Oversikt

Workflow Designer brukes til å tilpasse signeringsprosesser for å skape en arbeidsflyt for bestemte forretningsmessige behov. Med dette nye verktøyet kan administratorer enkelt utforme og behandle arbeidsflytmaler med et intuitivt dra-og-slipp-redigeringsprogram. Det er enkelt å angi hvilke dokumenter som skal inkluderes i en avtale, egenskapene til deltakerne – inkludert forhåndsdefinerte navn, roller og ruting, skjemafelt som skal forhåndsutfylles av avsenderen, e-postmeldinger som skal sendes til mottakerne, når avtaler utløper, passordalternativer og så videre.

En god arbeidsflyt kan også skape forenklede senderutiner for brukerne, slik at trinnene i prosessen kan utføres konsekvent hver gang. Avsendere som bruker en arbeidsflytmal, blir ledet gjennom sendeprosessen med tilpassede instruksjoner og felt, noe som gjør sendeprosessen enklere å bruke og mindre utsatt for feil.

Nyheter...

Med utgivelsen i juni 2018 er det flere endringer til Workflow Designer som fører den nærmere funksjonaliteten til den manuelle sendeprosessen.

De nye funksjonene inkluderer mulighet til å

  • bruke digitale signaturer for én eller flere av mottakerne.
  • konfigurere mottakere til å bruke telefonbasert (SMS) mottakergodkjenning.
  • konfigurere mottakergrupper under sendeprosessen.
  • legge ved dokumenter fra alle aktiverte kilder under sendeprosessen.

 

Alle funksjonene ovenfor aktiveres når du velger å bruke den nye Tilpasset arbeidsflytsending-prosessen.

Denne nye sendeprosessen vises på en ny dynamisk side som ligner mye på Send-siden, og som kan aktiveres ved å gå til Konto > Kontoinnstillinger > Send-Innstillinger > Tilpasset arbeidsflytsending

Merk:

Vær oppmerksom på at to kjente defekter ble oppdaget like før utgivelsen i juni. Begge forventes å bli rettet med en oppdatering i august.

1. HTML som tillot lister og noe formatering i instruksjonene, gjengis ikke riktig og vises som rå HTML på siden.

Hvis du ikke bruker HTML i instruksjonene, vil ikke dette være synlig

Foreslåtte løsninger:

  • Fjern HTML-kode fra instruksjonene og oppdater arbeidsflyten
  • Hvis rå HTML-kode ikke har noen stor virkning, kan du ignorere det til rettelsen kommer i august
  • Vent med å aktivere den nye arbeidsflytopplevelsen til august

 

2. Filer som er lagt ved i Workflow Designer, blir ikke automatisk lagt ved under sendeprosessen. Filen må legges ved manuelt.

Legg til fil-koblingen for filvedlegget viser filen i biblioteket (og bare den filen).

Hvis det er viktig at filen legges ved automatisk, venter du med å aktivere den nye Send-opplevelsen til etter oppdateringen i august.

navigate_to_customworkflowsend

 

Mottakergodkjenning

I Workflow Designer vises alle aktiverte godkjenningsmetoder i mottakerobjektet.

Godkjenningsmetodene er oppdatert slik at de vises som avmerkingsbokser. Det gjør at arbeidsflytutformingen kan tillate alternativer for avsenderen. 

Hvis flere alternativer merkes i utformingen, vil disse samme alternativene bli tilgjengelige for avsenderen under sendeprosessen.

Denne utgivelsen legger også til telefon (SMS) som et alternativ i utformingen.

workflow_phone_authentication

 

Mottakergrupper

Mottakerobjekter i utformingen kan nå merkes som mottakergrupper. Dette gjør at avsenderen kan konfigurere en rekke e-postadresser som har tillatelse til å signere for det enesignatur-trinnet.

Hvis du for eksempel trenger at fem ledere kontrasignerer, kan du føre opp alle fem e-postadressene, men bare én må påføre en signatur.

workflow_recipientgrouppair

Merk:

Mottakere i arbeidsflytutformingen kan angis som en mottakergruppe, men de konfigureres ikke i arbeidsflytutforming.

Mottakergruppen er bare tilgjengelig for konfigurasjon under sendeprosessen.

 

Filvedlegg

Under sendeprosessen kan dokumenter nå legges ved fra hvilken som helst av de aktiverte Adobe Sign-kildene.

workflow_librarypair

 

Brukergrensesnittet for arbeidsflytsendeopplevelsen er oppdatert til en moderne dynamisk utforming, som Send-siden.

Instruksjonene som tidligere var til høyre for mottakerlisten, er flyttet til toppen av siden i et vindu som kan skjules.

new_workflow_sendexperience

Opprette en tilpasset arbeidsflyt

Bare administratorer kan opprette en arbeidsflyt. Kontoadministratorer kan opprette en arbeidsflyt for hele kontoen eller for bestemte grupper innenfor kontoen. Gruppeadministratorer vil kunne se alt av arbeidsflyter, men bare kunne redigere dem som gjelder for gruppen.

Det å opprette en arbeidsflyt består i å definere følgende informasjon:

  • Informasjon om arbeidsflyt – Definer selve arbeidsflyten, som innebærer å gi den navn, skrive tilpassede instruksjoner for avsenderne som bruker den, og gi tillatelser til å bruke den.
  • Informasjon om avtale – Definer og tilpass avtaleinformasjonen som vises på Send-siden.
  • Mottakere – Opprett ruting ved å legge til mottakere (underskrivere og godkjennere) i den nødvendige signeringsrekkefølgen.
  • E-postmeldinger – Angi meldinger som skal sendes til ulike mottakere på forskjellige stadier i signeringsprosessen.
  • Dokumenter – Angi hvilke dokumenter som skal inkluderes i arbeidsflyten.
  • Inndatafelt for avsender – Definer felt som avsendere kan bruke til å gi informasjon når de sender avtalen. Informasjonen i inndatafeltene flettes inn i avtalen før den sendes til underskrivere og godkjennere.

Obligatoriske felt er merket med en rød stjerne. Noen feltetiketter kan redigeres, for eksempel "Avtalenavn",
noe som indikeres med et blyantsymbol:

editable label

Klikk på blyantsymbolet for å skrive en egen etikett. Denne etiketten vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende et dokument. Klikk på tilbakestillingssymbolet for å endre tilbake til den opprinnelige etiketten.

Informasjon om arbeidsflyt

1. Logg deg på som kontoadministrator og gå til Konto > Arbeidsflyter.

2. Nav to Workflow

2. Klikk på Opprett en ny arbeidsflyt for å åpne Workflow Designer. 

Create New

Workflow Designer åpnes og panelet Informasjon om arbeidsflyt vises:

workflow_-_workflowinfo

Standardnavnet på arbeidsflyten (f.eks. Ny arbeidsflyt) vises i Workflow Designer-banneret.

Prikken ved siden av arbeidsflytnavnet angir om arbeidsflyten er et utkast/inaktiv (grå prikk) eller aktiv
(grønn prikk).

Følgende kontroller er plassert til høyre:

  • LukkKlikk for å lukke arbeidsflyten.
  • Lagre – Klikk for å lagre endringene.
  • Aktiver/Deaktiver – Klikk for å aktivere (eller deaktivere) arbeidsflyten for den valgte gruppen.

 

1. Fyll ut disse opplysningene på siden Informasjon om arbeidsflyt:

  • Navn på arbeidsflyt – Oppgi navnet på arbeidsflyten. Dette navnet vises i Workflow Designer-banneret, i rullegardinlisten Bruk en arbeidsflyt på Dashboard og øverst på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale. 
  • Instruksjon til avsender – Gi instruksjoner om bruk av arbeidsflyten. Disse instruksjonene vises øverst på Send-siden når arbeidsflyten blir brukt til å sende en avtale.

Merk:

Instruksjoner kan legges til ved bruk av HTML-koder. Følgende HTML-koder og attributter kan brukes i instruksjonsdelen: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fullt kvalifisert bane"> og <a href="fullt kvalifisert bane">.

Hvis du har tenkt å bruke src- eller href-baner, må disse banene hvitelistes. Send disse URL-adressene til den kundeansvarlige for virksomheten.

  • Aktiver for – Angi hvem som kan bruke arbeidsflyten. Alternativene er Alle grupper eller gruppene innenfor kontoen.

 

Her følger et eksempel på Informasjon om arbeidsflyt:

Workflow Info

Informasjon om avtale

1. Klikk på Informasjon om avtale i stolpen til venstre.

workflow_-_agreementinfo

2. Definer avtalen under Informasjon om avtale, slik den skal vises for avsenderen på Send-siden:

  • Avtalenavn – Oppgi navnet på avtalen. Dette navnet vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale, og i "Vennligst signer/Vennligst godkjenn"-overskriften til e-postmeldinger. Dette feltet er obligatorisk og etiketten kan redigeres.
  • Melding – Skriv en melding til mottakerne. Meldingen vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale. Dette feltet er obligatorisk og etiketten kan redigeres.
  • Kopi – Oppgi e-postadressene til eventuelle kopimottakere.
    • Minimum – Angi det minste antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
    • Maksimum – Angi det største antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
    • Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere redigerer arbeidsflytens kopiadressater på Send-siden.
  • Språk for mottaker – Avsenderen kan bruke denne innstillingen til å angi språk for mottakeren. Denne innstillingen angir om språkvelgeren skal vises på Send-siden eller ikke, og så fall med hvilket standardspråk.
  • Sendealternativer
    • Angi passord for å åpne nedlastet PDF-fil – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen angir passord for en nedlastet PDF-fil.
      • Bruk av dette alternativet vil også sette Bekreftelse av identitet til Passord, og det samme passordet vil bli benyttet.
      • Påkrevd – Aktiver dette alternativet for alltid å kreve et passord for en nedlastet PDF-fil. Hvis alternativet er aktivert, kan ikke avsendere deaktivere det på Send-siden, og de må oppgi et passord.
    • Tidsfrist for fullføring – Aktiver dette alternativet for å tillate at det angis en fullføringstidsfrist på Send-siden.
      • dager for å fullføre avtalen – Velg hvor mange dager mottakeren eller mottakerne normalt skal ha på signeringsprosessen. Det angitte antall dager kan alltid redigeres på Send-siden.
    • Tillat redigering av dokumenter før sending – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere endrer dokumentets skjemafelt i redigeringsmiljøet ved bruk av forhåndsvisningsalternativet på Send-siden.
      • Aktiver redigering som standard – Aktiver dette alternativet for automatisk å aktivere alternativet ForhåndsvisSend-siden.

 

Her følger et eksempel på Informasjon om avtale:

Agreement Info

Mottakere

1. Klikk på Mottakere i stolpen til venstre for å gå til Mottakerruting-avsnittet.

workflow_-_recipients

2. Under Mottakerruting kan du angi mottakere og en mottakerrekkefølge som er i henhold til dine krav. Du kan definere en svært kompleks arbeidsflyt med seriell, parallell, hybrid eller nestet hybrid ruting. Instruksjonene nedenfor fremhever funksjonaliteten som finnes under Mottakerruting.

  • Slik legger du til en ny mottaker foran eller etter en eksisterende mottaker:
    • Klikk på legg til-ikonet.
    • Velg rollen (alle roller som er aktivert for kontoen, vil være tilgjengelig) du vil sette inn
recip1

 

  • Hvis du vil angi en parallell gren, klikker du på legg til-ikonet over en mottaker og velger Parallelle grener
Recip2

 

  • Hvis du vil slette en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og klikker på slett-ikonet.
Recip4

 

  • Hvis du vil tilpasse en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og klikker på rediger-ikonet.
recipient_properties

Når du redigerer en mottaker, kan du konfigurere følgende:

  • Mottaker-etiketten – Tilpass etiketten til mottakeren. Standardetiketten for mottakere kan for eksempel endres til Innkjøper. 
    • Etikettene for mottakere må være unike innenfor en arbeidsflyt.
  • E-postadresse – Oppgi e-postadressen som er standard for mottakeren.
  • Denne mottakeren er avsenderen - Når denne er merket settes avsenderen inn som mottakeren
  • Merk som mottakergruppe - Når denne er merket, vil mottakeren vises som en tom mottakergruppe for avsenderen under sendeprosessen. Avsenderen må konfigurere e-postadressene for mottakergruppen
  • Rolle – Oppdater mottakerens rolle (Underskriver eller Godkjenner).
  • Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det er påkrevd med en signatur fra mottakeren.
  • Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen oppdaterer e-postadressen til denne mottakeren på Send-siden.
  • Bekreftelse av identitet – Velg hvilken type identitetsbekreftelse som kreves for underskriveren 
    • Ingen, Adobe Sign, Telefon, KBA, Passord og Nettidentitet er de mulige alternativene
    • Det er bare alternativene som har blitt aktivert for Adobe Sign-kontoen, som vil vises

Merk:

Hvis passord velges som legitimeringsmetode, vil det samme passordet bli lagt til som dokumentsikkerhet, slik at PDF-filen ikke vises før passordet er oppgitt.

Husk å klikke på Lagre for å lagre eventuell mottakerkonfigurering som er utført.

 

Nedenfor ser du et eksempel på Mottaker-informasjon og ruting der etikettene til både underskrivere ("Buyer" og "Sales Director") og godkjenneren ("VP Sales") har blitt tilpasset. 

Recip Example

E-postmeldinger

1. Klikk på E-postmeldinger i stolpen til venstre for å gå til E-postmeldinger.

Under E-postmeldinger kan du styre hvilke meldinger som skal sendes i underskrivings- og godkjenningsprosessen på grunnlag av ulike hendelser.

Du kan for eksempel angi at det skal sendes varselmeldinger til mottakere og kopimottakere hvis en avtale blir kansellert. 

2.  Merk av for de hendelsene som du ønsker skal utløse e-postvarsling.

workflows_-_emails

Merk:

Enkelte e-posthendelser kan ikke redigeres:

  • "Alltid" betyr at det alltid vil bli sendt e-post om hendelsen og til e-postmottakerne.
  • "-" betyr at kombinasjonen av hendelse og e-postmottaker er ugyldig, og det blir ikke sendt noen e-postmelding.

Dokumenter

1.  Klikk på Dokumenter i stolpen til venstre for å gå til Dokumenter.

workflows_-_documents

 

2. Under Dokumenter kan du konfigurere følgende:

  • Dokumenttittel – Oppgi en tittel for dokumentet. Denne tittelen vises i Dokumenter-området på Send-siden når du sender ved bruk av arbeidsflyten.
  • Filer – Klikk på Legg til filer-ikonet for å legge ved et dokument fra Adobe Sign-biblioteket. Dette dokumentet blir automatisk lagt ved når du sender ved bruk av denne arbeidsflyten.
    • Hvis ingen fil er valgt, tillater arbeidsflyten av avsenderen oppgir en fil ved sending av avtaler.
    • Slett fil – Hvis du legger ved feil fil, kan du klikke på slett-ikonet (X) ved siden av filnavnet for å fjerne den.
  • Dokumentnavn – Oppgi et meningsfylt navn som identifiserer dokumentet for avsenderen. Dette standardnavnet på det opplastede bibliotekdokumentet kan overskrives.
  • Påkrevd – Angir om dokumentet er obligatorisk.
  • Legg til dokument – Klikk på Legg til dokument for å legge til rader for ekstra dokumenter.
  • Slett rad – Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden.

Merk:

Bare filer som er lastet opp til Adobe Sign-biblioteket, kan legges ved arbeidsflyter i utformingen.

Under sendeprosessen kan avsendere legge ved filer fra hvilken som helst kilde som er aktivert i Adobe Sign-innstillingene.

 

Her følger et eksempel på et konfigurert Dokumenter-avsnitt:

Document Info

Inndatafelt for avsender

1. Klikk på Inndatafelt for avsender i stolpen til venstre for å gå til Inndatafelt for avsender.

Disse inndatafeltene er tilordnet skjemafelt som er definert i vedlagte dokumenter (enten som en del av arbeidsflytens utforming eller som en fil avsenderen har lastet opp).

Avsenderen kan bruke disse feltene til å forhåndsutfylle innhold før en avtale sendes til mottakeren.

workflow_-_senderinputfield

2. Klikk på Legg til felt i Inndatafelt for avsender-panelet.

input firld record

Deretter kan du konfigurere følgende for hver rad som legges til:

  • Felttittel – Oppgi en tittel for feltet. Denne verdien vises på Send-siden som en referanse for avsenderen.
  • Dokumentfeltnavn – Oppgi feltnavnet til et felt i det vedlagte bibliotekdokumentet.
    • Feltnavnet som oppgis her, stemme overens med skjemafeltnavnet i dokumentet.
  • Standardverdi – Oppgi en eventuell standardverdi.
  • Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det må oppgis en verdi i dette feltet før avtalen sendes.
  • Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen av avtalen endrer standardverdien.
  • Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden.

 

Nedenfor ser du et eksempel på Inndatafelt for avsender:

Sendere Input fields

Når arbeidsflyten er ferdig konfigurert, klikker du på Lagre øverst på siden.

Klikk på Aktiver for å aktivere arbeidsflyten umiddelbart. Arbeidsflyten kan redigeres når som helst.

Sende med en tilpasset arbeidsflyt

Du kan sende en avtale ved å bruke en arbeidsflyt. Når du velger en arbeidsflyt, viser Send-siden de tilpassede feltene som er definert, inkludert tilpassede instruksjoner, standardmottakere og så videre.

Sendeprosessen

1. Velg en arbeidsflyt fra rullegardinmenyen Bruk en arbeidsflyt på Dashboard, og klikk deretter på Start.

workflow_menu_onthedashboardpage

 

Da viser Send-siden:

whole_workflow_pagebysection

I det ovenstående eksempelet på en Send-side vises følgende tilpasninger:

A. Fra Informasjon om arbeidsflyt-avsnittet:

○ Navnet på arbeidsflyten (GlobalCorp Service Contract <50K) øverst

○ Instruksjoner fra avsenderen (This workflow is used for contracts under 50K...)

B. Fra Informasjon om avtale-avsnittet:

○ Tilpasset avtalenavn (GlobalCorp Service Contract for 2018)

○ Meldingen (Please find attached the service contract...)

○ "Passordbeskytt det signerte dokumentet" (tillatt, men ikke definert)

C. Fra Mottakere-avsnittet:

○ De tilpassede etikettene for mottakerne (Signer og Counter Signer) og de sertifiserte mottakerne (Legal team) vises

○ E-postadresseneerskjult når avsenderen er en av underskriverne, viser "Meg selv" i stedet

○ E-postadressene til mottakergruppen (Legal team) angis av avsenderen

D. Fra Dokumenter-avsnittet:

○ Navnet på den forhåndsvedlagte kontrakten (Service Contract) vises i Dokumenter-området

○ Navnet på filen som avsenderen må laste opp, Referral Document, vises også

E. Fra Inndatafelt for avsender-avsnittet:

○ Feltene som er definert, vises i Felter-området

○ Standardverdien blir importert, men kan redigeres

 

2. Fyll ut de obligatoriske feltene i arbeidsflyten.

I eksempelet nedenfor vil det være:

  • E-postadressen til Legal team
  • E-postadressene til eventuelle kopimottakere (valgfritt)
  • Last opp Referral Document-filen
  • Den obligatoriske feltinformasjonen (Product og Total Cost)
  • Feltene Passordbeskyttdet signerte dokumentet og Forhåndsvis, plasser signaturer eller legg til skjemafelt, som begge er valgfrie i denne arbeidsflyten.

3. Klikk på Send.

4. Hvis det er påkrevd, kan man eventuelt gjøre endringer i redigeringsmiljøet, og deretter klikke på Send.

Underskrive og godkjenne en arbeidsflytavtale

Arbeidsflytavtalen sendes ut i den rekkefølgen som rutingen angir. Underskrivere og godkjennere kan signere ved å bruke koblingen i Vennligst signer/Vennligst godkjenn-meldingen, eller på Behandle-sidene hvis de er registrerte brukere av Adobe Sign. Dette fungerer på samme måte som den vanlige sendeprosessen.

Historikken og revisjonsrapporten til arbeidsflytavtalen er tilgjengelig på Behandle-siden. Mens avtalen er til behandling kan du legge til påminnelser og utføre andre oppgaver.

Redigere en tilpasset arbeidsflyt

Hvordan oppdatere en eksisterende arbeidsflyt

1. Logg deg på som kontoadministrator og gå til Konto > Arbeidsflyter.

24. Nav to Workflow

2. Klikk for å velge en arbeidsflyt fra listen Arbeidsflyter.

workflows

 

3. Klikk på Åpne på hurtigmenyen. Da vises Workflow Designer.

Når Workflow Designer er åpen, kan arbeidsflyten redigeres. Alle avsnitt kan endres etter behov, men ingen endringer vil bli lagret før du klikker på Oppdater.

 

Du kan gjøre følgende endringer i Workflow Designer:

workflow_header

 

A) Kopier arbeidsflyt – Hvis du velger dette ikonet, blir du bedt om å oppgi et nytt arbeidsflytnavn, så blir en nøyaktig kopi lagret med dette navnet.

B) Slett arbeidsflyt – Dette alternativet vil sjekke om du virkelig vil slette arbeidsflyten, og ugjenkallelig slette den hvis du bekrefter dette.

C) Lukk – Dette alternativet vil lukke Workflow Designer uten å lagre endringer.

D) Oppdater – Hvis du gjør noen endringer i arbeidsflyten, klikker du på denne knappen for å lagre endringene.

E) Deaktiver – Denne knappen endrer arbeidsflytens status fra Aktiv til Utkast. Arbeidsflytutkast er ikke tilgjengelig for noen brukere.

 

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet