Användarhandbok Avbryt

Begränsa dokumentsynlighet för avtalsdeltagare

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Skicka, signera och hantera avtal

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning

Översikt

Med inställningarna för Begränsad dokumentvisibilitet (LDV) kan ett avtal innehålla flera filer som är selektivt synliga för mottagarna beroende på vilka inställningar som är aktiverade och hur avtalet är konfigurerat.

Exempel på användningsområden är:

  • Försäljningsavtal som kräver intern översyn eller godkännande innan de skickas till kunden.
  • Dokumentation för nyanställda ska skickas efter att offertbrevet har accepterats.
  • HR-dokument som kräver intern behandling utanför den ursprungliga undertecknarens räckvidd.

Här är en snabb video som visar användning på avancerad nivå:

Tillgänglighet:

Begränsad dokumentsynlighet är endast tillgänglig för licensplanen för storföretag.

Konfigurationsomfattning:

LDV kan aktiveras på konto- och gruppnivå.

Så här fungerar dokumentsynlighet

LDV-regler kan aktiveras på konto- och gruppnivå.

LDV-regler visar bara det filinnehåll som uttryckligen har tilldelats en viss mottagare.

Filinnehåll tilldelas en mottagare genom att minst ett fält tilldelas mottagaren.

  • LDV är filbaserad, inte sidbaserad. Om en fil har 40 sidor och mottagaren har ett fält på en sida, kan mottagaren se alla 40 sidor i filen.
  • Om filen inte innehåller några fält för mottagaren kommer hela filen att exkluderas från mottagarens vy.
  • Om det finns fyra filer och mottagaren behöver se alla fyra måste minst ett fält användas på en av sidorna i varje fil.
  • Om kontroll på sidnivå krävs måste filen delas upp i enskilda filer där varje fil innehåller en sida.
Exempel på LDV

I exemplet till höger finns det två signerare och två dokument i ett avtal.

Signerare 1 ser båda dokumenten eftersom det finns ett fält tilldelat i båda dokumenten (fält 1 och fält 2)

Signerare 2 ser bara dokument 2 eftersom hen inte har ett tilldelat fält i dokument 1. 

  • Dokument 2 är synligt eftersom fält 3 har tilldelats signerare 2.
Obs!

Det finns två förutsättningar för LDV-regler:

  • Det måste finnas fler än en mottagare
    • Mottagarna inkluderar användare som lagts till i signatur-/godkännandeprocessen
    • Kopiemottagare räknas inte som mottagare.    
  • Det måste finnas fler än en fil i avtalet
    • Filer är de bilagor som används för att skapa avtalet (.doc, .xls, .pdf, .png osv.)

Om något av ovanstående krav inte är uppfyllt, upphör regler för LDV att gälla för det avtalet.

Konfiguration

Kontrollerna för den här funktionen kan bedömas genom att navigera till Globala inställningar > Begränsad dokumentsynlighet

Fliken Globala inställningar som visar LDV-kontrollerna.

Undertecknare ser endast filer som innehåller signaturer, initialer eller datainmatningsfält som tilldelats dem är den rotkontroll som möjliggör LDV-upplevelsen och uppsättningen underordnade kontroller. Om denna kontroll är inaktiverad, är LDV som helhet inaktiverad i mottagarupplevelsen.

Alla mottagare och kopiemottagare ser alla filer hela tiden.

LDV är inaktiverat

Deltagare

Under signeringsprocessen

När avtalet har slutförts

Avsändare

Alla dokument

Alla dokument

Interna mottagare

Alla dokument

Alla dokument

Externa mottagare

Alla dokument

Alla dokument

Intern kopia

Alla dokument

Alla dokument

Extern kopia

Alla dokument

Alla dokument

Extern arkivmottagare

Ej tillämpligt

Alla dokument

Efter aktivering av rot LDV-kontrollen finns det ytterligare tre konfigurationer för att styra synligheten beroende på vilken upplevelse du föredrar:

Använda LDV med REST API v6

Avsändaren kan använda REST API v6 för att uttryckligen bevilja dokumentsynlighet.

REST API v6-anrop ignorerar alla inställningar för dokumentsynlighet i användargränssnittet, eftersom API-anropet åsidosätter inställningar på konto-/gruppnivå.

Det enda överförda beteendet är att avsändaren måste ange en dokumentetikett om ett formulärfält anges för en viss mottagare. 

Bra att veta

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?