Soulad s nařízením GDPR

Co je to GDPR?

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je nový zákon Evropské Unie, který harmonizuje a modernizuje požadavky na ochranu dat. Přestože existuje mnoho nových nebo rozšířených požadavků, základní principy zůstávají stejné. Nová pravidla zahrnují širokou definici osobních údajů a mají rozsáhlý dopad na způsob, jakým společnosti shromažďují osobní údaje jednotlivců v EU. Část tohoto nařízení požaduje, aby měli jednotlivci právo být srozuměni s tím, jaké osobní údaje jsou shromažďovány, a aby mohli požádat o odstranění svých údajů.

Pro účely tohoto článku označuje výraz Uživatel člena společnosti, který odesílá dohody k podpisu. Výraz „Podepisující“ označuje jednotlivce, který dohodu přijme a buď podepíše, nebo odmítne. Správce soukromí je správce účtu služby Acrobat Sign, který má k dispozici jedinečné ovládací prvky pro odebrání osobních údajů ze služby, a to na základě požadavku odesílatele nebo podepisujícího.

Jedinečnost uživatele je založená na e-mailové adrese použité k identifikaci jednotlivce. Osoba s více e-mailovými adresami může mít v systému několik jednotlivých uživatelských ID. Všechny ovládací prvky služby Acrobat Sign, které souvisejí s nařízením GDPR, používají k vyhledání a správě osobních údajů e-mailové adresy. Mezi jedinečnými e-mailovými adresami neexistuje žádné spojení a správce může vyhledat pouze data související se zadanou e-mailovou adresou.

Funkce, které podporují nařízení GDPR

Služba Acrobat Sign nabízí funkce, které zákazníkům pomáhají dodržovat nařízení GDPR. Další informace o způsobu, jakým společnost Adobe chrání vaše soukromí, naleznete na stránce www.adobe.com/cz/privacy.

V rámci nařízení GDPR mají jednotlivci rozšířená práva požádat o zpřístupnění, opravu a odstranění svých osobních údajů.

• Přístup – K většině osobních údajů o uživateli nebo podepisujícím lze přistupovat přímo prostřednictvím uživatelského rozhraní služby Acrobat Sign příslušného jednotlivce.  Malé množství informací o aktivitách není v současné době přímo dostupné.  Pokud chce jednotlivý držitel účtu požádat o přístup k těmto informacím, musí se prostřednictvím stránky adobe.com/cz/privacy obrátit na kancelář pro soukromí společnosti Adobe.  Ukázku zprávy naleznete dále v tomto článku.
• Oprava – Všechny osobní údaje shromážděné o uživatelích nebo podepisujících jsou dostupné prostřednictvím uživatelského rozhraní.  Pokud chce uživatel nebo podepisující provést nějaké změny, může je provést přímo bez nutnosti kontaktování společnosti Adobe nebo správce.
• Odstranění – K dispozici jsou různé akce, které závisejí na roli v procesu podepisování.  Uživatel, který odesílá dohody, musí odeslat požadavek do společnosti svého zaměstnavatele.  Společnost Adobe se této komunikace nemůže účastnit a nemá žádnou kontrolu nad daty, která zaměstnavatel shromáždil při firemních akcích.  V průběhu procesu podepisování je o podepisujícím shromažďováno pouze minimální množství údajů.  Tyto údaje zahrnují jméno, e-mailovou adresu, IP adresu a volitelně telefonní číslo a kód pro jednorázové heslo.  Tyto údaje se uchovávají společně s jím podepsanou dohodou a jsou řízeny společností, která dohodu odeslala.  Pokud podepisující potřebuje informace o osobních údajích shromážděných společně s takovou dohodou, musí se obrátit na odesílatele dohody.  Společnost Adobe jako zpracovatel údajů nemůže podepisujícímu poskytnout žádné informace o dohodě ani o společnosti, která mu dohodu poslala. Vzhledem k tomu, že jediné informace uložené o podepisujícím jsou v dohodě, dojde odstraněním dohody rovněž k odstranění osobních údajů podepisujícího.  Pokud odesílatel souhlasí s odstraněním údajů podepisujícího, může pomocí nabídky soukromí vyhledat a odstranit dohody, kterých byl podepisující účastníkem.

V rámci sady nástrojů služby Acrobat Sign jsou k dispozici tři funkce:

• Protokoly na úrovni uživatele – Protokol různých událostí (které zahrnují osobní údaje) spuštěných v prostředí služby Acrobat Sign
• Odstranění dohody – Správci soukromí mají právo zobrazit a odstranit jakoukoli dohodu vytvořenou kterýmkoli uživatelem v rámci jejich účtu.
• Odstranění uživatele – Správci soukromí mohou odstranit jakéhokoli uživatele v rámci svého účtu.

Protokoly na úrovni uživatele

Všichni uživatelé mohou požádat Centrum soukromí společnosti Adobe o poskytnutí protokolu svých aktivit v systému Acrobat Sign, které obsahují jejich osobní údaje.

Tyto informace jsou vráceny ve formě souboru CSV, který obsahuje následující údaje:

• Datum události
• Typ události
• IP adresu, ze které byla událost spuštěna

Odstranění dohody

Vztahuje se pouze na dohody odeslané uživateli spravovanými správcem soukromí.

Když podepisující požádá o odebrání svých údajů ze systému Acrobat Sign, může správce soukromí jeho účtu vyhledat a vrátit pomocí e-mailové adresy uživatele všechny dohody, ve kterých byla použita jeho e-mailová adresa a které byly vytvořeny v rámci organizace správce.

Pokud správce soukromí usoudí, že dohoda již není potřebná, může ji ze služby kompletně a nevratně odstranit.

Příjemci, kteří se obrátí na službu Acrobat Sign, budou požádáni, aby zkontrolovali svou kartu Správa a poté kontaktovali společnost, která transakci původně vytvořila, s žádostí o odstranění dohody.

Služba Acrobat Sign, která je zpracovatelem dat zákazníka, nikdy žádnou dohodu na žádost příjemce neodstraní.

"Acrobat Standard a Acrobat Pro účty obsahují dodatečné informace o metodě obnovení dostupné pouze prostřednictvím rozhraní aplikace Acrobat:

"Adobe Acrobat Sign používá dobu pozastavení, která oddálí trvalé odstranění smlouvy z vašeho účtu. "Ve většině případů je tato doba 14 dní, ale váš správce ji mohl zkrátit. "Odstraněné smlouvy bude možné zobrazit na stránce správy během 14denní doby pozastavení. "Smlouvu lze během doby pozastavení obnovit do neodstraněného stavu výběrem možnosti „Obnovit". "Tato akce znovu zpřístupní smlouvu službě a uživatelům. "Po uplynutí doby pozastavení bude smlouva trvale odstraněna a nebude ji možné obnovit.

"Postup obnovení odstraněné smlouvy nebo šablony:

1. "Přejděte na stránku Dokumenty.

2. "V seznamu filtrů vlevo vyberte možnost Odstraněné.

3. Vyberte dohodu nebo šablonu, kterou chcete obnovit.

4. "V pravém podokně vyberte v části Akce možnost Obnovit.

"Smlouva se obnoví do seznamu smluv a zobrazí se zpráva o úspěšném obnovení.

Odstranění uživatele

Vztahuje se pouze na uživatele spravované správcem soukromí

Pokud zaměstnanec požádá o odstranění svých údajů z vašich systémů, provede tento nástroj odstranění všech údajů uživatele ze serverů služby Acrobat Sign. 

Uživatelé musí tento požadavek předat přímo správci soukromí účtu. Oprávnění k odstranění uživatelů má pouze správce soukromí.

Podpora služby Acrobat Sign nemůže odstranit uživatele z účtu, a pokud o to bude požádána, odkáže uživatele na správce účtu.

Jak mohou uživatelé požádat o odebrání dat ze služby Acrobat Sign

Odstranění osobních údajů ze systému služby Acrobat Sign vyžaduje řádné vyřešení datových položek uživatele.  Tento proces se liší v závislosti na typu příslušného uživatele nebo účtu; ty lze rozdělit do tři kategorií:

Centrum soukromí společnosti Adobe

Všechny požadavky na akce, které nejsou podporovány nástroji v uživatelském rozhraní, nebo dotazy týkající se shody s nařízením GDPR, odesílejte do Centra soukromí společnosti Adobe.

Pracovníci podpory a oddělení pro úspěch zákazníků nemohou přistupovat k nástrojům, které odstraňují obsah ze serverů.