Přehled
Zákazníci v regulovaných prostředích mohou potřebovat zajistit, aby hodnota jména spojená s jejich příjemci zůstala konzistentní po celou dobu životnosti dohody. To může být problematické, když je zadána hodnota jména a toto jméno se během procesu podpisu změní.
Odesílatel může například do svého účtu zahrnout příjemce, který je také uživatelem služby Acrobat Sign. Zahrnutím interního příjemce získáte profil, který je systému Acrobat Sign známý, a v okamžiku odeslání dohody je název profilu uživatele importován do záznamů auditu a na stránku Správa.
Když interní příjemce otevře dohodu, název jeho profilu je předem vyplněn do pole podpisu. Pokud podepisující ponechá vše beze změny, použije se jako podpis jeho jméno a zpráva o auditu bude generována s jeho interně definovaným jménem. Podepisující však může změnit své jméno v bloku podpisu. Pokud tak učiní, použije se nová hodnota jména od tohoto okamžiku v celé zprávě o auditu a na stránce Správa.
Pokud zákazník zkoumá průběžnou zprávu o auditu za účelem zjištění shody systému, může být změna mezi průběžnou zprávou a závěrečnou zprávou o auditu považována za nevyhovující.
K vyřešení tohoto problému mohou správci nakonfigurovat účet nebo skupiny tak, aby v rámci procesu konfigurace dohody vyžadovaly hodnotu jména pro každého příjemce.
Tato funkce se vztahuje pouze na dohody a webové formuláře vytvořené prostřednictvím webové aplikace Acrobat Sign.
Odesílání nových dohod
Pokud je aktivována možnost pro vyžadování hodnoty jména příjemce, stránka Odeslat se změní tak, aby do části pro konfiguraci příjemce bylo možné vložit další (povinné) pole:
Pro všechny příjemce musí být zadána hodnota jména. Hodnota jména je během procesu podepisování zobrazována jako pole pouze pro čtení a příjemce ji nemůže změnit.
Ovlivněni jsou pouze příjemci. Pro strany, které jsou příjemci kopie, není vyžadováno uvedení hodnoty jména.
Podporované funkce
Aktualizace jména příjemce
Původní odesílatel dohody může změnit hodnotu jména příjemce otevřením dohody na stránce Správa, výběrem příjemce a kliknutím na odkaz Upravit:
Ve zprávě o auditu je změna jména uvedena jako nahrazený podepisující se stejnou hodnotou e-mailu:
Možnost upravit jméno příjemce je dostupná pouze do doby, než první příjemce použije svůj podpis. Jakmile první příjemce dokončí své aktivity týkající se dohody, stanou se všechny hodnoty jména neměnné.
Nahrazení příjemce
Nahrazení aktuálního příjemce probíhá stejným způsobem, pouze s jedinou výjimkou, že při přidání nového příjemce je vyžadována hodnota jména:
Ve zprávě o auditu je nahrazený podepisující uvedený s novým jménem a e-mailem:
Příjemce dohody může delegovat své oprávnění k podpisu tak, že v e-mailu „Zkontrolovat a podepsat“ klikne na odkaz Delegovat, nebo prostřednictvím možnosti Delegovat podepsání na jinou osobu na stránce podepsání:
Ve zprávě o auditu je nahrazený podepisující uvedený s novým jménem a e-mailem:
Aktuální omezení
Vlastní pracovní postupy v současné době nepodporují vyžadování jména, pokud je příjemce předem definován.
Stále však lze použít přidání ověřování, které vyžaduje hodnotu jména (např. ověření založené na znalostech):
Skupiny příjemců
Skupiny příjemců nevyžadují, aby byla pro každého příjemce ve skupině zahrnuta hodnota jména:
Konfigurace webových formulářů
Pokud je aktivována funkce Vyžadovat jméno příjemce při odeslání, konfigurace webového formuláře si také vynutí hodnotu jména pro všechny definované druhé podepisující osoby:
Prostředí příjemce
Při použití vyžadované hodnoty jména se prostředí příjemce výrazně neliší. Mezi praktické rozdíly patří:
- Psané podpisy jsou automaticky vyplněny definovanou hodnotou názvu a nelze je upravit.
- Kreslené/obrázkové podpisy se zobrazují v poli jména ve stavu jen pro čtení.
Hodnota jména spojená se zprávou o auditu (a dalšími plochami, na kterých se zobrazuje jméno) je oddělena od obrázku podpisu. Z tohoto důvodu mohou kreslené (včetně mobilních) a obrázkové podpisy zobrazit jiný obrázek řetězce jména než hodnota jména, na kterou se odkazují v dokumentu a protokolu auditu.
Postup povolení/zakázání
Chcete-li povolit nebo zakázat požadavek na jména příjemců, přejděte na položku Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Požadovat jméno příjemce při odesílání z webové aplikace Adobe Acrobat Sign.
Po konfiguraci účtu nebo skupiny již uživatelé nemají možnost požadavek obejít a musí zadat jméno pro každého příjemce.
Nastavení vyžadování jmen příjemců je vloženo do transakce při odeslání dohody. Změna nastavení se u nově vytvořených dohod projeví okamžitě, ale dříve odeslané dohody neovlivní.
Související nastavení
Podepisující mohou změnit své jméno nebo iniciály
V nabídce Předvolby podpisu se nachází nastavení pro uzamčení hodnot jmen známých uživatelů.
Zaškrtnutí políčka Podepisující mohou změnit své jméno nebo iniciály nepotlačí nastavení možnosti Vyžadovat jméno příjemce při odeslání.
Metody ověřování, které uzamknou hodnotu jména
V nabídce Nastavení odeslání existují metody ověřování s dílčími nastaveními vyžadujícími jméno podepisujícího na stránce Odeslat (např. Ověření založené na znalostech).
Pokud jsou tato nastavení povolena společně s nastavením Vyžadovat jméno příjemce při odeslání, bude jméno přidané do záznamu příjemce automaticky importováno do polí pro ověření jména.
Pokud dojde ke změně hodnoty jména v metodě ověřování, hodnoty jména v záznamu příjemce budou aktualizovány tak, aby odpovídaly. Neexistuje metoda, která by umožňovala mít v těchto dvou rozhraních různé hodnoty.
U uživatelů, kteří jsou v účtu známí (stávající uživatelé služby Acrobat Sign v důvěryhodném účtu), může být na stránce Správy zobrazeno jméno, které se liší od jména zadaného odesílatelem.
Je to proto, že při vytváření tabulek dohod je použito jméno ze stránky Správa, které je získáno z profilové hodnoty uživatele. Toto chování bude opraveno v budoucí opravě, aby použité jméno skutečně souhlasilo se jménem zadaným odesílatelem.
Dané: Možnost Vyžadování jména příjemce je pro účet odesílatele povolená.
Když je dohoda odeslána na e-mailovou adresu příjemce, která je přiřazena k uživateli v systému Acrobat, ve zprávě o auditu je pro události Připomenutí použito profilové jméno příjemce (namísto poskytnutého jména příjemce).
Přihlaste se ke svému účtu.