Přehled
Někdy je nutné získat fyzický podpis. Může to být z důvodů legislativy či plnění předpisů, platných zásad nebo jednoduše proto, že jedna nebo obě strany mají z fyzického podpisu lepší pocit.
Pracovní postup vlastnoručního podpisu služby Adobe Acrobat Sign umožňuje získávat fyzické podpisy a současně zajišťovat řádnou kontrolu přístupu, udržovat kvalitu a srozumitelnost finálního dokumentu a využívat výhod elektronického zpracování a auditu.
Odeslání dohody pro vlastnoruční podpis
Odeslání dohody pro získání fyzického podpisu od odesílatele vyžaduje pouze to, aby vybral možnost Vlastnoruční v části Typ podpisu na panelu Možnosti.
Upozorňujeme, že tato možnost se zobrazuje pouze v případě, že jsou pro skupinu povoleny jak Elektronické, tak Vlastnoruční typy podpisu. Jinak se použije povolený typ podpisu a možnost vybrat typ je skrytá.
Správci účtu nebo skupiny mohou nastavit výchozí hodnotu na Vlastnoruční, pokud se předpokládá, že převažující typ podpisu bude vlastnoruční. (Viz Možnosti konfigurace)
Dohody odeslané s typem podpisu Vlastnoruční vyžadují, aby všichni příjemci dokument podepsali vlastní rukou.
Po odeslání dohody nemá odesílatel žádnou možnost převést dohodu na pracovní postup elektronického podpisu. Stejně tak příjemce nemá možnost, aby svůj podpis převedl na elektronický typ podpisu.
Pro příjemce se pracovní postup Vlastnoručního podpisu podobá postupu při Elektronickém podepisování až do bodu, kdy je třeba vytisknout dokument, aby připojili svůj podpis:
- Příjemci je zasláno e-mailové upozornění s odkazem Otevřít a vytisknout na dokument.
- Po výběru odkazu se příjemci nejprve zobrazí shrnutí procesu podpisu ve třech krocích:
- Příjemce může vyplnit jakákoli požadovaná nebo povinná pole formuláře v dohodě v elektronickém prostředí.
- Až bude příjemce připraven, klikne na tlačítko Další v dolní části stránky a bude pokračovat k pokynům pro stažení, tisk a podepsání:
- Příjemce si kliknutím na tlačítko Stáhnout stáhne dokument (v němž jsou příslušná pole vyplněná elektronicky).
- Příjemce otevře a vytiskne stažený soubor PDF.
- Příjemce fyzicky podepíše vytištěnou dohodu.
- Poté je nutné podepsanou dohodu naskenovat zpět do digitální formy.
- Služba Acrobat Sign přijme soubory ve všech běžně přijímaných formátech (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- Služba Acrobat Sign přijme pouze jeden soubor. Je-li obrázků více, je nutné je zkrátit do jednoho souboru.
- Příjemci se odešle nový e-mail se žádostí, aby nahrál podepsaný dokument (předmět e-mailu: Nahrajte {Název dohody}). Je poskytnut odkaz k otevření rozhraní Nahrání a odeslání.
- Příjemci mohou rozhraní Nahrání otevřít také kliknutím na odkaz v původním e-mailu Otevřít a vytisknout:
- Kliknete-li na tlačítko Nahrání a odeslání, otevře se okno pro procházení, jehož prostřednictvím může příjemce vyhledat a vybrat soubor podepsané dohody v místním systému.
- Jakmile je soubor vybrán, nahraje se do služby Acrobat Sign, a postup příjemce je tak dokončen.
- Existují-li nějací další příjemci, dohoda pokračuje k dalšímu z nich. V opačném případě je dohoda dokončena.
Umožnění příjemcům převést svůj podpis z elektronického na vlastnoruční typ podpisu
Zákazníci, kteří nevyžadují elektronický typ podpisu a chtěli by překonat skeptický přístup zákazníka k elektronickému formátu, mohou příjemcům umožnit převedení typu podpisu z elektronického na vlastnoruční.
Po dokončení tohoto převodu se příjemci zobrazí možnost Vytisknout, podepsat a odeslat v nabídce Možnosti na stránce elektronického podepisování.
Upozorňujeme, že v dohodách s více příjemci platí, že jakmile příjemce převede svůj typ podpisu na vlastnoruční, dojde k odebrání všech polí formuláře v dohodě. Následní podepisující nebudou mít žádná pole k vyplnění, s výjimkou polí podpisu, která se vyplňují v dolní části stránky jako pole Blok podpisu.
Nejlepší postupy a důležité faktory
Účtům, které mají povoleny Uživatele ve více skupinách, se důrazně doporučuje identifikovat své pracovní postupy, které vyžadují vlastnoruční podpis a izolují je v jejich vlastní skupině. To umožňuje širší aplikaci výchozích hodnot, které omezují počet konfigurovatelných možností na stránce Odeslat, zjednodušují proces odesílání a předcházejí chybám konfigurace.
Pokud povolíte vlastnoruční podpisy prostřednictvím libovolných možností, měli byste zvážit povolení možnosti Nahrát podepsaný dokument pro případ, že vám příjemce odešle dokument zpět.
Možnosti vlastnoručního podpisu jsou dostupné na úrovni účtu a skupiny. Při konfigurování možností vlastnoručního podpisu mějte na paměti:
- Všechna nastavení skupiny jsou na počátku převzata z nastavení účtu.
- Explicitně nakonfigurovaná nastavení na úrovni skupiny potlačí převzatá nastavení z úrovně účtu.
- Všechny dohody převezmou vlastnosti skupiny, z níž jsou odeslány v době svého vytvoření.
Existují čtyři nastavení, která je třeba při možnostech vlastnoručního podpisu zvážit:
- Povolení Vlastnoručního typu podpisu pro odesílatele.
- Nastavení výchozího typu podpisu na Vlastnoruční, pokud to váš proces vyžaduje.
- Povolení možnosti, kdy mohou příjemci převést elektronické podpisy na Vlastnoruční typ podpisu.
- Povolení Vlastnoručních podpisů, když je povolena Omezená viditelnost dokumentu.
Povolení Vlastnoručního typu podpisu pro odesílatele.
Chcete-li odesílatelům povolit konfiguraci dohod s podpisem vlastnoručního typu:
- Přejděte do části Nastavení účtu > Nastavení odeslání
- Sjeďte dolů k možnosti Povolené typy podpisů
- Zatrhněte volbu Povolit uživatelům odesílání dokumentů k vlastnoručnímu podpisu
- Kliknutím na tlačítko Uložit změnu potvrďte
Určete Vlastnoruční typ podpisu jako výchozí pro nové dohody
Je-li výchozí typ podpisu definován jako Vlastnoruční, všechny nové dohody vytvořené ve skupině jsou nakonfigurovány pro vlastnoruční podpis.
Je-li povolena také možnost Elektronického podpisu, odesílatel může změnit typ podpisu pro konfigurování dohody.
Pokud je pro skupinu povolen jen jeden typ podpisu, pak je možnost vybrat typ podpisu na stránce Odeslat skrytá. Má-li se možnost zobrazit a být odesílatelům dostupná jako možnost výběru, musí být povolená.
Povolení převodu na vlastnoruční podpis pro příjemce
Možnost povolit příjemcům převedení na vlastnoruční podpis je užitečný nástroj, pokud se setkáváte se skeptickým přístupem k procesu elektronického podpisu.
- Přejděte do části Nastavení účtu > Předvolby podpisu.
- Posuňte se dolů na Další nastavení.
- Zaškrtněte možnost Povolit podepisujícím vytisknout, vlastnoručně podepsat a odeslat dohody zpět do služby Acrobat Sign namísto e-podpisu.
- Kliknutím na tlačítko Uložit změnu potvrďte.
Možnost povolit převod na vlastnoruční typ podpisu pro příjemce je nezávislá na možnosti povolit vlastnoruční podpisy při odesílání nových dohod.
Povolení Vlastnoručních podpisů, když je povolena Omezená viditelnost dokumentu.
Pokud používáte pracovní podpisy Omezená viditelnost dokumentu (LDV) a potřebujete nabídnout možnost vlastnoručního typu podpisů, je nutné explicitně povolit Vlastnoruční podpisy v rámci rozsahu postupu LDV.
Pokud tak neučiníte, možnost odesílat dohody s podpisem Vlastnoručního typu je na stránce Odeslat skrytá a odesílatel ji nemůže nakonfigurovat.
- Přejděte do části Nastavení účtu > Globální nastavení (Nastavení skupiny, pokud konfigurujete na úrovni skupiny).
- Posuňte se dolů na položku Omezená viditelnost dokumentu.
- Zaškrtněte možnost Povolit uživatelům odesílání dokumentů k vlastnoručnímu podpisu. Příjemci vždy uvidí všechny stránky, když po nich bude požadován vlastnoruční podpis
- Kliknutím na tlačítko Uložit změnu potvrďte.
Podle platných nastavení bude jakákoli dohoda odeslaná s Omezenou viditelností dokumentu a s podpisem Vlastnoručního typu ignoruje pracovní postup Omezená viditelnost dokumentu (LDV) a předloží příjemci k zobrazení celý dokument.
Přihlaste se ke svému účtu.