Funkce služby Adobe Sign pro odstranění informací o uživateli je v účtech s více licencemi k dispozici správci soukromí.

Popis funkce

Služba Adobe Sign umožňuje ze systému této služby zcela odstranit všechny informace uložené pod určitým ID uživatele (v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR)). Toto odstranění je po svém spuštění kompletní a neodvolatelné.

Přístup k tomuto nástroji je omezen na správce účtu s povolenou možností Správce soukromí.

Správci soukromí mají oprávnění k odstranění pouze těch ID uživatelů, která se nacházejí v jejich účtu (obvykle se jedná o zaměstnance společnosti).


Jak se používá

Abyste mohli odstranit uživatele ze serveru služby Adobe Sign, musíte mít nejprve systémové oprávnění pro příslušné ID uživatele. Pokud se uživatel nenachází ve vašem účtu, nemáte oprávnění jej odstranit.

 

Zjištění, jestli máte oprávnění pro daného uživatele:

  • Přejděte do uživatelského rozhraní: Účet > Uživatel
  • Klikněte na ikonu Volby (tři čáry zcela vpravo)
  • Vyberte možnost Zobrazit všechny uživatele
  • Vyhledejte e-mailovou adresu uživatele
navigate_to_users

 

Pokud nebude e-mailová adresa ve vašem účtu nalezena, zobrazí se na obrazovce zpráva S aktuálním filtrem nejsou dostupní žádní uživatelé.

user_not_found

 

Pokud uživatel existuje, zobrazí se pouze jeden záznam (protože e-mailové adresy jsou jedinečné).

 

Odstranění uživatele:

  • Ověřte správnost e-mailové adresy a také se přesvědčte, že se chystáte odstranit správné ID uživatele
  • Jedním kliknutím záznam uživatele zvýrazněte. Nad záznamem uživatele se zobrazí odkazy na akce
  • Pokud je stav uživatele jiný než Neaktivní, klikněte na odkaz Deaktivovat uživatele
    • Odstranit lze pouze neaktivní uživatele
  • Klikněte na odkaz Odstranit informace o uživateli
delete_the_user

 

Otevře se varování týkající se odstranění uživatele, ve kterém se dočtete o všech důsledcích tohoto kroku.

Odstranění uživatele způsobí:

  • Zrušení všech smluv, jejichž zpracování tento uživatel inicioval
  • Odmítnutí všech smluv, které jsou ve zpracování  a u kterých byl tento uživatel příjemcem
  • Zakázání všech aktivních widgetů vytvořených tímto uživatelem
  • Zabránění provádět volání API integracím spojeným s tímto uživatelem
  • Odebrání šablon knihovny vytvořených tímto uživatelem
  • Odstranění všech sdílení v rámci účtu provedených tímto uživatelem nebo s tímto uživatelem

 

Pod těmito varováními se nacházejí tři volby:

  • Zachová smlouvy zahájené tímto uživatelem, ale odebere informace o uživateli, včetně výše uvedených zdrojů
    • Zvolte, jestli uživatel vytvořil smlouvy, které mají pro společnost stále hodnotu
      • Smlouvy se automaticky nasdílí do účtu správce, který uživatele odstranil (viz následující poznámka)
    • Platí pouze pro dokončené smlouvy
    • Tyto smlouvy můžete později podle potřeby odstranit
  • Odebere informace o uživateli, včetně výše uvedených zdrojů a všech smluv zahájených tímto uživatelem
    • Vše je možné
  • Informace o uživateli nyní neodstraňovat
    • Výchozí možnost

Poznámka:

Pokud je vybraná možnost Zachovat smlouvy:

  • Veškerý dokončený obsah vytvořený tímto ID uživatele se nasdílí do účtu správce, který uživatele odstranil
  • E-mailová adresa odstraněného ID uživatele se zachová, aby bylo možné na ni odkazovat v historii / zprávě o auditu
  • Jelikož se e-mailová adresa zachová, nelze v systému vytvořit nového uživatele s touto stejnou e-mailovou adresou
  • Pokud je nutné pomocí této zachované e-mailové adresy vytvořit nové ID uživatele, musíte nejprve odstranit veškerý sdílený obsah, protože jinak nebude možné uživatele vytvořit (z důvodu duplicitní e-mailové adresy v systému).

Vyberte možnost odpovídající dané situaci a klikněte na možnost Odstranit informace o uživateli (nebo na možnost Storno)

delete_user_challenge

 

Zobrazí se poslední varování:

  • Pokud si jste jisti, klikněte na možnost Odstranit informace o uživateli
    • Jinak klikněte na možnost Storno
delete_user_challenge-part2

 

Zobrazí se zpráva informující o úspěšném odstranění ID uživatele z databáze.

  • Žádné výčitky... klikněte na možnost OK
delete_user_success


Možnosti konfigurace

Neexistují žádné další možnosti kromě povolení nebo zakázání této funkce.


Postup povolení nebo zakázání

Přístup k funkci Odstranit informace o uživateli je omezen na správce soukromí.

Přístup bude mít pouze uživatel označený jako Správce soukromí.

Povolení správce soukromí:

  • Přihlaste se jako správce účtu
  • Přejděte do části Účet > Uživatelé
  • Jednou klikněte na uživatele, kterého chcete aktivovat jako správce soukromí
  • V nabídce nad seznamem uživatelů vyberte možnost Upravit
navigate_to_users

 

Po otevření panelu uživatele:

  • Ve spodní části panelu zaškrtněte políčko Uživatel je správce soukromí
  • Klikněte na možnost Uložit

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online