Knihovna šablon služby Adobe Sign obsahuje tři americké daňové dokumenty jako příklady toho, jak lze vytvářet formuláře. Dokumenty jsou zcela platné a použitelné, ovšem uživatelé je nemohou upravovat, jelikož je sdílí všechny účty. Níže uvedený článek popisuje postup uložení šablony služby Adobe Sign do vaší osobní knihovny, abyste mohli pole upravovat dle potřeby a následně dokument zaslat na svůj lokální účet.

Přehled

Vytvoření kopie šablony z knihovny zabere asi 2–3 minuty a získáte tím verzi dokumentu, kterou budete mít plně pod kontrolou.

Než začnete s níže popsaným postupem, mohli byste si stáhnout PDF verzi formuláře finanční správy (IRS), který chcete replikovat, z webu IRS.gov.  Vláda tyto formuláře pravidelně obměňuje, takže si ověřte, že máte aktuální verzi.

Jakmile máte formulář v souboru PDF, sestává postup ze dvou rychlých kroků:

  • Zkopírujte šablonu odesláním smlouvy
  • Aktualizujte vlastnosti šablony, abyste dokument zpřístupnili ostatním (volitelné)

Na konci tohoto článku se navíc nacházejí kroky pro nahrání nové verze základního formuláře a použití překrytí polí na tento formulář.

Pozor:

U účtů využívajících rozhraní API je třeba si pamatovat, že každá šablona má odlišné documentID, takže pokud replikujete šablonu z knihovny služby Adobe Sign, kterou používáte, budete muset documentID ve voláních API aktualizovat, abyste mohli novou kopii používat.


Zkopírování šablony

Abyste šablonu zkopírovali, musíte za použití existující šablony služby Adobe Sign odeslat smlouvu přes prostředí pro vytváření a přitom uložit kopii.

  1. Přejděte na stránku Odeslat služby Adobe Sign a začněte vytvářet smlouvu

  2. Nastavte smlouvu pro dva příjemce.

    • Tito příjemci nemusí být platní, protože smlouva nemusí být podepsaná, jen zkopírovaná
    • Smlouva se odešle, takže je dobré použít známou e-mailovou adresu typu „černá díra“ 
      • např.: noreply@myDomain.dom

    Poznámka:

    Určí se dva příjemci, protože šablona, kterou kopírujeme, rozpoznává pole pro dva příjemce. Pokud smlouvu nastavíte pouze pro jednoho příjemce, importujete pouze pole pro prvního příjemce.

  3. Připojte šablonu Adobe Sign, kterou chcete zkopírovat.

    • Kopírujte najednou pouze jednu šablonu
    • V níže uvedeném příkladu používáme šablonu I-9, ovšem postup funguje pro všechny šablony stejně
  4. Zaškrtněte políčko Pole Náhled a Přidat podpis a klikněte na tlačítko Další

    • Otevře se prostředí pro vytváření a zobrazí se formulář
    Send page Configured
  5. V prostředí pro vytváření:

    • Zaškrtněte políčko Uložit do knihovny dokumentů
    • Klikněte na tlačítko Odeslat
    Authoring page
  6. Zobrazí se pole, které vás bude žádat o pojmenování nové šablony, kterou ukládáte do své osobní knihovny dokumentů.

    • Můžete název zachovat nebo šablonu přejmenovat
    • Po nastavení názvu šablony klikněte na tlačítko Uložit a odeslat
    Rename
  7. Jakmile na tlačítko Uložit a odeslat kliknete, uloží se dokument do vaší osobní knihovny.

    • Smlouva se rovněž odešle k podpisu, což by nemělo mít žádné následky, pokud jste zadali „bezpečné“ e-mailové adresy
    Sent Agreement


Aktualizace vlastností šablony

Ve vaší osobní knihovně se nyní nachází kopie formuláře, ale pokud jej budou potřebovat použít jiní lidé, budete muset rozšířit přístupová práva

  1. Kliknutím na odkaz Spravovat v horní části okna přejděte na stránku Správa

    Na stránce pro správu se budou nacházet dva nové záznamy:

    • Odeslaná falešná smlouva v sekci Odesláno k podpisu
    • Šablona dokumentu v sekci Šablony knihovny

    Poznámka:

    Doporučuje se, abyste nyní zrušili a smazali falešnou smlouvu, kterou jste použili ke zkopírování šablony

  2. U šablony dokumentu klikněte na odkaz upravit

    • Tím se spustí prostředí pro vytváření
    Manage page - edit
  3. Jakmile se prostředí pro vytváření otevře, zvětšete v pravém horním rohu okna sekci Vlastnosti šablony.

    Zde budete moci:

    • Přejmenovat šablonu
    • Změnit TYP ŠABLONY (doporučuje se výběr možnosti Oba)
    • Změnit přístupová práva (KDO SMÍ POUŽÍVAT) k vaší skupině nebo dle potřeby k celé organizaci
    Template Properties
  4. Kliknutím na tlačítko Uložit uložíte upravené vlastnosti šablony.

    • Zobrazí se stránka informující o úspěšném uložení šablony.
    Success

Gratulujeme!  Šablona služby Adobe Sign byla úspěšně zkopírována na váš osobní účet!


Vytvoření odlišné verze dokumentu za použití existujícího překrytí polí

Zákazníci, kteří chtějí nahrát novou verzi formuláře (jelikož se formuláře pravidelně mění), si mohou rychle vytvořit novou šablonu dokumentu a použít překrytí polí z existující šablony.

Postup se skládá ze dvou kroků:

  • Nahrajte nový formulář
  • Použijte překrytí polí

Abyste toto mohli provést, budete potřebovat kopii verze dokumentu, pro kterou chcete překrytí polí použít.  V případě dokumentů IRS si je můžete stáhnout z webu IRS.gov.

Musíte také být vlastníkem šablony, kterou chcete použít jako překrytí polí pro nový formulář.


Nahrání formuláře

  1. Ve službě Adobe Sign přejděte na stránku Ovládací panel

  2. V levém dolním rohu stránky klikněte na odkaz Přidat šablonu do knihovny

    • Tím se otevře stránka Vytvořit šablonu knihovny
    Nav to Create Template
  3. Na stránce Vytvořit šablonu knihovny:

    • Zadejte Název šablony pro novou šablonu
      • Ideálně něco, co šablonu jedinečně označí. Název lze později změnit
    • Nahrajte nový soubor, na kterém novou šablonu dokumentu zakládáte
    • Klikněte na tlačítko Pole Náhled a Přidat
      • Tím se spustí prostředí pro vytváření
    Create NEw TEmplate


Použití překrytí polí

  1. Po otevření prostředí pro vytváření:

    • V levém horním rohu obrazovky klikněte na rozbalovací seznam Šablony polí
    • Vyberte šablonu, kterou chcete použít
    Select Field template
  2. Když máte šablonu vybranou, klikněte na tlačítko Použít

    Apply Tempalte

     

    Dokument se bude při aplikaci překrytí pole chvíli zpracovávat.

    Po dokončení se dokument obnoví a vy uvidíte použitá pole

    Applied Template
  3. Pokud byla struktura stránky velmi podobná (jak tomu u formulářů IRS obecně bývá), mělo by zarovnání polí relativně přesně odpovídat.  

    Je však dobré krátce si šablonu projít a ujistit se, že jsou pole zarovnaná podle vašich představ.

    Nyní je vhodná chvíle přizpůsobit si pole a jejich vlastnosti, aby lépe odpovídala vašim představám.

    Až budete spokojeni, kliknutím na tlačítko Uložit v pravém horním rohu šablonu dokumentu uložte.

    Completed second form

     

    Jakmile se dokument uloží, naleznete novou šablonu na stránce Správa v sekci Šablony knihovny

    New Form on Manage
  4. Svůj dokument interně otestujte, abyste zajistili, že vše bude fungovat podle očekávání.

    Až si budete jistí, že je formulář správně:

    • Upravte novou šablonu na stránce Správa
    • Nastavte konečný Název šablony, který chcete, aby se zobrazoval
    • Změňte Vlastnosti šablony, abyste umožnili přístup k vaší skupině/organizaci

    Poznámka:

    Volitelně omezte ve Vlastnostech šablony starého dokumentu přístupová práva na Pouze já, čímž jej uchováte v bezpečí pro případ, že byste se potřebovali vrátit ke staré šabloně

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online