Konfigurere signeringsarbeidsflyter

Workflow Designer brukes til å tilpasse signeringsprosesser for å skape en arbeidsflyt for bestemte forretningsmessige behov. Med dette nye verktøyet kan administratorer enkelt utforme og behandle arbeidsflytmaler med et intuitivt dra og slipp-redigeringsprogram. Det er enkelt å angi hvilke dokumenter som skal inkluderes i en avtale, egenskapene til deltakerne – inkludert forhåndsdefinerte navn, roller og ruting, skjemafelt som skal forhåndsutfylles av avsenderen, e-postmeldinger som skal sendes til mottakerne, når avtaler utløper, passordalternativer og så videre.

En god arbeidsflyt kan også skape forenklede senderutiner for brukerne, slik at trinnene i prosessen kan utføres konsekvent hver gang. Avsendere som bruker en arbeidsflytmal, blir ledet gjennom sendeprosessen med tilpassede instruksjoner og felt, noe som gjør sendeprosessen enklere å bruke og mindre utsatt for feil.

 

Se videoen

Opprette en tilpasset arbeidsflyt

Bare administratorer kan opprette en arbeidsflyt. Kontoadministratorer kan opprette en arbeidsflyt for hele kontoen eller for bestemte grupper innenfor kontoen. Gruppeadministratorer vil kunne se alt av arbeidsflyter, men bare kunne redigere dem som gjelder for gruppen.

Det å opprette en arbeidsflyt består i å definere følgende informasjon:

  • Informasjon om arbeidsflyt – Definer selve arbeidsflyten, som innebærer å gi den navn, skrive tilpassede instruksjoner for avsenderne som bruker den, og gi tillatelser til å bruke den.
  • Informasjon om avtale – Definer og tilpass avtaleinformasjonen som vises på Send-siden.
  • Mottakere – Opprett ruting ved å legge til mottakere (underskrivere og godkjennere) i den nødvendige signeringsrekkefølgen.
  • E-postmeldinger – Angi meldinger som skal sendes til ulike mottakere på forskjellige stadier i signeringsprosessen.
  • Dokumenter – Angi hvilke dokumenter som skal inkluderes i arbeidsflyten.
  • Inndatafelt for avsender – Definer felt som avsendere kan bruke til å gi informasjon når de sender avtalen. Informasjonen i inndatafeltene flettes inn i avtalen før den sendes til underskrivere og godkjennere.

Obligatoriske felt er merket med en rød stjerne. Noen feltetiketter kan redigeres av blyantikonet
, for eksempel Avtalenavn:

Klikk på blyantsymbolet for å skrive en egen etikett. Denne etiketten vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende et dokument. Klikk på tilbakestillingssymbolet for å endre tilbake til den opprinnelige etiketten.

Merk:

Eksplisitt definerte innstillinger i egendefinerte arbeidsflyter vil overstyre standardinnstillinger på gruppe- eller kontonivå (hvis konfigurert).  

  1. Logg på som kontoadministrator og gå til: Konto > Arbeidsflyter.

  2. Klikk på Opprett en ny arbeidsflyt-knappen for å åpne Arbeidsflytdesigneren. 

  3. Arbeidsflytdesigner åpnes og panelet Informasjon om arbeidsflyt viser:

    Informasjon om arbeidsflyt

    Standardnavnet på arbeidsflyten (f.eks. Ny arbeidsflyt) vises i Arbeidsflytdesigner-banneret.

    Prikken ved siden av arbeidsflytnavnet angir om arbeidsflyten er et utkast/inaktiv (grå prikk) eller aktiv
    (grønn prikk).

    Følgende kontroller er plassert til høyre:

    • Lukk Klikk for å lukke arbeidsflyten.
    • Lagre – Klikk for å lagre endringene.
    • Aktiver/Deaktiver – Klikk for å aktivere (eller deaktivere) arbeidsflyten for den valgte gruppen.

     

    Fyll ut disse opplysningene på siden Informasjon om arbeidsflyt:

    • Navn på arbeidsflyt – Oppgi navnet på arbeidsflyten. Dette navnet vises i Workflow Designer-banneret, i rullegardinlisten Bruk en arbeidsflytHjem-siden, og øverst på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale. 
    • Instruksjon til avsender – Gi instruksjoner om bruk av arbeidsflyten. Disse instruksjonene vises øverst på Send-siden når arbeidsflyten blir brukt til å sende en avtale. 
    Merk:

    Instruksjoner kan legges til ved bruk av HTML-koder. Følgende HTML-koder og attributter kan brukes i instruksjonsdelen: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fullt kvalifisert bane"> og <a href="fullt kvalifisert bane">.

    Hvis du har tenkt å bruke src- eller href-baner, må disse banene hvitelistes. Send disse URL-adressene til den kundeansvarlige for virksomheten.

    • Hvem kan bruke denne arbeidsflyten- Angi hvem som kan bruke arbeidsflyten. Følgende alternativer finnes:
      • Valgt gruppe – Et nedtrekksfelt som viser alle gruppene skaperen har tilgang til.
        • Når bare én gruppe er valgt, har enhver bruker som er medlem av denne gruppen tilgang til å sende avtalen.
        • Når Brukere i flere grupper er aktivert for kontoen, kan gruppeadministratorer opprette arbeidsflyter for enhver gruppe de er medlem i (ikke begrenset til deres primære gruppe).
        • Administratorer på gruppenivå har myndighet til å redigere enhver arbeidsflyt som deles med en gruppe der de har administrativ myndighet. (Kontonivå-administratorer har også myndighet til å redigere delt arbeidsflyt for grupper, ettersom de har myndighet over alle grupper.)
      • Alle brukere i organisasjonen min – Alle brukere i Acrobat Sign-kontoen kan bruke arbeidsflyten.
        • Kontonivåadministratorer kan redigere enhver arbeidsflyt som deles på kontonivå.

     

    Her følger et eksempel på Informasjon om arbeidsflyt

    Eksempel på arbeidsflytinformasjon

  1. Klikk på Avtaleinfo i stolpen til venstre.

  2. 2. Definer avtalen under Informasjon om avtale, slik den skal vises for avsenderen på Send-siden:

    • Avtalenavn – Oppgi navnet på avtalen. Dette navnet vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale, og i "Vennligst signer/Vennligst godkjenn"-overskriften til e-postmeldinger. Dette feltet er obligatorisk og etiketten kan redigeres.
    • Melding – Skriv en melding til mottakerne. Meldingen vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale. Dette feltet er obligatorisk og etiketten kan redigeres.
    • Kopi – Oppgi e-postadressene til eventuelle kopimottakere. E-postadresser må atskilles med komma eller semikolon.
      • Minimum – Angi det minste antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
      • Maksimum – Angi det største antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
      • Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere redigerer arbeidsflytens kopiadressater på Send-siden.
    • Språk for mottaker – Avsenderen kan bruke denne innstillingen til å angi språk for mottakeren.  Denne innstillingen angir om språkvelgeren skal vises på Send-siden eller ikke, og så fall med hvilket standardspråk.
    • Sendealternativer
      • Angi passord for å åpne nedlastet PDF-fil – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen angir passord for en nedlastet PDF-fil.
        • Bruk av dette alternativet vil også sette Bekreftelse av identitet til Passord, og det samme passordet vil bli benyttet.
        • Påkrevd – Aktiver dette alternativet for alltid å kreve et passord for en nedlastet PDF-fil. Hvis alternativet er aktivert, kan ikke avsendere deaktivere det på Send-siden, og de må oppgi et passord.
      • Tidsfrist for fullføring – Aktiver dette alternativet for å tillate at det angis en fullføringstidsfrist på Send-siden.
        • dager for å fullføre avtalen – Velg hvor mange dager mottakeren eller mottakerne normalt skal ha på signeringsprosessen. Det angitte antall dager kan alltid redigeres på Send-siden.
      • Tillat redigering av dokumenter før sending – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere endrer dokumentets skjemafelt i redigeringsmiljøet ved bruk av forhåndsvisningsalternativet på Send-siden.
        • Aktiver redigering som standard – Aktiver dette alternativet for automatisk å aktivere alternativet ForhåndsvisSend-siden.

     

    Her følger et eksempel på Informasjon om avtale:

  1. Klikk på Mottakere i stolpen til venstre for å gå til Mottakerruting -delen.

  2. Under Mottakerruting kan du angi mottakere og en mottakerrekkefølge som er i henhold til dine krav. Du kan definere en svært kompleks arbeidsflyt med seriell, parallell, hybrid eller nestet hybrid ruting.  Instruksjonene nedenfor fremhever funksjonaliteten som finnes under Mottakerruting.

    • Slik legger du til en ny mottaker foran eller etter en eksisterende mottaker:
      • Klikk på legg til-ikonet.
      • Velg rollen (alle roller som er aktivert for kontoen, vil være tilgjengelig) du vil sette inn

     

    • Hvis du vil angi en parallell gren, klikker du på legg til-ikonet over en mottaker og velger Parallelle grener

     

    • Hvis du vil slette en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og klikker på slett-ikonet.

     

    • Hvis du vil tilpasse en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og klikker på rediger -ikonet
    Mottakerkonfigurasjon

    Når du redigerer en mottaker, kan du konfigurere følgende:

    • Mottaker-etiketten – Tilpass etiketten til mottakeren. Standardetiketten for mottakere kan for eksempel endres til Innkjøper. 
      • Etikettene for mottakere må være unike innenfor en arbeidsflyt.
    • E-post – angi e-postadressen til mottakeren.
    • Denne mottakeren er avsenderen – når denne er merket, settes avsenderen inn som mottakeren.
    • Merk som mottakergruppe – når det er merket av for dette alternativet, legges en mottakergruppe til i arbeidsflyten i stedet for en standard e-postoppføring for mottaker. Mottakergruppen kan stå tom eller fylles ut med én eller flere e-postadresser fra E-post-feltet (kommadelt).
    • Rolle – oppdater mottakerens rolle (underskriver eller godkjenner).
    • Påkrevd – aktiver dette alternativet hvis det er påkrevd med en signatur fra mottakeren.
    • Kan redigeres – aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen oppdaterer e-postadressen til denne mottakeren på Send-siden.
    • Bekreftelse av identitet – velg hvilken type identitetsbekreftelse som kreves for underskriveren.
      • Ingen, Acrobat Sign, telefon, KBA, passord og nettidentitet er de mulige alternativene.
      • Det er bare alternativene som har blitt aktivert for Acrobat Sign-kontoen som er synlige.
    Merk:

    Hvis passord velges som legitimeringsmetode, vil det samme passordet bli lagt til som dokumentsikkerhet, slik at PDF-filen ikke vises før passordet er oppgitt.

  3. Husk å klikke på Lagre for å lagre eventuell mottakerkonfigurering som er utført.

     

    Nedenfor ser du et eksempel på Mottaker-informasjon og ruting der etikettene til både underskrivere ("Buyer" og "Sales Director") og godkjenneren ("VP Sales") har blitt tilpasset. 

  1. Klikk på E-postmeldinger i stolpen til venstre for å gå til E-postmeldinger-delen.

    • Under E-postmeldinger kan du styre hvilke meldinger som skal sendes i underskrivings- og godkjenningsprosessen på grunnlag av ulike hendelser. 
    • Du kan for eksempel angi at det skal sendes varselmeldinger til mottakere og kopimottakere hvis en avtale blir kansellert. 

  2. Merk av for de hendelsene du vil skal utløse e-postvarsling.

  1. Klikk på Dokumenter i stolpen til venstre for å gå til Dokumenter-delen.

  2. I Dokumenter-delen kan du konfigurere følgende:

    • Dokumenttittel – Oppgi en tittel for dokumentet. Denne tittelen vises i Dokumenter-området på Send-siden når du sender ved bruk av arbeidsflyten.
    • Filer – Klikk på Legg til filer-ikonet for å legge ved et dokument fra Acrobat Sign-biblioteket. Dette dokumentet blir automatisk lagt ved når du sender ved bruk av denne arbeidsflyten.
      • Hvis ingen fil er valgt, tillater arbeidsflyten av avsenderen oppgir en fil ved sending av avtaler.
      • Hvis et dokument er merket som Påkrevd, blir det lagt ved avtalen automatisk når arbeidsflyten startes.
      • Slett fil – Hvis du legger ved feil fil, kan du klikke på slett-ikonet (X) ved siden av filnavnet for å fjerne den.
    • Dokumentnavn – Oppgi et meningsfylt navn som identifiserer dokumentet for avsenderen. Dette standardnavnet på det opplastede bibliotekdokumentet kan overskrives.
    • Påkrevd – Angir om dokumentet er obligatorisk.
    • Legg til dokument – Klikk på Legg til dokument for å legge til rader for ekstra dokumenter.
      •  Dokumenttitler må ha unike verdier.
    • Slett rad – Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden.
  3. Her følger et eksempel på en konfigurert Dokumenter-del:

  1. Klikk på Inndatafelt for avsender i stolpen til venstre for å gå til Inndatafelt for avsender.

    Disse inndatafeltene er tilordnet skjemafelt som er definert i vedlagte dokumenter (enten som en del av arbeidsflytens utforming eller som en fil avsenderen har lastet opp).

    Avsenderen kan bruke disse feltene til å forhåndsutfylle innhold før en avtale sendes til mottakeren.

  2. Klikk på Legg til felt i panelet Inndatafelt for avsender

    Deretter kan du konfigurere følgende for hver rad som legges til:

    • Felttittel – Oppgi en tittel for feltet. Denne verdien vises på Send-siden som en referanse for avsenderen.
    • Dokumentfeltnavn – Angi feltnavnet til et felt i det vedlagte bibliotekdokumentet.
      • Feltnavnet som oppgis her, stemme overens med skjemafeltnavnet i dokumentet.
    • Standardverdi – Oppgi en eventuell standardverdi.
    • Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det må oppgis en verdi i dette feltet før avtalen sendes.
    • Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen av avtalen endrer standardverdien.
    • Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden.

     

    Nedenfor ser du et eksempel på Inndatafelt for avsender

Sende med en tilpasset arbeidsflyt

Sending av en avtale med en arbeidsflyt starter på startsiden ved å velge knappen Start fra bibliotek og deretter velge arbeidsflyten du vil bruke.

Når du har valgt en arbeidsflyt, vises en modifisert Send-side som viser den tilpassede mottakerordren, eventuelle tilpassede instruksjoner, vedlagte filer og så videre.

1. Fra startsiden:

  • Velg Start fra bibliotek
  • Velg Arbeidsflyter fra alternativene til høyre
  • Velg arbeidsflyten du vil bruke
  • Klikk på Start
Send en arbeidsflyt fra startsiden

 

Da viser Send-siden:

I det ovenstående eksempelet på en Send-side vises følgende tilpasninger:

A. Fra Informasjon om arbeidsflyt-avsnittet:

○ Navnet på arbeidsflyten (GlobalCorp Service Contract <50K) øverst

○ Instruksjoner fra avsenderen (This workflow is used for contracts under 50K...)

B. Fra Informasjon om avtale-avsnittet:

○ Tilpasset avtalenavn (GlobalCorp Service Contract for 2018)

○ Meldingen (Please find attached the service contract...)

○ "Passordbeskytt det signerte dokumentet" (tillatt, men ikke definert)

C. Fra Mottakere-avsnittet:

○ De tilpassede etikettene for mottakerne (Signer og Counter Signer) og de sertifiserte mottakerne (Legal team) vises

○ E-postadressene er skjult når avsenderen er en av underskriverne, viser «Meg selv» i stedet

○ E-postadressene til mottakergruppen (juridisk team). Mottakergruppen kan enten stå tom slik at avsenderen kan fylle den ut, eller forhåndskonfigureres i arbeidsflytmalen.

D. Fra Dokumenter-avsnittet:

○ Navnet på den forhåndsvedlagte kontrakten (Service Contract) vises i Dokumenter-området

○ Navnet på filen som avsenderen må laste opp, Referral Document, vises også

E. Fra Inndatafelt for avsender-avsnittet:

○ Feltene som er definert, vises i Felter-området

○ Standardverdien blir importert, men kan redigeres

 

2. Fyll ut de obligatoriske feltene i arbeidsflyten.

I eksempelet nedenfor vil det være:

  • E-postadressen til Legal team
  • E-postadressene til eventuelle kopimottakere (valgfritt)
  • Last opp Referral Document-filen
  • Den obligatoriske feltinformasjonen (Product og Total Cost)
  • Alternativene "Passordbeskytt det signerte dokumentet" og "Forhåndsvisning, signaturplassering eller bruk av skjemafelt", som begge er valgfrie i denne arbeidsflyten.

3. Klikk på Send.

4. Hvis det er påkrevd, kan man eventuelt gjøre endringer i redigeringsmiljøet, og deretter klikke på Send.

Underskrive og godkjenne en arbeidsflytavtale

Arbeidsflytavtalen sendes ut i den rekkefølgen som rutingen angir. Underskrivere og godkjennere kan signere ved å bruke koblingen i e-posten med signer/godkjenn eller på Behandle-sidene hvis de er registrerte brukere av Acrobat Sign. Dette fungerer på samme måte som den vanlige sendeprosessen.

Historikken og revisjonsrapporten til arbeidsflytavtalen er tilgjengelig på Behandle-siden. Mens avtalen er til behandling kan du legge til påminnelser og utføre andre oppgaver.

Redigere en tilpasset arbeidsflyt

  1. Logg på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Arbeidsflyter.

  2. Klikk for å velge en arbeidsflyt fra listen Arbeidsflyt.

  3. Klikk på Åpne på hurtigmenyen. Da vises Workflow Designer.

    Når Workflow Designer er åpen, kan arbeidsflyten redigeres. Alle avsnitt kan endres etter behov, men ingen endringer vil bli lagret før du klikker på Oppdater.

     

    Du kan gjøre følgende endringer i Workflow Designer:

Konfigurasjonsalternativer

Tilpassede arbeidsflyter har fått flere betydelige forbedringer, som er begrenset av kontroller i admin-menyen.

Kunder som ønsker å aktivere arbeidsflyter oppfordres til å aktivere de tre første alternativene nedenfor for å få den beste opplevelsen for både brukere og mottakere.

For selv å ha muligheten til å konfigurere arbeidsflyter, må funksjonen være aktivert.

Naviger til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Egendefinerte arbeidsflyter og aktiver tilgang for administratorene dine.

Konfigurer arbeidsflyter som skal eksponeres for kontoen

Ved å aktivere den nyeste arbeidsflytopplevelsen kommer arbeidsflytene nærmere funksjonaliteten til den manuelle Send-prosessen.

Funksjoner aktivert med dette alternativet:

  • Flytbart sideoppsett
  • Bruke digitale signaturer for én eller flere av mottakerne.
  • Konfigurere mottakere til å bruke telefonbasert (SMS) mottakergodkjenning.
  • Konfigurer mottakergrupper under sendeprosessen.
  • Legg ved dokumenter fra alle aktiverte kilder under sendeprosessen.

For å aktivere den nyeste funksjonaliteten, navigerer du til: Kontoinnstillinger > Send innstillinger > Tilpasset arbeidsflytsending

Konfigurer arbeidsflyter for å bruke den nye opplevelsen

Mottakerens telefongodkjenning

I Workflow Designer vises alle aktiverte godkjenningsmetoder i mottakerobjektet.

Godkjenningsmetodene er oppdatert slik at de vises som avmerkingsbokser. Det gjør at arbeidsflytutformingen kan tillate alternativer for avsenderen. 

Hvis flere alternativer merkes i utformingen, vil disse samme alternativene bli tilgjengelige for avsenderen under sendeprosessen.

Den nye sendeopplevelsen legger til telefon (SMS) som et alternativ i designeren.

Mottakergrupper

Mottakerobjekter i utformingen kan nå merkes som mottakergrupper.  Dette gjør det mulig å legge inn en rekke e-postadresser i E-post-feltet (kommadelt) som har tillatelse til å signere for det ene signaturtrinnet.

Hvis du for eksempel trenger at fem ledere kontrasignerer, kan du føre opp alle fem e-postadressene, men bare én må påføre en signatur.

Konfigurer mottakergrupper i arbeidsflytmalen

Filvedlegg

Under sendeprosessen kan dokumenter nå legges ved fra hvilken som helst av de aktiverte Acrobat Sign-kildene.

 

Brukeropplevelsen under "ny"-innstillingen er oppdatert til moderne flytbart design, som Send-siden.

Instruksjonene som tidligere var til høyre for mottakerlisten, er flyttet til toppen av siden i et vindu som kan skjules.

Maldefinert felttilordning

Dette nye alternativet relaterer sterkt mottakerlisten slik den er definert i arbeidsflytutformingen, til de riktige felttilordningene i de redigerte skjemaene dine.

Eksempel:

  • En (kunde) underskriver skal signere først
    • En medunderskriver kan signere som nummer to
  • En intern kontrasignatur påføres av en selger

Tradisjonelt ville dette kreve to skjemaer på grunn av måten mottakerne var indeksert på Send-siden:

  • Ett for scenariet med én underskriver, med tildeling til den interne kontrasignaturen som andre underskriverindeks
  • Ett for scenariet med medunderskriveren, der medunderskriveren er den andre underskriverindeksen, og kontrasignaturen er den tredje

Under “mal definert”-regelstrukturen konstruerer du ett fullt aktivert skjema med alle mulige mottakerfelt definert.

Mottakerunderskriverindeksen (som definert i Workflow Designer) håndheves sterkt og ser bort fra felt som er tildelt til eventuelle utelatte (valgfrie) mottakere når avtalen sendes.

Så i eksempelet over er medunderskriveren alltid underskriverindeks 2, men hvis medunderskriveren ikke er inkludert på tidspunktet avtalen sendes, blir de signer2-feltene oversett, og kontraunderskriveren (underskriverindeks 3) vil fremdeles ha tilgang til signer3-feltene.

Aktiver denne nye funksjonaliteten ved å gå til: Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Tilpasset arbeidsflytsending > Aktiver maldefinert signaturplassering

Sett opp arbeidsflyter for å bruke maldefinert signaturplassering

Merk:

Aktivering av funksjonen for maldefinert signaturplassering vil deaktivere muligheten for å forfatte avtalen under sendeprosessen.

Forstå relasjonene mellom mottakere og felt

Hver mottaker som er involvert i en avtale, tildeles et underskriverindeksnummer. Dette indeksnummeret kreves for å knytte mottakeren til feltet han eller hun har myndighet til å legge til innhold i (som et signaturfelt).

Mottakerne får sitt indeksnummer basert på stakkrekkefølgen på Send-siden. Mottakeren øverst i stakken er 1, neste mottaker er 2, og så videre. Dette indeksnummeret kan ses når avtalen konfigureres for "Fullfør i rekkefølge", men er likevel tilstede når arbeidsflyten er "Fullfør i vilkårlig rekkefølge".

 

Ved bygging av en mottakerflyt i arbeidsflytutformingen tildeler underskriverindeksen etter disse reglene:

  • Topp til bunn
    • Venstre til høyre

I eksempelet nedenfor er underskriver og medunderskriver øverst i stakken.

  • “Underskriver” er mottakeren til venstre øverst, så den tildeles indeks 1.
  • “Medunderskriver” er også øverst, men til høyre for Underskriver, så den tildeles indeks 2.

I dette tilfellet spiller det ingen rolle hvem som fysisk signerer først, så de settes inn i en parallell signaturflyt. Signaturindeksen blir imidlertid strengt håndhevet for å sikre at underskriveren påfører sitt innhold i riktige Underskriver-felt, og medunderskriveren har bare tilgang til sine tildelte “Medunderskriver”-felt.

“Selger” signerer som nummer tre, etter at både Underskriver og Medunderskriver er ferdig.

“Ledergodkjenning” kommer som nummer fire, etter at selgerens kontrasignatur er på plass.

Merk:

Mottakernavnene “Underskriver”, “Medunderskriver”, “Selger” osv. har ingen betydning for felttildelingen. Disse er bare administratordefinerte feltetiketter som brukes for å gjøre arbeidsflytmalen tydelig. 

 

Designermottakerflyten over vil produsere en Send-sidemal som ser ut som den under.

(På Send-siden er stakkrekkefølgen mer tydelig, selv om indeksnumrene ikke vises.)

 

Ved redigering av et skjema med felt, blir hvert felt eksplisitt tildelt en signeringsindeks (ignorer “Alle”-feltet i øyeblikket).

I Acrobat Sign-redigeringsmiljøet gjøres dette ved å velge en Deltaker og plassere feltene for den deltakeren.

Hver deltaker er fargekodet for å ha et visuelt skille mellom hvilke felt som tildeles hver deltaker.

 

Hvis du bruker tekstkoder, gir koden selv et argument (f.eks. :signer1) som utpeker feltet til signeringsindeksen.

Kontoer som ønsker å håndheve bestemte arbeidsflyter for alle dokumentene sine og effektivisere sendeprosessen til minimum mengde inndata fra brukeren, kan fullt ut definere alle dokumentararbeidsflytene sine og begrense brukerne fra ad hoc-sending helt og holdent.

Kontoer som utnytter brukere i flere grupper, kan utvide de konfigurerbare alternativene på gruppenivåinnstillingene, og dermed sikre at de riktige signaturalternativene og varslingsprosessene håndheves strengt.

For å begrense brukere til bare å sende med godkjente arbeidsflyter, navigerer du til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Arbeidsflyter og merker av Aktiver sending av avtaler bare ved bruk av arbeidsflyter.   

Konfigurer arbeidsflyter som eneste metode for å sende avtaler


Feilrapportering for vanlige problemer

Noen elementer i den gamle arbeidsflytopplevelsen vil produsere feil under det nye grensesnittet som et resultat av forbedret kontroll og sikkerhet i den nyeste funksjonaliteten. Ekstra feilhåndtering er iverksatt for å vise og forklare disse feilene når de oppstår.

Hvis kontoen er konfigurert for å bruke den moderne sendeopplevelsen og det startes en problematisk arbeidsflyt, presenteres brukeren for et rødt banner som angir feilen:

Hvis kontoen fremdeles er konfigurert for å bruke den klassiske opplevelsen som standard, kan arbeidsflyten fortsette å fungere under de reglene. 

Den moderne funksjonaliteten viser feil når de oppdages. 

Hvis det oppdages mer enn ett problem, vil alle feilene være oppført.

For å gjøre arbeidsflyten gyldig under regelsettet i det nye grensesnittet må en administrator redigere arbeidsflyten og rette feilene som ble oppdaget:

Under det klassiske regelsettet kunne e-postadresser være feilformatert eller feil atskilt (for eksempel med mellomrom i stedet for kommaer).

Når denne feilen vises, må administratoren kontrollere:

  • Om Kopi til-adressene er riktig atskilt

  • Alle definerte mottaker-e-postadresser for å sikre at de har riktig format
    • (f.eks. navn@domene.tld)
  •  
    • Den moderne funksjonaliteten godtar kommaer eller semikolon

Den moderne opplevelsen krever unike verdier for alle dokumenttitler på Dokumenter-siden i Workflow Designer.

Flere detaljer om denne feilen finnes her

Ved utforming av en arbeidsflyt er det mulig for en administrator å legge ved en dokumentmal som har et begrenset tilgangsomfang.

Når en bruker utenfor dette omfanget prøver å laste inn arbeidsflyten, kan ikke dokumentet legges ved og det utløses et sikkerhetsbrudd.

En administrator kan for eksempel opprette en ny dokumentmal med egenskaper som begrenser tilgang til bare eieren. Administratoren kan legge ved dokumentet i arbeidsflyten fordi han/hun er eieren. 

Andre brukere i systemet er ikke eier og er derfor utenfor dokumentets tilgangsomfang.

Når denne feilen vises, må administratoren justere egenskapene til den vedlagte dokumentmalen.

Fremgangsmåte for å gjennomgå og justere malegenskaper er her

Adobe-logoen

Logg på kontoen din