Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign
Nyheter
Kom igång
- Snabbstartsguide för administratörer
- Snabbstartsguide för användare
- Videosjälvstudiebibliotek
- Vanliga frågor och svar
Administrera
- Översikt av Admin Console
-
Användarhantering
- Lägga till användare
- Skapa funktionsfokuserade användare
- Sök efter användare med etableringsfel
- Ändra namn/e-postadress
- Redigera en användares gruppmedlemskap
- Uppgradera en användare till en administratörsroll
- Användaridentitetstyper och SSO
- Byt användaridentitet
- Autentisera användare med MS Azure
- Autentisera användare med Google-federation
- Produktprofiler
- Inloggningsupplevelse
-
Riktlinjer för lagstadgade krav
- Tillgänglighet
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR del 11 och EudraLex bilaga 11
- Hälsovårdskunder
- Stöd för IVES
- Säkrade avtal
- Överväganden mellan EU och Storbritannien
- Gör anspråk på din domän
- Länkar för att rapportera missbruk
Skicka, signera och hantera avtal
-
Mottagaralternativ
- Avbryta en e-postpåminnelse
-
Alternativ på e-signeringssidan
- Översikt över e-signeringssidan
- Öppna för att läsa avtalet utan fält
- Avböj att signera ett avtal
- Delegera signeringsbehörighet
- Hämta en PDF-fil av avtalet
- Visa avtalshistoriken
- Visa avtalsmeddeladen
- Konvertera från en elektronisk till en skriftlig signatur
- Konvertera från en skriftlig till en elektronisk signatur
- Navigera formulärfälten
- Rensa data från formulärfälten
- Förstoring och navigering av e-signeringssidan
- Ändra språket som används i avtalsverktygen och informationen
- Granska juridiska meddelanden
- Justera cookiepreferenser för Acrobat Sign
- Skicka avtal
-
Redigera in fält i dokument
- Redigeringsmiljö i appen
- Skapa formulär och texttaggar
- Skapa formulär med Acrobat (AcroForms)
- Fält
- Vanliga frågor om redigering
- Signera avtal
-
Hantera avtal
- Översikt över sidan Hantera
- Delegera avtal
- Ersätt mottagare
- Begränsa dokumentsynlighet
- Avbryta ett avtal
- Skapa nya påminnelser
- Granska påminnelser
- Avbryta en påminnelse
- Åtkomst till Power Automate-flöden
-
Fler åtgärder...
- Så här fungerar sökning
- Visa ett avtal
- Skapa en mall från ett avtal
- Dölja/visa avtal från vyn
- Överför signerat avtal
- Ändra filer och fält i ett skickat avtal
- Redigera en mottagares autentiseringsmetod
- Lägg till eller ändra ett förfallodatum
- Lägga till en anteckning i avtalet
- Dela ett enskilt avtal
- Sluta dela ett avtal
- Ladda ner ett enskilt avtal
- Hämta de enskilda filerna i ett avtal
- Hämta granskningsrapporten för ett avtal
- Hämta fältinnehållet i ett avtal
- Granskningsrapport
- Rapportering och dataexporter
Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden
- Webbformulär
- Återanvändbara mallar
- Överför ägarskap av webbformulär och biblioteksmallar
-
Power Automate-arbetsflöden
- Översikt över Power Automate-integreringen och inkluderade rättigheter
- Aktivera Power Automate-integreringen
- Åtgärder i kontexten på sidan Hantera
- Spåra Power Automate-användningen
- Skapa ett nytt flöde (Exempel)
- Utlösare som används för flöden
- Importera flöden från utanför Acrobat Sign
- Hantera flöden
- Redigera flöden
- Dela flöden
- Inaktivera eller aktivera flöden
- Ta bort flöden
-
Användbara mallar
- Endast administratör
- Avtalsarkivering
- Arkivering av webbformuläravtal
- Dataextrahering av avtal
- Avtalsmeddelanden
- Avtalsgenerering
- Anpassat arbetsflöde för sändning
- Dela användare och avtal
Integrera med andra produkter
- Acrobat Sign för Salesforce
- Acrobat Sign för Microsoft
- Övriga integreringar
- Partnerhanterade integreringar
- Så skapar du en integreringsnyckel
Adobe Sign-utvecklare
- REST-API:er
- Webhookar
Support och felsökning
Översikt över datareglering/datakvarhållning
Som standard sparar Adobe Acrobat Sign alla kunddokument i tjänsten så länge som kontot är aktivt.
Transaktionsinformation finns kvar i systemet tills kunden vidtar åtgärder för att uttryckligen ta bort avtalen.
- Tjänsten Acrobat Sign uppfyller kraven i flera branschstandarder beträffande datasäkerhet och tillgänglighet såsom PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II och ISO 27001.
När en kunds licens för Acrobat Sign upphör eller sägs upp har Adobe ingen skyldighet att behålla kundens avtal, revisionsrapporter eller andra kunddata.
Om Adobe sparar sådana data kommer de att tas bort i enlighet med eventuella lagringspolicyer som fanns definierade när kunden hade en aktiv Acrobat Sign-licens.
För kunder som föredrar att spara sina avtalsregister på sina egna system och som vill ta bort originaldokumenten från Acrobat Sign-systemen kan ”kvarhållningspolicy” definieras som anger hur länge Acrobat Sign får behålla transaktionen och automatiskt ta bort avtalet (och eventuellt tillhörande granskningsinformation och personuppgifter) från Acrobat Sign efter denna tidsperiod.
Lagringsregler definieras av en administratör på kontonivå i avsnittet Datareglering i menyn admin.
- Administratörer på gruppnivå har inte behörighet att skapa eller inaktivera lagringsregler
- Inställningar på kontonivå ärvs av alla grupper på kontot som standardvärden
- Grupper måste konfigureras individuellt om de ska skilja sig från inställningen på kontonivå
- Inställningar på gruppnivå åsidosätter alltid inställningen på kontonivå
När ett avtal försätts i ett slutgiltigt tillstånd:
- Acrobat Sign kontrollerar kvarhållningsreglerna på gruppnivå för användaren som skapade avtalet (den aktuella gruppen som användaren är i när avtalet blir slutgiltigt)
- Om det inte finns någon regel på gruppnivå som för närvarande används kommer regeln på kontonivå att användas
- Om regeln på kontonivå också är odefinierad, definieras inga regler för lagring och avtalet erhåller inte något borttagningsdatum
- Avtal som inte erhåller ett borttagningsdatum när de blir slutgiltiga kan fortfarande tas bort med hjälp av GDPR-verktyg
Om en kvarhållningsregel tillämpas på avtalet:
- Avtalet är schemalagt att tas bort baserat på regelparametrarna
- Den tillämpade regelns regel-ID är associerat med transaktionen och säkerställer att rätt regel respekteras vid tidpunkten för borttagningen
Det slutgiltiga avtalet väntar till den angivna borttagningstiden.
- Antalet dagar innan borttagningen är exakt.
- T.ex.: om 14 dagar är definierade utlöses borttagningsåtgärden exakt 14 dagar (på sekunden) efter att avtalet har blivit slutgiltigt.
När borttagningstiden är inne kontrollerar Acrobat Sign det regel-ID som gäller för att avgöra om regeln är inaktiverad eller inte
- Om regeln är inaktiverad utförs ingen åtgärd
- Om regeln inte är inaktiverad tas avtalet bort
- Om alternativet att ta bort revisionsrapporten och personuppgifter (PII) är aktiverat gäller samma process baserat på det tidsintervall som har definierats för dessa dokument
- Konton som använder autentiseringsmetoden myndighets-ID tar bort undertecknarens identitetsrapport (om den samlas in) som en del av PII
- Om alternativet att ta bort revisionsrapporten och personuppgifter (PII) är aktiverat gäller samma process baserat på det tidsintervall som har definierats för dessa dokument
Konfiguration
Tillgänglighet:
Miljön Datareglering är tillgänglig för licensplanerna team och storföretag.
Konfigurationsomfattning:
Regler från Datareglering kan nås på konto- och gruppnivå.
Gränssnittet för den här funktionen kan bedömas genom att gå till fliken Datumstyrning på administratörsmenyn.
Konfigurera lagringsregler på kontonivå
Konfigurera eventuell lagring på kontonivå först.
Alla grupper ärver automatiskt inställningarna på kontonivå vilket innebär att om du har för avsikt att tillämpa en princip på alla grupper uppnår detta målet:
- Gå till Konto > Kontoinställningar > Datareglering
- Klicka på plus-ikonen
Överlägget Skapa lagringsregel visar:
- Definiera antalet dagar som ett avtal ska lagras efter att det har nått ett slutgiltigt tillstånd
- 1 dag är det minsta
- 5475 dagar (15 år) är det maximala
- Som alternativ kan du ange en lagringsperiod för avtalets granskningsspår och tillhörande personlig information för de parter som deltar i avtalet
- Granskningen och PII måste lagras åtminstone så länge som avtalet gäller och eventuellt längre
- Om det här alternativet inte är aktiverat behålls granskningsregistret och PII till de tas bort med någon annan metod (såsom GDPR-radering)
Den första regeln (högst upp i högen utan slutdatum) är den regel som används för närvarande. Endast en regel i taget kan användas på en grupp.
Om en ny regel skapas:
- Den nya regeln blir den regel som används för närvarande
- Den nya regeln placeras högst upp i listan med startdatum för när regeln skapades och inget slutdatum
- Om det finns en tidigare befintlig regel som aktivt tillämpas när den nya regeln skapas:
- Den tidigare befintliga regeln slutar att tillämpas på nya slutgiltiga avtal
- Den tidigare befintliga regeln flyttas nedåt i listan till precis under den nya (aktuella) regeln
- Den tidigare befintliga regeln tilldelas automatiskt ett värdet på sitt slutdatum som motsvarar startdatumet för den nya (aktuella) regeln
Konfigurera kvarhållningsregler på gruppnivå
Genom att konfigurera lagringsreglerna på gruppnivå åsidosätter du de ärvda reglerna på kontonivå för de användare som för närvarande finns i gruppen.
Om en användare flyttas mellan grupper med avtal som pågår gäller den nya gruppens lagringsregler för alla avtal som försätts i ett slutgiltigt tillstånd när de befinner sig i den gruppen.
Slutgiltiga avtal med en lagringsregler som har tillämpats innan den skapande användaren flyttades till en ny grupp respekterar borttagningsdatumet för den regel som används, förutsatt att den inte är inaktiverad före borttagningsåtgärden.
Med tanke på ovanstående finns det bara två sätt att konfigurera lagringsregler på gruppnivå:
Status för kvarhållningsregel
Aktiverad – regler som fortfarande är giltiga för avtal som övergick till ett slutgiltigt tillstånd när regeln tillämpades
- Regeln som används för närvarande finns alltid överst i listan och innehåller inget slutdatum
Inaktiverad – inaktiverade regler tillämpas inte längre. Om ett avtal har nått ett slutgiltigt tillstånd under en inaktiverad regel tas det inte bort på den definierade borttagningsdagen
- Inaktiverade regler gråtonas
- Inaktiverade regler kan inte återaktiveras
Utgångna – utgångna regler har inga slutgiltiga avtal som väntar på att tas bort
- t.ex.: om du har en regel på 14 dagar som har slutdatumet 10 mars upphör regeln att gälla vid slutet av 24 mars eftersom alla avtal som omfattas av regeln redan har tagits bort
Äldre – kunder som hade en lagringsprincip styrd av den äldre serverdelsinställningen ser en återgivning av den principen som en äldre lagringsregel.
- Avtal som redan har schemalagts att tas bort enligt den äldre regeln (innan de nya reglerna har införts) följer borttagningstiden för den äldre regeln
Filtrera reglerna efter status
Du kan filtrera listan med lagringsregler genom att klicka på ”hamburger”-ikonen i tabellens övre högra hörn.
Med den här uppsättningen alternativ kan du filtrera per:
- Alla regler – standardvärdet
- Endast aktiverade regler
- Endast inaktiverade regler
- Endast utgångna regler
Du kan också returnera 15, 30 eller 50 poster per sida.
Inaktivera en regel
Det går inte att ångra
inaktiveringen av en regel.
Om du inaktiverar en regel kommer alla återstående avtal som omfattas av regeln inte längre att ha ett borttagningsdatum som uppehålls.
Dessa avtal måste sedan tas bort med GDPR-verktygen.
Så inaktiverar du en regel:
- Markera regeln
- Klicka på länken Inaktivera.
Borttagna grupper
Lagring baseras på inställningar på gruppnivå (antingen uttryckligen angivna eller ärvda från inställningarna på kontonivå).
Framtida granskningar av lagringsregler som har tillämpats kräver att en historik över reglerna finns kvar.
Därför tas inte ett grupp-ID bort helt. I stället bevaras nödvändiga inställningarna och kan granskas/redigeras genom att administratören på kontonivå får åtkomst till grupper.
Borttagna grupper kan visas på sidan grupper genom att klicka på ”hamburger”-ikonen och välja visa endast borttagna grupper
Klicka en gång på gruppen som du vill redigera och klicka på länken Gruppinställningar.
- Regler kan skapas och inaktiveras på samma sätt som när gruppen var aktiv
API-baserad borttagningsåtgärd
Kvarhållning på begäran kan aktiveras där kundadministratörer har alternativet att använda API:et i Acrobat Sign för att ta bort enskilda dokument.
- Det API-anrop som används är: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Kontakta supportteamet för att aktivera det här alternativet.
- Endast en regel kan tillämpas när avtal når ett slutgiltigt tillstånd
- Flera regler kan vara Aktiverade eftersom en regel förblir aktiverad så länge det finns avtal som har ett målborttagningsdatum (enligt regelns omfattning)
- Inaktiverade regler kan inte återaktiveras. De inaktiveras för alltid
- Lagringsregler tillämpas när ett avtal försätts i ett slutgiltigt tillstånd och inte när avtalet skapas
- Den lagringsregel som tillämpas baseras på gruppen som den skapande användaren för närvarande är i när avtalet försätts i ett slutgiltigt läge
- Vad gäller väntetiden finns det inget sätt att redigera de lagringsregler som tillämpas på ett avtal efter att det har försatts i ett slutgiltigt läge
- Du kan inaktivera en regel för att förhindra att avtalet tas bort men det skulle förhindra borttagningen av alla avtal som antog regeln och inte har tagits bort ännu
- Du kan avgöra vilken regel som gäller för ett avtal genom att kontrollera granskningsrapporten för avtalet och jämföra datumet då det slutfördes med datumintervallen för dina olika lagringsregler
- 5475 dagar är den längsta lagringsperiod du kan installera