Odebrání příjemců ze smluv v procesu

Odstraňte příjemce ze smluv, které jsou již v procesu, bez nutnosti rušení nebo opětovného vytvoření smlouvy, čímž ušetříte čas a zabráníte duplicitním transakcím.

"Ze smluv, které jsou již „v oběhu", lze zcela odstranit jednoho nebo více příjemců z cyklu podepisování.

• "Lze odstranit jakéhokoli příjemce, který se dosud smlouvy nezúčastnil.
• "Z příjemců ve skupinách lze odstranit jednotlivé příjemce, přičemž ostatní členové skupiny zůstanou nedotčeni.
• Pokud je příjemce jedním z několika, kteří dosud nedokončili svou akci, je tiše odebrán a jeho přiřazená pole (pokud existují) jsou odstraněna.
• "Pokud je odstraněný příjemce poslední stranou, na kterou smlouva čeká, smlouva se aktualizuje na stav Dokončeno a veškeré automatizační spouštěče po dokončení fungují normálně.

"Možnost povolit odesílatelům odstranění uživatele je součástí ovládacích prvků Upravit smlouvy a je povolena odděleně od možnosti upravit soubory smlouvy.

Výhody

• "Vyvarujte se rušení a opětovného vytváření smluv kvůli změnám příjemců.
• "Zachovejte integritu auditu při odstraňování příjemců, kteří již nejsou potřeba.
• "Zlepšete efektivitu odesílatele a snižte využití transakcí.
• "Zachovejte informace o příjemcích a přiřazení polí formuláře konzistentní napříč revizemi.

Konfigurace

Dostupnost:

• Acrobat Standard a Acrobat Pro: Není podporováno
• Acrobat Sign Solutions: Podporováno
• Acrobat Sign pro státní správu: Není podporováno

Rozsah konfigurace:

Funkci lze nakonfigurovat na úrovni účtu a skupiny. Další informace o ovládacích prvcích pro správu.

Tuto funkci otevřete v nabídce konfigurace správce Nastavení odeslání > Změny dohod

Jak to funguje

"Když na stránce Spravovat vyberete možnost Upravit smlouvu, smlouva přejde do stavu V revizi.
"V tomto stavu:

• Odesílatel může odstranit příjemce na stránce Vytvořit kliknutím na ikonu delete.
  • "Příjemci, kteří již podepsali, zůstávají uzamčeni a nelze je odstranit.
  • Příjemce, kteří ještě nepodepsali, lze odstranit, pokud změna nezmění základní pracovní postupy (sekvenční, paralelní nebo hybridní).
• "Odstranění příjemci okamžitě ztratí přístup ke smlouvě.
• Všechna pole přiřazená odstraněnému příjemci jsou z dohody odstraněna.
• "Aktualizovaní příjemci uvidí pokračování smlouvy po dokončení revize.

"Po uložení revize se smlouva vrátí do stavu Probíhá .

"Chování smlouvy

• "Stav V revizi: Označuje, že odesílatel aktivně upravuje probíhající smlouvu.
• "Omezení základních pracovních postupů: Změny, které mění typ pracovního postupu (například ze sekvenčního na paralelní), jsou z právních a technických důvodů blokovány.
• Upozornění:
  • Příjemci, kteří již podepsali, neobdrží nová oznámení.
  • Příjemci, kteří obdrželi e-mail "Prosím podepište" a byli následně odebráni, obdrží e-mailové oznámení o ukončení jejich přístupu k dohodě.
  • Příjemci obdrží oznámení, pokud se změní pořadí podepisování a jsou "další na řadě s podpisem".
  • Pokud je odebrán poslední příjemce a dohoda přejde do stavu dokončeno, je odesílateli zasláno oznámení o dokončení.

Auditní záznam a oznámení

Aby byla zajištěna transparentnost a shoda s předpisy, je každá akce správy příjemců zaznamenána ve zprávě o auditu dohody a viditelná v seznamu činností .

Auditní záznamy

Při odstranění příjemců byly záznamy protokolu auditu, kteří provedli změnu, kdy k ní došlo, a kteří příjemci byli postiženi (např. příjemce Jan Novák (jan.novak@priklad.com) odstranil(a) Jana Dvořáková.)

Protokol auditu uchovává celou historii všech účastníků, včetně těch, kteří byli odebráni, aby byl zachován úplný záznam o činnosti dohody.

Viditelnost seznamu aktivit

Část Aktivita v detailech dohody zobrazuje stejné události správy příjemců v reálném čase a poskytuje odesílatelům i správcům okamžité potvrzení, že změny byly úspěšně provedeny.

Omezení

Správa příjemců pro aktivní dohody se vztahuje pouze na postupy žádosti o podpis. Následující položky nejsou podporovány:

• Smlouvy se dvěma nebo méně příjemci
• Dohody používající notářské podepisující.
• Dohody vytvořené prostřednictvím procesů Hromadné odeslání a Vlastní pracovní postupy.
• Vyplnit a podepsat, Strukturované Podepsání sám sebou, Webové formuláře a Vlastnoruční podpis pracovní postupy.
• Dohody s Omezenou Viditelností dokumentu.
• Následující typy polí nejsou podporovány: Zaškrtávací políčka, skupiny zaškrtávacích políček, přepínače, rozbalovací seznamy a podpisové bloky.
  •  Toto omezení platí pouze v případě, že jsou tato pole přiřazena příjemci, který dosud nedokončil svou akci. Jakmile příjemce dokončí svou akci, pole jsou zploštěna a již se nepočítají jako nepodporované objekty pole.   
• Verze klienta Salesforce starší než v25.5 nejsou kompatibilní. Integrace používající verze Salesforce starší než 25.5 se nerozbijí, ale nebudou moci tuto funkci používat.
  • Zákazníkům doporučujeme upgradovat na nejnovější verzi.

Známé problémy a jejich odstraňování

Chyba změny základního pracovního postupu
Při odebírání příjemců Acrobat Sign kontroluje, zda by změna neovlivnila pracovní postup smlouvy (například snížení sekvenčního toku na jediného příjemce). Pokud ano, operace je zablokována a zobrazí se informační zpráva. Chcete-li pokračovat, zrušte smlouvu a vytvořte novou se správným směrováním.

Viditelnost při revizi
Během revize smlouvy:

• Odesílatelé a předchozí příjemci ji vidí pod filtrem Probíhá na stránce Spravovat se stavem V revizi.
• Příjemci čekající na podpis ji vidí pod Čeká na mě se stejným stavem.
• Odebraní příjemci již nemají přístup ke smlouvě ani ji nemohou stáhnout.

Konflikty viditelnosti dokumentů
Smlouvy s omezenou viditelností dokumentů (LDV) nebo omezeními pro jednotlivé příjemce mohou selhat při odebírání příjemců. Pokud odebrání selže, zkontrolujte nastavení viditelnosti dokumentů nebo před opakováním pokusu vypněte LDV.

Uvíznutí ve stavuV revizi
Pokud se prohlížeč během úprav zavře, smlouva může zůstat ve stavu V revizi. Pro pokračování najděte smlouvu v sekci Koncepty nebo Probíhá a vyberte Upravit smlouvu pro pokračování v úpravách nebo dokončení aktualizace.