Användarhandbok Avbryt

Spara slutförda webbformulärdokument i SharePoint-biblioteket

 

Användarhandbok för Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom igång

Administrera

Skicka, signera och hantera avtal

Avancerade avtalsfunktioner och arbetsflöden

Integrera med andra produkter

Adobe Sign-utvecklare

Support och felsökning

Skapa ett Power Automate-flöde som automatiskt sparar en kopia av alla dina Slutförda webbformulär till en angiven SharePoint-mapp.

Översikt

Den här mallen automatiserar processen att spara signerade avtal som har genererats från webbformulär till en SharePoint-fil som du väljer. När en signeringscykel för avtal har slutförts i Acrobat Sign hämtar flödet det signerade PDF-dokumentet, skapar en ny fil i SharePoint och sparar PDF-filen på den angivna platsen i SharePoint.

Ett webbformulär anses vara fullständigt när alla mottagare som definieras av avtalet slutför sina angivna aktiviteter (signera, godkänn, fyll i formuläret osv.) för webbformuläret.

Exempel på användningsfall

  • Tillverkning – spara färdiga undersökningar från kunderna så att kundserviceteamet kan spåra kundfeedback och använda den för att förbättra företagets produkter och tjänster.
  • Universitet – spara de genomförda enkäterna från studenterna så att högskolan kan arbeta med att förbättra anläggningarna, omorganisera fakulteten, osv.
  • Hälsa – spara den färdiga undersökningen från patienter så att kliniker och vårdcentraler kan förbättra sina tjänster.

Förutsättningar

  • Ett giltigt SharePoint Online-konto krävs.
  • Målmappen för den signerade PDF-filen måste finnas på SharePoint innan flödet körs.

Aktivera flödet

  1. Gå till Arbetsflöden > Power Automate > Skapa arbetsflöde.

    Navigeringssteg till sidan Skapa arbetsflöde i Power Automate.

  2. På sidan Vad skulle du vilja automatisera idag? skriver du SharePoint i sökfältet.

  3. Välj Start i det arbetsflöde du vill aktivera.

    Sidan Skapa arbetsflöde som visar sökresultaten och knappen Starta markerad

  4. Sidan Skapa ett flöde läses in och visar:

    • Det redigerbara flödesnamnet. Det är samma namn som originalmallen, vilken går att redigera.
    • Anslutningarna som krävs för att flödet ska slutföras. 
      • En anslutning är ett omslag runt API-koden som tillhandahåller ett användarvänligt gränssnitt för att samla in den information som krävs för att autentisera varje nödvändig tjänst och för att anpassa flödet för en specifik användares behov. Du måste upprätta den autentiserade anslutningen först. Du uppmanas att ange all nödvändig information som anslutningen kräver i ett följande steg.
      • För att autentisera en anslutningväljer du de tre punkterna bredvid Anslutning. En autentiseringspanel för tjänsten (programmet) visas där användarens inloggningsuppgifter kan anges.
        När autentiseringen är klar upprättas en beständig anslutning mellan tjänsten och Power Automate.
        En grön markering bredvid de tre punkterna anger att det finns en autentiserad anslutning.

    Autentisera varje anslutning under avsnittet Logga in.

  5. Välj Nästa när alla anslutningarna är autentiserade.

    Power Automate mellan Acrobat Sign och SharePoint med autentiseringspanelen exponerad

  6. Sidan uppdateras för att visa de obligatoriska fälten från anslutningarna.

    Det här flödet krävs:

    • Namn/ID för Acrobat Sign-webbformulär: en rullgardinsmeny med webbformulär som är tillgängliga för användare som autentiserats i Acrobat Sign. Välj webbformuläret i rullgardinsmenyn 
    • SharePoint-webbplatsadress: URL:en för din SharePoint-webbplats. Exempel:https://example.com/sites/sitename
    • Sökväg till SharePoint-mapp: filsökvägen för målmappen där avtalen ska sparas

     

    Sidan Skapa ett flöde som visar de fält som krävs för att konfigurera anslutningarna.

    När Redigera i avancerat läge markeras öppnas den detaljerade vyn av anslutningarna och alla tillgängliga fält som kan användas för att finjustera flödet.

    Det är bara användare med en stark förståelse för Power Automate som bör försöka utföra en avancerad redigering.

    Den avancerade redigeringsvyn visar tre anslutningar

  7. Välj Skapa flöde när alla obligatoriska fältvärden har angetts.

    Det kan ta några sekunder att skapa flödet.  När du är klar visas hanteringssidan för flödet. 

    Flödeshanteringssida.

    Obs!

    Flöden skapas med statusen Aktiverat. Om du inte vill att ditt flöde ska vara aktivt väljer du alternativet Stäng av i det övre fältet med åtgärder.

Använd mallen

Den här mallen utlöses av en händelse (när ett webbformulär uppdateras till Slutför).

När flödet är korrekt konfigurerat och aktiverat körs det automatiskt när den utlösande händelsen inträffar. Ingen ytterligare användarinteraktion krävs.

Flödet fortsätter att köras tills det har inaktiverats, förutsatt att kundens Power Automate-konto har transaktioner tillgängliga (antingen via integreringens inkluderade berättiganden eller via den volym som köpts direkt från Microsoft).

Testa mallen

När du har angett de nödvändiga uppgifterna i flödesmallen måste du välja knappen Skapa flöde för att aktivera flödet för användning. När flödet har aktiverats är du redo att testa.

  1. Kontrollera SharePoint-mappen för att identifiera att det signerade avtalet har lagts till i den.

Felsöka vanliga fel

  • När arbetsflödesavtalet har slutförts utlöses flödet ibland inte.

    I sådana fall bör du ta reda på om det finns några utlösarfel (med meddelanden) som visas på informationssidan och åtgärda dem.

  • Anslutningskonfiguration: när det finns fler än ett SharePoint-konto kan den aktuella sessionen ibland vara inloggad med ett annat konto. 

    Resultatet blir att filen inte är tillgänglig på det faktiska kontot. Se till att du är inloggad på rätt konto i sådana fall.

  • Om du anger en felaktig mappsökväg kan det leda till flödesfel.

    /Apps/TestFiles/ skulle till exempel resultera i ett fel om TestFiles eller Apps inte finns.

    Det är alltid säkrare att välja/navigera genom den sökväg som finns i rullgardinsmenyn.

  • Behörigheter: kontrollera att Adobe Acrobat Sign har rätt behörigheter för att komma åt SharePoint-mappen. Annars kunde inte dokumentet sparas på den angivna platsen.

    Vanligtvis är en grön markering på höger sida av en anslutning en av de bra indikatorerna för att anslutningen är konfigurerad som förväntat. Eventuella fel visas med ett utropstecken. Klicka på det om du vill ha mer information.

  • Om webbformuläret du söker inte finns under webbformulärfältet 

    Återupprätta Acrobat Sign-anslutningen genom att välja de tre punkterna bredvid Acrobat Sign-anslutningen och välja den aktuella användarens roll i popup-fönstret (administratör, gruppadministratör eller användare).

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?