagare
    • Anpassningar på avtalsnivå:
      • Avtalsnamn
      • Lokalisering
      • Meddelande om globalt avtal
      • Förfallotid
      • Signaturflöde
    • Anpassade kopplingsfält där CSV-filen infogar ett värde i ett fält i avtalet, vilket gör att mottagarspecifika detaljer kan läggas till i avtalet, som en gatuadress, en lista över varor eller tjänster, priser och rabatter.

Tillgänglighet:

Skicka i Bulk finns för licensplanerna Acrobat Pro och Acrobat Sign Solutions.

Konfigurationsomfattning:

Kontrollerna för Massutskick kan aktiveras på konto- och gruppnivå.

Rapportering för Massutskick

Det finns flera alternativ för att generera rapportdata för de avtal som ingår i Massutskick. Vilket alternativ som används beror på vilken typ av information du vill samla in.

All rapportering som är uttryckligen knuten till det överordnade objektet i Massutskick kan nås på sidan Hantera genom att välja filtret Massutskick och sedan öppna de specifika överordnade mallar i Massutskick som du vill granska.

Om du bara vill granska den grundläggande slutförandegraden eller gå ner i detalj för att hitta ett enskilt avtal finns sammanfattningstabellen Avtal tillgänglig i listan Åtgärder.

En utskrivbar tabell över alla underordnade avtal kan genereras med hjälp av åtgärden Visa aktivitetsrapport.

En CSV-baserad definition av avtalet, tillsammans med indata på fullständig fältnivå per mottagare, finns tillgänglig genom att använda åtgärden Hämta formulärfältdata.

Standardrapporteringsmiljön kan producera utskrivbara tabeller och grafer och tillhandahålla data på fältnivå i CSV-format.

Hämta alla slutförda underordnade avtal från sidan Hantera

När en transaktion med Massutskick har skickats och mottagare har påbörjat att slutföra de underordnade avtalen kan avsändaren hämta alla slutförda avtal som är relaterade till den överordnade transaktionen från sidan Hantera.

När hämtningen utlöses hämtas bara avtal med statusen Slutförd. Avbrutna, avvisade, utgångna och pågående avtal finns inte.
Upp till 1,5 GB data kan hämtas per begäran.

På sidan Hantera visas en Massutskick-transaktion med åtgärden ”Hämta slutförda avtal” markerad.

Den nedladdade filen levererar en zip-fil till det lokala systemet för användaren som begär det. Filnamnet baseras på namnet på transaktionen Massutskick, med ett transaktionsnummer till slutet.

De slutförda avtalen finns i zip-filen. Varje fil namnges baserat på transaktions-ID för det enskilda underordnade avtalet. Granskningsrapporter bifogas inte när de hämtas från Hantera -sidan men kan begäras om hämtningen initieras via API.

Ett exempel på zip-filen, där namnet och en inställning av de faktiska PDF-filerna markeras i zip-filen.

Obs!
  • Navigera inte bort från skärmen eller utför andra åtgärder under nedladdningsprocessen, eftersom detta kommer att avbryta nedladdningen.
  • Nedladdning som tar längre tid än sex minuter avbryts automatiskt. Försök återuppta hämtningen minst en gång, och om felet kvarstår, är åtgärden att hämta varje objekt individuellt.
  • För närvarande finns det ingen rapportering för de hämtade avtalen. Om du upptäcker att vissa avtal inte har hämtats försöker du hämta processen igen.

Bästa praxis

Använd väl testade mallar för dina grunddokument. Detta är särskilt viktigt om du har flera mottagare. Några testomgångar på fältnivå för att säkerställa att fälten är korrekt tilldelade och att hämta rätt innehåll med användbara valideringar tar betydligt mindre tid än att avbryta hundratals enskilda avtal.

Använd meningsfulla fältnamn när du skapar mallar så att rapporterna returnerar meningsfulla kolumnrubriker. 

Konfigurationsöverväganden med avseende på Datastyrning

Massutskick har en egenskap som kallas ”sammanslagning” som anger hur många meddelanden avsändaren får med avseende på antalet underordnade avtal som skapats av SiB-mallen. Standardvärdet är tre, vilket innebär att avsändaren endast meddelas om tre eller färre underordnade avtal genereras. Inställningen för sammanslagning visas inte för kunder och kan bara ändras av Acrobat Signs supportteam.

Datarstyrning anger hur snart ett avtal tas bort från Acrobat Sign-systemet när det når en slutlig status (Slutfört, Avbrutet eller Utgånget).

Kunder som behöver interagera med slutförda avtal som skickas via processen Massutskick kan vilja utöka antalet sammanslagningar (möjligen till ett ”obegränsat” värde) för att säkerställa att de får meddelanden om att de underordnade avtalen har slutförts innan de tas bort automatiskt från systemet av Datastyrningen.

Tips!

Det kan vara värt att undersöka Power Automate-integreringen för att automatisera alla aktiviteter efter slutförandet för att minska både användarnas manuella arbete och skydda mot situationer där avtal kan försvinna på grund av regler för datastyrning.

Bra att veta

  • Det nya gränssnittet för Massutskick är fortfarande under utveckling och fler alternativ förväntas i framtida versioner (t.ex. ytterligare autentiseringsmetoder, avtalsdefinierade kopiemottagare, avtalsdefinierade påminnelser).
  • Alternativet där Avsändaren signerar först, som finns i den klassiska versionen av Massutskick , finns för närvarande inte i den nya versionen, men förväntas i en framtida version för den manuella processen. Kunder som använder CSV-uppladdningsmetoden måste lägga till avsändaren till CSV-filen som mottagare i varje post där avsändaren måste signera.
  • Om du ändrar gruppväljaren ändras inte logotypen på avsändarens sida. Den efterföljande e-postadressen och signeringsprocessen använder rätt logotyp för gruppen som avtalet skickas från.
  • Att avbryta alla underordnade avtal för en Massutskickstransaktion på (överordnad) mallnivå är endast möjlig om inga underordnade avtal har signerats. Om underordnade avtal signeras tas aktiviteten Avbryt bort från mallens gränssnitt och befintliga avtal måste avbrytas på avtalsnivå. 
  • CSV-filalternativet har många valfria fält, men endast en e-post krävs. Genom att bekanta sig med CSV-processen blir de mer avancerade fältalternativen (som att slå samman fält) mindre överväldigande och de mer värdefulla möjligheterna som erbjuds med CSV-filen öppnas upp.

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?