Funkci Podepisuji pouze já nahrazuje praktičtější a specializovanější rozhraní s názvem Fill & Sign. K pracovnímu postupu Fill & Sign mají přístup všechny úrovně služby.

Popis funkce

Rozhraní Fill & Sign je navrženo tak, aby posloužilo jako rychlá a jednoduchá metoda umožňující uživateli nahrát dokument, vyplnit jakýkoli potřebný obsah a poté volitelně připojit svůj podpis.

Textse zadává prostřednictvím přímého rozhraní typu „klikni a piš“, které odstraňuje potřebu vkládat složitá pole.

Pro zaškrtávací políčka a přepínací tlačítka jsou k dispozici zaškrtnutí a plné tečky.

K dispozici jsou podle potřeby pole podpisů i iniciál.

Po zadání veškerého potřebného obsahu má uživatel možnost odeslat kopii podepsaného dokumentu jednomu nebo více příjemcům.

Veškerý vstupní obsah se zachycuje a je extrahovatelný prostřednictvím Zpráv, přičemž se celá transakce zapisuje do zprávy o auditu jako jakákoli jiná smlouva.

Podívejte se na video Fill & Sign

Jak se to používá

Ze stránky Ovládací panel ve službě Adobe Sign klikněte na odkaz Fill & Sign v části Další funkce (levý dolní roh). Tím se otevře stránka pro nahrávání rozhraní Fill & Sign.

Nav to FaS

 

Dvě políčka dostupná na stránce nahrávání rozhraní Fill & Sign jsou následující:

○ Část Soubory, kam můžete přetáhnout soubory, které chcete podepsat

◘ Soubory je rovněž možné přidat z knihovny nebo jakéhokoli jiného integrovaného zdroje, stejně jako se připojují soubory na stránce Odeslat.

○ Políčko Název smlouvy, které se dříve nazývalo Smlouva

◘ Ve výchozím nastavení převezme políčko Název smlouvy hodnotu názvu prvního souboru přetaženého do části Soubory.

◘ Tuto hodnotu je možné podle potřeby upravit.

Poznámka:

Během procesu Fill & Sign nejsou dostupná žádná políčka formuláře, bez ohledu na to, odkud soubory pocházejí nebo jaký je typ použitých políček (vytváření, textová značka nebo značky Acroforms).

Agreement Name adoption

 

Lze přidat více souborů.

Během procesu zadávání se soubory zobrazují v pořadí, ve kterém jsou uvedeny v části Soubory.

Přetažením lze pořadí souborů změnit.

Move Files

 

Pouhá změna pořadí dokumentů na seznamu Soubory nezmění hodnotu v políčku Název smlouvy.

Reordered files

 

Odebráním původního dokumentu, ze kterého se importovala hodnota Název smlouvy, dojde k tomu, že políčko Název smlouvy převezme novou hodnotu na základě toho, který soubor je nahoře v seznamu Soubory.

Renamed Agreement

Poznámka:

Pokud se název smlouvy jakýmkoli způsobem upraví, ustálí se a nebude se měnit bez ohledu na to, jak budete se soubory manipulovat.

Jakmile jsou přidány všechny soubory a název smlouvy je přijatelný, klikněte na tlačítko Další.

 

Načte se rozhraní Fill & Sign, kde se zobrazí soubory dokumentů, které jste nahráli, v takovém pořadí, jak byly uvedeny.

V horní části stránky Fill & Sign se nacházejí nástroje pro vstup.

Tool Bar

Typy vstupů uvedené zleva doprava:

A. Textový vstup – Klikněte na tuto možnost, a poté klikněte kamkoli do dokumentu, kam chcete přidat text. Pokud se chcete přesunout do jiné části dokumentu, musíte explicitně kliknout do nové oblasti a začít psát. Textový vstup respektuje konce řádků, takže je snadné psát do polí poznámek o více řádcích.

B. Vstup se zaškrtávacím políčkem – Tato možnost vloží grafiku jednoduchého zaškrtávacího políčka.  Ideální pro zaškrtávací políčka.

C. Vstup s plnými tečkami – Plné tečky představují další jednoduchou grafiku, která se tradičně používá v sadách přepínacích tlačítek, lze je ale také použít u zaškrtávacích políček.

D. Pole podpisu – Pole podpisu umožňuje uživateli vložit podpis. Pokud máte pro svůj účet uložený nějaký podpis, použije se jako výchozí tento podpis. Jinak vám budou předloženy normální možnosti podpisu, které umožňují nastavení účtu.

E. Pole na iniciály – Iniciály zrcadlí pole podpisu, využívají jakýkoli uložený obrázek a umožňují normální volby vstupu, pokud není použit uložený obrázek.

 


Změna velikosti písma

U všech typů vstupu je možné nastavit velikost menší nebo větší oproti výchozí velikosti, přičemž si všechny typy vstupů ponechávají nastavení velikosti nezávisle na jiných typech vstupů.

V jedné smlouvě je možné mít více příkladů velikostí pro jakýkoli daný typ vstupu.

 

Text, zaškrtávací políčka a plné tečky podporují mechaniku změny velikosti „v krocích“, kdy se písmo mění na nejbližší předem definovanou velikost směrem dolů nebo nahoru.

V horní části každého z těchto polí je rozhraní obsahující ikonu Odstranit (odpadkový koš na pravé straně) a dva příklady písmene „A“.

Písmeno „A“ vlevo je menší a zmenšuje velikost písma o jednu úroveň.

Písmeno „A“ vpravo je větší a velikost písma o jednu úroveň zvětšuje.

Stepped Size

Poznámka:

Změna velikosti písma pro jakýkoli typ vstupu se přenáší do veškerých následných polí stejného typu. 

Abyste dosáhli co nejlepších výsledků, zadejte nějaký text do prvního pole a poté po krocích měňte velikost písma na větší nebo menší tak, aby velikostí odpovídalo písmu v původním dokumentu. Jakmile dosáhnete správné velikosti, již byste velikost písma neměli měnit.

 

Pole Zaškrtávací políčka, Plné tečky, Podpis a Iniciály nabízejí možnost dynamické změny velikosti tím, že kliknete na modré táhlo a přetáhnete jej do vstupního pole.

Drag Sizing

Opět platí, že změna velikosti tímto způsobem se zachovává, dokud u typu vstupu nedojde k další změně velikosti (kterýmkoli způsobem).


Přesun vstupních polí

Všechna vstupní pole lze po umístění přesunovat. Podle toho, jak je formulář konstruován, může být snazší zadat vstup do samostatné části formuláře, a poté přesunout na místo.

Přesun pole:

    ○ Výběr provedete jedním kliknutím. Zobrazí se ohraničovací rámeček pole.

    ○ Když je kurzor nad polem, změní se na čtyřsměrnou šipku.  Kliknutím a podržením tlačítka myši můžete pole přesunout, kamkoli potřebujete.

Move Input


Dokončení dokumentu

Projděte celý dokument a umístěte vstup, kam je třeba.

Pole podpisu není vyžadováno.

Complete form

Po vyplnění dokumentu klikněte na tlačítko Hotovo v pravém horním rohu okna.


Úspěch!

Po kliknutí na tlačítko Hotovo se stránka znovu načte na stránku „Úspěšně podepsáno“.

Na této stránce je nalevo miniatura dokumentu, který jste právě podepsali, a čtyři následující kroky, na které můžete kliknout:

○ Odeslat kopii – Tato možnost spustí nový pracovní postup, kterým se podepsaný dokument doručí na jednu nebo více e-mailových adres

○ Stáhnout kopii – Kliknutím na tento odkaz se v místním systému otevře kopie podepsaného dokumentu PDF

○ Spravovat tento dokument – Tato možnost otevře kartu Spravovat

○ Podepsat jiný dokument – Tento odkaz znovu otevře stránku pro nahrávání rozhraní Fill & Sign, abyste mohli podepsat jiný dokument

Pose Send page


Odeslat kopii

Kliknutím na možnost Odeslat kopii se otevře nové okno, ve kterém můžete zadat e-mailovou adresu, na kterou se má dokument doručit.

Send a Copy to another

Pole Příjemci je pole, do kterého se zadávají e-mailové adresy.  Pokud potřebujete odesílat na více než jednu e-mailovou adresu, oddělte adresy čárkou.

○ Kliknutím na odkaz Přidat mě v pravém horním rohu pole příjemce se do pole přidá vaše adresa.

Pole Zpráva je pole, do kterého můžete zadat jakýkoli text, který chcete doručit spolu s dokumentem.

 

Příjemce obdrží e-mail s odkazem na dokument a text vaší zprávy.

Příjemci s aktivním účtem Adobe Sign také vidí dokument v seznamu na stránce Správa v části Podepsané.

 

Po dokončení procesu Odeslání kopie se načte nová stránka s oznámením o úspěšném provedení procesu.

K dispozici jsou dvě možnosti:

○ Spravovat tento dokument

○ Podepsat jiný dokument

Post Share

Poznámka:

Odesílatel může kdykoli nasdílet kopii dokumentu na e-mailovou adresu kteréhokoli příjemce z karty Správa.

Postup je naprosto stejný jako v případě Odeslání kopie na stránce „Úspěšně podepsáno“, pouze k zadání e-mailové adresy příjemce použijete nástroj Sdílení na stránce Správa.

Dokumenty Fill & Sign na stránce Správa

Autor dokumentu vidí svůj dokument Fill & Sign na stránce Správa setříděný jako jakoukoli jinou smlouvu.

Pokud dojde k přerušení procesu Fill & Sign před připojením podpisu, bude dokument v části Koncept.

Dokumenty Fill & Sign, na které byl podpis úspěšně připojen, budou v části Podepsané.

Sender - Manage page

 

Pokud ve formuláři nebyl použit žádný podpis, najdete dokument v části Vyplněné. 

filled_form_on_themanagetab

 

Příjemci mají dokument doručený do e-mailové schránky, ale mají také dokument vztahující se k jejich účtu Adobe Sign jako sdílený dokument.

Každý příjemce, který si aktivuje účet Adobe Sign, uvidí dokument uvedený v části Podepsané.

Světle šedý text pod hodnotou Jméno znamená, že dokument nasdílel jiný uživatel.

Sharee Manage


Historie / Zpráva o auditu

Karta Historie na stránce Správa uvádí shrnutí všech provedených akcí týkajících se dokumentu.

Položka na řádku „Dokument sdílen s uživatelem“ uvádí, komu byl dokument odeslán.

Hiostory tab

 

Zpráva o auditu uvádí všechny stejné události jako normální smlouva ve stejném formátu.

Audit Report


Exportování vstupních dat

Dokumenty Fill & Sign, které mají textový vstup, dokáží vytvořit soubor CSV zahrnující všechna data polí.

 

Uživatelé

Původní uživatel, který dokument Fill & Sign vytvořil, má možnost vyexportovat ze své karty Správa detaily dokumentu a obsah na úrovni pole.

Příslušnou smlouvu stačí vybrat jedním kliknutím a poté kliknout na ikonu „Má data formuláře“

CSV Icon

Soubor CSV se stáhne do vašeho systému a lze jej otevřít pomocí libovolné aplikace, která rozumí formátu CSV (nejobvyklejší je Excel).

Soubor CSV uvádí vstupní data v řadě sloupců s nadpisem „MULTILINEDATA“.

CSV from Manage

 

Správci

Správci mohou smlouvy Fill & Sign vidět ve svých exportovaných zprávách.

Pokud je účet nakonfigurován na exportování dat na úrovni pole, uvidí také nadpisy „MULTILINEDATA“ a obsah příslušného pole.

Report Data

Poznámka:

Aby správci viděli ve vyexportované zprávě data na úrovni pole, je třeba, aby měli povolený Export dat na svém účtu.  Pokud chcete na svém účtu povolit export dat, obraťte se na Podporu služby Adobe Sign

Postup povolení/zakázání

Funkce Fill & Sign / Podepisuji pouze já je ve výchozím nastavení dostupná všem uživatelům na všech úrovních služby.

Správci, kteří by funkci Fill & Sign / Podepisuji pouze já chtěli odebrat ze stránky Ovládací panel, o to mohou požádat u týmu podpory služby Adobe Sign.

Funkci lze povolit nebo odebrat na úrovni uživatele, skupiny a účtu.

 

Účty na úrovni jednotlivců a týmů

U účtů na úrovni jednotlivců a týmů bude funkce Fill & Sign ve výchozím nastavení povolena.


Účty na úrovni Business a Enterprise

Zatímco oba pracovní postupy Fill & Sign a Podepisuji pouze já existují souběžně, správci mají možnost nastavit kterýkoli pracovní postup jako výchozí, a rovněž dát uživatelům možnost mezi nimi přepínat.

Pokud chcete tato nastavení upravit, přejděte do nabídky: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Nové rozhraní Fill & Sign

Nav to Settings

K předložení preferovaných voleb máte dvě možnosti:

○ Nové rozhraní Fill & Sign je výchozí

◘ Zaškrtnutím této možnosti se jako výchozí pracovní postup ovládacího panelu nastaví Fill & Sign

◘ Po zrušení zaškrtnutí této možnosti zůstane výchozím pracovním postupem ovládacího panelu Podepisuji pouze já

○ Povolit uživatelům přepínat...

◘ Zaškrtnutí tohoto políčka aktivuje odkaz umožňující uživateli volně přepínat mezi oběma pracovními postupy

 

Možnosti konfigurace

Správci účtů Business a Enterprise mohou přidat jako volbu podpisu digitální podpisy prostřednictvím položek:

  • Kontaktováním svého manažera pro úspěch s požadavkem na umožnění této volby
  • Zajištěním, že budou digitální podpisy ve vašem účtu povoleny
    • Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Předvolby podpisu > Pracovní postupy digitálních podpisů
    • Povolte alespoň možnosti
      • Povolit pracovní postupy digitálních podpisů
      • Povolit cloudové digitální podpisy pro interní podepisující z tohoto účtu 
      • Vyberte alespoň jednoho cloudového poskytovatele podpisu
    • Klikněte na tlačítko Uložit
fill_and_sign_options

 

Volba Digitální podpis je třetí položka nabídky Podepsat

add_digital_signature

Přidání digitálního podpisu zahájí proces digitálního podpisu a přivede podepisujícího přímo k volbě výběru svého poskytovatele podpisu.

Po dokončení podpisu a kliknutí na Hotovo se dokument uloží do části Podepsané na kartě Správa.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online