Användarhandbok

Dataförvaltning i Adobe Acrobat Sign

Sök
Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign

Öppna på webben

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

  1. Förhandsversionsinformation
  2. Versionsinformation
  3. Viktiga meddelanden

Kom igång

  1. Snabbstartsguide för administratörer
  2. Snabbstartsguide för användare
  3. För utvecklare
  4. Videosjälvstudiebibliotek
  5. Vanliga frågor och svar

Administrera

  1. Översikt av Admin Console
  2. Användarhantering
    1. Lägg till, redigera och granska aktiva användare
      1. Granska aktiva användare från fliken Användare
      2. Lägg till en användare
      3. Skapa användare i bulk
      4. Lägg till användare från din katalog
      5. Lägg till användare från MS Azure Active Directory
      6. Migrera användare mellan admin console-organisationer
    2. Skapa funktionsfokuserade användare
      1. Tekniska konton - API-drivna
      2. Tjänstkonton - manuellt drivna
    3. Granska användare som inte har slutfört verifieringen
    4. Sök efter användare med etableringsfel
    5. Ändra namn/e-postadress
    6. Redigera en användares gruppmedlemskap
    7. Redigera en användares gruppmedlemskap via gruppgränssnittet
    8. Uppgradera en användare till en administratörsroll
    9. Användaridentitetstyper och SSO
    10. Byt användaridentitet
    11. Autentisera användare med MS Azure
    12. Autentisera användare med Google-federation
    13. Produktprofiler
    14. Inloggningsupplevelse 
  3. Konto-/gruppinställningar
    1. Inställningsöversikt
    2. Globala inställningar
      1. Kontonivå och ID
      2. Ny mottagarupplevelse
      3. Arbetsflöden för självsignering
      4. Massutskick
      5. Webbformulär
      6. Anpassat arbetsflöde för sändning
      7. Power Automate-arbetsflöden
      8. Biblioteksdokument
      9. Samla formulärdata med avtal
      10. Begränsad dokumentsynlighet
      11. Bifoga en PDF-kopia av det signerade avtalet 
      12. Inkludera en länk i e-postmeddelandet
      13. Inkludera en bild i e-postmeddelandet
      14. Filer som bifogas i e-post namnges som
      15. Bifoga granskningsrapporter till dokument
      16. Sammanfoga flera dokument till ett
      17. Hämta enskilda dokument
      18. Ladda upp ett signerat dokument
      19. Delegering för användare i mitt konto
      20. Tillåt att externa mottagare delegerar
      21. Behörighet att signera
      22. Behörighet att skicka
      23. Behörighet att lägga till elektroniska stämplar
      24. Ange standardtidszon
      25. Ange standarddatumformat
      26. Användare i flera grupper (UMG)
        1. Uppgradera för att använda UMG
      27. Behörigheter för gruppadministratörer
      28. Ersätt mottagare
      29. Granskningsrapport
        1. Översikt
        2. Tillåt icke-autentiserad åtkomst på sidan för transaktionsverifiering
        3. Inkludera påminnelser
        4. Inkludera visningshändelser
        5. Inkludera antal avtalssidor/bilagor
      30. Transaktions-sidfot
      31. I produktmeddelanden och -vägledning
      32. Åtkomliga PDF-filer
      33. pdf/A-arbetsflöden
      34. Hälsovårdskund
      35. Ny upplevelse för att begära signaturer
      36. Ny anpassad arbetsflödesupplevelse
      37. Den nya upplevelsen Skapa mall
    3. Kontoikonfiguration/Varumärkesinställningar
      1. Översikt
      2. Lägg till logotyp
      3. Anpassa företagets värdnamn/URL    
      4. Lägg till företagsnamn
      5. URL för omdirigering efter avtal
    4. Signaturinställningar
      1. Väl formaterade signaturer
      2. Tillåt mottagare att signera efter
      3. Signerare får inte ändra sitt namn
      4. Tillåt att mottagare kan använda sin sparade signatur
      5. Anpassade användningsvillkor och konsumentsekretess
      6. Navigera mottagare genom formulärfält
      7. Starta om arbetsflöde för avtal
      8. Avböj att signera
      9. Tillåt stämpelarbetsflöden
      10. Kräv att signerare tillhandahåller sin titel eller sitt företag
      11. Tillåt att signerare skriver ut och gör en skriftlig signatur
      12. Visa meddelanden vid e-signering
      13. Kräv att signerare gör signaturer och initialer med en mobil enhet
      14. Begär IP-adress av undertecknare
      15. Exkludera företagsnamn och titel från deltagandestämplar
      16. Använd adaptiv skalning av signatur
    5. Digitala signaturer
      1. Översikt
      2. Hämta och signera med acrobat 
      3. Signera med molnsignaturer
      4. Kräv digitala signaturer per mottagare
      5. Inkludera metadata för identitetsleverantörer
      6. Begränsade leverantörer av molnsignaturer
    6. Elektroniska sigill
    7. Digital identitet
      1. Gateway för digital identitet
      2. Princip för identitetskontroll
    8. Rapportinställningar
      1. Aktivera klassisk rapportering
      2. Ny rapporteringsupplevelse
      3. Klassiska rapporteringsinställningar
    9. Säkerhetsinställningar
      1. Inställningar för enkel inloggning
      2. Inställningar för Kom ihåg mig
      3. Policy för inloggningslösenord
      4. Styrka för inloggningslösenord
      5. Webbsessionens varaktighet
      6. Typ av PDF-kryptering
      7. API
      8. Informationsåtkomst för användare och grupper
      9. Tillåtna IP-intervall
      10. Kontodelning
      11. Behörigheter för kontodelning
      12. Delningskontroller för avtal
      13. Verifiering av signeraridentitet
      14. Signeringslösenord för avtal
      15. Dokumentlösenordets styrka
      16. Blockera signerare efter geolokalisering
      17. Telefonautentisering
      18. Kunskapsbaserad autentisering (KBA)
      19. Tillåt sidextrahering
      20. Dokumentlänkens förfallotid
      21. Överför ett klientcertifikat för webhookar/återanrop
      22. Tidsstämpel
    10. Sändningsinställningar
      1. Expandera Skicka-sidan efter inloggning
      2. Erfarenheter med avtalskapande
      3. Kräv mottagarnamn för att skicka
      4. Lås namnvärden för kända användare
      5. Tillåtna mottagarroller
      6. Tillåt e-vittnen
      7. Mottagargrupper
      8. CC-mottagare
      9. Obligatoriska fält
      10. Bifoga dokument
      11. Förenkla fält
      12. Ändra avtal
      13. Ta bort mottagare från pågående avtal
      14. Avtalsnamn
      15. Språk
      16. Privata meddelanden
      17. Tillåtna signaturtyper
      18. Påminnelser
      19. Lösenordsskydd för signerade dokument
      20. Skicka avtalsmeddelande via
      21. Alternativ för identifiering av signerare
        1. Översikt
        2. Signeringslösenord
        3. Kunskapsbaserad autentisering
        4. Telefonautentisering
        5. WhatsApp-autentisering
        6. Engångslösenord via e-post
        7. Acrobat Sign-autentisering
        8. Molnbaserad digital signatur
        9. Autentisering av digital identitet
        10. Myndighets-ID
        11. Rapporter över signeraridentitet
      22. Fyll i formulärfält med identitetsverifierad data
      23. Innehållsskydd
      24. Aktivera Notarize-transaktioner
      25. Förfallotid för dokument
      26. Förhandsgranska, placera signaturer och lägg till fält
      27. Signeringsordning
      28. Lägg till mig själv
      29. Hämta avtalets länk
      30. Formulärfältskanter
      31. Liquid Mode
      32. Anpassade arbetsflödeskontroller
      33. Uppladdningsalternativ för e-signeringssidan
      34. Bekräftelseadress för omdirigering efter signering
      35. Begränsa åtkomsten till delade avtal
    11. Meddelandemallar
      1. Översikt över meddelandemallar
      2. Skapa nya meddelandemallar
      3. Redigera meddelandemallar
      4. Radera meddelandemallar
    12. Bioläkemedelsinställningar
      1. Översikt
      2. Kräv identitetsautentisering
      3. Anledningar till signering
    13. Arbetsflödesintegrering
    14. Attesteringsinställningar
    15. Betalningsintegrering
    16. Signerarmeddelanden
    17. SAML-inställningar
      1. SAML-konfiguration
      2. Installera Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installera Okta
      4. Installera OneLogin
      5. Installera Oracle Identity Federation
    18. Datastyrning
    19. Inställningar för tidsstämpling
    20. Externt arkiv
    21. Kontospråk
    22. E-postinställningar
      1. Sidhuvuds- och sidfotsbilder för e-post
      2. Tillåt sidfötter för enskilda användares e-postmeddelanden
      3. Anpassa e-postmeddelandet med begäran om signatur
      4. Anpassa fälten Till och Kopia
      5. Aktivera meddelanden utan länkar
      6. Anpassa e-postmallar
    23. Migrera från echosign.com till adobesign.com
    24. Konfigurera alternativ för mottagare
  4. Riktlinjer för lagstadgade krav
    1. Tillgänglighet
      1. Tillgänglighetsefterlevnad
      2. Skapa tillgängliga formulär med Acrobat Desktop
      3. Skapa tillgängliga AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR-översikt
      2. Ta bort en användare
      3. Ta bort en användares avtal    
    4. 21 CFR del 11 och EudraLex bilaga 11
      1. 21 CRF del 11 valideringspaket
      2. 21 CFR och EudraLex bilaga 11 handbok
      3. Analys av delade ansvar
    5. Hälsovårdskunder
    6. Stöd för IVES
    7. Säkrade avtal
    8. Överväganden mellan EU och Storbritannien
      1. Gränsöverskridande transaktioner och eIDAS mellan EU och Storbritannien
      2. HMLR-krav för elektroniskt signerade handlingar
      3. Brexits inverkan på lagstiftningen om e-signaturer i Storbritannien
  5. Hämta flera avtal samtidigt
  6. Gör anspråk på din domän 
  7. Länkar för att rapportera missbruk
  8. Systemkrav och begränsningar
    1. Systemkrav
    2. Transaktionsbegränsningar

Skicka, signera och hantera avtal

  1. Mottagaralternativ
    1. Avbryta en e-postpåminnelse
    2. Alternativ på e-signeringssidan
      1. Översikt över e-signeringssidan
      2. Öppna för att läsa avtalet utan fält
      3. Avböj att signera ett avtal
      4. Delegera signeringsbehörighet
      5. Starta om avtalet
      6. Hämta en PDF-fil av avtalet
      7. Visa avtalshistoriken
      8. Visa avtalsmeddeladen
      9. Konvertera från en elektronisk till en skriftlig signatur
      10. Konvertera från en skriftlig till en elektronisk signatur 
      11. Navigera formulärfälten
      12. Rensa data från formulärfälten
      13. Förstoring och navigering av e-signeringssidan
      14. Ändra språket som används i avtalsverktygen och informationen
      15. Granska juridiska meddelanden
      16. Justera cookiepreferenser för Acrobat Sign
  2. Skicka avtal  
    1. Sidan Skicka (slå samman)
      1. Översikt över landmärken och funktioner
      2. Gruppväljare
      3. Lägger till filer och mallar
      4. Avtalsnamn
      5. Globalt meddelande
      6. Tidsgräns för slutförande
      7. Påminnelser
      8. Lösenordsskydda PDF-filen
      9. Signaturtyp
      10. Mottagarens plats
      11. Mottagarens signaturordning/-flöde
      12. Mottagarroller
      13. Mottagarautentisering
      14. Privat meddelande till mottagaren
      15. Mottagarens avtalsåtkomst
      16. Parterna som får en kopia
      17. Identitetskontroll
    2. Skicka ett avtal bara till dig själv
    3. Skicka ett avtal till andra
    4. Skriftliga signaturer
    5. Mottagarnas signeringsordning
    6. Massutskick
      1. Översikt över funktionen Massutskick
      2. Skicka massutskick - konfigurera en överordnad mall
      3. Skicka massutskick - konfigurera CSV-filen
      4. Avbryt en Massutskickstransaktion
      5. Lägg till påminnelser till Massutskick
      6. Rapportering för Massutskick
  3. Redigera in fält i dokument
    1. Redigeringsmiljö i appen
      1. Identifiera fält automatiskt
      2. Dra och släpp fält med redigeringsmiljön
      3. Tilldela formulärfält till mottagare
      4. Förifyllningsrollen
      5. Tillämpa fält med en återanvändbar fältmall
      6. Överföra fält till en ny biblioteksmall
      7. Uppdaterad redigeringsmiljö när avtal skickas
    2. Skapa formulär och texttaggar
      1. Texttaggar – Översikt
      2. Texttaggar – Grundläggande och syntax
      3. Texttaggar – Fälttyper som stöds
      4. Texttaggar – Exempel
      5. Texttaggar – Avancerade beteenden
      6. Texttaggar – Beräknade fält
      7. Texttaggar – Felsökning
    3. Skapa formulär med Acrobat (AcroForms)
      1. Skapa AcroForm
      2. Skapa tillgängliga PDF-filer
    4. Fält
      1. Fälttyper
        1. Vanliga fälttyper
        2. Fält för e-signatur
        3. Fält för initialer
        4. Fält för mottagarens namn
        5. Fält för mottagarens e-postadress
        6. Fält för signeringsdatum
        7. Textfält
        8. Datumfält
        9. Sifferfält
        10. Kryssruta
        11. Kryssrutegrupp
        12. Alternativknapp
        13. Rullgardinsmeny
        14. Länköverlagring
        15. Betalningsfält
        16. Bilagor
        17. Deltagandestämpel
        18. Transaktionsnummer
        19. Bild
        20. Företag
        21. Titel
        22. Stämpel
      2. Utseende på fältinnehåll
      3. Fältvalideringar
      4. Maskerade fältvärden
      5. Välj visa/dölj villkor
      6. Beräkningsfält 
      7. Verifierade formulär
    5. Vanliga frågor om redigering
  4. Signera avtal
    1. Signera avtal som har skickats till dig
    2. Fyll i och signera
    3. Självsignering
  5. Hantera avtal
    1. Översikt över sidan Hantera
    2. Kopiera ett avtal
    3. Delegera avtal
    4. Ersätt mottagare
    5. Begränsa dokumentsynlighet 
    6. Avbryta ett avtal 
    7. Skapa nya påminnelser
    8. Granska påminnelser
    9. Avbryta en påminnelse
    10. Åtkomst till Power Automate-flöden
    11. Fler åtgärder...
      1. Så här fungerar sökning
      2. Visa ett avtal
      3. Skapa en mall från ett avtal
      4. Dölja/visa avtal från vyn
      5. Överför signerat avtal
      6. Ändra filer och fält i ett skickat avtal
      7. Redigera en mottagares autentiseringsmetod
      8. Lägg till eller ändra ett förfallodatum
      9. Lägga till en anteckning i avtalet
      10. Dela ett enskilt avtal
      11. Sluta dela ett avtal
      12. Ladda ner ett enskilt avtal
      13. Hämta de enskilda filerna i ett avtal
      14. Hämta granskningsrapporten för ett avtal
      15. Hämta fältinnehållet i ett avtal
  6. Granskningsrapport
  7. Rapportering och dataexporter
    1. Översikt
    2. Bevilja användare åtkomst till rapportering
    3. Rapportdiagram
      1. Skapa en ny rapport
      2. Avtalsrapporter
      3. Transaktionsrapporter
      4. Aktivitetsrapport för inställningar
      5. Redigera en rapport
    4. Dataexport 
      1. Skapa en ny dataexport
      2. Dataexport av webbformulär
      3. Redigera en dataexport
      4. Uppdatera innehållet för dataexport
      5. Hämta dataexporten
    5. Byt namn på en rapport/export
    6. Duplicera en rapport/export
    7. Schemalägg en rapport/export
    8. Ta bort en rapport/export
    9. Kontrollera transaktionsanvändning

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

  1. Webbformulär 
    1. Skapa ett webbformulär
    2. Redigera ett webbformulär
    3. Inaktivera/aktivera ett webbformulär
    4. Dölja/Visa ett webbformulär
    5. Hitta URL eller inbäddningskod 
    6. Förifyll webbformulärfält med URL-parametrar
    7. Spara ett webbformulär för att slutföra senare
    8. Ändra storlek på webbformulär
  2. Återanvändbara mallar (Biblioteksmallar) 
    1. Amerikanska myndighetsformulär i Acrobat Sign-biblioteket
    2. Skapa en biblioteksmall
    3. Ändra namn på en biblioteksmall
    4. Ändra typ på en biblioteksmall
    5. Ändra behörighetsnivån för en biblioteksmall
    6. Kopiera, redigera och spara en delad mall
    7. Hämta sammanställda fältdata för en biblioteksmall
  3. Överför ägarskap av webbformulär och biblioteksmallar
  4. Power Automate-arbetsflöden 
    1. Översikt över Power Automate-integreringen och inkluderade rättigheter
    2. Aktivera Power Automate-integreringen
    3. Åtgärder i kontexten på sidan Hantera
    4. Spåra Power Automate-användningen
    5. Skapa ett nytt flöde (Exempel)
    6. Utlösare som används för flöden
    7. Importera flöden från utanför Acrobat Sign
    8. Hantera flöden
    9. Redigera flöden
    10. Dela flöden
    11. Inaktivera eller aktivera flöden
    12. Ta bort flöden
    13. Användbara mallar
      1. Endast administratör
        1. Spara alla slutförda dokument i SharePoint
        2. Spara alla slutförda dokument på OneDrive för företag
        3. Spara alla slutförda dokument på Google Drive
        4. Spara alla slutförda dokument i DropBox
        5. Spara alla slutförda dokument i Box
      2. Avtalsarkivering
        1. Spara dina slutförda dokument i SharePoint
        2. Spara dina färdiga dokument på OneDrive för företag
        3. Spara alla slutförda dokument på Google Drive
        4. Spara alla slutförda dokument i DropBox
        5. Spara slutförda dokument i Box
      3. Arkivering av webbformuläravtal
        1. Spara slutförda webbformulärdokument i SharePoint-biblioteket
        2. Spara slutförda webbformulärdokument i OneDrive för företag
        3. Spara dina slutförda dokument i Google Drive
        4. Spara slutförda webbformulärdokument i Box
      4. Dataextrahering av avtal
        1. Extrahera formulärfältdata från ditt signerade dokument och uppdatera Excel-blad
      5. Avtalsmeddelanden
        1. Skicka anpassade e-postmeddelanden med avtalsinnehållet och det signerade avtalet
        2. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i en Teams-kanal
        3. Få dina Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Slack
        4. Få Adobe Acrobat Sign-aviseringar i Webex
      6. Avtalsgenerering
        1. Generera dokument från Power App-formulär och Word-mall, skicka för signering
        2. Generera avtal från en Word-mall i OneDrive och hämta signaturen
        3. Generera avtal för vald Excel-rad, skicka för granskning och signering
  5. Anpassat arbetsflöde för sändning
    1. Översikt av anpassat arbetsflöde för sändning
    2. Skapa ett nytt arbetsflöde för sändning
    3. Redigera ett arbetsflöde för sändning
    4. Aktivera eller inaktivera ett arbetsflöde för sändning
    5. Skicka ett avtal med ett arbetsflöde för sändning
  6. Dela användare och avtal
    1. Dela en användare
    2. Dela avtal

Integrera med andra produkter

  1.  Översikt över Acrobat Sign-integreringar 
  2. Acrobat Sign för Salesforce
  3. Acrobat Sign för Microsoft
    1. Acrobat Sign för Microsoft 365
    2. Acrobat Sign för Outlook
    3. Acrobat Sign för Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign för Teams
    5. Acrobat Sign för Microsoft PowerApps och Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector för Microsoft Search
    7. Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign för Microsoft SharePoint 
  4. Övriga integreringar
    1. Acrobat Sign för ServiceNow
    2. Acrobat Sign för HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign för SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign för Workday
    5. Acrobat Sign för NetSuite
    6. Acrobat Sign för VeevaVault
    7. Acrobat Sign för Coupa BSM Suite
  5. Partnerhanterade integreringar
  6. Så skapar du en integreringsnyckel

Acrobat Sign-utvecklare

  1. REST-API:er 
    1. Dokumentation av metoder
    2. SDK/Användarhandbok för utvecklare
    3. Vanliga frågor om API:er    
  2. Webhookar 
    1. Webhook-översikt
    2. Konfigurera en ny webhook
    3. Visa eller redigera en webhook
    4. Inaktivera eller återaktivera en webhook
    5. Ta bort en webhook
    6. Tvåvägs SSL-certifikat
    7. Webhookar i API:n
  3. Sandlåda
    1. Översikt över sandlådan
    2. Länka produktionen och sandlådan
    3. Resurstyper för sandlåda

Support och felsökning

  1. Kundsupportresurser 
  2. Storföretagsresurser för kundframgång 

Hantera automatiskt hur länge avtal och relaterad data behålls i Adobe Acrobat Sign med hjälp av konfigurerbara bevarandepolicyer.

Dataförvaltning i Adobe Acrobat Sign gör det möjligt för administratörer att automatiskt ta bort avtal och associerade data från Acrobat Sign-systemen efter en definierad bevarandeperiod.Detta hjälper organisationer att minska lagrad data, uppfylla efterlevnadskrav och hantera avtalets livscykel utan manuell rensning.

Dataförvaltning fungerar som en fördröjd utlösare som börjar först efter att ett avtal når sitt slutliga systemtillstånd.

Bevarandepolicyer tillämpas efter att ett avtal når ett avslutat tillstånd, till exempel när det är slutfört, avbrutet eller har förfallit. När den utlösts definierar policyn hur länge avtalet och relaterad data behålls innan permanent borttagning.

Obs!

Som standard behålls avtal och transaktionsdata i Acrobat Sign medan kontot är aktivt såvida de inte tas bort manuellt eller styrs av en bevaranderegel.

Så fungerar dataförvaltning

Dataförvaltning följer en utlösarbaserad modell:

  • Avtal når ett avslutat tillstånd när Acrobat Sign registrerar avtalet som Slutfört, Avbrutet eller Förfallet.
  • En bevaranderegel tillämpas när Acrobat Sign registrerar avtalet i ett avslutat tillstånd.
  • Regeln definierar hur länge avtalet och tillhörande data behålls innan de tas bort.
  • Endast en bevaranderegel är aktiv åt gången för nyligen avslutade avtal.När en ny regel skapas blir den den aktiva regeln och gäller för alla avtal som uppnår ett avslutat tillstånd i framtiden. Tidigare aktiva regler fortsätter att gälla för avtal som redan har tilldelats dem och behöver inte inaktiveras.

Bevaranderegler antas från den primära gruppen som den skickande användaren tillhör vid den tidpunkt då avtalet når sitt avslutade tillstånd. Om användaren byter primär grupp innan avtalet slutförs gäller den nya gruppens bevaranderegler.

Bevarandeperioder tillämpas baserat på den konfigurerade varaktigheten från den tidpunkt då avtalet registreras i ett avslutat tillstånd. Eftersom bearbetning av avslutat tillstånd kan försenas med upp till 12 timmar kan starten av bevarandeperioden också försenas.

Hur tidpunkten för avslutat tillstånd påverkar dataförvaltning

Dataförvaltningspolicyer börjar först efter att ett avtal når ett avslutat tillstånd, till exempel Slutfört, Avbrutet eller Förfallet.

För att optimera systemprestanda bearbetar Acrobat Sign händelser i slutligt tillstånd under lågtrafiktimmar, baserat på den server som hanterade avtalet.Lågtrafiktimmar är 19:00 till 07:00 i serverns lokala tidszon.

Om ett avtal når ett slutligt villkor under högtrafiktimmar köas händelsen och bearbetas under nästa lågtrafiktimme.Detta kan försena den slutliga statusuppdateringen med upp till 12 timmar.

Under detta bearbetningsfönster:

  • Avtalet förblir i sitt tidigare tillstånd, Pågår, både på sidan Hantera och i API-svar.
  • Mottagare kan inte längre signera avtalet och får ett felmeddelande om de försöker komma åt det.
  • För avtal som väntar på att gå ut kan avsändare uppdatera förfallodatumet under detta fönster för att förlänga signeringsperioden.
  • Den slutliga händelsen registreras inte i granskningsrapporten förrän bearbetningen är klar.

Eftersom dataförvaltningspolicyer utlöses först efter att avtalet når sitt slutliga tillstånd, försenar eventuella förseningar i bearbetningen även starten av kvarhållningsperioden.

Så här fungerar det

Organisationer använder dataförvaltning för att:

  • Automatiskt ta bort slutförda eller inaktiva avtal efter en definierad period.
  • Minska mängden lagrad avtalsdata.
  • Anpassa dokumentkvarhållning till interna efterlevnadspolicyer.
  • Hantera datalivscykeln utan manuellt ingripande.

Om ingen kvarhållningsregel definieras när ett avtal når ett slutligt tillstånd tilldelas inget raderingsdatum.Avtal förblir i systemet tills de tas bort manuellt eller tas bort via GDPR-verktyg.

Vad som kan tas bort

Kvarhållningsregler definierar vilken data som tas bort när regeln körs:

  • Avtalsdokumentet.
  • Granskningsrapporten.
  • Associerad personlig data som samlats in under transaktionen.
  • Avtal som använder en autentiseringsmetod som producerar en signeringsidentitetsrapport – den rapporten tas bort som en del av personuppgifter.

Gransknings- och personlig data måste behållas minst lika länge som avtalet och kan konfigureras att bestå längre om det behövs.

Bra att veta

  • Kvarhållningsregler tillämpas när ett avtal når ett slutligt tillstånd, inte när det skapas.
  • Endast en kvarhållningsregel tillämpas på ett avtal vid den tidpunkt det blir slutligt.
  • Kvarhållningsregler baseras på den grupp som den sändande användaren tillhör vid den tidpunkt avtalet når sitt slutliga tillstånd.
  • Om användaren byter grupp innan avtalet slutförs gäller den nya gruppens regler.
  • Bearbetning av slutligt tillstånd kan försenas med upp till 12 timmar under högtrafik, vilket försenar starten av kvarhållningsregler.
  • Om ingen kvarhållningsregel är definierad behålls avtal tills de tas bort manuellt eller genom andra processer.

Relaterade artiklar

Adobe, Inc.

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?

Snabblänkar

Visa alla dina planer Hantera dina planer
Visa snabblänkar
Dölj snabblänkar

Juridiska meddelanden         Onlineintegritetspolicy