Tilldela användare till flera grupper

Vad är annorlunda:

Användarprofilen visar alla grupper som användaren ingår i och flaggar specifikt den primära gruppen.

Med UMG aktiverat:

• Alla grupper som användaren är medlem i visas
• Den första gruppen som visas är alltid den primära gruppen

Konfigurera användarprofil

Vad är annorlunda:

Eftersom användaren har åtkomst till flera grupper grupperas de mallar och arbetsflöden som är tillgängliga för användaren av gruppen som mallen/arbetsflödet är relaterat till.

• Mallar och arbetsflöden kan bara relateras till en grupp eller kontot som helhet
• Mallar/arbetsflöden på kontonivå visas också i sina eget avsnitt, längst ned i listan över grupper
• När en mall/arbetsflöde startas från den här menyn laddas sidan Skicka (skapa) automatiskt med det associerade gruppvärdet
  • Väljaren Skicka från är låst till värdet för gruppen som mallen/arbetsflödet är associerat med

Om en mall på gruppnivå används infogas gruppen på sidan Skicka och alternativet att redigera gruppen inaktiveras:

Om en mall på kontonivå används går det att välja gruppen (från de grupper som användaren är medlem i):

Vad är annorlunda:

På sidan Skicka visas en väljare i formatet listruta högst upp på sidan: Skicka från
Med den här väljaren kan avsändaren välja gruppen (och alla relaterade egenskaper på gruppnivå) som styr egenskaperna och alternativen för transaktionen. 

• I listrutan Skicka från har användaren bara åtkomst till de grupper som de uttryckligen har lagts till i och beviljats sändningsbehörighet för
• Den primära gruppen är alltid standardvärdet (inläst) för gruppen när användaren kommer till sidan Skicka

Saker att tänka på:

Ange väljaren Skicka från först.

• Om du ändrar väljaren ställs gruppnivåinställningarna in, däribland:
  • Varumärkning
  • Tillåtna autentiseringstyper
  • Signaturbegränsningar
  • Alternativ för delad biblioteksmall och arbetsflöde
  • Meddelandemallar
• Eftersom ändringar av väljaren Skicka från tvingar webbsidan att läsas in igen, med de nya gruppinställningarna, försvinner allt innehåll på fältnivå som har lagts till med uppdateringen
• När ett avtal har skickats kan gruppen som det skickades från inte ändras

Vad är annorlunda:

Precis som på sidan Skicka introducerar sidan Self Sign en listruteväljare längst upp på sidan: Välj grupp

Den här väljaren låter avsändaren välja den grupp (och alla relaterade egenskaper på gruppnivå) som styr egenskaperna och alternativen för transaktionen. 

• Användaren har bara åtkomst till de grupper som hen uttryckligen läggs till i
• Den primära gruppen är alltid standardvärdet (inläst) för gruppen när användaren kommer till sidan Skicka

Saker att tänka på:

Ange väljaren Skicka med först.

• Om du ändrar väljaren ställs gruppnivåinställningarna in, däribland:
  • Varumärkning
  • Tillåtna autentiseringstyper
  • Signaturbegränsningar
  • Alternativ för delad biblioteksmall och arbetsflöde
• Eftersom ändringar av väljaren Skicka med tvingar webbsidan att läsas in igen, med de nya gruppinställningarna, försvinner allt innehåll på fältnivå som har lagts till med uppdateringen

Vad är annorlunda:

En identifieringsetikett har lagts till på snabbmenyn för avtal för att ange vilken grupp ett avtal skickades från.

Saker att tänka på:

Vissa funktioner är starkt kopplade till gruppen (t.ex.: rapporteringsparametrar och kvarhållningsregler).

Vad är annorlunda:

En kolumn har lagts till i avtalstabellen som skapas på sidan Hantera.

• Det går inte att klicka på rubriken Grupp i tabellen. Använd ett filter för att sortera datauppsättningen

Vad är annorlunda:

Det finns ett nytt filter för att filtrera datauppsättningen på sidan Hantera per Grupp

• Endast ett gruppfilter kan användas åt gången
  • Precis som med andra filter fylls en liten tagg i till vänster om knappen Filter när filtret Grupp är aktivt
  • Filtret Grupp innehåller mallar som har delats till gruppen
  • Explicit Gruppfilter innehåller delade mallar på kontonivå
• Användare kan bara använda filtren för de grupper de för närvarande är medlemmar i
  • Alternativet Alla grupper är det enda ”filter” som inkluderar avtal som har skapats i grupper där användaren för närvarande inte är medlem

Vad är annorlunda:

När du skapar en biblioteksmall kan den som skapar mallen välja att ange dess åtkomstegenskaper och dela avtalet med alla grupper som de är medlemmar i.

• Mallar kan bara delas till en grupp
• När en mall delas till en grupp på det här sättet skapas en stark relation mellan mallen och gruppen. Betydelse:
  • Administratörer med åtkomst till gruppen kan redigera mallen via fliken för delade bibliotek
  • Om användaren tas bort från gruppen blir mallen kvar som en resurs i gruppen (om den inte uttryckligen länkas om till en ny grupp)
  • Mallar som delas med en grupp kan bara användas av medlemmar i gruppen (och mallens skapare)
    • Om den som skapade mallen lämnar gruppen som mallen delas med:
      • Den som har skapat mallen har fortfarande åtkomst till att skicka avtalet (som ägare av mallen) trots att den inte längre är kopplad till gruppen
        • Den som skapade mallen behåller behörigheten/åtkomsten att redigera egenskaperna för avtalet på sidan Hantera
      • Gruppen har fortfarande åtkomst till mallen
  • Om den användare som skapar dokumentet tas bort från programmet (via GDPR-borttagning) kan avtalen behållas som en resurs i gruppen

Saker att tänka på:

En användare med åtkomst till alla grupper kan användas som central dokumentadministratör.

En användare som har behörighet att skapa webbformulär kan associera sitt formulär med vilken grupp som helst som hen är medlem i.

• Ett webbformulär kan bara vara relaterat till en grupp
  • Det går inte att ändra den relaterade gruppen efter att webbformuläret har skapats
• Webbformulär visas inte på fliken Delade bibliotek
• Om den som skapade formuläret förlorar medlemskap i gruppen behåller webbformuläret sin grupprelation.

Vad är annorlunda:

Ett filter har lagts till på sidan Rapporter vilket innebär att rapporten kan begränsas till avtal som är relaterade till en eller flera grupper.

• Användaren måste ha åtkomst till gruppen för att kunna använda filtret

.csv-rapporten fortsätter att ha samma kolumn för avsändargrupp och spåras korrekt när en avsändare växlar mellan grupper:

Vad är annorlunda:

Om användaren är administratör för mer än en grupp har arbetsflödena och Delade bibliotek flyttats från den översta nivån i gruppadministratörens menyalternativ till undermenyer för varje enskild grupp:

När UMG är aktiverat måste du först markera gruppen och öppna gruppinställningarna om du vill komma åt de gruppspecifika menyalternativen och inställningarna:

Vad är annorlunda:

När en gruppadministratör har administratörsbehörighet för mer än en grupp måste administratören först välja vilken grupp som ska konfigureras:

• Välj Grupper från menylistan till vänster
• Klicka en gång på gruppen som du vill redigera (för att se länken Gruppinställningar)
• Klicka på länken Gruppinställningar

Vad är annorlunda:

Administratörer på gruppnivå har inte längre möjligheten att tvinga nya användare att se avtalen.

• Administratörer på kontonivå har fortfarande den här behörigheten

Vad är annorlunda:

Om du vill lägga till en användare till ditt konto måste du först markera en grupp så att du får åtkomst till menyalternativet Användare i en grupp

Processen för att skapa en användare är densamma, minus alternativet att tvinga en vydelning till användarens avtal (se ovan).

Saker att tänka på:

Att skapa användare individuellt låter dig inte inkludera användaren i flera grupper som en del av skapandeprocessen.

När användaren har skapats kan gruppadministratören redigera användarprofilen för att inkludera användaren i fler grupper och redigera den avsändande myndigheten.

Vad är annorlunda:

Behörigheten att avgöra om ett användar-ID kan signera avtal och möjligheten att installera en regel för automatisk delegering för ett användar-ID har tagits bort från gränssnittet för administratörer på gruppnivå.

• Den här myndigheten finns bara med kontoadministratörer enligt UMG-reglerna

Administratörer på gruppnivå har behörighet att tillåta eller neka ett användarmedlemskap för varje grupp som de administrerar via användarens profil.

• Användaren måste vara exponerad för gruppadministratören (genom att denne skapar eller har administratörsrättigheter) för att användaren ska vara synlig i listan över användare

Så här lägger du till gruppmedlemskap:

• Gå till sidan [Grupp] > Användare i grupp
• Öppna användarprofilen genom att dubbelklicka på användaren
• Klicka på plusikonen till höger om rubriken Gruppmedlemskap
  • Dialogrutan Lägg till gruppmedlemskap öppnas        
• Markera gruppen som du vill lägga till användaren i
  • Endast de grupper som administratören är administratör för kan markeras
• Klicka på Lägg till
• Upprepa processen för alla grupper som ska läggas till
• Klicka på Spara när du är klar.

Användare som nyligen har placerats i en grupp får två auktoritetsvärden:

• Gruppadministratör – har användar-ID:et administratörsrättigheter på gruppnivå?
  • Falskt som standard

• Kan skicka – har användar-ID:et behörighet att komma åt mallar/arbetsflöden och skicka avtal under gruppens egenskapsprofi?
  • Sant som standard

Kontrollera eller avmarkera värdena per grupp efter behov

• Klicka på Spara när du är klar

Så här tar du bort ett gruppmedlemskap

Ta bort en användare från ett gruppmedlemskap så här:

• Gå till sidan [Grupp] > Användare i grupp
• Öppna användarprofilen genom att dubbelklicka på användaren
• Klicka en gång på gruppen som du vill ta bort för att se åtgärden Ta bort gruppmedlemskap
• Klicka på länken Ta bort
• Upprepa för eventuella ytterligare medlemskap som ska tas bort
• Klicka på Spara

Administratörer på gruppnivå som skapar webhooks kan välja vilken grupp som helst som de är administratör för när de ställer in gruppfältvärdet:

Vad är annorlunda:

Formatet för den överförda .csv-filen som används för att skapa/uppdatera flera användare har ändrats för att passa användare med flera grupper och gruppspecifik behörighet.  Därför har tre kolumner tagits bort i UMG-upplevelsen:

• Gruppnamn – borttagen. Ersätts med kolumnen Grupper
  
• Är gruppadministratör – borttagen. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
• Kan skicka – borttaget. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper

Länk till att Skapa eller uppdatera användare i flera artiklar med UMG

Länk till artikel utan UMG

En kolumn har lagts till: Grupper

Kolumnen Grupper innehåller en eller flera gruppdefinitioner. Varje gruppdefinition innehåller namnet på en grupp följt av ett eller flera statusvärden inom hakparenteser. t.ex.: Gruppnamn[Status]

• Gruppnamn är en bokstavlig matchning med ett faktiskt gruppnamn, inklusive blanksteg. t.ex.: Standardgrupp
• Flera statusvärden kan inkluderas i en gruppdefinition såsom: Gruppnamn[Status1 Status2]
  • Statusvärden omges av hakparenteser
    • Gruppnamn kan också innehålla hakparenteser. I så fall måste statusvärdena finnas i den sista hakparentesen t.ex.: Försäljning[East Coast][Status1 Status2]
      
    • Det finns inget blanksteg mellan gruppnamnet och den inledande hakparentesen som innehåller statusvärdena
  • Statusvärden avgränsas av ett enda blanksteg mellan värdena
• Flera gruppdefinitioner kan inkluderas med semikolon som avgränsare (utan blanksteg)
  
  • t.ex.: Gruppnamn[Status];En annan grupp[Status1 Status2 Status3];Sista gruppen[StatusA StatusB]
• De tillgängliga statusvärdena för en gruppdefinition är:
  • Primär – definierar gruppen som den primära gruppen för användaren
  • Skicka – användaren kan skicka avtal från gruppen
    
  • Inte skicka – användaren kan inte skicka avtal från gruppen
  • Admin – definierar användaren som en administratör på gruppnivå för gruppen
  • Ta bort – tar bort användaren från gruppen
    • Om en användare tas bort från alla grupper finns användaren i standardgruppen

I exemplet ovan:

• John@here.com konfigureras med två gruppdefinitioner:
  • Standardgruppen är hans primära grupp och han är en administratör på gruppnivå och får skicka avtal
    
  • Gruppen Engineering definierar honom som en administratör på gruppnivå och han kan skicka avtal
• Fred@here.com har även konfigurerats med två gruppdefinitioner:
  • Gruppen Inköp definierar honom som en administratör på gruppnivå men inaktiverar möjligheten att skicka avtal
  • Fred tas också bort från gruppen Försäljning

Vad är annorlunda:

Åtgärden för att inaktivera ett användar-ID har begränsats till administratörer på gruppnivå för att säkerställa att de inte inaktiverar användare i grupper där de inte har någon behörighet.

Administratörer på gruppnivå kan endast inaktivera en användare som endast har medlemskap i administratörsgrupperna och/eller standardgruppen.

• Om användaren har ett medlemskap som ligger utanför gruppadministratörens behörigheten att inaktivera är alternativet Inaktivera användare inte tillgängligt

Vad är annorlunda:

När du skapar en enskild användare har fältet Användargrupp bytt namn till Primär grupp

Vad är annorlunda:

Såsom nämndes i avsnittet administratörer på gruppnivå har formatet för den överförda csv-filen som används för att skapa/uppdatera flera användare ändrats så att den passar användare med flera grupper och gruppspecifika behörigheter.  Därför har tre kolumner tagits bort i UMG-upplevelsen:

• Gruppnamn – borttagen. Ersätts med kolumnen Grupper
  
• Är gruppadministratör – borttagen. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
• Kan skicka – borttaget. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper

Länk till att Skapa eller uppdatera användare i flera artiklar med UMG

Länk till artikel utan UMG

En kolumn har lagts till: Grupper

Kolumnen Grupper innehåller en eller flera gruppdefinitioner. Varje gruppdefinition innehåller namnet på en grupp följt av ett eller flera statusvärden inom hakparenteser. t.ex.: Gruppnamn[Status]

• Gruppnamn är en bokstavlig matchning med ett faktiskt gruppnamn, inklusive blanksteg. t.ex.: Standardgrupp
• Flera statusvärden kan inkluderas i en gruppdefinition såsom: Gruppnamn[Status1 Status2]
  • Statusvärden omges av hakparenteser
    • Det finns inget blanksteg mellan gruppnamnet och den inledande hakparentesen
  • Statusvärden avgränsas av ett enda blanksteg mellan värdena
• Flera gruppdefinitioner kan inkluderas med semikolon som avgränsare (utan blanksteg)
  
  • t.ex.: Gruppnamn[Status];En annan grupp[Status1 Status2 Status3];Sista gruppen[StatusA StatusB]
• De tillgängliga statusvärdena för en gruppdefinition är:
  • Primär – definierar gruppen som den primära gruppen för användaren
  • Skicka – användaren kan skicka avtal från gruppen
    
  • Inte skicka – användaren kan inte skicka avtal från gruppen
  • Admin – definierar användaren som en administratör på gruppnivå för gruppen
  • Ta bort – tar bort användaren från gruppen

I exemplet ovan:

• John@here.com konfigureras med två gruppdefinitioner:
  • Standardgruppen är hans primära grupp och han är en administratör på gruppnivå och får skicka avtal
    
  • Gruppen Engineering definierar honom som en administratör på gruppnivå och han kan skicka avtal
• Fred@here.com har även konfigurerats med två gruppdefinitioner:
  • Gruppen Inköp definierar honom som en administratör på gruppnivå men inaktiverar möjligheten att skicka avtal
  • Fred tas också bort från gruppen Försäljning

Vad är annorlunda:

Två inställningar är tillgängliga enligt UMG-reglerna för att tillåta att användare tas bort från Standardgruppen när de läggs till i en annan grupp:

• Grupptilldelning tar bort en användare från standardgruppen om det är deras primära – när det här alternativet är aktiverat kommer en användare som har sin primära grupp inställd på gruppen Standard att tas bort från standardgruppen om den läggs till i någon annan grupp med de administrativa sidorna Tilldela användare till denna grupp. Den nya gruppen blir automatiskt användarens primära grupp.
  • Den här inställningen används inte när användaren läggs till i en grupp via användarens profil
  • Den här inställningen används inte när CSV-import- eller API-metoder används för att lägga till/ändra användare.
• Gruppadministratörer kan ta bort användare från kontots standardgrupp – den här inställningen aktiverar alternativet för en administratör på gruppnivå att ta bort en användare från standardgruppen via användarprofilen.
  

Redigera en enskild användare – detta görs via:

• Menyn Användare – endast administratörer på kontonivå
• Menyn Användare i grupp – administratörer på konto- eller gruppnivå

Klicka en gång på användaren för att se alternativet Redigera användare. Klicka sedan på Redigera användare

Överlägget för grupphantering öppnas och administratören kan fritt lägga till användaren till valfri grupp/grupper där denne har administratörsrättigheter genom att klicka på plusikonen.

När gruppmedlemskapet har lagts till för användaren kan administratören aktivera/inaktivera användarens behörighet i gruppen genom att markera/avmarkera kryssrutorna under kolumnrubrikerna Gruppadministratör och Kan skicka.

Med funktionen Skapa/uppdatera användare i grupp kan administratörer på kontonivå snabbt uppdatera alla användar-ID:n på sina konton.

Formatet för den överförda .csv-filen som används för att skapa/uppdatera flera användare har ändrats för att passa användare med flera grupper och gruppspecifik behörighet.  Därför har tre kolumner tagits bort i UMG-upplevelsen:

• Gruppnamn – borttagen. Ersätts med kolumnen Grupper
  
• Är gruppadministratör – borttagen. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper
• Kan skicka – borttage. Ersätts med ett statusvärde i kolumnen Grupper

Den nya kolumnen Grupper

Kolumnen Grupper innehåller en eller flera gruppdefinitioner. Varje gruppdefinition innehåller namnet på en grupp följt av ett eller flera statusvärden inom hakparenteser. t.ex. Gruppnamn[Status]

• Gruppnamn är en bokstavlig matchning med ett faktiskt gruppnamn, inklusive blanksteg. t.ex.: Standardgrupp
• Flera statusvärden kan inkluderas i en gruppdefinition såsom: Gruppnamn[Status1 Status2]
  • Statusvärden omges av hakparenteser
    • Det finns inget blanksteg mellan gruppnamnet och den inledande hakparentesen
  • Statusvärden avgränsas av ett enda blanksteg mellan värdena
• Flera gruppdefinitioner kan inkluderas med semikolon som avgränsare (utan blanksteg)
  
  • t.ex.: Gruppnamn[Status];En annan grupp[Status1 Status2 Status3];Sista gruppen[StatusA StatusB]
• De tillgängliga statusvärdena för en gruppdefinition är:
  • Primär – definierar gruppen som den primära gruppen för användaren
  • Skicka – användaren kan skicka avtal från gruppen
    
  • Inte skicka – användaren kan inte skicka avtal från gruppen
  • Admin – definierar användaren som en administratör på gruppnivå för gruppen
  • Ta bort – tar bort användaren från gruppen

I exemplet ovan:

• Konfigureras john@here.com med två gruppdefinitioner:
  • Standardgruppen är hans primära grupp och han är en administratör på gruppnivå och får skicka avtal
    
  • Gruppen Engineering definierar honom som en administratör på gruppnivå och han kan skicka avtal
• Fred@here.com har även konfigurerats med två gruppdefinitioner:
  • Gruppen Inköp definierar honom som en administratör på gruppnivå men inaktiverar möjligheten att skicka avtal
  • Fred tas också bort från gruppen Försäljning

Delning mellan användare ändras inte enligt UMG-reglerna:

• Om användare A delar sitt konto med användare B:
  • Användare B har åtkomst till alla avtal/mallinnehåll som användare A har skapat eller deltar i
    • Alla mallar som ägs av användare A (tilldelade till sig själv/gruppen/kontot) är synliga
  • Att ha medlemskap i flera grupper eller att flytta användare A till en annan primär grupp påverkar inte relationen

När användare A delas till grupp X:

• Alla medlemmar i grupp X kan se alla avtal/mallinnehåll som användare A har skapat eller är deltar i
  • Alla mallar som ägs av användare A (tilldelade till sig själv/gruppen/kontot) är synliga
• Att ha medlemskap i flera grupper eller att flytta användare A till en annan primär grupp påverkar inte relationen
• Användare som läggs till i grupp X får tillgång till avtalet/mallinnehållet som tillhör användare A
• Användare som tas bort från grupp X förlorar åtkomsten till avtalet/mallinnehållet som delas av användare A

När grupp A delas med användare X:

• Användare X får åtkomst till alla avtal som skapas/skickas från grupp A
  • Det användar-ID som skickar behöver inte vara en aktuell medlem i grupp A. Att avtalet skapades via grupp A definierar relationen
    
• Användare X får åtkomst till alla avtal/mallar för alla användar-ID:n som har grupp A definierat som sin primära grupp
  • t.ex.: Om du ändrar den primära gruppen för användare M från grupp A till grupp B tas läsrättigheterna för användare X bort från användare M:s innehåll (förutom avtal som skickas från grupp A enligt ovanstående regel)

När grupp A delar till grupp B

• Alla medlemmar i grupp B har åtkomst till alla avtal som skickas via grupp A
  • Det användar-ID som skickar behöver inte vara en aktuell medlem i grupp A. Att avtalet skapades via grupp A definierar relationen
• Alla medlemmar i grupp B har åtkomst till alla avtal/mallinnehåll för användare som har grupp A definierad som sin primära grupp
• Om du lägger till ett nytt användar-ID till grupp B får detta användar-ID åtkomst till innehållet i grupp A
  • Om du tar bort ett användar-ID från grupp B tas åtkomsten till innehåll i grupp A bort
• Om du skapar/uppdaterar ett användar-ID för att ha grupp A som primär grupp visas alla användaravtal/mallinnehåll för grupp B
  • Om du tar bort ett användar-ID från grupp A tas åtkomsten till användarens innehåll för grupp B bort (förutom avtal som har skapats via grupp A)