Användarhandbok Avbryt

Skapa tjänstkonton för att skicka avtal under en funktionell enhet

Sök

Senast uppdaterad den 23 jan. 2024

Adobe Sign

Öppna appen

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Översikt av Admin Console
Användarhantering
1. Lägg till en användare
2. Skapa användare i bulk
3. Lägg till användare från din katalog
4. Lägg till användare från MS Azure Active Directory
5. Skapa funktionsfokuserade användare
  1. Tekniska konton - API-drivna
  2. Tjänstkonton - manuellt drivna
6. Sök efter användare med etableringsfel
7. Ändra namn/e-postadress
8. Redigera en användares gruppmedlemskap
9. Redigera en användares gruppmedlemskap via gruppgränssnittet
10. Uppgradera en användare till en administratörsroll
11. Användaridentitetstyper och SSO
12. Byt användaridentitet
13. Autentisera användare med MS Azure
14. Autentisera användare med Google-federation
15. Produktprofiler
16. Inloggningsupplevelse
Konto-/gruppinställningar
1. Inställningsöversikt
2. Globala inställningar
  1. Kontonivå och ID
  2. Arbetsflöden för självsignering
  3. Massutskick
  4. Webbformulär
  5. Anpassat arbetsflöde för utskick
  6. Power Automate-arbetsflöden
  7. Biblioteksdokument
  8. Samla formulärdata med avtal
  9. Begränsad dokumentsynlighet
  10. Bifoga en PDF-kopia av det signerade avtalet
  11. Inkludera en länk i e-postmeddelandet
  12. Inkludera en bild i e-postmeddelandet
  13. Filer som bifogas i e-post namnges som
  14. Bifoga granskningsrapporter till dokument
  15. Sammanfoga flera dokument till ett
  16. Ladda upp ett signerat dokument
  17. Delegering för användare i mitt konto
  18. Tillåt att externa mottagare delegerar
  19. Behörighet att signera
  20. Behörighet att skicka
  21. Behörighet att lägga till elektroniska stämplar
  22. Ange standardtidszon
  23. Ange standarddatumformat
  24. Användare i flera grupper (UMG)
    1. Uppgradera för att använda UMG
  25. Behörigheter för gruppadministratörer
  26. Ersätt mottagare
  27. Granskningsrapport
    1. Översikt
    2. Tillåt icke-autentiserad åtkomst på sidan för transaktionsverifiering
    3. Inkludera påminnelser
    4. Inkludera visningshändelser
    5. Inkludera antal avtalssidor/bilagor
  28. I produktmeddelanden och -vägledning
  29. Åtkomliga PDF-filer
  30. Ny författarupplevelse
  31. Hälsovårdskund
3. Kontoinställning
  1. Lägg till logotyp
  2. Anpassa företagets värdnamn/URL
  3. Lägg till företagsnamn
  4. URL för omdirigering efter avtal
4. Signaturinställningar
  1. Väl formaterade signaturer
  2. Tillåt mottagare att signera efter
  3. Signerare får inte ändra sitt namn
  4. Tillåt att mottagare kan använda sin sparade signatur
  5. Anpassade användningsvillkor och konsumentsekretess
  6. Navigera mottagare genom formulärfält
  7. Avböj att signera
  8. Tillåt stämpelarbetsflöden
  9. Kräv att signerare tillhandahåller sin titel eller sitt företag
  10. Tillåt att signerare skriver ut och gör en skriftlig signatur
  11. Visa meddelanden vid e-signering
  12. Kräv att signerare gör signaturer och initialer med en mobil enhet
  13. Begär IP-adress av undertecknare
  14. Exkludera företagsnamn och titel från deltagandestämplar
5. Digitala signaturer
  1. Översikt
  2. Hämta och signera med Acrobat
  3. Signera med molnsignaturer
  4. Inkludera metadata för identitetsleverantörer
  5. Begränsade leverantörer av molnsignaturer
6. Elektroniska sigill
7. Digital identitet
  1. Digital Identity Gateway
  2. Princip för identitetskontroll
8. Rapportinställningar
  1. Ny rapporteringsupplevelse
  2. Klassiska rapporteringsinställningar
9. Säkerhetsinställningar
  1. Inställningar för enkel inloggning
  2. Inställningar för Kom ihåg mig
  3. Policy för inloggningslösenord
  4. Styrka för inloggningslösenord
  5. Webbsessionens varaktighet
  6. Typ av PDF-kryptering
  7. API
  8. Informationsåtkomst för användare och grupper
  9. Tillåtna IP-intervall
  10. Kontodelning
  11. Behörigheter för kontodelning
  12. Delningskontroller för avtal
  13. Verifiering av signeraridentitet
  14. Signeringslösenord för avtal
  15. Dokumentlösenordets styrka
  16. Blockera signerare efter geolokalisering
  17. Telefonautentisering
  18. Kunskapsbaserad autentisering (KBA)
  19. Tillåt sidextrahering
  20. Dokumentlänkens förfallotid
  21. Överför ett klientcertifikat för webhookar/återanrop
  22. Tidsstämpel
10. Skicka-inställningar
  1. Visa sidan Skicka efter inloggning
  2. Kräv mottagarnamn för att skicka
  3. Lås namnvärden för kända användare
  4. Tillåtna mottagarroller
  5. Mottagargrupper
  6. Obligatoriska fält
  7. Bifoga dokument
  8. Förenkla fält
  9. Ändra avtal
  10. Avtalsnamn
  11. Språk
  12. Privata meddelanden
  13. Tillåtna signaturtyper
  14. Påminnelser
  15. Lösenordsskydd för signerade dokument
  16. Skicka avtalsmeddelande via
  17. Alternativ för identifiering av signerare
    1. Översikt
    2. Signeringslösenord
    3. Engångslösenord via e-post
    4. Acrobat Sign-autentisering
    5. Telefonautentisering
    6. Molnbaserad digital signatur
    7. Kunskapsbaserad autentisering
    8. Myndighets-ID
    9. Rapporter över signeraridentitet
  18. Innehållsskydd
  19. Aktivera Notarize-transaktioner
  20. Förfallotid för dokument
  21. Förhandsgranska, placera signaturer och lägg till fält
  22. Signeringsordning
  23. Liquid Mode
  24. Anpassade arbetsflödeskontroller
  25. Uppladdningsalternativ för e-signeringssidan
  26. Bekräftelseadress för omdirigering efter signering
11. Meddelandemallar
12. Bioläkemedelsinställningar
  1. Översikt
  2. Kräv identitetsautentisering
  3. Anledningar till signering
13. Arbetsflödesintegrering
14. Attesteringsinställningar
15. Betalningsintegrering
16. Signerarmeddelanden
17. SAML-inställningar
  1. SAML-konfiguration
  2. Installera Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Installera Okta
  4. Installera OneLogin
  5. Installera Oracle Identity Federation
18. Datastyrning
19. Inställningar för tidsstämpling
20. Externt arkiv
21. Kontospråk
22. E-postinställningar
  1. Sidhuvuds- och sidfotsbilder för e-post
  2. Tillåt sidfötter för enskilda användares e-postmeddelanden
  3. Anpassa e-postmeddelandet med begäran om signatur
  4. Anpassa fälten Till och Kopia
  5. Aktivera meddelanden utan länkar
  6. Anpassa e-postmallar
23. Migrera från echosign.com till adobesign.com
24. Konfigurera alternativ för mottagare
Riktlinjer för lagstadgade krav
1. Tillgänglighet
2. HIPAA
3. GDPR
4. 21 CFR del 11 och EudraLex bilaga 11
5. Hälsovårdskunder
6. Stöd för IVES
7. Säkrade avtal
8. Överväganden mellan EU och Storbritannien
Hämta flera avtal samtidigt
Gör anspråk på din domän
Länkar för att rapportera missbruk

Skicka, signera och hantera avtal

Mottagaralternativ
1. Avbryta en e-postpåminnelse
2. Alternativ på e-signeringssidan
Skicka avtal
Redigera in fält i dokument
1. Redigeringsmiljö i appen
2. Skapa formulär och texttaggar
3. Skapa formulär med Acrobat (AcroForms)
  1. Skapa AcroForm
  2. Skapa tillgängliga PDF-filer
4. Fält
5. Vanliga frågor om redigering
Signera avtal
Hantera avtal
Granskningsrapport
Rapportering och dataexporter
1. Översikt
2. Bevilja användare åtkomst till rapportering
3. Rapportdiagram
4. Dataexport
5. Byt namn på en rapport/export
6. Duplicera en rapport/export
7. Schemalägg en rapport/export
8. Ta bort en rapport/export
9. Kontrollera transaktionsanvändning

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Webbformulär
Återanvändbara mallar (Biblioteksmallar)
Överför ägarskap av webbformulär och biblioteksmallar
Power Automate-arbetsflöden
1. Översikt över Power Automate-integreringen och inkluderade rättigheter
2. Aktivera Power Automate-integreringen
3. Åtgärder i kontexten på sidan Hantera
4. Spåra Power Automate-användningen
5. Skapa ett nytt flöde (Exempel)
6. Utlösare som används för flöden
7. Importera flöden från utanför Acrobat Sign
8. Hantera flöden
9. Redigera flöden
10. Dela flöden
11. Inaktivera eller aktivera flöden
12. Ta bort flöden
13. Användbara mallar
  1. Endast administratör
  2. Avtalsarkivering
    1. Spara dina slutförda dokument i SharePoint
    2. Spara dina färdiga dokument på OneDrive för företag
    3. Spara alla slutförda dokument på Google Drive
    4. Spara alla slutförda dokument i DropBox
    5. Spara slutförda dokument i Box
  3. Arkivering av webbformuläravtal
    1. Spara slutförda webbformulärdokument i SharePoint-biblioteket
    2. Spara slutförda webbformulärdokument i OneDrive för företag
    3. Spara dina slutförda dokument i Google Drive
    4. Spara slutförda webbformulärdokument i Box
  4. Dataextrahering av avtal
    1. Extrahera formulärfältdata från ditt signerade dokument och uppdatera Excel-blad
  5. Avtalsmeddelanden
    1. Skicka anpassade e-postmeddelanden med avtalsinnehållet och det signerade avtalet
    2. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i en Teams-kanal
    3. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Slack
    4. Få Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Webex
  6. Avtalsgenerering
    1. Generera dokument från Power App-formulär och Word-mall, skicka för signering
    2. Generera avtal från en Word-mall i OneDrive och hämta signaturen
    3. Generera avtal för vald Excel-rad, skicka för granskning och signering
Anpassat arbetsflöde för sändning
Dela användare och avtal
1. Dela en användare
2. Dela avtal

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning

Adobe Acrobat Sign-tjänstkonton

Tjänstkonton är ett sätt att göra det möjligt för användare på ett storföretagskonto att skicka avtal under behörigheten för ett användar-ID som uttryckligen har genererats för det ändamålet (till skillnad från att använda sitt personliga användar-ID).

Ett tjänstkonto kan till exempel skapas för att skicka juridiska dokument. Användarprofilen kan utformas så att den innehåller ett funktionellt namn och en e-postadress som identifierar den juridiska avdelningen och inte en enskild avsändare. Alla användare som behöver skicka sekretessavtal (till exempel) kan växla till det juridiska tjänstkontot och skicka under den profilen, vilket ger transaktionen ett mer konsekvent och auktoritativt utseende. Dessutom kan avtal av en viss typ begränsas till tjänstkontots grupp, vilket begränsar alla avtal av en funktionell typ till den användaren i stället för att distribueras över hela användarbasen.

Tjänstkonton är tillgängliga för företagskunder som har aktiverat avancerad delning och hanterar sina konton via Adobe Admin Console.

Obs!

Processen nedan beskriver användningen av Tjänstkonton som användarna kommer åt manuellt från Acrobat Sign-miljön. Organisationer som vill aktivera API:t för att skicka avtal på uppdrag av en centraliserad parts räkning bör läsa dokumentationen om tekniska konton för API:t.

Förutsättningar

Om du vill aktivera ett tjänstkonto måste ditt Acrobat Sign-konto:

Ha tjänsten ETLA på storföretagsnivå
Hantera användare i Adobe Admin Console*
Aktivera Avancerad kontodelning med Sändningsbehörigheter aktiverade.
- Användare i flera grupper (rekommenderas starkt).

* En anteckning i Adobe Admin Console

Adobe Admin Console tillhandahåller ett ramverk för användarhantering och licenstilldelning. De flesta kunder har endast en Admin Console.

Vissa kunder med komplexa användar-/licensieringskrav kan dock ha flera stycken Admin Console, vilket kan bli förvirrande i en process som att skapa tjänstkonton, där ett Admin Console kan styra den federerade användarhanteringen och ett annat hanterar Acrobat Sign-licensieringen.

Om du vet att du har flera konton eller är osäker läser du följande:

Svårigheten med flera stycken Admin Console är att se till att du är i rätt konsol för de åtgärder du försöker utföra.

Så här avgör du om du har flera stycken Admin Console:

1. Logga in på Admin Console.

2. Klicka på organisationens namn i det övre högra hörnet av konsolen.

Om du har en listruta med flera organisationer har du flera stycken Admin Console.

Listruta med organisationer för Admin Console

Om du bara har en Admin Console, skapas och licensieras användare i samma organisation, och du behöver inte tänka på att växla mellan konsoler.

Om du har flera stycken Admin Console ska du ägna en stund åt att fastställa vilken organisation som hanterar skapandet av federerade användare och vilken som styr etableringen av Acrobat Sign-licenser.

Företag med flera stycken Admin Console kan driftsätta Acrobat Sign från mer än en. Du måste identifiera rätt Admin Console där du vill upprätta tjänstkontot.

Du bör inspektera varje organisation för att avgöra vilken som ska innehålla tjänstkontot.

Klicka på organisationen.
Klicka på Produkter i den översta listen med alternativ.
Leta efter produktkortet Adobe Sign – storföretag

I det här dokumentet kallar vi det din Admin Console för licensiering. Detta är den organisation där ditt tjänstkonto skapas och hanteras.

Organisationer som använder federerad användarhantering måste ta bort synkroniseringen för den federerade lösningen för att skapa tjänstkontot utanför den federerade miljön.

För att göra detta måste du inspektera varje organisation för att hitta den som kontrollerar de domäner som aktiverar den federerade betrodda relationen. Flera stycken Admin Console kan lita på en domän, men endast en styr den aktivt.

Klicka på organisationen
Klicka på Inställningar i den översta listen med alternativ.
Klicka på Identitet i den vänstra listen med alternativ.
Om det finns kataloger där Typen listas som Federated ID och Statusen är Betrodd klickar du på raden där katalogen är placerad för att visa den ägande organisationen.

Den Ägande organisation är rätt Admin Console för att hantera synkroniseringskontrollerna för ditt Federated ID.

Ett e-postmeddelande skickas till konsoladministratören om du för närvarande inte har åtkomst.

Om Typen är Federated ID och Statusen är Aktiv, klickar du på katalogens Namn för att öppna kataloginställningarna.

På inställningssidan klickar du på fliken Synkronisera , som öppnar information om IDP-synkronisering.

I det här dokumentet kallar vi det din Federerad Admin Console för synkronisering.

Kataloginställningar – fliken Synkronisera

Obs!

Om du inte ser fliken Synkronisera kan kontot ha en Global Admin Console som du inte har åtkomst till.

Du måste kontakta de interna Adobe-administratörerna för att få åtkomst.

Organisationer som

använder verktyget för användarsynkronisering (UST) för att automatiskt synkronisera användare mellan Adobe och deras Active Directory
tillåter inte att användare läggs till eller skapas manuellt i Acrobat Sign

måste skapa en undantagsgrupp för alla användar-ID:n för tjänstkontot. Alla användar-ID:n för tjänstkontot måste skapas i den här undantagna gruppen för att säkerställa att de inte inaktiveras och att licensen inte tas bort vid automatisk användarsynkronisering.

Undantagsgruppen måste konfigureras som undantagen från synkronisering i UST-konfigurationen.

I de fall där Adobe är värd för UST på uppdrag av kundorganisationens räkning måste kundadministratören meddela Gruppnamnet till sin Success Manager, Technical Account Manager eller kontorepresentant så att de kan arbeta med Adobe Customer Solutions-teamet för att säkerställa att den här gruppen är undantagen från synkroniseringen.

Översikt

Att skapa ett tjänstkonto är en flerstegsprocess som kräver åtkomst på administratörsnivå till Adobe Acrobat Console och administratörsbehörighet på kontonivå i Acrobat Sign.

Processen kräver att administratören:

(Valfritt) Skapa en ny grupp i Acrobat Sign-systemet.
- Om du skapar en dedikerad grupp för tjänstkontot kan konfigurationen av avtalsegenskaperna vara för strikt eller skilja sig från andra gruppkonfigurationer.
Skapa ett nytt tjänstkonto i Adobe Admin Console.
- Detta skapar ett tjänstkonto som andra användare kan växla till (via avancerad kontodelning) och skicka avtal.
Dela tjänstkontots konto med de användare och grupper som ska få använda tjänstkontot.
- Om du delar tjänstkontot med andra användare och grupper kan dessa användare växla till tjänstkontot och skapa nya avtal som skickas under den användar-ID-profilen.

Överväg att skapa en unik grupp i Acrobat Sign för programmet

Om du lägger till ett tjänstkonto i en unik grupp kan tjänstkontots funktion diktera parametrarna för sändning och signering för gruppen samt tillgängliga arbetsflöden, mallar och rapporteringsfunktioner.

I exemplet med ett tjänstkonto som är utformat för juridiska transaktioner kan koncernen definiera standardautentiseringskrav, utgångsdatum, automatiska kopiemottagarparter och bilageregler för PDF-filer. Alla dessa är troligen inte lämpliga för försäljningstransaktioner.

Genom att begränsa specifika biblioteksmallar till tjänstkontots grupp ser du dessutom till att alla avtal där den mallen används endast är kopplade till tjänstkontot och inte distribueras i din användarbas.

Så här skapar du en diskret grupp:

Logga in på Acrobat Sign som administratör på kontonivå.
Gå till fliken Grupper på administratörsmenyn.
Klicka på plustecknet för att skapa en ny grupp.
Ange ett intuitivt namn för gruppen (dvs. namnet på den funktion som tjänstkontot skapades för).
Spara gruppen.
(Valfritt) Öppna den nya gruppen och konfigurera standardinställningarna som behövs för den typ av avtal som ska skickas.
1. Välj den nya gruppen i listan med grupper så att åtgärdsfältet visas högst upp i listan.
2. Klicka på åtgärden Gruppinställningar för att öppna konfigurationen på gruppnivå.

Obs!

Om din organisation

använder verktyget för användarsynkronisering (UST) för att automatiskt synkronisera användare mellan Adobe och Active Directory
inte tillåter att användare läggs till eller skapas manuellt i Acrobat Sign

måste du skapa en undantagsgrupp som blir den primära gruppen för alla användar-ID:n för tjänstkontot.

Namnet på gruppen läggs till i UST-konfigurationen för att säkerställa att synkroniseringsprocessen inte påverkar användar-ID:na, vilket gör att de inaktiveras eller att deras rättigheter tas bort.

Skapa det nya tjänstkontot

Obs!

Innan du skapar det nya tjänstkontot måste du identifiera en e-postadress som kan användas för inkommande svar/frågor från mottagarna. (t.ex. legal_agreements@my_domain.dom)

Så här skapar du det nya tjänstkontot:

Logga in på (federerad synkronisering) Admin Console som administratör.
Gå till: Inställningar → Identitet

Välj en katalog för att skapa den nya användaren.
Klicka på fliken Synkronisera .
Klicka på Gå till Inställningar
Klicka på Aktivera redigering.

När redigering är aktiverad kan endast användardata i Admin Console redigeras i Adobe Admin Console. Din IdP uppdateras inte med ändringarna.

Obs!

Redigering är endast aktiverad i en timme eller tills den inaktiveras manuellt.
Logga in på Admin Console för licensiering (om du arbetar med flera Admin Console).
Gå till: Användare → Lägg till användare.
Konfigurera ditt nya tjänstkonto med:
- E-postadress eller användarnamn: använd den e-postadress du vill använda för att hämta svar på e-postmeddelanden från mottagarna.
- ID-typ: Federated ID
- För-/efternamn: detta värde används i Acrobat Sign-systemet och visas i granskningsrapporten. Använd ett värde som ger sammanhang. t.ex.: juridisk avdelning
- SSO-användarnamn: använd samma e-postvärde.
- Land/region: välj land eller region för ditt företag.
- Markera Acrobat Sign-produktprofilen.
- Ställ in användarrollen på Användare.
Klicka på Spara när det är klart.
Logga in på den Federerade Admin Console för synkronisering igen för att aktivera synkronisering av dina IdP-data.
Gå tillbaka till Inställningar → Identitet → {Directory} → Synkronisera → Gå till Inställningar.

Klicka på Inaktivera redigering för att återaktivera synkronisering av data med din IdP.
Ditt nya tjänstkonto skapas automatiskt i Acrobat Sign-systemet.

Dela tjänstkontot med de grupper eller användare som har behörighet att använda tjänstkontot

När du skapar en delning till en grupp upprättas en delningsanslutning med alla användare i gruppen, vilket gör att gruppens användare kan växla till gränssnittet Tjänstkonto och skapa avtal.

Om du delar direkt till en användare upprättas en anslutning till just den användaren.

Logga in på Acrobat Sign som en kontoadministratör.
Gå till fliken Användare i administratörsmenyn.
Klicka på tjänstkontot i användarlistan och klicka sedan på Redigera användarinformation från åtgärderna högst upp i listan.
Klicka på Delningsstatus i listmenyn till vänster.
- Se till att fliken Användarens konto delas med är markerad.
- Välj plusikonen för att skapa en ny delningsrelation.
Välj gruppen eller användaren som du vill dela tjänstkontot med:
1. Klicka på ikonen med tre rader till höger om sökrutan.
2. Klicka på plusikonen bredvid gruppen eller användaren för att markera den.
  
  Enskilda användare kan läggas till genom att expandera en grupp och sedan välja en enskild användare från den gruppen.
3. Aktivera Skicka under alternativet Ytterligare behörighet utöver visning.
4. Klicka på Spara.

Testa ditt nya tjänstkonto

Så här testar du att dina användare har åtkomst till tjänstkontot:

Logga in på vilken användare som helst som tjänstkontot har delat sitt konto med.
Välj ditt namn i det övre högra hörnet för att visa undermenyn för användare.
Klicka på Byt konto i menyn.

Ett överliggande fönster visar listan över delade användarkonton. Välj tjänstkontot och klicka på OK.
Användarvyn uppdateras för att visa gränssnittet för tjänstkontot.
- Detta kan identifieras med den blå bannern.
Gå till sidan Skicka och skicka ett avtal till dig själv.
- Observera att alla mallar som är direkt tilldelade gruppen som tjänstkontot finns i är tillgängliga för sändning.
E-postmeddelandet du får formateras korrekt för att visa tjänstkontots namn och e-postadress.