Konfigurera ett nytt arbetsflöde för sändning

Arbetsflödesdesignern öppnas och panelen Arbetsflödesinformation visas:

Ange följande uppgifter på sidan Arbetsflödesinformation:

• Arbetsflödets namn – Ange ett namn för arbetsflödet. Det här namnet visas på banderollen i arbetsflödesdesignern, i listrutan Använda ett arbetsflöde på hemsidan och överst på sändningssidan när arbetsflödet används för att skicka ett avtal. 
• Instruktion för avsändare – Skriv instruktioner hur arbetsflödet används. Dessa instruktioner visas högst upp på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal. 

• Vilka kan använda det här arbetsflödet – Anger vem som kan använda arbetsflödet. Alternativen är:
  
  • Endast jag – arbetsflödet är endast tillgängligt för den som har skapat arbetsflödet.
    
    • Endast jag är endast tillgängligt när åtkomst till anpassade arbetsflöden har beviljats alla användare.
    • Användare som har åtkomst till flera grupper kan välja vilken grupp arbetsflödet ska göras tillgängligt för.
      
  • Vald grupp – ett fält med rullgardinsmeny som visar alla grupper som skaparen har åtkomst till.
    
    • När Användare i flera grupper är aktiverat för kontot kan användare skapa arbetsflöden för alla grupper som de är medlemmar i.
    • Arbetsflöden kan bara associeras med en grupp. Gruppväljaren på sidan Skicka döljs.
      • Om flera grupper behöver åtkomst till arbetsflödet slutför du arbetsflödestestningen och klonar sedan en kopia av arbetsflödet för varje grupp som behöver åtkomst.
        
    • När endast en grupp har valts har alla användare som är medlemmar i den gruppen åtkomst till att använda arbetsflödet.
      
      • Om anpassad arbetsflödesåtkomst beviljas alla användare, kan andra användare klona avtalet och skapa en egen version av arbetsflödet.
        
    • Administratörer på gruppnivå har behörighet att redigera arbetsflöden som delas med en grupp där de har administratörsbehörighet. (Administratörer på kontonivå har också behörigheten att redigera gruppdelade arbetsflöden, eftersom de har behörighet för alla grupper.)
      
  • Alla användare i min organisation – alla användare i Acrobat Sign-kontot kan använda arbetsflödet.
    • Arbetsflöden på kontonivå kan skickas från alla grupper som avsändaren är medlem i.
    • Administratörer på kontonivå kan redigera alla arbetsflöden som delas på kontonivå.
      

Nedan finns ett exempel på Arbetsflödesinformation: 

Klicka på Avtalsinformation i den vänstra listen.

Definiera avtalsinformationen som ska fyllas i på sidan Skicka:

• Avtalsnamn – ange avtalets namn. Det här namnet visas på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal och i e-postrubriken Signera/Godkänn.
  
• Meddelande – skriv ett meddelande till mottagarna. Det här meddelandet visas på sidan Skicka när arbetsflödet används för att skicka ett avtal.
  
• Kopia – Om det behövs anger du e-postadresser till personer som ska få kopior. E-postadresser måste separeras med antingen kommatecken eller semikolon
  • Minimal – Ange det minsta antalet e-postadresser som kan inkluderas för kopior.
  • Största antal – Ange det maximala antalet e-postadresser som kan inkluderas för kopior.
  • Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att användare kan redigera arbetsflödets kopieadresser på sidan Skicka.
• Mottagarens språk – Avsändaren kan använda detta för att ange mottagarens språk.  Den här inställningen anger om språkväljaren visas på sidan Skicka och i så fall vilket standardspråk som visas.
  • Om alternativet Visa inte språkväljare väljs används det standardspråk för mottagare som definierats på konto-/gruppnivå.
• Sändningsalternativ
  • Ange lösenord för att öppna hämtad PDF-fil – aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändare kan ange ett lösenord för en hämtad PDF-fil.
    
    • Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om du alltid vill att ett lösenord ska användas för hämtade PDF-filer. Om det här alternativet är aktiverat kan avsändarna inte inaktivera det på sidan Skicka och ett lösenord måste alltid anges.
  • Tidsgräns för slutförande – Aktivera det här alternativet om du tillåta att en tidsgräns för slutförande kan anges på sidan Skicka.
    • dagar för att slutföra avtalet – Välj antal dagar som mottagarna har på sig för att slutföra signeringsprocessen som standard. Det angivna antalet dagar kan alltid redigeras på sidan Skicka.
  • Tillåt redigering av dokument före sändning – aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändare kan ändra dokumentets formulärfält i redigeringsmiljön med hjälp av alternativet Förhandsgranska och lägg till signaturfält på sidan Skicka.
    • Aktivera redigering som standard – aktivera det här alternativet för att automatiskt aktivera alternativet Förhandsgranska och lägg till signaturfält på sidan Skicka.

Nedan finns ett exempel på Avtalsinformation:

Klicka på Mottagare i den vänstra panelen när du vill öppna avsnittet Mottagarrouting

I avsnittet Mottagarrouting kan du ange mottagarna och routingordningen efter behov. Du kan skapa mycket komplicerade arbetsflöden med seriell, parallell, blandad eller kapslad och blandad dirigeringsordning.  Instruktionerna som följer visar funktionerna som finns för mottagarrouting.

• Så här lägger du till en annan mottagare före eller efter en befintlig mottagare:
  • Klicka på ikonen Lägg till .
  • Välj den roll du vill använda (alla roller som är aktiverade för kontot är tillgängliga).

• Klicka på ikonen Lägg till ovanför en mottagare om du vill ange parallella grenar och välj Parallella grenar. 

• Om du vill radera en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och väljer ikonen Radera .

• Om du vill anpassa en mottagare placerar du markören över mottagarbubblan och klickar på  ikonen Redigera.

När du redigerar en mottagare kan du konfigurera följande:

• Mottagaretikett – Du kan anpassa mottagarens etikett. Du kan till exempel ändra standardetiketten Mottagare till Köpare. 
  • Etiketterna för mottagarna måste vara unika i arbetsflödet.
• Mottagare– ange mottagarens standarde-postadress.
• Lägg till mottagargrupp – välj den här knappen för att lägga till en återanvändbar mottagargrupp från listan över mottagargrupper som är tillgängliga för dig.
• Markera som mottagargrupp – när det här alternativet är markerat skapas en mottagargrupp från de e-postadresser som listas i fältet Mottagare i stället för en standardpost för mottagare av e-post. Mottagargruppen kan lämnas tom eller fyllas i med en eller flera e-postadresser från fältet E-post (kommaavgränsade).
• Mottagaren är avsändare – när detta alternativ är markerat infogas avsändaren som mottagare.
• Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om en signatur från mottagaren krävs.
  
• Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avsändaren kan uppdatera mottagarens e-postadress på sidan Skicka.
• Lägg till privat meddelande– välj det här alternativet om du vill ange ett privat meddelande till mottagaren. Privata meddelanden infogas i mottagarens e-postmeddelande (utöver det globala meddelandet) och på sidan för e-signering.
• Roll – uppdaterar mottagarens roll (signerare, godkännare, formulärifyllare osv.).
• Autentisering – Välj vilken typ av identitetsverifiering som krävs för undertecknaren. Endast de alternativ som har aktiverats är synliga.
  
  • Enfaktorautentisering: ingen (e-post), Acrobat Sign, engångslösenord för e-post.
  • Tvåfaktorautentisering: telefon, KBA, lösenord och myndighets-ID.

Kom ihåg att klicka på Spara när du vill spara mottagarkonfigurationen.

Nedan visas ett exempel på mottagarinformation och en routning där etiketterna för de båda signerarna (Buyer och Sales Director) och godkännaren (VP Sales) har anpassats. 

Klicka på E-post i den vänstra listen när du vill gå till avsnittet E-post.

• I avsnittet E-post kan du bestämma vilka e-postmeddelanden som skickas under signerings- och godkännandeprocessen baserat på olika händelser. 
• Du kan till exempel ange att aviseringar ska skickas till mottagarna och kopiemottagarna när ett avtal har annullerats. 

Markera kryssrutorna för de händelser som du vill ska utlösa e-postmeddelanden och Spara konfigurationen.

Klicka på Dokument i den vänstra listen när du vill gå till avsnittet Dokument.

I avsnittet Dokument kan du konfigurera följande

• Dokumenttitel – ange dokumentets titel. Den här titeln visas i området Dokument på sidan Skicka.
  
• Filer – Klicka på ikonen Lägg till fil för att bifoga ett dokument från ditt Acrobat Sign mall-bibliotek. Dokumentet bifogas automatiskt när du skickar med det här arbetsflödet
  • Om en fil inte är markerad kan avsändaren välja en fil när avtalet skickas
  • Om ett dokument flaggas som Obligatoriskt kommer det att bifogas automatiskt till avtalet när arbetsflödet initieras
  • Ta bort fil – Om du bifogar fel fil kan du klicka på ikonen Ta bort (X) intill filnamnet för att ta bort den
• Dokumentnamn – Ange ett beskrivande namn som identifierar dokumentet för avsändaren. Namnet på det uppladdade biblioteksdokumentet används som standard, men kan skrivas över
• Obligatoriskt – Anger om dokumentet är obligatoriskt
• Lägg till dokumentet – Klicka på knappen Lägg till dokument när du vill lägga till rader för ytterligare dokument
  •  Dokumenttitlar måste vara unika värden
• Ta bort rad – Klicka på ikonen Ta bort rad (X) om du vill ta bort en hel rad

Nedan visas ett exempel på ett konfigurerat dokumentavsnitt:

Klicka på Indatafält för avsändare i den vänstra listen när du vill öppna avsnittet Indatafält för avsändare.

Dessa inmatningsfält mappas till formulärfält som definierats i det bifogade dokumentet (antingen som en del av arbetsflödet eller som en fil som överförs av avsändaren).

Avsändaren kan använda dessa fält för att fylla i innehåll innan avtalet skickas till mottagaren.

På panelen Indatafält för avsändare klickar du på Lägg till fält

För varje rad som läggs till kan du konfigurera följande:

• Fälttitel – Skriv fältets titel. Det här värdet visas på sidan Skicka som referens för avsändaren
• Fältnamn i dokument – Ange fältnamnet för ett fält i det bifogade biblioteksdokumentet
  • Fältnamnet som anges här måste matcha namnet på formulärfältet i dokumentet
• Standardvärde – Ange ett standardvärde, om något.
• Obligatoriskt – Aktivera det här alternativet om ett värde måste anges för fältet innan avtalet skickas
• Redigerbar – Aktivera det här alternativet om du vill tillåta att avtalets avsändare kan ändra standardvärdet
• Klicka på ikonen Ta bort rad (X) om du vill ta bort en hel rad

Nedan visas ett exempel på Indatafält för avsändare: