Archivace dokumentů Adobe Sign prostřednictvím služeb ukládání do úschovny eOriginal

Digitálně spravujte a chraňte dokumenty.

Partneři Adobe Sign vybavení službou eOriginal pomáhají organizacím zajišťovat soulad se zákonem a plnit požadavky předpisů archivací důležitých podepsaných dokumentů v bezpečné digitální úschově. Jakmile je dokument podepsán, může jej služba eOriginal bezpečně uschovat s nejvyšší mírou ochrany a shody se zákonem v plně digitálním prostředí. Organizace si mohou zvolit archivaci dokumentů v konkrétním účtu, všech dokumentů založených konkrétní skupinou (nebo podskupinou uživatelů) nebo jednotlivých dokumentů.

Když je dokument vytvořen, považuje se originální dokument, který je odeslán do služby Adobe Sign, za autoritativní kopii smlouvy. Autoritativní kopie zůstává na serverech Adobe v průběhu celého podpisového cyklu. Po dokončení podpisového cyklu je autoritativní kopie archivována v úschově eOriginal a dokument se stává právním nástrojem. PDF kopie dokumentu zůstává ve službě Adobe Sign, ale je označena vodoznakem jako „Kopie originálu“, což ukazuje, že dokument uschovaný ve službě eOriginal je jedinou pravou verzí:

Jak to funguje

Po dokončení podpisového cyklu spustí každá transakce s povoleným uložením do úschovy službu eOriginal, která zahájí přenos autoritativní kopie. Jde o asynchronní proces volání a odezvy, při kterém služba úschovy po obdržení oznámení požaduje informace od služby Adobe Sign a Adobe Sign poskytuje požadovaný obsah.

Tyto sekvenční požadavky se odehrávají téměř v reálném čase tak, aby bylo zajištěno, že bude autoritativní kopie uložena uschovací službou ve chvíli, kdy je podpisový proces dokončen.

Po připojení posledního podpisu proběhnou následující kroky v uvedeném pořadí:

  1. Zpráva o auditu je aktualizována o událost „Dokument připraven k úschově“
    • Protože zpráva o auditu musí být po dosažení konečné fáze dohody ukončena a proces ukládání do úschovny se zahájí až po dokončení procesu podepisování, není možné aktualizovat zprávu o auditu informací o dokončení procesu ukládání do úschovny. Historie událostí transakce (uložená na serverech Adobe Sign) bude obsahovat dokončení procesu ukládání do úschovny.
  2. Dokument a všechny související obrázky jsou označeny vodoznakem. 
    • Jedna vodoznakem označená kopie konečného dokumentu je uchována pro případné odeslání poskytovateli elektronického ukládání do úschovy.
    • V této fázi může načíst verzi bez vodoznaku pomocí tokenu ověřeného přístupu jen poskytovatel elektronického ukládání do úschovy
  3. Služba ukládání do úschovny dostane zprávu prostřednictvím příkazu ping směrovaného na zpětné volání služby o tom, že dokument je připraven k uložení. 
    • Služba Adobe Sign odešle jedinečný identifikátor dokumentu, který se nazývá Klíč způsobilosti dokumentu, službě ukládání do úschovny.
  4. Služba ukládání do úschovny si vyžádá protokol o auditu dokumentu, aby vytvořila profil dokumentu.
  5. Adobe Sign poskytuje protokol o auditu
    • Protokol o auditu obsahuje kompletní záznam toho, co se stalo během podpisového procesu, včetně identity autorů podpisu, data a času každé události, adresy IP a umístění informace (je-li k dispozici).
  6. Služba ukládání do úschovny si vyžádá dokument bez vodoznaku.
  7. Adobe Sign poskytne službě ukládání do úschovny dokument bez vodoznaku.
  8. Služba ukládání do úschovny potvrdí přijetí dokumentu a uvědomí službu Adobe Sign, že byl proces ukládání do úschovny dokončen.
  9. Kopie konečné dohody bez vodoznaku je vymazána ze systému Adobe Sign.

Poznámka:

Služba ukládání do úschovny pracuje pouze s konečnou (autoritativní) kopií dokumentu a souvisejícími obrázky.

Předběžné verze dokumentu (před konečným podpisem) nejsou součástí procesu ukládání do úschovny.

Tyto neoficiální verze zůstávají na serverech Adobe ve stavu bez vodoznaků, dokud nejsou nějakým jiným procesem odstraněny (například zásadou uchování nebo akcí GDPR).

Schéma procesu elektronického ukládání do úschovy

V této fázi Adobe Sign ukládá pouze kopii konečného dokumentu označenou vodoznakem. Miniatury (zobrazené v Adobe Sign) jsou také označeny vodoznakem, aby byla zajištěna existence pouze jedné verze bez vodoznaku, kterou spravuje služba ukládání do úschovny.

Jakmile je dokument v úschovně, Adobe přestane uchovávat všechny kopie konečného dokumentu bez vodoznaku.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online