Adobe Sign-funktionen för att ta bort användarinformation är tillgänglig för sekretessadministratören för alla konton med flera licenser.

Funktionsbeskrivning

Adobe Sign gör det möjligt att ta bort all information som finns sparad i ett användar-ID från Adobe Sign-systemet (i enlighet med de allmänna dataskyddsbestämmelserna (GDPR)). Borttagningen är klar och oåterkallelig när den har påbörjats.

Åtkomst till verktyget är begränsad till kontoadministratörer som har alternativet Sekretessadministratör aktiverat.

Sekretessadministratörer har befogenhet att ta bortanvändar-ID:ni sina konton (vanligtvis anställda på företaget).


Så här fungerar det

För att ta bort en användare från Adobe Sign måste du först ha systembehörighet över användarens användar-ID. Om användaren inte finns i ditt konto har du inte behörighet att ta bort användaren.

 

Om du vill avgöra om du har behörighet att ta bort användaren:

  • Navigera till användargränssnittet: Konto > Användare
  • Klicka på ikonen Alternativ (tre streck längst till höger)
  • Välj Visa alla användare
  • Sök efter användarens e-postadress
navigate_to_users

 

Om e-postadressen inte finns i kontot, visas Inga användare tillgängliga med det aktuella filtret på skärmen.

user_not_found

 

Om användaren finns kommer du bara att se en post (eftersom e-postadresser är unika).

 

Om du vill ta bort användaren:

  • Kontrollera att e-postadressen är korrekt och att du håller på att ta bort rätt användar-ID
  • Klicka på användarposten för att markera den. Detta visar åtgärdslänkarna precis ovanför användarposten
  • Om användaren har en annan status än Inaktiv, klickar du på länken Inaktivera användare
    • Endast inaktiva användare kan tas bort
  • Klicka på länken Ta bort användarinformation
delete_the_user

 

Fönstret Ta bort användare öppnas med information om vilka följder din tänkta åtgärd kommer att få.

Att ta bort en användare kommer att:

  • Avbryta alla avtal som för närvarande ärunder behandlingoch har initierats av den här användaren
  • Avvisa alla avtal som för närvarande ärunder behandling och för vilka den här användaren är en mottagare
  • Inaktivera alla aktiva widgetar som har skapats av den här användaren
  • Förhindra att eventuella integrationer som associeras med den här användaren gör API-anrop
  • Ta bort alla sparade biblioteksmallar som har sparats av den här användaren.
  • Ta bort alla kontodelningar till och från den här användaren

 

Precis under varningarna finns det tre alternativ:

  • Behåll avtal som initierats av användaren, men ta bort användarinformation som ingår i resurserna ovan
    • Välj detta om användaren har skapat avtal som fortfarande är värdefulla för företaget
      • Avtal delas automatiskt till kontot för administratören som tar bort användaren (se anteckning nedan)
    • Gäller endast för slutförda avtal
    • Du kan vid behov ta bort dessa avtal senare
  • Ta bort användarens information inklusive resurserna ovan, samt alla avtal som initierats av användaren
    • Allting tas bort
  • Ta inte bort användarinformationen än 
    • Standardalternativet

Obs!

När alternativet Bevara avtal är markerat:

  • Allt slutfört innehåll som skapats av användar-ID:t delas till kontot för administratören som tar bort användaren
  • E-postadressen för det borttagna användar-ID:t bevaras så att den kan användas för historik-/revisionsrapporten
  • Eftersom e-postadressen bevaras kan inte någon ny användare skapas i systemet med samma e-postvärde.
  • Om ett nytt användar-ID måste skapas med den bevarade e-postadressen måste först allt delat innehåll tas bort, annars kommer användaren inte att kunna skapas (på grund av dubbletter av e-postadressen i systemet).

Välj det alternativ som passar situationen bäst och klicka på Ta bort användarinformation (eller Avbryt)

delete_user_challenge

 

Ett sista fönster visas:

  • Klicka på Ta bort användarinformation om du är säker
    • Annars klickar du på Avbryt
delete_user_challenge-part2

 

Ett meddelande visas som indikerar att användar-ID:t har tagits bort från databasen.

  • Om du inte ångrar dig… klicka på OK
delete_user_success


Konfigurationsalternativ

Funktionen kan bara aktiveras och inaktiveras.


Gör så här för att aktivera och inaktivera

Åtkomst till funktionen Ta bort användarinformation är begränsad till sekretessadministratörer.

Användaren kommer endast att ha åtkomst om användaren har flaggats som en sekretessadministratör.

Om du vill aktivera en sekretessadministratör:

  • Logga in som kontoadministratör
  • Navigera till Konto > Användare
  • Klicka på den användare som du vill befordra till sekretessadministratör
  • Välj Redigera i menyn ovanför användarlistan
navigate_to_users

 

När användarpanelen öppnas:

  • Markera rutan längst ned i panelen med texten Användaren är en sekretessadministratör
  • Klicka på Spara

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy