Uppgradera ditt konto så att användare i flera grupper (UMG) tillåts

Översikt över UMG (användare i flera grupper)

Användare i flera grupper utnyttjar den praktiska användningen av gruppstrukturen utöver att bara vara en lista över användare och de resurser som är tillgängliga för dem.

En grupp är i princip en uppsättning behörigheter som styr de alternativ och standardinställningar som visas för användaren när de skapar avtal eller hanterar resurser (rapporter, biblioteksmallar osv.)

Genom att tillåta en användare att ha medlemskap i flera grupper kan administratörer välja att skapa grupper med explicita arbetsflöden i åtanke. Kraftfulla standardinställningar kan installeras och konfigurationsalternativen kan begränsas, vilket ger ett mer förskrivet dokumentflöde och lösning. Du kan till exempel skapa dedikerade grupper för:

  • Interna dokument (skattedokument, insättningsblanketter, semesteransökningar)
  • Juridiska dokument (sekretessavtal, samförståndsavtal)
  • Efterlevnadsbegränsade signaturflöden (CFR 21 del 11, PCI, HIPAA)
Skicka sida med UMG aktiverat

Obs!

Vi rekommenderar att du registrerar dig för ett utvecklarkonto så att du kan uppleva de olika gränssnitt och interaktioner som UMG introducerar i en säker miljö.

Det är starkt rekommenderat att kunder som har anpassade API-integreringar eller som använder tredjepartsintegreringar, testar sin kod/integreringar i ett utvecklarkonto noggrant innan de uppdaterar.


Åtgärder att granska/vidta innan uppdatering

UMG är bara tillgängligt för tjänstenivåerna storföretag och företag.

  • Det här är de enda tjänstenivåerna som tillåter flera grupper

Utvecklar- och testversionskonton baseras på tjänstenivån storföretag.

UMG är inte kompatibelt med de klassiska sidorna Hem, Hantera och Anpassade arbetsflöden.

När du aktiverar UMG aktiverar kontot de senaste versionerna av sidorna Hem-, Hantera och Anpassat arbetsflöde (om de inte redan är det) och inaktiverar länkarna för att växla tillbaka till det klassiska gränssnittet.

Administratörens gränssnittsalternativ för att återgå till klassiska sidor inaktiveras på admin-menyn.

Det enda sättet att återgå till de klassiska sidlayouterna är att först återgå till Användare i en enskild grupp.

Obs!

Vi rekommenderar att du aktiverar de moderna versionerna av sidorna Hem, Hantera och Anpassat arbetsflöde flera veckor innan du uppdaterar till UMG så att din användarbas kan vänja sig vid de grundläggande sidolayouterna.

Om de moderna versionerna av sidorna Hem och Hantera återges som tomma sidor, måste du kontakta ditt nätverkssäkerhetsteam för att tillåta Adobe Acrobat Sign-slutpunkter.

UMG har testats för kompatibilitet och förväntas fungera normalt med följande Acrobat Sign partnerintegreringar:

  • Acrobat Sign-mobilappar (iOS och Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Observera att dessa integreringar ännu inte är ”UMG-medvetna”, så inställningarna som används när avtal skickas är de som tillhör användarens ”primära grupp”.

Möjligheten att känna igen och arbeta med nya gruppmedlemskap planeras för framtida releaserversioner av dessa integreringar.

Om du har byggt anpassade integreringar med Acrobat Sign API:er rekommenderar vi starkt att du testar dem på ett separat UMG-aktiverat utvecklarkonto innan du uppdaterar produktionskontot.

  • Din Success Manager (eller support) kan hjälpa dig att konfigurera ett UMG-aktiverat utvecklarkonto

Alla befintliga REST v6 API-anrop fortsätter att fungera, oavsett om UMG är aktiverat eller inte.

  • Tidigare API-versioner (både SOAP och REST) fortsätter att fungera, men känner bara igen inställningarna för användarens ”primära grupp”
  • För att kunna utnyttja UMG till fullo måste du migrera din kod till REST v6 API  

Om du arbetar med tredjepartspartners integreringar som:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Vi rekommenderar starkt att du testar dessa på ett UMG-aktiverat utvecklarkonto innan du aktiverar UMG på ditt produktionskonto. 

Din Success Manager (eller support) kan hjälpa dig att konfigurera ett UMG-aktiverat utvecklarkonto.  

Obs!

Om du hittar ett problem kan du kontakta integrationspartnern för att rapportera problemet och begära en korrigering.

Obs!

Alla konton uppmanas att ”registrera sig” på den nya domänen så tidigt som möjligt för att ge tid för felsökning i händelse av problem.

Konton kan växla tillbaka om problem uppstår. 


Så här uppdaterar du kontot till UMG

När du är säker på att ditt konto är redo att uppdateras:

  1. Logga in på Acrobat Sign som administratör på kontonivå

  2. Navigera till Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar > Användare i flera grupper

  3. Klicka på knappen Aktivera nu

     

    Navigera till inställningen

  4. Utvärdera checklistan och markera varje ruta för att bekräfta att du har verifierat att ditt konto är klart att aktiveras.

    Klicka på OK 

    UMG-checklista

  5. Klicka på Spara


Vad händer om du inaktiverar UMG

Om du måste återgå till användare som är begränsade till en enda grupp är följande saker att tänka på:

  • Alla användare begränsas till sin primära grupp

    • Användaren kan bara komma åt mallar/arbetsflöden som är kopplade till deras primära grupp
    • Användarna kan bara skicka avtal från sin primära grupp
  • Alla användarens gruppmedlemskap (andra än den primära gruppen) inaktiveras

    • Om användaren inte flyttas till en ny grupp medan UMG är inaktiverat, återaktiveras användarens grupper när UMG är återaktiveras
    • Om en användare tilldelas en ny grupp medan UMG är inaktiverat, skrivs tabellen group_membership för användaren om med endast en (primär) grupp (inaktivering av de inaktiva gruppposterna). Användaren behåller endast det primära gruppmedlemskapet när UMG återaktiveras
  • Alla UMG-aktiverade sidor återgår till gränssnittet/funktionerna för en grupp

    • Skicka- eller mallsidor tar bort gruppväljaren
    • Om du skapar flera användare återgår du till den tidigare syntaxen
  • Sidversionsalternativen återställs till föregående läge

    • Om du inte konfigurerade ditt konto till att använda de senaste versionerna av sidorna Hem, Hantera och Anpassat arbetsflöde innan du uppdaterar, återgår ditt konto till den exakta uppsättningen med sidkonfigurationer som fanns före uppdateringen
  • Användarna har fortfarande tillgång till alla resurser de har skapat (avtal, biblioteksmallar, webbformulär)

    • Den som har skapat en resurs är alltid associerad med den som ägare, oavsett vilken grupp personen tillhör
  • Befintliga avtal påverkas inte och slutförs som vanligt

    • Att ändra ägarens gruppstatus har ingen effekt på pågående avtal
    • Avtalsägaren ändras inte och avtalsparametrarna låses när avtalet skickas
  • Integreringar fungerar som de gjorde innan de uppdaterades till UMG

    • Acrobat Sign-integreringar tar för närvarande inte hänsyn till användare i flera grupper, vilket innebär att integreringar inte påverkas när Acrobat Sign återställs till enskilda användare
    • Användaraktiviteten påverkas inte
    • Avtal som pågår slutförs som vanligt
Adobes logotyp

Logga in på ditt konto