Användarhandbok Avbryt

Skapa ett arkiv för dina avtal

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Skicka, signera och hantera avtal

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning


Upprätta ett externt arkiv

Administratörer kan konfigurera funktionen Externt arkiv i Adobe Acrobat Sign för att automatiskt leverera en kopia av e-postmeddelandet Signerad och arkiverad för varje slutfört avtal till ytterligare en e-postadress. Denna automatiska kopia innehåller alltid den undertecknade PDF-filen med avtalet, PDF-filen med granskningsrapporten och fältdata-CSV (om sådan finns), oavsett konto-/gruppinställningar som styr om dessa dokument ska bifogas.

Det externa arkivet kan konfigureras på konto- och gruppnivå, med gruppnivåinställningar som åsidosätter kontoinställningarna. Konton som utnyttjar Användare i flera grupper kan på ett effektivt sätt använda konfigurationen på gruppnivå när grupper används för att definiera specifika dokumentarbetsflöden. (En juridisk grupp kan till exempel inkludera sin juridiska avdelning i alla slutförda avtal och ta bort alla allmänna arkivadresser som kan konfigureras på kontonivån.)

Konfigurationen av arkivet kräver endast att en giltig e-postadress anges i inmatningsfältet Skicka en extra kopia av alla signerade avtal i fliken Globala inställningar på administratörsmenyn. Alla adresser kan användas, inklusive tredjepartsprogram som accepterar ett inkommande e-postmeddelande. 

Fliken Externt arkiv innehåller instruktioner om hur du hittar den inkommande e-postadressen för programmen Box och Evernote som kan användas för att överföra avtalen till dessa program.

Obs!

Användare med konton på enskild nivå har inte åtkomst till menyfliken Globala inställningar. För Enskild tjänstenivå finns inmatningsfältet Skicka en extra kopia av varje avtal på sidan Externt arkiv.

Lägg till e-post i gränssnittet i det externa arkivet

  1. Logga in som administratör och gå till Kontoinställningar > Globala inställningar > Skicka en extra kopia av alla signerade avtal till de här e-postadresserna

  2. Välj knappen Lägg till e-postadress.

    Gå till de externa arkivkontrollerna

    Användare med enskilda konton måste gå till fliken Externt arkiv:

    Gå till de externa arkivkontrollerna för enskilda användarkonton

  3. Ett överliggande fönster öppnas för att acceptera e-postadressen för arkivet.

    Ange e-postadressen två gånger (för att säkerställa att värdet är korrekt).

    Spara e-postadressen.

    Acceptera kontrollen

    Obs!

    Om domänen för arkivets e-post är ny för kontot utfärdas en kontroll för att verifiera att arkivets e-postadress är korrekt.

    Var noga med att e-postadressen för ditt arkiv är korrekt. Du vill inte skicka automatiskt en kopia av varje avtal till fel person.

    Ange arkivets e-postadress adress

  4. Klicka på Spara.

  5. E-postadressen lagras som ett separat objekt i e-postfältet.

    • Det går att spara upp till 15 adresser.
    • Om du väljer X till höger om en e-postadress tas e-postadressen bort från fältet.

    Lägg till alla e-postadresser som du vill ska få dokumentationen för det signerade avtalet automatiskt.

    Konfigurerad e-postadress för arkiv

  6. Välj Spara längst ned till höger i fönstret när alla e-postmeddelanden har lagts till för att spara konfigurationen.

    Spara konfigurationen

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?