Användarhandbok Avbryt

Skapa tjänstkonton för att skicka avtal under en funktionell enhet

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Skicka, signera och hantera avtal

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning

Adobe Acrobat Sign-tjänstkonton

Tjänstkonton är ett sätt att göra det möjligt för användare på ett storföretagskonto att skicka avtal under behörigheten för ett användar-ID som uttryckligen har genererats för det ändamålet (till skillnad från att använda sitt personliga användar-ID).

Ett tjänstkonto kan till exempel skapas för att skicka juridiska dokument. Användarprofilen kan utformas så att den innehåller ett funktionellt namn och en e-postadress som identifierar den juridiska avdelningen och inte en enskild avsändare. Alla användare som behöver skicka sekretessavtal (till exempel) kan växla till det juridiska tjänstkontot och skicka under den profilen, vilket ger transaktionen ett mer konsekvent och auktoritativt utseende. Dessutom kan avtal av en viss typ begränsas till tjänstkontots grupp, vilket begränsar alla avtal av en funktionell typ till den användaren i stället för att distribueras över hela användarbasen.

Tjänstkonton är tillgängliga för företagskunder som har aktiverat avancerad delning och hanterar sina konton via Adobe Admin Console.

Produktkort för tekniskt konto

Obs!

Processen nedan beskriver användningen av Tjänstkonton som användarna kommer åt manuellt från Acrobat Sign-miljön. Organisationer som vill aktivera API:t för att skicka avtal på uppdrag av en centraliserad parts räkning bör läsa dokumentationen om tekniska konton för API:t.

Förutsättningar

Om du vill aktivera ett tjänstkonto måste ditt Acrobat Sign-konto:

  • Ha tjänsten ETLA på storföretagsnivå
  • Hantera användare i Adobe Admin Console*
  • Aktivera Avancerad kontodelning med Sändningsbehörigheter aktiverade.
    • Användare i flera grupper (rekommenderas starkt).

* En anteckning i Adobe Admin Console

Adobe Admin Console tillhandahåller ett ramverk för användarhantering och licenstilldelning. De flesta kunder har endast en Admin Console.

Vissa kunder med komplexa användar-/licensieringskrav kan dock ha flera stycken Admin Console, vilket kan bli förvirrande i en process som att skapa tjänstkonton, där ett Admin Console kan styra den federerade användarhanteringen och ett annat hanterar Acrobat Sign-licensieringen.

Om du vet att du har flera konton eller är osäker läser du följande:

Översikt

Att skapa ett tjänstkonto är en flerstegsprocess som kräver åtkomst på administratörsnivå till Adobe Acrobat Console och administratörsbehörighet på kontonivå i Acrobat Sign.

Processen kräver att administratören:

  1. (Valfritt) Skapa en ny grupp i Acrobat Sign-systemet.
    • Om du skapar en dedikerad grupp för tjänstkontot kan konfigurationen av avtalsegenskaperna vara för strikt eller skilja sig från andra gruppkonfigurationer.
  2. Skapa ett nytt tjänstkonto i Adobe Admin Console.
    • Detta skapar ett tjänstkonto som andra användare kan växla till (via avancerad kontodelning) och skicka avtal.
  3. Dela tjänstkontots konto med de användare och grupper som ska få använda tjänstkontot.
    • Om du delar tjänstkontot med andra användare och grupper kan dessa användare växla till tjänstkontot och skapa nya avtal som skickas under den användar-ID-profilen.

Överväg att skapa en unik grupp i Acrobat Sign för programmet

Om du lägger till ett tjänstkonto i en unik grupp kan tjänstkontots funktion diktera parametrarna för sändning och signering för gruppen samt tillgängliga arbetsflöden, mallar och rapporteringsfunktioner.

I exemplet med ett tjänstkonto som är utformat för juridiska transaktioner kan koncernen definiera standardautentiseringskrav, utgångsdatum, automatiska kopiemottagarparter och bilageregler för PDF-filer. Alla dessa är troligen inte lämpliga för försäljningstransaktioner.

Genom att begränsa specifika biblioteksmallar till tjänstkontots grupp ser du dessutom till att alla avtal där den mallen används endast är kopplade till tjänstkontot och inte distribueras i din användarbas.

Så här skapar du en diskret grupp:

  1. Logga in på Acrobat Sign som administratör på kontonivå.

  2. Gå till fliken Grupper på administratörsmenyn.

  3. Klicka på plustecknet för att skapa en ny grupp.

  4. Ange ett intuitivt namn för gruppen (dvs. namnet på den funktion som tjänstkontot skapades för).

  5. Spara gruppen.

    Skapa en grupp

  6. (Valfritt) Öppna den nya gruppen och konfigurera standardinställningarna som behövs för den typ av avtal som ska skickas.

    1. Välj den nya gruppen i listan med grupper så att åtgärdsfältet visas högst upp i listan.
    2. Klicka på åtgärden Gruppinställningar för att öppna konfigurationen på gruppnivå.
    Åtkomst till gruppnivåinställningar

Obs!

Om din organisation

  • använder verktyget för användarsynkronisering (UST) för att automatiskt synkronisera användare mellan Adobe och Active Directory
  • inte tillåter att användare läggs till eller skapas manuellt i Acrobat Sign

måste du skapa en undantagsgrupp som blir den primära gruppen för alla användar-ID:n för tjänstkontot.

Namnet på gruppen läggs till i UST-konfigurationen för att säkerställa att synkroniseringsprocessen inte påverkar användar-ID:na, vilket gör att de inaktiveras eller att deras rättigheter tas bort.

Skapa det nya tjänstkontot

Obs!

Innan du skapar det nya tjänstkontot måste du identifiera en e-postadress som kan användas för inkommande svar/frågor från mottagarna. (t.ex. legal_agreements@my_domain.dom)

Så här skapar du det nya tjänstkontot:

  1. Logga in på (federerad synkronisering) Admin Console som administratör.

  2. Gå till: Inställningar → Identitet

    Välj en katalog för att skapa den nya användaren.

    Primär domän

  3. Klicka på fliken Synkronisera .

  4. Klicka på Gå till Inställningar

    Kataloginställningar – fliken Synkronisera

  5. Klicka på Aktivera redigering.

    När redigering är aktiverad kan endast användardata i Admin Console redigeras i Adobe Admin Console. Din IdP uppdateras inte med ändringarna.

    Tekniskt konto

    Obs!

    Redigering är endast aktiverad i en timme eller tills den inaktiveras manuellt.

  6. Logga in på Admin Console för licensiering (om du arbetar med flera Admin Console).

  7. Gå till: Användare → Lägg till användare.

  8. Konfigurera ditt nya tjänstkonto med:

    • E-postadress eller användarnamn: använd den e-postadress du vill använda för att hämta svar på e-postmeddelanden från mottagarna.
    • ID-typ: Federated ID
    • För-/efternamn: detta värde används i Acrobat Sign-systemet och visas i granskningsrapporten. Använd ett värde som ger sammanhang. t.ex.: juridisk avdelning
    • SSO-användarnamn: använd samma e-postvärde.
    • Land/region: välj land eller region för ditt företag.
    • Markera Acrobat Sign-produktprofilen.
    • Ställ in användarrollen på Användare.

    Klicka på Spara när det är klart.

    Tekniskt konto

  9. Logga in på den Federerade Admin Console för synkronisering igen för att aktivera synkronisering av dina IdP-data.

  10. Gå tillbaka till Inställningar → Identitet → {Directory} → Synkronisera → Gå till Inställningar.

    Klicka på Inaktivera redigering för att återaktivera synkronisering av data med din IdP.

  11. Ditt nya tjänstkonto skapas automatiskt i Acrobat Sign-systemet.

Dela tjänstkontot med de grupper eller användare som har behörighet att använda tjänstkontot

När du skapar en delning till en grupp upprättas en delningsanslutning med alla användare i gruppen, vilket gör att gruppens användare kan växla till gränssnittet Tjänstkonto och skapa avtal.

Om du delar direkt till en användare upprättas en anslutning till just den användaren.

  1. Logga in på Acrobat Sign som en kontoadministratör.

  2. Gå till fliken Användare i administratörsmenyn.

  3. Klicka på tjänstkontot i användarlistan och klicka sedan på Redigera användarinformation från åtgärderna högst upp i listan.

    Redigera användarinfo

  4. Klicka på Delningsstatus i listmenyn till vänster.

    • Se till att fliken Användarens konto delas med är markerad.
    • Välj plusikonen  för att skapa en ny delningsrelation.
    Användarens konto delas med

  5. Välj gruppen eller användaren som du vill dela tjänstkontot med:

    1. Klicka på ikonen med tre rader till höger om sökrutan.
    2. Klicka på plusikonen  bredvid gruppen eller användaren för att markera den.
      • Enskilda användare kan läggas till genom att expandera en grupp och sedan välja en enskild användare från den gruppen.
    3. Aktivera Skicka under alternativet Ytterligare behörighet utöver visning.
    4. Klicka på Spara.
    Tekniskt konto

Testa ditt nya tjänstkonto

Så här testar du att dina användare har åtkomst till tjänstkontot:

  1. Logga in på vilken användare som helst som tjänstkontot har delat sitt konto med.

  2. Välj ditt namn i det övre högra hörnet för att visa undermenyn för användare.

  3. Klicka på Byt konto i menyn.

    Ett överliggande fönster visar listan över delade användarkonton.  Välj tjänstkontot och klicka på OK.

    Växla konton

  4. Användarvyn uppdateras för att visa gränssnittet för tjänstkontot.

    • Detta kan identifieras med den blå bannern.

    Gå till sidan Skicka och skicka ett avtal till dig själv.

    • Observera att alla mallar som är direkt tilldelade gruppen som tjänstkontot finns i är tillgängliga för sändning.
    Delat användarkonto

  5. E-postmeddelandet du får formateras korrekt för att visa tjänstkontots namn och e-postadress.

    E-postadress för proxy

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?