Tilldela användare till flera grupper

Genom att tillåta användare att skicka avtal från mer än en grupp kan administratörer starkt koppla biblioteksmallar, mottagarautentisering och signaturkrav till en grupp. Detta låter arbetsflödet definiera typen av grupp i stället för användarna i den.

Översikt

När ett avtal skapas är det gruppnivåinställningarna som i huvudsak styr tillgängliga resurser (mallar/arbetsflöden) och systemrelaterade egenskaper för avtalet (varumärkning, mottagarroller, autentiseringsmetoder, PDF-säkerhet/kvarhållning osv.).

Att vara låst till en grupp innebär att varje enskilt användar-ID är låst till en uppsättning standardinställningar, en matris med mallar och arbetsflöden samt ett koncept för efterlevnad av signaturer.

Att tillåta användare att komma åt flera grupper öppnar låter administratörer tänka på grupper som mer än en samling användare. Grupper kan ses som en miljö för specifika krav gällande dokumentsignering som du ger användarna åtkomst till.

En grupp kan till exempel utformas kring en uppsättning mycket strikta efterlevnadsrelaterade regler för signaturer och distribution och en annan kan konfigureras för interna autentiseringsarbetsflöden och -mallar på låg nivå. En användare som är tilldelad båda grupperna har åtkomst till alla resurser för varje grupp.

Administratörer på gruppnivå kan också hantera fler än en grupp, vilket förbättrar den praktiska användbarheten för administratörsrollen på gruppnivå.

Obs!

Det här dokumentet är utformat för att framhäva de ändringar UMG medför i användargränssnittet/funktionaliteten och identifiera de överväganden som migrering till UMG kan medföra för administratörer.


Förutsättningar

  • Endast konton på företagsnivå är berättigade att aktivera användare i flera grupper
  • Se till att nätverkets säkerhet uttryckligen tillåter åtkomst för att tillåta Acrobat Sign-slutpunkter
  • Den senaste versionen av gränssnittet Anpassade arbetsflöden, Hem och Hantera måste vara aktiverad för kontot
    • Att växla kontot så att användare i flera grupper tillåts automatiskt aktiverar de nya sidversionerna (om de inte redan är det) och alternativen för att återgå till det äldre gränssnittet inaktiveras.  Detta inkluderar länkarna ”Byt”
      • De äldre sidorna med Arbetsflöde/Hem/Hantera är inte kompatibla med användare i flera grupper
      • Om du säkerhetskopierar från UMG återställs inte Hem/Hantera
  • Granska alla integrationer som stöds av Acrobat Sign, anpassad API-utveckling och/eller integrationer från tredje part i ett utvecklarkonto för att tillse funktion


Den primära gruppen

Alla användare under UMG-regler tilldelas en ”primär grupp”.  Den primära gruppen är:

  • Standardgruppen som användaren läser in när hen öppnar sidan Skicka
  • Gruppen som definierar användar-ID:ts signatur beträffande utfärdare/parametrar om ett avtal skickas till deras e-postadress
  • Gruppen som det refereras till om en inställning på gruppnivå behövs och den begärande källan inte känner till UMG
    • T.ex. Acrobat Sign-integrationer kan sträcka sig över flera versioner. Äldre versioner som inte är UMG-medvetna behöver en standardinställning att referera till, och det skulle vara den primära gruppen

Objekt och arv (överordnade och underordnade objekt)

”Objekt” är en term som används för att beskriva en samling egenskaper som representerar en idé. Ditt konto är en typ av objekt, precis som din användare.

Inom en applikation som Acrobat Sign kan objekt användas som mallar för att skapa andra objekt och när ett objekt skapas från ett mallobjekt sägs de två objekten ha en överordnad-underordnad relation.

Eftersom ett underordnat objekt är en direkt kopia av det överordnade objektet är inställningarna identiska.  Det underordnade objektet ärver det överordnade objektets egenskapsvärden. Om ett överordnat värde ändras ärvs även ändringen av det underordnade värdet.

Ett objektträd i Acrobat Sign är Konto > Grupp > Användare-gruppen med egenskaper.

  • Varje grupp ärver naturligt egenskaperna för kontot de finns på eftersom grupper är underordnade objekt till kontot
  • Varje användare ärver egenskaperna för gruppen de är med i eftersom de betraktas som gruppens underordnade objekt

Genom att observera objektkedjan i Konto > Grupp > Användare kan du enkelt se att när, du flyttar en användare till en ny grupp, ändrar användarens standardfunktion på grund av de nya parametrar som ärvs från gruppen.

Det är tillåtet att ändra ett underordnat objekts egenskapsvärde, och den här explicita ändringen bryter vanligtvis arvet gällande egenskapsvärdet från det överordnade objektet. Om det överordnade objektet ändrar värdet för en sådan egenskap ärver det underordnade objektet inte det nya värdet eftersom det uttryckligen angivna värdet har företräde.

Detta kan bäst ses när administratörer på gruppnivå åsidosätter inställningarna på kontonivå för sin grupp. Och eftersom användarna i gruppen är underordnade objekt i gruppen de är med i, ändras användarupplevelsen i enlighet med detta.

Användare som har åtkomst till flera grupper ändrar sina ärvda egenskaper när de ändrar gruppen som de agerar från. Du märker att när en användare ändrar sin grupp på sidan Skicka uppdateras sidan när de nya egenskaperna på gruppnivå läses in. Detta märks tydligast om grupperna har unika logotyper.

 

Objekt ID:n

Varje objekt har ett unikt ID-nummer i bakgrunden.  Detta unika ID-nummer är hur programmet skiljer mellan objekt av samma typ och relaterar objekten till varandra.

Konsekvenserna av användar- och grupp-ID:n blir tydligare enligt UMG-reglerna, särskilt när det gäller rapportering. När en användare skapar en resurs i systemet (avtal, mall eller webbformulär) kodas användar-ID:t för den som skapade resursen och det grupp-ID som resursen skapades i.

När en användare kör en rapport för sina avtal returnerar programmet de data som är relaterade till användar-ID:t. Grupp-ID:t är inte relevant för sökningen (om inte ett filter används).

När en gruppadministratör kör en rapport för en grupp returnerar dock programmet data som relaterar till grupp-ID:t (oavsett vilket användar-ID som skapade det)

När användare bara kunde finnas i en grupp kunde det i allmänhet inte observeras någon skillnad. När användare skapar resurser i flera grupper är det möjligt att en användares innehåll kan sträcka sig över flera grupper med flera administratörer på gruppnivå.

Administratörer på gruppnivå kan bara komma åt innehåll som genereras inom de grupp-ID:n som de har behörighet till (med undantag för det innehåll som de själv skapar). Om en administratör på gruppnivå rapporterar på innehållet för ett användar-ID innehåller den returnerade datauppsättningen endast innehållet (skapat av användar-ID:t) i gruppen/grupperna där de är administratörer.

Grupptillhörighet av tillgångar

Avtal, webbformulär och Massutskick-händelser som skapats innan aktiverade UMG är endast relaterade till att skapa användar-ID.

Avtal, webbformulär och Massutskick-händelser skapade efter att UMG har aktiverats är relaterade till det grupp-ID som de skapades med, förutom det användar-ID som de skapades med.

I praktiken innebär det att de resurser som skapades innan UMG aktiverades flyttas med användaren om du ändrar användarens primära grupp. Användare som visar gruppen (via kontodelning) förlorar synligheten för dessa resurser när användaren flyttas från den delade gruppen.

Resurser som skapas efter det att UMG har aktiverats förblir relaterade till gruppen. Användare som visar gruppen kommer att fortsätta se resurserna som skapats i gruppen efter det att användaren som skapade gruppen har flyttats till en ny primär grupp.


Så aktiverar du alternativet att ha användare i flera grupper

Du kan bara aktivera eller inaktivera UMG via en administratör på kontonivå. Se den här artikeln för instruktioner om hur du uppgraderar ditt konto.

Det går att återställa UMG med följande märkbara effekter:

  • Alla flaggor för administratörer på gruppnivå har rensats
    • Flaggor för administratörer på kontonivå påverkas inte
    • Administratörer på gruppnivå kan få tillbaka åtkomsten till sina dedikerade grupper
  • Alla användare finns endast i sin primära grupp
Obs!

En användare kan ha ett medlemskap i högst 100 grupper.


Skillnader på användarnivå

Ändringar på användarnivå är vanligt förekommande. Alla användare som kan logga in på Acrobat Sign kommer att se nedanstående ändringar:

Vad är annorlunda:

Användarprofilen visar alla grupper som användaren ingår i och flaggar specifikt den primära gruppen.

Med UMG aktiverat:

  • Alla grupper som användaren är medlem i visas
  • Den första gruppen som visas är alltid den primära gruppen

Konfigurera användarprofil

Min profil

Vad är annorlunda:

Eftersom användaren har åtkomst till flera grupper grupperas de mallar och arbetsflöden som är tillgängliga för användaren av gruppen som mallen/arbetsflödet är relaterat till.

  • Mallar och arbetsflöden kan bara relateras till en grupp eller kontot som helhet
  • Mallar/arbetsflöden på kontonivå visas också i sina eget avsnitt, längst ned i listan över grupper
  • När en mall/arbetsflöde startas från den här menyn laddas sidan Skicka (skapa) automatiskt med det associerade gruppvärdet
    • Väljaren Skicka från är låst till värdet för gruppen som mallen/arbetsflödet är associerat med
Starta en mall eller ett arbetsflöde från startsidan

Om en mall på gruppnivå används infogas gruppen på sidan Skicka och alternativet att redigera gruppen inaktiveras:

Mall på gruppnivå

 

Om en mall på kontonivå används går det att välja gruppen (från de grupper som användaren är medlem i):

Mall för kontonivå

Vad är annorlunda:

På sidan Skicka visas en väljare i formatet listruta högst upp på sidan: Skicka från
Med den här väljaren kan avsändaren välja gruppen (och alla relaterade egenskaper på gruppnivå) som styr egenskaperna och alternativen för transaktionen. 

  • I listrutan Skicka från har användaren bara åtkomst till de grupper som de uttryckligen har lagts till i och beviljats sändningsbehörighet för
  • Den primära gruppen är alltid standardvärdet (inläst) för gruppen när användaren kommer till sidan Skicka

 

Saker att tänka på:

Ange väljaren Skicka från först.

  • Om du ändrar väljaren ställs gruppnivåinställningarna in, däribland:
    • Varumärkning
    • Tillåtna autentiseringstyper
    • Signaturbegränsningar
    • Alternativ för delad biblioteksmall och arbetsflöde
    • Meddelandemallar
  • Eftersom ändringar av väljaren Skicka från tvingar webbsidan att läsas in igen, med de nya gruppinställningarna, försvinner allt innehåll på fältnivå som har lagts till med uppdateringen
  • När ett avtal har skickats kan gruppen som det skickades från inte ändras
Skicka från grupp

Vad är annorlunda:

Precis som på sidan Skicka introducerar sidan Self Sign en listruteväljare längst upp på sidan: Välj grupp

Den här väljaren låter avsändaren välja den grupp (och alla relaterade egenskaper på gruppnivå) som styr egenskaperna och alternativen för transaktionen. 

  • Användaren har bara åtkomst till de grupper som hen uttryckligen läggs till i
  • Den primära gruppen är alltid standardvärdet (inläst) för gruppen när användaren kommer till sidan Skicka

 

Saker att tänka på:

Ange väljaren Skicka med först.

  • Om du ändrar väljaren ställs gruppnivåinställningarna in, däribland:
    • Varumärkning
    • Tillåtna autentiseringstyper
    • Signaturbegränsningar
    • Alternativ för delad biblioteksmall och arbetsflöde
  • Eftersom ändringar av väljaren Skicka med tvingar webbsidan att läsas in igen, med de nya gruppinställningarna, försvinner allt innehåll på fältnivå som har lagts till med uppdateringen
Självsignering

Vad är annorlunda:

En identifieringsetikett har lagts till på snabbmenyn för avtal för att ange vilken grupp ett avtal skickades från.

 

Saker att tänka på:

Vissa funktioner är starkt kopplade till gruppen (t.ex.: rapporteringsparametrar och kvarhållningsregler).

Värdet Skickat från i ett avtal

Vad är annorlunda:

En kolumn har lagts till i avtalstabellen som skapas på sidan Hantera.

  • Det går inte att klicka på rubriken Grupp i tabellen. Använd ett filter för att sortera datauppsättningen

 

Gruppanknytning på sidan Hantera

Vad är annorlunda:

Det finns ett nytt filter för att filtrera datauppsättningen på sidan Hantera per Grupp

  • Endast ett gruppfilter kan användas åt gången
    • Precis som med andra filter fylls en liten tagg i till vänster om knappen Filter när filtret Grupp är aktivt
    • Filtret Grupp innehåller mallar som har delats till gruppen
    • Explicit Gruppfilter innehåller delade mallar på kontonivå
  • Användare kan bara använda filtren för de grupper de för närvarande är medlemmar i
    • Alternativet Alla grupper är det enda ”filter” som inkluderar avtal som har skapats i grupper där användaren för närvarande inte är medlem
Filtrera sammanhang på sida Hantera per grupp

Vad är annorlunda:

När du skapar en biblioteksmall kan den som skapar mallen välja att ange dess åtkomstegenskaper och dela avtalet med alla grupper som de är medlemmar i.

  • Mallar kan bara delas till en grupp
  • När en mall delas till en grupp på det här sättet skapas en stark relation mellan mallen och gruppen. Betydelse:
    • Administratörer med åtkomst till gruppen kan redigera mallen via fliken för delade bibliotek
    • Om användaren tas bort från gruppen blir mallen kvar som en resurs i gruppen (om den inte uttryckligen länkas om till en ny grupp)
    • Mallar som delas med en grupp kan bara användas av medlemmar i gruppen (och mallens skapare)
      • Om den som skapade mallen lämnar gruppen som mallen delas med:
        • Den som har skapat mallen har fortfarande åtkomst till att skicka avtalet (som ägare av mallen) trots att den inte längre är kopplad till gruppen
          • Den som skapade mallen behåller behörigheten/åtkomsten att redigera egenskaperna för avtalet på sidan Hantera
        • Gruppen har fortfarande åtkomst till mallen
    • Om den användare som skapar dokumentet tas bort från programmet (via GDPR-borttagning) kan avtalen behållas som en resurs i gruppen

 

Saker att tänka på:

En användare med åtkomst till alla grupper kan användas som central dokumentadministratör.

Mallegenskaper – välj gruppen

En användare som har behörighet att skapa webbformulär kan associera sitt formulär med vilken grupp som helst som hen är medlem i.

  • Ett webbformulär kan bara vara relaterat till en grupp
    • Det går inte att ändra den relaterade gruppen efter att webbformuläret har skapats
  • Webbformulär visas inte på fliken Delade bibliotek
  • Om den som skapade formuläret förlorar medlemskap i gruppen behåller webbformuläret sin grupprelation.
Skapa ett webbformulär

Vad är annorlunda:

Ett filter har lagts till på sidan Rapporter vilket innebär att rapporten kan begränsas till avtal som är relaterade till en eller flera grupper.

  • Användaren måste ha åtkomst till gruppen för att kunna använda filtret
Rapportfilter för grupper

 

.csv-rapporten fortsätter att ha samma kolumn för avsändargrupp och spåras korrekt när en avsändare växlar mellan grupper:

Rapportkolumn för gruppen Avsändare

Obs!

Om en användare tas bort från en grupp som de tidigare har skickat avtal från, kommer de inte att kunna rapportera om dessa transaktioner. 


Skillnader mellan administratörer på gruppnivå

De här ändringarna i gränssnittet kan bara observeras av kontoadministratörer (såsom tillåts av administratörskontrollerna på kontonivå):

Rollen som administratör på gruppnivå har förbättrats avsevärt, eftersom en användare kan vara administratör för flera grupper och inte behöver vara administratör för alla grupper som denne är medlem i.

Administratörer på gruppnivå över flera grupper kan bättre hantera dokument och arbetsflöden för större team och rapportera innehåll i flera grupper, utan att få tillgång till kontots fullständiga datauppsättning.

Vad är annorlunda:

Om användaren är administratör för mer än en grupp har arbetsflödena och Delade bibliotek flyttats från den översta nivån i gruppadministratörens menyalternativ till undermenyer för varje enskild grupp:

Meny för administratörer på gruppnivå

 

När UMG är aktiverat måste du först markera gruppen och öppna gruppinställningarna om du vill komma åt de gruppspecifika menyalternativen och inställningarna:

Gruppinställningar under UMG

Vad är annorlunda:

När en gruppadministratör har administratörsbehörighet för mer än en grupp måste administratören först välja vilken grupp som ska konfigureras:

  • Välj Grupper från menylistan till vänster
  • Klicka en gång på gruppen som du vill redigera (för att se länken Gruppinställningar)
  • Klicka på länken Gruppinställningar
Menyn Grupp

Vad är annorlunda:

Administratörer på gruppnivå har inte längre möjligheten att tvinga nya användare att se avtalen.

  • Administratörer på kontonivå har fortfarande den här behörigheten
Se deras avtalsalternativ

Vad är annorlunda:

Om du vill lägga till en användare till ditt konto måste du först markera en grupp så att du får åtkomst till menyalternativet Användare i en grupp

Obs!

När du skapar enskilda användare definierar den valda gruppen användarens primära grupp.

Administratörer på gruppnivå har inte behörighet att redigera den primära gruppen efter det att användaren har skapats.

Åtkomst till användare via grupper

Processen för att skapa en användare är densamma, minus alternativet att tvinga en vydelning till användarens avtal (se ovan).

 

Saker att tänka på:

Att skapa användare individuellt låter dig inte inkludera användaren i flera grupper som en del av skapandeprocessen.

När användaren har skapats kan gruppadministratören redigera användarprofilen för att inkludera användaren i fler grupper och redigera den avsändande myndigheten.

Vad är annorlunda:

Behörigheten att avgöra om ett användar-ID kan signera avtal och möjligheten att installera en regel för automatisk delegering för ett användar-ID har tagits bort från gränssnittet för administratörer på gruppnivå.

  • Den här myndigheten finns bara med kontoadministratörer enligt UMG-reglerna
Element borttagna från Redigera användarprofil

Administratörer på gruppnivå har behörighet att tillåta eller neka ett användarmedlemskap för varje grupp som de administrerar via användarens profil.

  • Användaren måste vara exponerad för gruppadministratören (genom att denne skapar eller har administratörsrättigheter) för att användaren ska vara synlig i listan över användare

Så här lägger du till gruppmedlemskap:

  • Gå till sidan [Grupp] > Användare i grupp
  • Öppna användarprofilen genom att dubbelklicka på användaren
  • Klicka på plusikonen till höger om rubriken Gruppmedlemskap
    • Dialogrutan Lägg till gruppmedlemskap öppnas        
  • Markera gruppen som du vill lägga till användaren i
    • Endast de grupper som administratören är administratör för kan markeras
  • Klicka på Lägg till
  • Upprepa processen för alla grupper som ska läggas till
  • Klicka på Spara när du är klar.
Lägg till gruppmedlemskap

Användare som nyligen har placerats i en grupp får två auktoritetsvärden:

  • Gruppadministratör – har användar-ID:et administratörsrättigheter på gruppnivå?
    • Falskt som standard
  • Kan skicka – har användar-ID:et behörighet att komma åt mallar/arbetsflöden och skicka avtal under gruppens egenskapsprofi?
    • Sant som standard

Kontrollera eller avmarkera värdena per grupp efter behov

  • Klicka på Spara när du är klar
Obs!

Gruppnivåadministratörer har inte behörighet att redigera den primära gruppen för ett användar-ID såvida de inte har administrativ behörighet i både den ursprungliga primära gruppen och den nya gruppen.

Redigerat användarmedlemskap

Så här tar du bort ett gruppmedlemskap

Ta bort en användare från ett gruppmedlemskap så här:

  • Gå till sidan [Grupp] > Användare i grupp
  • Öppna användarprofilen genom att dubbelklicka på användaren
  • Klicka en gång på gruppen som du vill ta bort för att se åtgärden Ta bort gruppmedlemskap
  • Klicka på länken Ta bort
  • Upprepa för eventuella ytterligare medlemskap som ska tas bort
  • Klicka på Spara
Obs!

Om en användare har ett återkallat gruppmedlemskap för alla grupper:

  • Användar-ID:et placeras i standardgruppen
  • Den primära gruppen för användaren är inställd på Standardgruppen
Ta bort ett gruppmedlemskap

Administratörer på gruppnivå som skapar webhooks kan välja vilken grupp som helst som de är administratör för när de ställer in gruppfältvärdet:

Skapa en webhook

Vad är annorlunda:

Formatet för den överförda .csv-filen som används för att skapa/uppdatera flera användare har ändrats för att passa användare med flera grupper och gruppspecifik behörighet.  Därför har tre kolumner tagits bort i UMG-upplevelsen:

  • Gruppnamn – borttagen. Ersätts med kolumnen Grupper
  • Är gruppadministratör – borttagen. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
  • Kan skicka – borttaget. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
Klassisk mall för överföring av användare till csv

En kolumn har lagts till: Grupper

Viktigt:

Administratörer på gruppnivå har inte behörighet att manipulera användare med kolumnen Grupper.

  • Endast administratörer på kontonivå har behörighet att använda egenskaper/åtkomst mellan grupper via funktionen Skapa/överför användare i grupp.

När en administratör på gruppnivå skapar nya användare via överföring i grupp:

  • Varje användare skapas i gruppen som administratören initierade processen från
    • Den primära gruppen för användaren är som standard den grupp som användaren skapades i
  • Varje användare har rätt att signera, oavsett gruppnivåinställningarna på standardvärdet

 

Innehållet nedan är avsett för medvetenhet, eftersom mallen för överföring innehåller kolumnen Grupper.

Kolumnen Grupper innehåller en eller flera gruppdefinitioner. Varje gruppdefinition innehåller namnet på en grupp följt av ett eller flera statusvärden inom hakparenteser. t.ex.: Gruppnamn[Status]

  • Gruppnamn är en bokstavlig matchning med ett faktiskt gruppnamn, inklusive blanksteg. t.ex.: Standardgrupp
  • Flera statusvärden kan inkluderas i en gruppdefinition såsom: Gruppnamn[Status1 Status2]
    • Statusvärden omges av hakparenteser
      • Gruppnamn kan också innehålla hakparenteser. I så fall måste statusvärdena finnas i den sista hakparentesen t.ex.: Försäljning[East Coast][Status1 Status2]
      • Det finns inget blanksteg mellan gruppnamnet och den inledande hakparentesen som innehåller statusvärdena
    • Statusvärden avgränsas av ett enda blanksteg mellan värdena
  • Flera gruppdefinitioner kan inkluderas med semikolon som avgränsare (utan blanksteg)
    • t.ex.: Gruppnamn[Status];En annan grupp[Status1 Status2 Status3];Sista gruppen[StatusA StatusB]
  • De tillgängliga statusvärdena för en gruppdefinition är:
    • Primär – definierar gruppen som den primära gruppen för användaren
    • Skicka – användaren kan skicka avtal från gruppen
    • Inte skicka – användaren kan inte skicka avtal från gruppen
    • Admin – definierar användaren som en administratör på gruppnivå för gruppen
    • Ta bort – tar bort användaren från gruppen
      • Om en användare tas bort från alla grupper finns användaren i standardgruppen
Nytt csv-format för gruppöverföring

I exemplet ovan:

  • John@here.com konfigureras med två gruppdefinitioner:
    • Standardgruppen är hans primära grupp och han är en administratör på gruppnivå och får skicka avtal
    • Gruppen Engineering definierar honom som en administratör på gruppnivå och han kan skicka avtal
  • Fred@here.com har även konfigurerats med två gruppdefinitioner:
    • Gruppen Inköp definierar honom som en administratör på gruppnivå men inaktiverar möjligheten att skicka avtal
    • Fred tas också bort från gruppen Försäljning

Vad är annorlunda:

Åtgärden för att inaktivera ett användar-ID har begränsats till administratörer på gruppnivå för att säkerställa att de inte inaktiverar användare i grupper där de inte har någon behörighet.

Administratörer på gruppnivå kan endast inaktivera en användare som endast har medlemskap i administratörsgrupperna och/eller standardgruppen.

  • Om användaren har ett medlemskap som ligger utanför gruppadministratörens behörigheten att inaktivera är alternativet Inaktivera användare inte tillgängligt
Borttaget element – inaktivera användare


Skillnader för administratörer på kontonivå

Endast administratörer på kontonivå har tillgång till följande:

Vad är annorlunda:

När du skapar en enskild användare har fältet Användargrupp bytt namn till Primär grupp

Skapa användare – primär grupp

Vad är annorlunda:

Såsom nämndes i avsnittet administratörer på gruppnivå har formatet för den överförda csv-filen som används för att skapa/uppdatera flera användare ändrats så att den passar användare med flera grupper och gruppspecifika behörigheter.  Därför har tre kolumner tagits bort i UMG-upplevelsen:

  • Gruppnamn – borttagen. Ersätts med kolumnen Grupper
  • Är gruppadministratör – borttagen. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
  • Kan skicka – borttaget. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
Klassisk mall för överföring av användare till csv

En kolumn har lagts till: Grupper

Kolumnen Grupper innehåller en eller flera gruppdefinitioner. Varje gruppdefinition innehåller namnet på en grupp följt av ett eller flera statusvärden inom hakparenteser. t.ex.: Gruppnamn[Status]

  • Gruppnamn är en bokstavlig matchning med ett faktiskt gruppnamn, inklusive blanksteg. t.ex.: Standardgrupp
  • Flera statusvärden kan inkluderas i en gruppdefinition såsom: Gruppnamn[Status1 Status2]
    • Statusvärden omges av hakparenteser
      • Det finns inget blanksteg mellan gruppnamnet och den inledande hakparentesen
    • Statusvärden avgränsas av ett enda blanksteg mellan värdena
  • Flera gruppdefinitioner kan inkluderas med semikolon som avgränsare (utan blanksteg)
    • t.ex.: Gruppnamn[Status];En annan grupp[Status1 Status2 Status3];Sista gruppen[StatusA StatusB]
  • De tillgängliga statusvärdena för en gruppdefinition är:
    • Primär – definierar gruppen som den primära gruppen för användaren
    • Skicka – användaren kan skicka avtal från gruppen
    • Inte skicka – användaren kan inte skicka avtal från gruppen
    • Admin – definierar användaren som en administratör på gruppnivå för gruppen
    • Ta bort – tar bort användaren från gruppen
Nytt csv-format för gruppöverföring

I exemplet ovan:

  • John@here.com konfigureras med två gruppdefinitioner:
    • Standardgruppen är hans primära grupp och han är en administratör på gruppnivå och får skicka avtal
    • Gruppen Engineering definierar honom som en administratör på gruppnivå och han kan skicka avtal
  • Fred@here.com har även konfigurerats med två gruppdefinitioner:
    • Gruppen Inköp definierar honom som en administratör på gruppnivå men inaktiverar möjligheten att skicka avtal
    • Fred tas också bort från gruppen Försäljning

Vad är annorlunda:

Behörigheten som har beviljats till administratörer på gruppnivå (av kontoadministratörer) har ytterligare justeringar under UMG.

Föregående möjlighet att ”lägga till nya användare i grupper” har delats upp i två alternativ:

  • Gruppadministratörer kan lägga till nya användare på kontot och tilldela användare till sina grupper – med det här alternativet kan en administratör på gruppnivå skapa nya användar-ID:n på kontot (och tilldela dem till grupper)
  • Gruppadministratörer kan tilldela befintliga användare till sina grupper – med det här alternativet kan endast gruppadministratörer tilldela användare inom sina grupper. De har inte behörighet att skapa/lägga till nya användar-ID:n på kontot
    • Den här behörigheten är en delmängd av inställningen Gruppadministratörer kan lägga till nya användare ovan.  Det innebär att det här alternativet är gråtonat om du väljer alternativet att skapa användare
Inställningar för gruppadmin


Skillnader mellan administratörer på sekretessnivå

Administratörsverktyg på sekretessnivå ändras för närvarande inte av UMG-inställningarna.

API-skillnader

Obs!

Endast v6 av REST API uppdateras för att passa UMG.

Det äldre SOAP-API:t uppdateras inte för att passa UMG.

Användning av SOAP API:er eller v5 REST (och äldre) fungerar utan UMG-medvetenhet och användarens primära grupp kommer att vara aktiv.

Slutpunkter för REST API v6 som körs i sammanhanget för en viss grupp har utökats så att de innehåller en valfri groupId-identifierare som kan skickas till en begäran som frågeparameter, rubrik eller som en del av begärandetexten.  

Den här parametern är valfri och om den utelämnas är koden som standard användarens primära grupp

Gruppspecifika åtgärder finns i två kategorier:

  • Användarhantering
  • CRUD-åtgärder för resurser

Ändringen av användarhanteringen är begränsad till möjligheten att hantera flera gruppmedlemskap i ett API-anrop och utökningen av säkerhetsmodellen som påverkar gruppadministratörens funktioner. Detta innebär att se till att gruppadministratören inte orsakar en ändring i en grupp utanför dess räckvidd.

Ändringar i resursåtgärder är den ytterligare parametern group id för begäran/svarsmodeller, och tillhandahåller en gruppkontext till händelserna avtal, webbformulär och Massutskick

Parametern group Id läggs bara till i v6 REST API. Versioner innan v6 REST använder den primära gruppen för bakåtkompatibilitet.


INVALID_GROUP_ID

En vanlig felsvarskod ”INVALID_GROUP_ID” utlöses när:

  • Det inte går att hitta den identifierade gruppen
  • Den identifierade användaren är inte medlem i den identifierade gruppen.
  • Funktionen är inaktiverad och grupp-ID inte matchar användarens primära grupp 

Om UMG inte är aktiverat fungerar alla befintliga slutpunkter som tidigare. Användarens primära grupp används som det enda giltiga gruppmedlemskapet och om ett annat grupp-ID skickas till en slutpunkt returneras INVALID_GROUP_ID


Lägga till användare i flera grupper

Du kan lägga till en användare i flera grupper på ett av två sätt:

Redigera en enskild användare – detta görs via:

  • Menyn Användare – endast administratörer på kontonivå
  • Menyn Användare i grupp – administratörer på konto- eller gruppnivå
Redigera användaren

Klicka en gång på användaren för att se alternativet Redigera användare. Klicka sedan på Redigera användare

Överlägget för grupphantering öppnas och administratören kan fritt lägga till användaren till valfri grupp/grupper där denne har administratörsrättigheter genom att klicka på plusikonen.

Lägg till gruppmedlemskap

När gruppmedlemskapet har lagts till för användaren kan administratören aktivera/inaktivera användarens behörighet i gruppen genom att markera/avmarkera kryssrutorna under kolumnrubrikerna Gruppadministratör och Kan skicka.

Redigera medlemskapsbehörigheten

Med funktionen Skapa/uppdatera användare i grupp kan administratörer på kontonivå snabbt uppdatera alla användar-ID:n på sina konton.

Obs!

Att skapa och redigera flera användare samtidigt är ett alternativ som är tillgängligt för administratörer på gruppnivå för funktioner såsom att redigera namn, företag, titel och liknande information. Gruppmedlemskap är inte ett värde som administratörer på gruppnivå kan ändra via funktionen uppladdad csv.

Gå till gränssnittet skapa användare

Obs!

Du kan klicka på länken hämta CSV-exempelfilen för att hämta en CSV-exempelfil med de olika egenskaperna.

Formatet för den överförda .csv-filen som används för att skapa/uppdatera flera användare har ändrats för att passa användare med flera grupper och gruppspecifik behörighet.  Därför har tre kolumner tagits bort i UMG-upplevelsen:

  • Gruppnamn – borttagen. Ersätts med kolumnen Grupper
  • Är gruppadministratör – borttagen. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
  • Kan skicka – borttage. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
Borttagna kolumner

Den nya kolumnen Grupper

Kolumnen Grupper innehåller en eller flera gruppdefinitioner. Varje gruppdefinition innehåller namnet på en grupp följt av ett eller flera statusvärden inom hakparenteser. t.ex. Gruppnamn[Status]

  • Gruppnamn är en bokstavlig matchning med ett faktiskt gruppnamn, inklusive blanksteg. t.ex.: Standardgrupp
  • Flera statusvärden kan inkluderas i en gruppdefinition såsom: Gruppnamn[Status1 Status2]
    • Statusvärden omges av hakparenteser
      • Det finns inget blanksteg mellan gruppnamnet och den inledande hakparentesen
    • Statusvärden avgränsas av ett enda blanksteg mellan värdena
  • Flera gruppdefinitioner kan inkluderas med semikolon som avgränsare (utan blanksteg)
    • t.ex.: Gruppnamn[Status];En annan grupp[Status1 Status2 Status3];Sista gruppen[StatusA StatusB]
  • De tillgängliga statusvärdena för en gruppdefinition är:
    • Primär – definierar gruppen som den primära gruppen för användaren
    • Skicka – användaren kan skicka avtal från gruppen
    • Inte skicka – användaren kan inte skicka avtal från gruppen
    • Admin – definierar användaren som en administratör på gruppnivå för gruppen
    • Ta bort – tar bort användaren från gruppen
CSV-exempel

I exemplet ovan:

  • Konfigureras john@here.com med två gruppdefinitioner:
    • Standardgruppen är hans primära grupp och han är en administratör på gruppnivå och får skicka avtal
    • Gruppen Engineering definierar honom som en administratör på gruppnivå och han kan skicka avtal
  • Fred@here.com har även konfigurerats med två gruppdefinitioner:
    • Gruppen Inköp definierar honom som en administratör på gruppnivå men inaktiverar möjligheten att skicka avtal
    • Fred tas också bort från gruppen Försäljning


Skapa avtal

UMG-regler kan iakttas i början av processen för att skapa ett nytt avtal.

Om en användare startar processen genom att välja en mall eller ett arbetsflöde på startsidan > Börja från biblioteket, måste användaren expandera gruppen som de skickar först och sedan välja mallen/arbetsflödet från de alternativ som är tillgängliga i gruppen. 

Välj mallen/arbetsflödet och klicka på Start för att öppna sidan Skicka där användaren kan slutföra konfigurationen.

Obs!

Genom att starta avtalet från en mall eller ett arbetsflöde på gruppnivå infogas gruppvärdet på sidan Skicka och alternativet att redigera gruppen inaktiveras.

Om ett arbetsflöde/mall på kontonivå väljs kan avsändaren välja gruppvärdet.

Starta avtal från mall eller arbetsflöde

 

Om användaren startar processen från sidan Skicka definierar listrutan Skicka från gruppen som avtalet är associerat med.

Genom att markera gruppen begränsar du avtalet till de biblioteksmallar som är tillgängliga för den valda gruppen.

Om du ändrar gruppen ändras de egenskaper som tillämpas på avtalet.  Detta tvingar sidan att uppdateras och allt innehåll på fältnivå som har angetts går förlorat.

Starta ett avtal från Skicka


Anpassad arbetsflödesdesigner

Skapandet och hanterandet av anpassade arbetsflöden påverkas än så länge inte av UMG-reglerna:

  • Arbetsflöden som är tilldelade till en grupp kan bara redigeras av en administratör (grupp eller kontonivå) som har sin primära grupp angiven som samma grupp som arbetsflödet är dedikerat till
  • Arbetsflöden som är tilldelade till kontonivån kan bara redigeras av en administratör på kontonivå (oavsett primär grupp)

I framtida uppdateringar får administratörer gränssnittsalternativ för att associera de arbetsflöden de skapar med enskilda grupper som de har administratörsrättigheter till, oavsett vilken som är deras primära grupp.


Skapa och hantera biblioteksmallar

Om du skapar en återanvändbar biblioteksmall enligt UMG-reglerna får du ett steg till där du kan ge behörighet på gruppnivå för åtkomst till mallen:

Definiera gruppen som biblioteksmallen är associerad med. 

  • Detta gör du i en undermeny när du väljer behörigheten Vem kan använda den här mallen:
Obs!

Ursprungligt användar-ID som skapar en mall tolkas som ”ägare” av mallen. 

Mallägaren har alltid tillgång till mallen för att skicka eller redigera. Det spelar ingen roll vilken auktoritetsnivå det ägande användar-ID:et har eller om ägaren är associerad med gruppen som mallen exponeras för.

Skapa en biblioteksmall


Hantera befintliga biblioteksmallar

Du kan redigera egenskaperna för befintliga biblioteksmallar på sidan Hantera.

Öppna mallen för redigering och om mallen delas med Alla användare i min grupp kan redigeraren ändra gruppassociationen:

Redigera en mallegenskap

Obs!

Om du ändrar gruppassociationen påverkas inte grupptillhörigheten för de avtal som redan har skapats.


Skapa och hantera webbformulär

Skapandet av ett webbformulär enligt UMG-reglerna innehåller ytterligare ett steg:

Definiera gruppen som webbformuläret är associerat till.  Detta gör du längst upp på sidan.

  • Ställ in gruppvärdet först, eftersom ändring av gruppen återställer sidan och rensar allt innehåll på fältnivå
Skapa ett webbformulär

Viktigt:

Du kan inte redigera den associerade gruppen efter det att webbformuläret har skapats.


Hantera befintliga webbformulär

UMG-reglerna påverkar inte hur befintliga webbformulär hanteras (eftersom den associerade gruppen kanske inte redigeras).

Rapportering mot webbformuläret kräver att antingen den som har skapat rapporten eller en administratör med behörighet till rapportdata i gruppen.


Dela innehåll

Delning av ett enskilt avtal eller en enskild mall påverkas inte av UMG-reglerna.

Konton som använder standardkontodelning (endast delning Användare till Användare) påverkas inte av UMG-reglerna.

Avancerad kontodelning tillåter delning mellan användare, mellan grupper och mellan användare och grupper:

 

Delning mellan användare ändras inte enligt UMG-reglerna:

  • Om användare A delar sitt konto med användare B:
    • Användare B har åtkomst till alla avtal/mallinnehåll som användare A har skapat eller deltar i
      • Alla mallar som ägs av användare A (tilldelade till sig själv/gruppen/kontot) är synliga
    • Att ha medlemskap i flera grupper eller att flytta användare A till en annan primär grupp påverkar inte relationen

När användare A delas till grupp X:

  • Alla medlemmar i grupp X kan se alla avtal/mallinnehåll som användare A har skapat eller är deltar i
    • Alla mallar som ägs av användare A (tilldelade till sig själv/gruppen/kontot) är synliga
  • Att ha medlemskap i flera grupper eller att flytta användare A till en annan primär grupp påverkar inte relationen
  • Användare som läggs till i grupp X får tillgång till avtalet/mallinnehållet som tillhör användare A
  • Användare som tas bort från grupp X förlorar åtkomsten till avtalet/mallinnehållet som delas av användare A

När grupp A delas med användare X:

  • Användare X får åtkomst till alla avtal som skapas/skickas från grupp A
    • Det användar-ID som skickar behöver inte vara en aktuell medlem i grupp A. Att avtalet skapades via grupp A definierar relationen
  • Användare X får åtkomst till alla avtal/mallar för alla användar-ID:n som har grupp A definierat som sin primära grupp
    • t.ex.: Om du ändrar den primära gruppen för användare M från grupp A till grupp B tas läsrättigheterna för användare X bort från användare M:s innehåll (förutom avtal som skickas från grupp A enligt ovanstående regel)

När grupp A delar till grupp B

  • Alla medlemmar i grupp B har åtkomst till alla avtal som skickas via grupp A
    • Det användar-ID som skickar behöver inte vara en aktuell medlem i grupp A. Att avtalet skapades via grupp A definierar relationen
  • Alla medlemmar i grupp B har åtkomst till alla avtal/mallinnehåll för användare som har grupp A definierad som sin primära grupp
  • Om du lägger till ett nytt användar-ID till grupp B får detta användar-ID åtkomst till innehållet i grupp A
    • Om du tar bort ett användar-ID från grupp B tas åtkomsten till innehåll i grupp A bort
  • Om du skapar/uppdaterar ett användar-ID för att ha grupp A som primär grupp visas alla användaravtal/mallinnehåll för grupp B
    • Om du tar bort ett användar-ID från grupp A tas åtkomsten till användarens innehåll för grupp B bort (förutom avtal som har skapats via grupp A)


Dokumentlagring/GDPR

Förväntas inga förändringar i verktygsuppsättningen för GDPR med avseende på UMG-ändringarna?


Integreringar

Alla konton på företagsnivå kan aktivera UMG, även när en eller flera integreringar har konfigurerats.

De aktuella integrationspaketen för Acrobat Sign tar inte hänsyn till UMG på något sätt.  Det innebär att alla användare som skickar avtal via en integrering endast anses vara del av sin primära grupp, och sändande parametrar kommer att överensstämma med inställningarna för den primära gruppen.

 


API – REST v6

Många av API-slutpunkterna för REST v6 har fått en valfri parameter för grupp-ID som har lagts till i metoden.

Den nuvarande förväntningen är att befintliga REST v6 API-anrop fortsätter att fungera, oavsett om UMG är aktiverat eller inte.

Tidigare API-versioner (både SOAP och REST) fortsätter att fungera som förväntat, vilket innebär att användaren endast är medlem i sin primära grupp.

Adobes logotyp

Logga in på ditt konto