Användarhandbok Avbryt

Översikt och konfiguration för anpassade arbetsflöden för sändning

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

  1. Förhandsversionsinformation
  2. Versionsinformation
  3. Viktiga meddelanden

Kom igång

  1. Snabbstartsguide för administratörer
  2. Snabbstartsguide för användare
  3. För utvecklare
  4. Videosjälvstudiebibliotek
  5. Vanliga frågor och svar

Administrera

  1. Översikt av Admin Console
  2. Användarhantering
    1. Lägg till en användare
    2. Skapa användare i bulk
    3. Lägg till användare från din katalog
    4. Lägg till användare från MS Azure Active Directory
    5. Skapa funktionsfokuserade användare
      1. Tekniska konton - API-drivna
      2. Tjänstkonton - manuellt drivna
    6. Sök efter användare med etableringsfel
    7. Ändra namn/e-postadress
    8. Redigera en användares gruppmedlemskap
    9. Redigera en användares gruppmedlemskap via gruppgränssnittet
    10. Uppgradera en användare till en administratörsroll
    11. Användaridentitetstyper och SSO
    12. Byt användaridentitet
    13. Autentisera användare med MS Azure
    14. Autentisera användare med Google-federation
    15. Produktprofiler
    16. Inloggningsupplevelse
  3. Konto-/gruppinställningar
    1. Inställningsöversikt
    2. Globala inställningar
      1. Kontonivå och ID
      2. Arbetsflöden för självsignering
      3. Massutskick
      4. Webbformulär
      5. Anpassat arbetsflöde för utskick
      6. Power Automate-arbetsflöden
      7. Biblioteksdokument
      8. Samla formulärdata med avtal
      9. Begränsad dokumentsynlighet
      10. Bifoga en PDF-kopia av det signerade avtalet
      11. Inkludera en länk i e-postmeddelandet
      12. Inkludera en bild i e-postmeddelandet
      13. Filer som bifogas i e-post namnges som
      14. Bifoga granskningsrapporter till dokument
      15. Sammanfoga flera dokument till ett
      16. Ladda upp ett signerat dokument
      17. Delegering för användare i mitt konto
      18. Tillåt att externa mottagare delegerar
      19. Behörighet att signera
      20. Behörighet att skicka
      21. Behörighet att lägga till elektroniska stämplar
      22. Ange standardtidszon
      23. Ange standarddatumformat
      24. Användare i flera grupper (UMG)
        1. Uppgradera för att använda UMG
      25. Behörigheter för gruppadministratörer
      26. Ersätt mottagare
      27. Granskningsrapport
        1. Översikt
        2. Tillåt icke-autentiserad åtkomst på sidan för transaktionsverifiering
        3. Inkludera påminnelser
        4. Inkludera visningshändelser
        5. Inkludera antal avtalssidor/bilagor
      28. I produktmeddelanden och -vägledning
      29. Åtkomliga PDF-filer
      30. Ny författarupplevelse
      31. Hälsovårdskund
    3. Kontoinställning
      1. Lägg till logotyp
      2. Anpassa företagets värdnamn/URL    
      3. Lägg till företagsnamn
    4. Signaturinställningar
      1. Väl formaterade signaturer
      2. Tillåt mottagare att signera efter
      3. Signerare får inte ändra sitt namn
      4. Tillåt att mottagare kan använda sin sparade signatur
      5. Anpassade användningsvillkor och konsumentsekretess
      6. Navigera mottagare genom formulärfält
      7. Avböj att signera
      8. Tillåt stämpelarbetsflöden
      9. Kräv att signerare tillhandahåller sin titel eller sitt företag
      10. Tillåt att signerare skriver ut och gör en skriftlig signatur
      11. Visa meddelanden vid e-signering
      12. Kräv att signerare gör signaturer och initialer med en mobil enhet
      13. Begär IP-adress av undertecknare
      14. Exkludera företagsnamn och titel från deltagandestämplar
    5. Digitala signaturer
      1. Översikt
      2. Hämta och signera med Acrobat
      3. Signera med molnsignaturer
      4. Inkludera metadata för identitetsleverantörer
      5. Begränsade leverantörer av molnsignaturer
    6. Elektroniska sigill
    7. Digital identitet
      1. Digital Identity Gateway
      2. Princip för identitetskontroll
    8. Rapportinställningar
      1. Ny rapporteringsupplevelse
      2. Klassiska rapporteringsinställningar
    9. Säkerhetsinställningar
      1. Inställningar för enkel inloggning
      2. Inställningar för Kom ihåg mig
      3. Policy för inloggningslösenord
      4. Styrka för inloggningslösenord
      5. Webbsessionens varaktighet
      6. Typ av PDF-kryptering
      7. API
      8. Informationsåtkomst för användare och grupper
      9. Tillåtna IP-intervall
      10. Kontodelning
      11. Behörigheter för kontodelning
      12. Delningskontroller för avtal
      13. Verifiering av signeraridentitet
      14. Signeringslösenord för avtal
      15. Dokumentlösenordets styrka
      16. Blockera signerare efter geolokalisering
      17. Telefonautentisering
      18. Kunskapsbaserad autentisering (KBA)
      19. Tillåt sidextrahering
      20. Dokumentlänkens förfallotid
      21. Överför ett klientcertifikat för webhookar/återanrop
      22. Tidsstämpel
    10. Skicka-inställningar
      1. Visa sidan Skicka efter inloggning
      2. Kräv mottagarnamn för att skicka
      3. Lås namnvärden för kända användare
      4. Tillåtna mottagarroller
      5. Mottagargrupper
      6. Obligatoriska fält
      7. Bifoga dokument
      8. Förenkla fält
      9. Ändra avtal
      10. Avtalsnamn
      11. Språk
      12. Privata meddelanden
      13. Tillåtna signaturtyper
      14. Påminnelser
      15. Lösenordsskydd för signerade dokument
      16. Alternativ för identifiering av signerare
        1. Översikt
        2. Signeringslösenord
        3. Engångslösenord via e-post
        4. Acrobat Sign-autentisering
        5. Telefonautentisering
        6. Molnbaserad digital signatur
        7. Kunskapsbaserad autentisering
        8. Myndighets-ID
        9. Rapporter över signeraridentitet
      17. Innehållsskydd
      18. Aktivera Notarize-transaktioner
      19. Förfallotid för dokument
      20. Förhandsgranska, placera signaturer och lägg till fält
      21. Signeringsordning
      22. Liquid Mode
      23. Anpassade arbetsflödeskontroller
      24. Uppladdningsalternativ för e-signeringssidan
      25. Bekräftelseadress för omdirigering efter signering
    11. Meddelandemallar
    12. Bioläkemedelsinställningar
      1. Översikt
      2. Kräv identitetsautentisering
      3. Anledningar till signering
    13. Arbetsflödesintegrering
    14. Attesteringsinställningar
    15. Betalningsintegrering
    16. Signerarmeddelanden
    17. SAML-inställningar
      1. SAML-konfiguration
      2. Installera Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installera Okta
      4. Installera OneLogin
      5. Installera Oracle Identity Federation
    18. Datastyrning
    19. Inställningar för tidsstämpling
    20. Externt arkiv
    21. Kontospråk
    22. E-postinställningar
      1. Sidhuvuds- och sidfotsbilder för e-post
      2. Tillåt sidfötter för enskilda användares e-postmeddelanden
      3. Anpassa e-postmeddelandet med begäran om signatur
      4. Anpassa fälten Till och Kopia
      5. Anpassade e-postmallar
      6. Aktivera meddelanden utan länkar
    23. Migrera från echosign.com till adobesign.com
    24. Konfigurera alternativ för mottagare
  4. Riktlinjer för lagstadgade krav
    1. Tillgänglighet
      1. Tillgänglighetsefterlevnad
      2. Skapa tillgängliga formulär med Acrobat Desktop
      3. Skapa tillgängliga AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR-översikt
      2. Redigera bort en användare
      3. Redigera bort ett användaravtal    
    4. 21 CFR del 11 och EudraLex bilaga 11
      1. 21 CRF del 11 valideringspaket
      2. 21 CFR och EudraLex bilaga 11 handbok
      3. Analys av delade ansvar
    5. Hälsovårdskunder
    6. Stöd för IVES
    7. eOriginal-valv för pantbevis
    8. Överväganden mellan EU och Storbritannien
      1. Gränsöverskridande transaktioner och eIDAS mellan EU och Storbritannien
      2. HMLR-krav för elektroniskt signerade handlingar
      3. Brexits inverkan på lagstiftningen om e-signaturer i Storbritannien
  5. Hämta flera avtal samtidigt
  6. Gör anspråk på din domän

Skicka, signera och hantera avtal

  1. Mottagaralternativ
    1. Avbryta en e-postpåminnelse
    2. Alternativ på e-signeringssidan
      1. Översikt över e-signeringssidan
      2. Öppna för att läsa avtalet utan fält
      3. Avböj att signera ett avtal
      4. Delegera signeringsbehörighet
      5. Starta om avtalet
      6. Hämta en PDF-fil av avtalet
      7. Visa avtalshistoriken
      8. Visa avtalsmeddeladen
      9. Konvertera från en elektronisk till en skriftlig signatur
      10. Konvertera från en skriftlig till en elektronisk signatur 
      11. Navigera formulärfälten
      12. Rensa data från formulärfälten
      13. Förstoring och navigering av e-signeringssidan
      14. Ändra språket som används i avtalsverktygen och informationen
      15. Granska juridiska meddelanden
      16. Justera cookiepreferenser för Acrobat Sign
  2. Skicka avtal  
    1. Översikt över sidan Skicka
    2. Skicka ett avtal bara till dig själv
    3. Skicka ett avtal till andra
    4. Skriftliga signaturer
    5. Mottagarnas signeringsordning
    6. Massutskick
      1. Översikt över funktionen Massutskick
      2. Massutskick – manuella mottagare
      3. Massutskick – CSV-uppladdning
      4. Avbryt en Massutskickstransaktion
      5. Lägg till påminnelser till Massutskick
      6. Rapportering för Massutskick
  3. Redigera in fält i dokument
    1. Redigeringsmiljö i appen
      1. Identifiera fält automatiskt
      2. Dra och släpp fält med redigeringsmiljön
      3. Tilldela formulärfält till mottagare
      4. Förifyllningsrollen
      5. Tillämpa fält med en återanvändbar fältmall
      6. Överföra fält till en ny biblioteksmall
      7. Uppdaterad redigeringsmiljö när avtal skickas
    2. Skapa formulär och texttaggar
    3. Skapa formulär med Acrobat (AcroForms)
      1. Skapa AcroForm
      2. Skapa tillgängliga PDF-filer
    4. Fält
      1. Fälttyper
        1. Vanliga fälttyper
        2. Textbundna bilder
        3. Stämpelbilder
      2. Utseende på fältinnehåll
      3. Fältvalideringar
      4. Maskerade fältvärden
      5. Välj visa/dölj villkor
      6. Beräkningsfält 
    5. Vanliga frågor om redigering
  4. Signera avtal
    1. Signera avtal som har skickats till dig
    2. Fyll i och signera
    3. Självsignering
  5. Hantera avtal
    1. Översikt över sidan Hantera
    2. Delegera avtal
    3. Ersätt mottagare
    4. Begränsa dokumentsynlighet 
    5. Avbryta ett avtal 
    6. Skapa nya påminnelser
    7. Granska påminnelser
    8. Avbryta en påminnelse
    9. Fler åtgärder...
      1. Så här fungerar sökning
      2. Visa ett avtal
      3. Skapa en mall från ett avtal
      4. Dölja/visa avtal från vyn
      5. Överför signerat avtal
      6. Ändra filer och fält i ett skickat avtal
      7. Redigera en mottagares autentiseringsmetod
      8. Lägg till eller ändra ett förfallodatum
      9. Lägga till en anteckning i avtalet
      10. Dela ett enskilt avtal
      11. Sluta dela ett avtal
      12. Ladda ner ett enskilt avtal
      13. Hämta de enskilda filerna i ett avtal
      14. Hämta granskningsrapporten för ett avtal
      15. Hämta fältinnehållet i ett avtal
  6. Granskningsrapport
  7. Rapportering och dataexporter
    1. Översikt
    2. Bevilja användare åtkomst till rapportering
    3. Rapportdiagram
      1. Skapa en ny rapport
      2. Avtalsrapporter
      3. Transaktionsrapporter
      4. Aktivitetsrapport för inställningar
      5. Redigera en rapport
    4. Dataexport 
      1. Skapa en ny dataexport
      2. Redigera en dataexport
      3. Uppdatera innehållet för dataexport
      4. Hämta dataexporten
    5. Byt namn på en rapport/export
    6. Duplicera en rapport/export
    7. Schemalägg en rapport/export
    8. Ta bort en rapport/export
    9. Kontrollera transaktionsanvändning

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

  1. Webbformulär 
    1. Skapa ett webbformulär
    2. Redigera ett webbformulär
    3. Inaktivera/aktivera ett webbformulär
    4. Dölja/Visa ett webbformulär
    5. Hitta URL eller inbäddningskod 
    6. Förifyll webbformulärfält med URL-parametrar
    7. Spara ett webbformulär för att slutföra senare
    8. Ändra storlek på webbformulär
  2. Återanvändbara mallar (Biblioteksmallar) 
    1. Amerikanska myndighetsformulär i Acrobat Sign-biblioteket
    2. Skapa en biblioteksmall
    3. Ändra namn på en biblioteksmall
    4. Ändra typ på en biblioteksmall
    5. Ändra behörighetsnivån för en biblioteksmall
    6. Kopiera, redigera och spara en delad mall
    7. Hämta sammanställda fältdata för en biblioteksmall
  3. Överför ägarskap av webbformulär och biblioteksmallar
  4. Power Automate-arbetsflöden 
    1. Översikt över Power Automate-integreringen och inkluderade rättigheter
    2. Aktivera Power Automate-integreringen
    3. Spåra Power Automate-användningen
    4. Skapa ett nytt flöde (Exempel)
    5. Utlösare som används för flöden
    6. Importera flöden från utanför Acrobat Sign
    7. Hantera flöden
    8. Redigera flöden
    9. Dela flöden
    10. Inaktivera eller aktivera flöden
    11. Ta bort flöden
    12. Användbara mallar
      1. Endast administratör
        1. Spara alla slutförda dokument i SharePoint
        2. Spara alla slutförda dokument på OneDrive för företag
        3. Spara alla slutförda dokument på Google Drive
        4. Spara alla slutförda dokument i DropBox
        5. Spara alla slutförda dokument i Box
      2. Avtalsarkivering
        1. Spara dina slutförda dokument i SharePoint
        2. Spara dina färdiga dokument på OneDrive för företag
        3. Spara alla slutförda dokument på Google Drive
        4. Spara alla slutförda dokument i DropBox
        5. Spara slutförda dokument i Box
      3. Arkivering av webbformuläravtal
        1. Spara slutförda webbformulärdokument i SharePoint-biblioteket
        2. Spara slutförda webbformulärdokument i OneDrive för företag
        3. Spara dina slutförda dokument i Google Drive
        4. Spara slutförda webbformulärdokument i Box
      4. Dataextrahering av avtal
        1. Extrahera formulärfältdata från ditt signerade dokument och uppdatera Excel-blad
      5. Avtalsmeddelanden
        1. Skicka anpassade e-postmeddelanden med avtalsinnehållet och det signerade avtalet
        2. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i en Teams-kanal
        3. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Slack
        4. Få Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Webex
      6. Avtalsgenerering
        1. Generera dokument från Power App-formulär och Word-mall, skicka för signering
        2. Generera avtal från en Word-mall i OneDrive och hämta signaturen
        3. Generera avtal för vald Excel-rad, skicka för granskning och signering
  5. Anpassat arbetsflöde för sändning
    1. Översikt av anpassat arbetsflöde för sändning
    2. Skapa ett nytt arbetsflöde för sändning
    3. Redigera ett arbetsflöde för sändning
    4. Aktivera eller inaktivera ett arbetsflöde för sändning
    5. Skicka ett avtal med ett arbetsflöde för sändning
  6. Dela användare och avtal
    1. Dela en användare
    2. Dela avtal

Integrera med andra produkter

  1.  Översikt över Acrobat Sign-integreringar 
  2. Acrobat Sign för Salesforce
  3. Acrobat Sign för Microsoft
    1. Acrobat Sign för Microsoft 365
    2. Acrobat Sign för Outlook
    3. Acrobat Sign för Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign för Teams
    5. Acrobat Sign för Microsoft PowerApps och Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector för Microsoft Search
    7. Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign för Microsoft SharePoint 
  4. Övriga integreringar
    1. Acrobat Sign för ServiceNow
    2. Acrobat Sign för HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign för SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign för Workday
    5. Acrobat Sign för NetSuite
    6. Acrobat Sign för VeevaVault
    7. Acrobat Sign för Coupa BSM Suite
  5. Partnerhanterade integreringar
  6. Så skapar du en integreringsnyckel

Adobe Sign-utvecklare

  1. REST-API:er 
    1. Dokumentation av metoder
    2. SDK/Användarhandbok för utvecklare
    3. Vanliga frågor om API:er  
  2. Webhookar 
    1. Webhook-översikt
    2. Konfigurera en ny webhook
    3. Visa eller redigera en webhook
    4. Inaktivera eller återaktivera en webhook
    5. Ta bort en webhook
    6. Tvåvägs SSL-certifikat
    7. Webhookar i API:n

Support och felsökning

  1. Kundsupportresurser
  2. Storföretagsresurser för kundframgång

Översikt över anpassade arbetsflöden

Den anpassade arbetsflödesdesignern används för att skapa arbetsflödesmallar som fördefinierar avtalssammansättning och signeringsprocesser så att de passar dina specifika företagskrav. Användare kan utforma arbetsflödesmallar med ett intuitivt gränssnitt som gör det enkelt att ange deltagarnas egenskaper, inklusive fördefinierade namn, roller och routningar, de dokument som ska ingå i ett avtal, formulärfält som ska fyllas i på förhand av avsändaren, e-postdistribution till deltagarna, alternativ för avtalets förfallodatum eller lösenord, med mera.

Avsändare som använder en arbetsflödesmall vägleds genom processen för att skapa avtal med anpassade instruktioner och fält, vilket gör sändningsprocessen enklare och förhindrar att fel uppstår.

Beroende på konto-/gruppinställningarna kan alla användare få åtkomst till att skapa arbetsflöden för personligt bruk eller dela dem med sina grupper.

  • Administratörer kan skapa och dela mallar på gruppnivå.
    • Administratörer på kontonivå kan dela ett arbetsflöde i hela organisationen.
  • Användare som inte är administratörer kan få behörighet att utveckla sina egna arbetsflöden och eventuellt dela dem med de grupper de är medlemmar i.

Avtalets historik och granskningsrapport som skapats av arbetsflödet kan nås från sidan Hantera.

När avtalet bearbetas, kan du lägga till påminnelser och utföra andra avtalsrelaterade åtgärder

 När du har loggat in väljer du Arbetsflöden i huvudmenyn på startskärmen.

Signera/godkänna och hantera ett avtal som har genererats av arbetsflödet

Avtalet som genereras av arbetsflödesprocessen är exakt detsamma som alla andra avtal som har skickats via samma grupp.

Signerarna och godkännarna kan signera med hjälp av länken i e-postmeddelandet Signera/Godkänn eller via sidan Hantera om de är registrerade Acrobat Sign-användare på betrodda konton.

Avsändare har alla samma alternativ tillgängliga för att hantera avtalet från sidan Hantera.

I rapporter och dataexporter behandlas avtalet på samma sätt som andra manuellt skapade avtal.

Konfiguration

Tillgänglighet:

Miljön Anpassat arbetsflöde för sändning är endast tillgänglig för licensplanerna för storföretag.

Konfigurationsomfattning:

De kontroller som påverkar det Anpassade arbetsflödet för sändning kan nås på konto- och gruppnivå.

Genom att aktivera det senaste arbetsflödet kommer arbetsflödena närmare funktionerna i den manuella sändningsprocessen.

Funktioner som aktiveras med det här alternativet:

  • Förnybar sidlayout
  • Använda digitala signaturer för en eller flera av dina mottagare
  • Konfigurera mottagare för att använda premiumverifiering av identitet
  • Konfigurera mottagargrupper under sändningsprocessen
  • Bifoga dokument från alla aktiva källor under sändningsprocessen

För att aktivera den senaste upplevelsen går du till: Kontoinställningar > Skicka-inställningar > Kontroller för anpassat arbetsflöde

Konfigurera arbetsflöden för att använda den nya upplevelsen

Premiumverifiering av identitet

I Workflow Designer visas alla aktiverade autentiseringsmetoder i mottagarobjektet.

Autentiseringsmetoderna visas som kryssrutor, så att arbetsflödesdesignen kan tillåta alternativ för avsändaren. 

Om flera alternativ är markerade i designern är samma alternativ tillgängliga för avsändaren under sändningsprocessen.

Fliken Mottagare med signaturegenskaperna exponerade och autentiseringsalternativen markerade

Mottagargrupper

Mottagarobjekten i designern kan nu markeras som mottagargrupper.  Detta gör att avsändaren kan använda en återanvändbar mottagargrupp från sin adressbok eller en ad hoc-mottagargrupp för att identifiera en rad e-postadresser som är tillåtna att agera för det ett signatursteg.

Om du till exempel behöver en av tre chefer för att kontrasignera kan du lägga till en mottagargrupp som innehåller alla tre e-postmeddelanden. När signeringscykeln kommer till mottagargruppen meddelas alla tre chefer, men endast en behöver slutföra sin åtgärd. 

När du använder en återanvändbar mottagargrupp i ett arbetsflöde måste mottagaren skapas först och vara tillgänglig för användaren inom arbetsflödets användningsområde. Det innebär att om arbetsflödet är tillgängligt för hela organisationen måste mottagargruppen också vara tillgänglig för hela organisationen.

Om du vill lägga till en återanvändbar mottagargrupp väljer du knappen Lägg till mottagargrupp för att öppna gruppväljaren. 

  • Endast mottagargrupper som har kompatibla användarbehörigheter är tillgängliga:
    • I ett anpassat arbetsflöde som är tillgängligt för ett helt konto kan bara kontohanterade mottagargrupper användas
    • I ett anpassat arbetsflöde som är tillgängligt för en hel grupp kan grupp- och kontohanterade mottagargrupper användas
    • I ett anpassat arbetsflöde som är tillgängligt för en enskild användare kan användar-, grupp- och kontohanterade mottagargrupper användas
  • Namnet på den återanvändbara mottagargruppen infogas automatiskt som gruppnamnet när du använder mallen för att skicka ett avtal.
  • Om mottagaren är konfigurerad som en mottagargrupp kan mottagaren inte längre vara Redigerbar när du använder mallen för att skicka ett avtal.
  • Medlemmarna i den återanvändbara mottagargruppen kan inte redigeras, raderas eller läggas till.
  • Mottagaren kanske inte tas bort från signaturflödet när en mottagargrupp konfigureras, även om mottagaren inte flaggas som nödvändig.
Panelen mottagarkonfiguration med knappen Lägg till mottagargrupp markerad. Inkludera väljarfönstret för mottagargruppen och den resulterande sidan Skicka

Ad hoc-mottagargrupper skapas i mottagardefinitionen för det anpassade arbetsflödet och finns endast för att beskriva en mottagare i ett arbetsflöde. Det finns inget alternativ för att spara eller återanvända dem i någon annan process.

Så här konfigurerar du en ad hoc-mottagargrupp:

  • Ange e-postadresserna till mottagargruppmedlemmarna i fältet Mottagare med kommatecken för att avgränsa dem.
  • Markera kryssrutan Markera som mottagargrupp .
    • Systemet infogar automatiskt ett namn på gruppen när en avsändare inleder ett avtal med hjälp av arbetsflödet. Gruppnamnet innehåller ett prefix som identifierar det automatiskt genererade namnet och sedan strängen ”Mottagargrupp X”, där X är ett stegvis ökande nummer med början på 1 och ökar beroende på antalet mottagargrupper som läggs till. 
    • Om mottagaren är konfigurerad till att vara Redigerbar kan avsändaren redigera gruppnamnet, radera alla eventuella förifyllda medlemmar och lägga till nya medlemmar efter behov.
Arbetsflödesdesignern med Markera som mottagargrupp vald och den resulterande sidan Skicka med de mottagande gruppmedlemmarna listade

Bifogade filer

Under sändningsprocessen kan dokument nu bifogas från valfri aktiverad Acrobat Sign-källa.

Lägga till en fil

Obs!

När du bifogar en mall från Acrobat Sign till ett arbetsflödekan användare bara se de mallar som har tilldelats samma grupp som arbetsflödet och mallarna som har tilldelats organisationen (mallar på kontonivå). Detta beror på arbetsflödets (en-till-en) relation till grupper. (Och det faktum att mallar på kontonivå ärvs av alla grupper.)

Det här är en annan upplevelse än när en användare som har ett medlemskap i flera grupper (en till flera) visar biblioteket Mallar . Eftersom användaren har åtkomst till olika grupper kan de visa alla mallar som är relaterade till alla grupper.
Detta gäller inte för ett arbetsflöde som begränsas till en enda grupp.

Användarupplevelsen med den ”nya” inställningen har uppdaterats till en modern förnybar design, till exempel sidan Skicka.

Instruktionerna som tidigare fanns till höger om mottagarlistan har flyttats högst upp på sidan i ett komprimerbart fönster.

Konfigurerat avtal för arbetsflöde

Malldefinierad fälttilldelning

Malldefinierade fälttilldelningar relaterar starkt mottagarlistan, enligt definitionen i arbetsflödesdesignern, till lämpliga fälttilldelningar på dina skapade formulär.

Exemplet använder fallet:

  • En (kund) signerare ska signera först
    • Eventuellt kan en medsignerare vara sekundär signerare
  • En intern motsignatur tillämpas av en försäljningsrepresentant

Traditionellt skulle detta kräva två formulär på grund av hur mottagarna indexerades på sidan Skicka:

  • En för det enskilda signerarscenariot, med tilldelning av den interna motsignaturen som sekundärt signerarindex
  • En för medsignerarscenariot, där medsigneraren är sekundärt signerarindex och motsignaturen tredje

Under den ”malldefinierade” regelstrukturen konstruerar du ett fullt aktiverat formulär med alla möjliga mottagarfält definierade.

Mottagarsignerar-indexet (såsom definieras i arbetsflödesdesignern) tillämpas starkt och bortser från eventuella fält som tilldelas till utelämnade mottagare (valfritt) när avtalet skickas.

Så i tillämpningen ovan är medsigneraren alltid signerarindex 2, men om medsigneraren inte är inkluderad när avtalet skickas ignoreras fälten för signerare 2 och motsigneraren (signerarindex 3) kommer fortfarande bara att ha åtkomst till fälten för signerare 3.

Aktivera den här nya funktionen genom att gå till: Kontoinställningar > Sändningsinställningar > Anpassade arbetsflödeskontroller > Aktivera malldefinierad signaturplacering

Konfigurera arbetsflöden för att använda malldefinierad signaturplacering

Obs!

Om du aktiverar funktionen malldefinierad signaturplacering inaktiveras alternativet att redigera avtalet under sändningsprocessen.

Förstå förhållandet mellan mottagare och fält

Varje mottagare som är involverad i ett avtal tilldelas ett signerarindexnummer. Detta indexnummer krävs för att associera mottagare med de fält som de har behörighet att lägga till innehåll i (till exempel ett signaturfält).

Mottagare får sitt indexnummer baserat på stapelordningen på sidan Skicka. Mottagaren i toppen av stapeln är 1, nästa mottagare är 2, och så vidare. Detta indexnummer kan ses när avtalet är konfigurerat till "Slutför i ordning", men är fortfarande närvarande när arbetsflödet är "Slutför i valfri ordning".

Mottagarstapel

 

När du skapar ett mottagarflöde i arbetsflödesdesignern tilldelas signerarindexet enligt följande regler:

  • Upiifrån och ned
    • Från vänster till höger

I exemplet nedan är signeraren och medsigneraren högst upp i stapeln.

  • ”Signeraren” är mottagaren längst till vänster i toppen, så den tilldelas index 1
  • ”Medsigneraren” är också i toppen, men till höger om signeraren, så den tilldelas index 2

I den här tillämpningen spelar det ingen roll vem som signerar först, så de infogas i ett parallellt signeringsflöde. Signaturindexet tillämpas dock starkt för att säkerställa att signeraren tillämpar sitt innehåll i rätt fält för ”signerare”, och att medsigneraren endast har åtkomst till sina tilldelade fält för ”medsignerare”.

”Försäljningsrepresentant” signerar som trea, efter både signeraren och medsigneraren.

”Chefsgodkännande” begärs som fjärde steg, när försäljningsrepresentantens motsignatur är på plats.

Obs!

Mottagarnamnen "Undertecknare", "Medundertecknare", "Försäljningsrepresentant" osv. har ingen påverkan på fälttilldelningen. Dessa är endast administratörsdefinierade etiketter som används för användartydlighet i arbetsflödesmallen. 

 

Det ovannämnda designermottagarflödet kommer att producera en Skicka-sidmall som ser ut som nedan.

(På sidan Skicka är stapelordningen tydligare, även om indexnumren inte exponeras.)

 

När du redigerar ett formulär med fält, tilldelas varje fält till ett signeringsindex (ignorera fälten ”Vem som helst” för tillfället).

I Acrobat Sign-redigeringsmiljön görs detta genom att välja en Deltagare och placera fält för den deltagaren.

Varje deltagare är färgkodad för att hålla en visuell skillnad mellan vilka fält som tilldelas vardera deltagare.

 

Om du använder textetiketter tillhandahåller etiketten i sig ett argument (t.ex. :signer1) som designerar fältet till signerarindexet.

Funktionen måste aktiveras om du vill kunna konfigurera arbetsflöden.

Gå till Kontoinställningar > Globala inställningar > Anpassade arbetsflöden för sändning och aktivera Aktivera arbetsflödesdesignern för administratörerna.

När den har aktiverats får alla administratörer på konto- och gruppnivå tillgång till arbetsflödesdesignern på administratörsmenyn.

  • Administratörer på gruppnivå kan skapa arbetsflöden för de grupper som de har administrativ behörighet för.
  • Administratörer på kontonivå kan skapa ett arbetsflöde för alla grupper, såväl som organisationsövergripande arbetsflöden.
Konfigurera arbetsflöden som ska visas för kontot

  • När inställningen är aktiverad är alternativet för Anpassade arbetsflöden tillgängligt när du har valt fliken Arbetsflöden.
  • Alternativet Anpassade arbetsflöden är inte tillgängligt när inställningen är inaktiverad.
Aktivera åtkomst jämfört med inaktiverad

Om du vill aktivera alternativet att skapa arbetsflöden med omfånget Endast jag måste arbetsflödesdesignern vara aktiverad för alla användare. Om inte alla användare är aktiverade kan arbetsflöden bara kopplas till grupper eller hela organisationen.

Gå till Kontoinställningar > Globala inställningar > Anpassade arbetsflöden för sändning och aktivera Aktivera åtkomst till arbetsflödesdesigner för alla användare.

Aktivera alla användare

  • När inställningen är aktiverad är alternativet för Anpassade arbetsflöden tillgängligt när du har valt fliken Arbetsflöden.
  • Alternativet Anpassade arbetsflöden är inte tillgängligt när inställningen är inaktiverad.

 

Aktivera åtkomst jämfört med inaktiverad

Som standard kan användare som inte är administratörer bara skapa arbetsflöden för sig själva. De har inte behörighet att dela ett arbetsflöde med sin grupp.

Behörighet för användare att dela sina arbetsflöden med sina grupper kan dock aktiveras på konto- eller gruppnivå.

Gå till Kontoinställningar > Globala inställningar > Anpassade arbetsflöden för sändning och aktivera Tillåt delning av användarskapade arbetsflöden till alla grupper.

Tillåt användare att dela arbetsflöden till sin grupp

  • När inställningen är aktiverad ser användarna listrutan för gruppväljare som ett alternativ för vem som kan använda arbetsflödet.
  • När inställningen är inaktiverad visas inte listrutan för gruppväljare i gränssnittet.
Tillåt delning

Konton som starkt vill tvinga fram specifika arbetsflöden för alla sina dokument och effektivisera processen för att skicka till minsta möjliga mängd indata från användaren kan helt definiera alla sina dokumentarbetsflöden och begränsa användare från att skicka ad hoc i sin helhet.

Konton som använder Användare i flera grupper kan utöka de konfigurerbara alternativen på gruppnivå, vilket säkerställer att rätt signaturalternativ och meddelandeprocesser tillämpas strikt.

För att begränsa användare till att endast skicka med godkända arbetsflöden går du till Kontoinställningar > Globala inställningar > Arbetsflöden och markerar Aktivera sändning av avtal med enbart arbetsflöden.   

Konfigurera arbetsflöden till att vara den enda metoden för att skicka avtal

Felrapportering för vanliga problem

Vissa element i det äldre arbetsflödet ger fel i det nya gränssnittet tack vare förbättrad kontroll och säkerhet i den senaste upplevelsen. Ytterligare felhantering har implementerats för att bättre kunna exponera och förklara dessa fel när de uppstår.

Om kontot är konfigurerat att använda den moderna sändningsupplevelsen och ett problematiskt arbetsflöde startas, kommer användaren att se en röd banderoll som indikerar felet:

Om kontot fortfarande är konfigurerat att som standard använda den klassiska upplevelsen kan arbetsflödet komma att fortsätta fungera under dessa regler. 

Den moderna upplevelsen visar fel som upptäckts. 

I fall där fler än ett problem hittas kommer alla upptäckta fel att listas.

För att göra arbetsflödet giltigt under regeluppsättningen för det nya gränssnittet, måste en administratör redigera arbetsflödet och rätta till upptäckta problem:

Under den klassiska regeluppsättningen kunde e-poststrängar vara deformerade, eller felaktigt avgränsade (t.ex. med mellanrum kontra kommatecken).

När detta fel uppstår bör administratören kontrollera:

  • Om CC-meddelanden avgränsas korrekt

  • Valfri definierad e-poststräng för mottagare för att säkerställa att den är korrekt konstruerad
    • (t.ex. name@domain.tld)
  •  
    • Den moderna upplevelsen accepterar kommatecken eller semikolon

Den moderna upplevelsen kräver unika värden för alla dokumenttitlar på sidan Dokument i arbetsflödesdesignern.

Mer information om det här felet finns här

Vid utformandet av ett arbetsflöde är det möjligt för en administratör att bifoga en dokumentmall som har en begränsad åtkomstomfattning.

När en användare som inte omfattas försöker ladda arbetsflödet kan dokumentet inte bifogas och en säkerhetsöverträdelse utlöses.

Till exempel kan en administratör skapa en ny dokumentmall med egenskaper som begränsar åtkomst till endast ägaren.  Administratören kan bifoga dokumentet till arbetsflödet, eftersom han/hon är ägaren. 

Andra användare av systemet är inte ägaren och därmed utanför omfattningen för dokumentet.

När det här felet visas kommer administratören att behöva justera egenskaperna för den bifogade dokumentmallen.

Steg för att granska och justera mallegenskaper finns här

 Adobe

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?