Arbeidsflytdesigner åpnes og panelet Informasjon om arbeidsflyt viser:
Sist oppdatert
Oversikt over tilpassede arbeidsflyter
Den tilpassede arbeidsflytdesigneren brukes til å opprette arbeidsflytmaler som forhåndsdefinerer avtalesammensetningen og signeringsprosessene slik at de passer til dine spesifikke forretningsbehov. Brukere kan utforme arbeidsflytmaler ved hjelp av et intuitivt grensesnitt som gjør det enkelt å angi karakteristikkene til deltakerne – inkludert forhåndsdefinerte navn, roller og rutinger, dokumentene som skal inkluderes i en avtale, skjemafelt som skal fylles ut på forhånd av avsenderen, e-postdistribusjon for deltakerne, avtalens utløps- eller passordalternativer og mer.
Avsendere som bruker en arbeidsflytmal veiledes gjennom avtaleopprettelsesprosessen med tilpassede instruksjoner og felt, noe som gjør sendeprosessen enklere å bruke og mindre utsatt for feil.
Avhengig av konto/gruppeinnstillingene, kan alle brukere ha tilgang til å opprette arbeidsflyter for personlig bruk eller for å dele med sine grupper.
- Administratorer kan bygge og dele maler på gruppenivå.
- Administratorer på kontonivå kan dele en arbeidsflyt på tvers av hele organisasjonen.
- Administratorer på kontonivå kan dele en arbeidsflyt på tvers av hele organisasjonen.
- Ikke-administrative brukere kan bli bemyndiget til å utvikle sine egne arbeidsflyter og eventuelt dele dem med gruppene de er medlemmer av.
Du finner historikken og revisjonsrapporten for avtalen som opprettes av arbeidsflyten, på Behandle-siden.
Mens avtalen pågår, kan du legge til påminnelser og utføre andre avtalerelaterte oppgaver.
Når du er logget på, velger du Arbeidsflyter i den øverste menyen på startskjermen.
Signering/godkjenning og administrasjon av en arbeidsflytgenerert avtale
Avtalen som genereres av arbeidsflytprosessen, er nøyaktig den samme som enhver annen avtale som er sendt gjennom samme gruppe.
Underskrivere og godkjennere kan signere ved å bruke koblingen i e-posten med signer/godkjenn eller på Behandle-sidene hvis de er registrerte brukere av Acrobat Sign i klarerte kontoer.
Avsendere har alle de samme alternativene tilgjengelig for å administrere avtalen fra Behandle-siden.
Rapporter og dataeksport behandler avtalen på samme måte som enhver annen manuelt opprettet avtale.
Konfigurasjon
Tilgjengelighet:
Tilpasset arbeidsflytmiljø for sending er kun tilgjengelig for Enterprise-lisensplanene
Konfigurasjonsomfang:
Kontrollene som påvirker Tilpassede arbeidsflyter for sending er tilgjengelige på konto- og gruppenivå.
Ved å aktivere den nyeste arbeidsflytopplevelsen kommer arbeidsflytene nærmere funksjonaliteten til den manuelle Send-prosessen.
Funksjoner aktivert med dette alternativet:
- Flytbart sideoppsett
- Bruke digitale signaturer for én eller flere av mottakerne
- Konfigurer mottakere til å bruke premium identitetsverifisering
- Konfigurer mottakergrupper under sendeprosessen
- Legg ved dokumenter fra alle aktiverte kilder under sendeprosessen
For å aktivere den nyeste funksjonaliteten, navigerer du til: Kontoinnstillinger > Send innstillinger > Tilpasset arbeidsflytsending
Verifisering av premiumidentitet
I Workflow Designer vises alle aktiverte godkjenningsmetoder i mottakerobjektet.
Godkjenningsmetodene er oppdatert slik at de vises som avmerkingsbokser. Det gjør at arbeidsflytutformingen kan tillate alternativer for avsenderen.
Hvis flere alternativer merkes i utformingen, vil disse samme alternativene bli tilgjengelige for avsenderen under sendeprosessen.
Mottakergrupper
Mottakerobjekter i designeren kan nå merkes som mottakergrupper. Dette lar avsenderen bruke en gjenbrukbar mottakergruppe fra adresseboken for å identifisere en matrise av e-postadresser som har tillatelse til å agere for det ene signaturtrinnet.
Hvis du for eksempel trenger at én av fem ledere kontrasignerer, kan du legge til en mottakergruppe som inneholder alle fem e-postadressene. Når signatursyklusen kommer til mottakergruppen blir alle de fem lederne varslet, men bare én må fullføre handlingen.
Hvis du vil legge til en gjenbrukbar mottakergruppe, velger du knappen med Legg til mottakergruppe for å åpne gruppevelgeren.
- Mottakergruppen må opprettes før den legges til i arbeidsflyten. Det finnes ingen metode for å opprette en ad hoc-mottakergruppe i arbeidsflytutformingen.
- Bare mottakergrupper som har kompatible brukertillatelser er tilgjengelige:
- Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for en hel konto, kan kun bruke kontoadministrerte mottakergrupper
- Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for en hel gruppe, kan bruke gruppe- og kontoadministrerte mottakergrupper
- Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for individuelle brukere, kan bruke bruker-, gruppe- og kontoadministrerte mottakergrupper
- Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for en hel konto, kan kun bruke kontoadministrerte mottakergrupper
- Navnet på den gjenbrukbare mottakergruppen settes automatisk inn som gruppenavn når du bruker malen til å sende en avtale.
- Hvis mottakeren er konfigurert som en mottakergruppe, kan ikke mottakeren lenger være Redigerbar når du bruker malen til å sende en avtale.
- Medlemmene i den gjenbrukbare mottakergruppen kan ikke redigeres, slettes eller få noe lagt til.
- Mottakeren kan ikke fjernes fra signaturflyten når en mottakergruppe er konfigurert, selv om mottakeren ikke er flagget som obligatorisk.
Filvedlegg
Under sendeprosessen kan dokumenter nå legges ved fra hvilken som helst av de aktiverte Acrobat Sign-kildene.
Brukeropplevelsen under «ny»-innstillingen er oppdatert til moderne flytbart design, som Send-siden.
Instruksjonene som tidligere var til høyre for mottakerlisten, er flyttet til toppen av siden i et vindu som kan skjules.
Maldefinert felttilordning
Dette nye alternativet relaterer sterkt mottakerlisten slik den er definert i arbeidsflytutformingen, til de riktige felttilordningene i de redigerte skjemaene dine.
Eksempel:
- En (kunde) underskriver skal signere først
- En medunderskriver kan signere som nummer to
- En intern kontrasignatur påføres av en selger
Tradisjonelt ville dette kreve to skjemaer på grunn av måten mottakerne var indeksert på Send-siden:
- Ett for scenariet med én underskriver, med tildeling til den interne kontrasignaturen som andre underskriverindeks
- Ett for scenariet med medunderskriveren, der medunderskriveren er den andre underskriverindeksen, og kontrasignaturen er den tredje
Under “mal definert”-regelstrukturen konstruerer du ett fullt aktivert skjema med alle mulige mottakerfelt definert.
Mottakerunderskriverindeksen (som definert i Workflow Designer) håndheves sterkt og ser bort fra felt som er tildelt til eventuelle utelatte (valgfrie) mottakere når avtalen sendes.
Så i eksempelet over er medunderskriveren alltid underskriverindeks 2, men hvis medunderskriveren ikke er inkludert på tidspunktet avtalen sendes, blir de signer2-feltene oversett, og kontraunderskriveren (underskriverindeks 3) vil fremdeles ha tilgang til signer3-feltene.
Aktiver denne nye funksjonaliteten ved å gå til: Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Tilpasset arbeidsflytsending > Aktiver maldefinert signaturplassering
Merk:
Aktivering av funksjonen for maldefinert signaturplassering vil deaktivere muligheten for å forfatte avtalen under sendeprosessen.
Forstå relasjonene mellom mottakere og felt
Hver mottaker som er involvert i en avtale, tildeles et underskriverindeksnummer. Dette indeksnummeret kreves for å knytte mottakeren til feltet han eller hun har myndighet til å legge til innhold i (som et signaturfelt).
Mottakerne får sitt indeksnummer basert på stakkrekkefølgen på Send-siden. Mottakeren øverst i stakken er 1, neste mottaker er 2, og så videre. Dette indeksnummeret kan ses når avtalen konfigureres for «Fullfør i rekkefølge», men er likevel tilstede når arbeidsflyten er «Fullfør i vilkårlig rekkefølge».
Ved bygging av en mottakerflyt i arbeidsflytutformingen tildeler underskriverindeksen etter disse reglene:
- Topp til bunn
- Venstre til høyre
I eksempelet nedenfor er underskriver og medunderskriver øverst i stakken.
- “Underskriver” er mottakeren til venstre øverst, så den tildeles indeks 1
- “Medunderskriver” er også øverst, men til høyre for Underskriver, så den tildeles indeks 2
I dette tilfellet spiller det ingen rolle hvem som fysisk signerer først, så de settes inn i en parallell signaturflyt. Signaturindeksen blir imidlertid strengt håndhevet for å sikre at underskriveren påfører sitt innhold i riktige Underskriver-felt, og medunderskriveren har bare tilgang til sine tildelte “Medunderskriver”-felt.
“Selger” signerer som nummer tre, etter at både Underskriver og Medunderskriver er ferdig.
“Ledergodkjenning” kommer som nummer fire, etter at selgerens kontrasignatur er på plass.
Merk:
Mottakernavnene “Underskriver”, “Medunderskriver”, “Selger” osv. har ingen betydning for felttildelingen. Disse er bare administratordefinerte feltetiketter som brukes for å gjøre arbeidsflytmalen tydelig.
Designermottakerflyten over vil produsere en Send-sidemal som ser ut som den under.
(På Send-siden er stakkrekkefølgen mer tydelig, selv om indeksnumrene ikke vises.)
Ved redigering av et skjema med felt, blir hvert felt eksplisitt tildelt en signeringsindeks (ignorer “Alle”-feltet i øyeblikket).
I Acrobat Sign-redigeringsmiljøet gjøres dette ved å velge en Deltaker og plassere feltene for den deltakeren.
Hver deltaker er fargekodet for å ha et visuelt skille mellom hvilke felt som tildeles hver deltaker.
Hvis du bruker tekstkoder, gir koden selv et argument (f.eks. :signer1) som utpeker feltet til signeringsindeksen.
For selv å ha muligheten til å konfigurere arbeidsflyter, må funksjonen være aktivert.
Naviger til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpassede arbeidsflyter for sending og aktiver Aktiver arbeidsflytutformer for administratorer.
Når den er aktivert, vil alle konto- og gruppenivåadministratorer ha tilgang til arbeidsflytdesigneren i deres administratormeny.
- Administratorer på gruppenivå kan opprette arbeidsflyter for gruppene de har administrativ kontroll over.
- Administratorer på kontonivå kan opprette en arbeidsflyt for en vilkårlig gruppe, i tillegg til organisasjonsomfattende arbeidsflyter.
- Når innstillingen er aktivert, er alternativet for Tilpassede arbeidsflyter tilgjengelig etter at du har valgt fanen Arbeidsflyt.
- Når innstillingen er deaktivert, er alternativet Tilpassede arbeidsflyter ikke tilgjengelig.
Hvis du vil aktivere alternativet for å opprette arbeidsflyter med et «Bare meg»-omfang, må arbeidsflytdesigner være aktivert for alle brukere. Hvis alle brukere ikke er aktivert, kan arbeidsflyter bare knyttes til grupper eller hele organisasjonen.
Gå til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpasset arbeidsflyt for sending og aktiver Aktiver tilgang til arbeidsflytdesigner for alle brukere.
- Når innstillingen er aktivert, er alternativet for Tilpasset arbeidsflyt tilgjengelig etter at du har valgt fanen Arbeidsflyt.
- Når innstillingen er deaktivert, er alternativet Tilpasset arbeidsflyt ikke tilgjengelig.
Som standard kan brukere som ikke er administratorer bare opprette arbeidsflyter for seg selv, de har ikke myndighet til å dele en arbeidsflyt med gruppen sin.
Imidlertid kan autoritet for brukere til å dele arbeidsflyten til sine grupper aktiveres på konto- eller gruppenivå.
Gå til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpassede arbeidsflytsending og aktiver Tillat deling av brukeropprettede arbeidsflyter til alle gruppene deres.
- Når innstillingen er aktivert, ser brukerne nedtrekksmenyen for gruppevelger som et alternativ for hvem som kan bruke arbeidsflyten.
- Når innstillingen er deaktivert, vises ikke nedtrekksmenyen for gruppevelger i grensesnittet.
Kontoer som ønsker å håndheve bestemte arbeidsflyter for alle dokumentene sine og effektivisere sendeprosessen til minimum mengde inndata fra brukeren, kan fullt ut definere alle dokumentararbeidsflytene sine og begrense brukerne fra ad hoc-sending helt og holdent.
Kontoer som utnytter brukere i flere grupper, kan utvide de konfigurerbare alternativene på gruppenivåinnstillingene, og dermed sikre at de riktige signaturalternativene og varslingsprosessene håndheves strengt.
For å begrense brukere til bare å sende med godkjente arbeidsflyter, navigerer du til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpassede arbeidsflyter for sending og merker av Aktiver sending av avtaler bare ved bruk av arbeidsflyter.
Feilrapportering for vanlige problemer
Noen elementer i den gamle arbeidsflytopplevelsen vil produsere feil under det nye grensesnittet som et resultat av forbedret kontroll og sikkerhet i den nyeste funksjonaliteten. Ekstra feilhåndtering er iverksatt for å vise og forklare disse feilene når de oppstår.
Hvis kontoen er konfigurert for å bruke den moderne sendeopplevelsen og det startes en problematisk arbeidsflyt, presenteres brukeren for et rødt banner som angir feilen:
Hvis kontoen fremdeles er konfigurert for å bruke den klassiske opplevelsen som standard, kan arbeidsflyten fortsette å fungere under de reglene.
Den moderne funksjonaliteten viser feil når de oppdages.
Hvis det oppdages mer enn ett problem, vil alle feilene være oppført.
For å gjøre arbeidsflyten gyldig under regelsettet i det nye grensesnittet må en administrator redigere arbeidsflyten og rette feilene som ble oppdaget:
Under det klassiske regelsettet kunne e-postadresser være feilformatert eller feil atskilt (for eksempel med mellomrom i stedet for kommaer).
Når denne feilen vises, må administratoren kontrollere:
- Om Kopi til-adressene er riktig atskilt
- Alle definerte mottaker-e-postadresser for å sikre at de har riktig format
- (f.eks. navn@domene.tld)
-
- Den moderne funksjonaliteten godtar kommaer eller semikolon
Den moderne opplevelsen krever unike verdier for alle dokumenttitler på Dokumenter-siden i Workflow Designer.
Ved utforming av en arbeidsflyt er det mulig for en administrator å legge ved en dokumentmal som har et begrenset tilgangsomfang.
Når en bruker utenfor dette omfanget prøver å laste inn arbeidsflyten, kan ikke dokumentet legges ved og det utløses et sikkerhetsbrudd.
En administrator kan for eksempel opprette en ny dokumentmal med egenskaper som begrenser tilgang til bare eieren. Administratoren kan legge ved dokumentet i arbeidsflyten fordi han/hun er eieren.
Andre brukere i systemet er ikke eier og er derfor utenfor dokumentets tilgangsomfang.
Når denne feilen vises, må administratoren justere egenskapene til den vedlagte dokumentmalen.
Fremgangsmåte for å gjennomgå og justere malegenskaper er her
Opprette en tilpasset arbeidsflyt
Alle brukere har muligheten til å opprette arbeidsflyter, avhengig av de aktiverte innstillingene på konto-/gruppenivå.
- Kontoadministratorer kan opprette arbeidsflyter for hele kontoen deres eller for en gruppe innenfor kontoen.
- Gruppeadministratorer kan opprette arbeidsflyter for gruppene de har administrativ myndighet over.
- Hvis brukertilgang gis, kan alle brukere opprette sine egne personlige arbeidsflyter og eventuelt dele dem med en gruppe de er medlemmer av.
Du får tilgang til arbeidsflyt ved å velge fanen med Arbeidsflyt i det øverste navigasjonsfeltet.
- Det vises en liste over alle eksisterende arbeidsflyter som brukeren har tilgang til.
- Velg Opprett arbeidsflyt for å begynne å konfigurere en ny arbeidsflyt.
Når arbeidsflyten åpnes, vil du se hodeskinnen med Arbeidsflytutforming med en farget prikk og arbeidsflytnavnet på venstre side (f.eks. Ny arbeidsflyt). Prikken ved siden av arbeidsflytnavnet angir om arbeidsflyten er et utkast/inaktiv (grå prikk) eller aktiv (grønn prikk).
Arbeidsflytkontrollene er plassert på høyre side av skinnen:
- Klone arbeidsflyt
– Dette lar deg opprette en klone av den eksisterende arbeidsflyten under et nytt navn.
- Slett arbeidsflyt
– Dette sletter arbeidsflyten fra kontovisningen.
- Lukk—lukker arbeidsflyten. Du vil bli utfordret hvis det er endringer som ikke er lagret.
- Lagre – lagrer alle endringer i arbeidsflyten.
- Aktiver/deaktiver – klikk for å aktivere (eller deaktivere) arbeidsflyten.
- Når den er aktivert, vises arbeidsflyten med en aktiv status i arbeidsflytlisten og er tilgjengelig for brukeren/gruppen/organisasjonen (avhengig av konfigurasjonens omfang).
- Når den er deaktivert, vises arbeidsflyten i Utkast-status og kan bare nås av eieren eller administratoren.
Det å opprette en arbeidsflyt består i å definere følgende informasjon:
- Informasjon om arbeidsflyt – Definer selve arbeidsflyten, som innebærer å gi den navn, skrive tilpassede instruksjoner for avsenderne som bruker den, og gi tillatelser til å bruke den.
- Informasjon om avtale – Definer og tilpass avtaleinformasjonen som vises på Send-siden.
- Mottakere – Opprett ruting ved å legge til mottakere (underskrivere og godkjennere) i den nødvendige signeringsrekkefølgen.
- E-postmeldinger – Angi meldinger som skal sendes til ulike mottakere på forskjellige stadier i signeringsprosessen.
- Dokumenter – Angi hvilke dokumenter som skal inkluderes i arbeidsflyten
- Inndatafelt for avsender – Definer felt som avsendere kan bruke til å gi informasjon når de sender avtalen. Informasjonen i inndatafeltene flettes inn i avtalen før den sendes til underskrivere og godkjennere.
Obligatoriske felt er merket med en rød stjerne.
Merk:
Innstillingene og egenskapene som er definert i en tilpasset arbeidsflyt, overstyrer alle innstillinger på gruppe-/kontonivå. Dette gjelder for alle konfigurerbare elementer i arbeidsflyten.
hvis f.eks. innstillingen på gruppenivå for dokumentutløp er fem dager, og arbeidsflytmalen definerer en tidsfrist på tre dager, utløper avtalen om tre dager.
-
Fyll ut disse opplysningene på siden Informasjon om arbeidsflyt:
- Navn på arbeidsflyt – Oppgi navnet på arbeidsflyten. Dette navnet vises i Workflow Designer-banneret, i rullegardinlisten Bruk en arbeidsflyt på Hjem-siden, og øverst på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale.
- Instruksjon til avsender – Gi instruksjoner om bruk av arbeidsflyten. Disse instruksjonene vises øverst på Send-siden når arbeidsflyten blir brukt til å sende en avtale.
Merk:Instruksjoner kan legges til ved bruk av HTML-koder. Følgende HTML-koder og attributter kan brukes i instruksjonsdelen: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> og <a href="fully qualified path">.
Hvis du har tenkt å bruke src- eller href-baner, må disse banene hvitelistes. Send disse nettadressene til den kundeansvarlige for virksomheten.
- Hvem kan bruke denne arbeidsflyten- Angi hvem som kan bruke arbeidsflyten. Følgende alternativer finnes:
- Bare meg – arbeidsflyten er bare tilgjengelig for bruk for skaperen av arbeidsflyten.
- «Bare meg» er bare tilgjengelig når tilgang til egendefinerte arbeidsflyter er gitt til alle brukere.
- Brukere som har tilgang til flere grupper, kan velge hvilken gruppe arbeidsflyten skal gjøres tilgjengelig for.
- Valgt gruppe – Et nedtrekksfelt som viser alle gruppene skaperen har tilgang til.
- Når Brukere i flere grupper er aktivert for kontoen, kan brukere opprette arbeidsflyter for alle grupper de er medlem i.
- Arbeidsflyter kan bare knyttes til én gruppe. Gruppevelgeren på siden med Send er undertrykt.
- Hvis flere grupper krever tilgang til arbeidsflyten, fullfører du testingen av arbeidsflyten og kloner deretter en kopi av arbeidsflyten for hver gruppe som trenger tilgang.
- Hvis flere grupper krever tilgang til arbeidsflyten, fullfører du testingen av arbeidsflyten og kloner deretter en kopi av arbeidsflyten for hver gruppe som trenger tilgang.
- Når bare én gruppe er valgt, har enhver bruker som er medlem av denne gruppen tilgang til å bruke arbeidsflyten.
- Hvis egendefinert tilgang til arbeidsflyten gis til alle brukere, vil andre brukere ha muligheten til å klone avtalen og opprette sin egen versjon av arbeidsflyten.
- Hvis egendefinert tilgang til arbeidsflyten gis til alle brukere, vil andre brukere ha muligheten til å klone avtalen og opprette sin egen versjon av arbeidsflyten.
- Administratorer på gruppenivå har myndighet til å redigere enhver arbeidsflyt som deles med en gruppe der de har administrativ myndighet. (Kontonivå-administratorer har også myndighet til å redigere delt arbeidsflyt for grupper, siden de har myndighet over alle grupper.)
- Alle brukere i organisasjonen min – Alle brukere i Acrobat Sign-kontoen kan bruke arbeidsflyten.
- Arbeidsflyter på kontonivå kan sendes fra alle grupper som avsenderen er medlem i.
- Kontonivåadministratorer kan redigere enhver arbeidsflyt som deles på kontonivå.
- Bare meg – arbeidsflyten er bare tilgjengelig for bruk for skaperen av arbeidsflyten.
Her følger et eksempel på Informasjon om arbeidsflyt:
-
Klikk på Avtaleinfo i venstre hodeskinne.
Merk:Legg merke til at noen feltetiketter kan redigeres, som angitt med blyantikonet
.Hvis du klikker blyantikonet, kan du angi en egendefinert etikett som vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å opprette en avtale. Dette lar deg endre navn på felt for å bruke intern terminologi som brukerne kan være mer komfortable med.
Klikk på tilbakestillingssymbolet for å endre tilbake til det opprinnelige ikonet
.Avtalenavn kan for eksempel endres til kontraktsnavn:
-
Definer avtaleinformasjonen som skal fylles ut på Send-siden:
- Avtalenavn – Oppgi navnet på avtalen. Dette navnet vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale, og i «Vennligst signer/Vennligst godkjenn»-overskriften til e-postmeldinger.
- Melding – Skriv en melding til mottakerne. Meldingen vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale.
- Kopi – Oppgi e-postadressene til eventuelle kopimottakere. E-postadresser må atskilles med komma eller semikolon
- Minimum – Angi det minste antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
- Maksimum – Angi det største antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
- Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere redigerer arbeidsflytens kopiadressater på Send-siden.
- Språk for mottaker – Avsenderen kan bruke denne innstillingen til å angi språk for mottakeren. Denne innstillingen angir om språkvelgeren skal vises på Send-siden eller ikke, og så fall med hvilket standardspråk.
- Hvis Ikke vis språkvelger er valgt, brukes standard mottakerspråk definert på konto/gruppenivå.
- Sendealternativer
- Angi passord for å åpne nedlastet PDF-fil – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen angir passord for en nedlastet PDF-fil.
- Påkrevd – Aktiver dette alternativet for alltid å kreve et passord for en nedlastet PDF-fil. Hvis alternativet er aktivert, kan ikke avsendere deaktivere det på Send-siden, og de må oppgi et passord.
- Tidsfrist for fullføring – Aktiver dette alternativet for å tillate at det angis en fullføringstidsfrist på Send-siden.
- dager for å fullføre avtalen – Velg hvor mange dager mottakeren eller mottakerne normalt skal ha på signeringsprosessen. Det angitte antall dager kan alltid redigeres på Send-siden.
- Tillat redigering av dokumenter før sending – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere endrer dokumentets skjemafelt i redigeringsmiljøet ved bruk av alternativet Forhåndsvis og legg til signatur-feltene på Send-siden.
- Aktiver redigering som standard – Aktiver dette alternativet for automatisk aktivering av alternativet Forhåndsvis og legg til signaturfelt på Send-siden.
- Angi passord for å åpne nedlastet PDF-fil – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen angir passord for en nedlastet PDF-fil.
Her følger et eksempel på Informasjon om avtale:
- Avtalenavn – Oppgi navnet på avtalen. Dette navnet vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale, og i «Vennligst signer/Vennligst godkjenn»-overskriften til e-postmeldinger.
-
Klikk på Mottakere i stolpen til venstre for å gå til Mottakerruting -delen
-
Under Mottakerruting kan du angi mottakere og en mottakerrekkefølge som er i henhold til dine krav. Du kan definere en svært kompleks arbeidsflyt med seriell, parallell, hybrid eller nestet hybrid ruting. Instruksjonene nedenfor fremhever funksjonaliteten som finnes under Mottakerruting.
- Slik legger du til en ny mottaker foran eller etter en eksisterende mottaker:
- Klikk på legg til-ikonet
. - Velg rollen du vil bruke (alle roller som er aktivert for kontoen, vil være tilgjengelige).
- Klikk på legg til-ikonet
- Hvis du vil angi en parallell gren, klikker du på legg til-ikonet over en mottaker og velger Parallelle grener.
- For å slette en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og velger Slett-ikonet
.
- For å tilpasse en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og velger Rediger-ikonet
.
Når du redigerer en mottaker, kan du konfigurere følgende:
- Mottaker-etiketten – Tilpass etiketten til mottakeren. Standardetiketten for mottakere kan for eksempel endres til Innkjøper.
- Etikettene for mottakere må være unike innenfor en arbeidsflyt.
- E-postadresse – oppgi e-postadressen som er standard for mottakeren.
- Legg til mottakergruppe – Når dette alternativet er valgt, kan du velge en mottakergruppe fra listen over gjenbrukbare mottakergrupper (konfigurert i adresseboken) i stedet for en standard e-postoppføring for mottaker.
- Denne mottakeren er avsenderen – Når denne er merket, settes avsenderen inn som mottakeren.
- Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det er påkrevd med en signatur fra mottakeren.
- Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen oppdaterer e-postadressen til denne mottakeren på Send-siden.
- Rolle – Oppdater mottakerens rolle (underskriver, godkjenner, skjemautfyller osv.).
- Bekreftelse av identitet – Velg hvilken type identitetsbekreftelse som kreves for underskriveren.
- Ingen, Acrobat Sign, telefon, KBA, passord og nettidentitet er de mulige alternativene.
- Bare alternativene som er aktivert er synlige.
- Slik legger du til en ny mottaker foran eller etter en eksisterende mottaker:
-
Husk å klikke på Lagre for å lagre eventuell mottakerkonfigurering som er utført.
Nedenfor ser du et eksempel på Mottaker-informasjon og ruting der etikettene til både underskrivere («Buyer» og «Sales Director») og godkjenneren («VP Sales») har blitt tilpasset.
-
Klikk på E-post i stolpen til venstre for å gå til delen med E-post.
- I delen med E-post kan du styre hvilke meldinger som skal sendes i underskrivings- og godkjenningsprosessen på grunnlag av ulike hendelser.
- Du kan for eksempel angi at det skal sendes varselmeldinger på e-post til mottakere og kopimottakere hvis en avtale blir kansellert.
-
Merk av i boksene for hendelsene du vil utløse e-postvarsling og Lagre konfigurasjonen.
-
Klikk på Dokumenter på skinnen til venstre for å gå til delen med Dokumenter.
-
I Dokumenter-delen kan du konfigurere følgende:
- Dokumenttittel – Oppgi en tittel for dokumentet. Denne tittelen vises i Dokument-område på Send-siden.
- Filer – klikk på Legg til filer-ikonet
for å legge ved et dokument fra Acrobat Sign-biblioteket. Dette dokumentet blir automatisk lagt ved når du sender ved bruk av denne arbeidsflyten- Hvis ingen fil er valgt, tillater arbeidsflyten av avsenderen oppgir en fil ved sending av avtaler
- Hvis et dokument er merket som Påkrevd, blir det lagt ved avtalen automatisk når arbeidsflyten startes
- Slett fil – Hvis du legger ved feil fil, kan du klikke på slett-ikonet (X) ved siden av filnavnet for å fjerne den
- Dokumentnavn – Oppgi et meningsfylt navn som identifiserer dokumentet for avsenderen. Dette standardnavnet på det opplastede bibliotekdokumentet kan overskrives
- Påkrevd – Angir om dokumentet er obligatorisk
- Legg til dokument – Klikk på Legg til dokument for å legge til rader for ekstra dokumenter
- Dokumenttitler må ha unike verdier
- Slett rad – Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden
- Dokumenttittel – Oppgi en tittel for dokumentet. Denne tittelen vises i Dokument-område på Send-siden.
-
Her følger et eksempel på en konfigurert Dokumenter-del:
-
Klikk på Inndatafelt for avsender i stolpen til venstre for å gå til Inndatafelt for avsender.
Disse inndatafeltene er tilordnet skjemafelt som er definert i vedlagte dokumenter (enten som en del av arbeidsflytens utforming eller som en fil avsenderen har lastet opp).
Avsenderen kan bruke disse feltene til å forhåndsutfylle innhold før en avtale sendes til mottakeren.
-
Klikk på Legg til felt i panelet Inndatafelt for avsender
Deretter kan du konfigurere følgende for hver rad som legges til:
- Felttittel – Oppgi en tittel for feltet. Denne verdien vises på Send-siden som en referanse for avsenderen
- Dokumentfeltnavn – Angi feltnavnet til et felt i det vedlagte bibliotekdokumentet
- Feltnavnet som oppgis her, må stemme overens med skjemafeltnavnet i dokumentet
- Standardverdi – Oppgi en eventuell standardverdi.
- Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det må oppgis en verdi i dette feltet før avtalen sendes
- Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen av avtalen endrer standardverdien
- Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden
Nedenfor ser du et eksempel på Inndatafelt for avsender:
Når du har konfigurert arbeidsflyten fullstendig, velger du Lagre.
Når du er klar til å distribuere arbeidsflyten, velger du Aktiver-knappen.
Tips:
Det anbefales å stille inn Hvem kan bruke denne arbeidsflyten til Bare meg under testing av arbeidsflyten.
Når du er sikker på at alt er riktig konfigurert, endrer du innstillingen for Hvem kan bruke denne arbeidsflyten til produksjonsverdi og oppdaterer arbeidsflyten.
Redigere en tilpasset arbeidsflyt
Brukere som har myndighet til å opprette arbeidsflyter, kan redigere arbeidsflyten sin når som helst.
Gruppe-administratorer har myndighet til å redigere arbeidsflyter som er opprettet og delt med deres grupper. Merk at administratorer som redigerer en arbeidsflyt som er delt med gruppen av en annen bruker, kan velge å oppheve deling av arbeidsflyten og returnere den til en tilstand der bare eieren kan bruke den. Hvis arbeidsflyten ikke er delt, mister administratoren muligheten til å få tilgang til den igjen til eieren deler den på nytt med gruppen.
- Redigering av en arbeidsflyt kan gjøres mens arbeidsflyten er aktiv i systemet.
- Redigeringer i arbeidsflyten som lagres (oppdateres) trer i kraft umiddelbart og er tilgjengelige for den neste brukeren som utløser arbeidsflyten for å opprette en avtale.
- Endringer i en arbeidsflyt oversettes ikke til avtaler som tidligere er sendt.
Forsiktig!
Ikke det at hvis en gruppeadministrator endrer omfanget for hvem som kan bruke arbeidsflyten til Bare meg (som betyr den opprinnelige oppretteren), faller arbeidsflyten utenfor omfanget av gruppeadministratoren og de får ikke tilgang til å redigere arbeidsflyten på nytt.
-
Velg fanen med Arbeidsflyt i den øverste navigasjonslinjen, og velg deretter Egendefinerte arbeidsflyter fra venstre skinne.
-
I listen med Arbeidsflyt merker du av en arbeidsflyt og klikker på Åpne <Workflow Name>-knappen.
-
Da vises Workflow Designer
Når Workflow Designer er åpen, kan arbeidsflyten redigeres. Alle avsnitt kan endres etter behov, men ingen endringer vil bli lagret før du klikker på Oppdater-knappen.
Arbeidsflytkontrollene er plassert på høyre side av skinnen:
A. Klone arbeidsflyt
– lar deg opprette en klone av den eksisterende arbeidsflyten under et nytt navn.
B. Slett arbeidsflyt
– sletter arbeidsflyten fra kontovisningen.
C. Lukk–lukker arbeidsflyten. Du vil bli utfordret hvis det er endringer som ikke er lagret.
D. Oppdater – lagrer alle endringer i arbeidsflyten.
E. Aktiver/deaktiver– klikk for å aktivere (eller deaktivere) arbeidsflyten.
- Prikken ved siden av arbeidsflytnavnet angir om arbeidsflyten er et utkast/inaktiv (grå prikk) eller aktiv (grønn prikk).
-
Rediger arbeidsflyten.
Redigering av arbeidsflyten tillater alle de samme alternativene og funksjonaliteten som å opprette en ny arbeidsflyt
Administratorer som redigerer en arbeidsflyt som er opprettet av en bruker i gruppen (ikke deres egen arbeidsflyt), viser en liste over alternativene i Hvem kan bruke denne arbeidsflyten-kontrollen på Arbeidsflyt -fanen. I stedet for å vise strengen Bare meg sier erstatningsteksten Opphev deling (gå tilbake til <Name of owning user>) for å angi at administratoren ikke er eieren.
Hvis du opphever delingen av arbeidsflyten, returneres individuell kontroll umiddelbart til eieren, administratoren mister myndigheten til å redigere arbeidsflyten ytterligere og administratoren sparkes ut av redigeringsmiljøet.
-
Når alle redigeringer er fullført, velger du Oppdater-knappen for å lagre konfigurasjonen.
Grensesnittet er oppdatert og Oppdater-knappen er gråtonet for å indikere at det ikke er noen ulagrede endringer. På dette tidspunktet kan du fortsette å redigere arbeidsflyten, aktivere/deaktivere den eller lukke arbeidsflytutformingen.
Aktivere eller deaktivere en arbeidsflyt
Egendefinerte arbeidsflyter kan aktiveres og deaktiveres av alle brukere med myndighet til å redigere arbeidsflyten. Normalt er dette begrenset til brukeren som opprettet den, og enhver gruppe-/kontonivåadministrator som har myndighet over gruppen arbeidsflyten er relatert til.
Deaktivering av en arbeidsflyt angir statusen for arbeidsflyten til utkast, og fjerner den fra alle lister der en bruker kan få tilgang til den for å generere en ny avtale.
Deaktivering av en arbeidsflyt har ingen innvirkning på avtaler som tidligere er generert ved hjelp av arbeidsflyten.
En deaktivert arbeidsflyt kan reaktiveres når som helst og blir umiddelbart tilgjengelig for alle brukere som har tilgang til omfanget (gruppen eller organisasjonen) arbeidsflyten er relatert til.
Slik aktiverer du en arbeidsflyt:
-
Velg fanen med Arbeidsflyt i den øverste navigasjonslinjen, og velg deretter Egendefinert arbeidsflyt fra venstre skinne.
-
Velg en arbeidsflyt med statusen Utkast i listen med Arbeidsflyt og klikk på Åpne <Workflow Name>-knappen.
-
Da vises Workflow Designer
Når Workflow Designer er åpen, kan arbeidsflyten redigeres. Alle avsnitt kan endres etter behov, men ingen endringer vil bli lagret før du klikker på Oppdater-knappen.
Arbeidsflytkontrollene er plassert på høyre side av skinnen:
A. Klone arbeidsflyt
– lar deg opprette en klone av den eksisterende arbeidsflyten under et nytt navn.
B. Slett arbeidsflyt
– sletter arbeidsflyten fra kontovisningen.
C. Lukk–lukker arbeidsflyten. Du vil bli utfordret hvis det er endringer som ikke er lagret.
D. Oppdater– lagrer alle endringer i arbeidsflyten.
E. Aktiver– klikk for å aktivere arbeidsflyten.
- Prikken ved siden av arbeidsflytnavnet angir om arbeidsflyten er et utkast/inaktiv (grå prikk) eller aktiv (grønn prikk).
-
Rediger arbeidsflyten ved behov, og velg Aktiver.
-
Arbeidsflyten gjøres umiddelbart tilgjengelig for brukeren, gruppen eller organisasjonen.
Slik deaktiverer du en arbeidsflyt:
-
Velg fanen med Arbeidsflyt i den øverste navigasjonslinjen, og velg deretter Egendefinerte arbeidsflyter fra venstre skinne.
-
Velg en arbeidsflyt med statusen Aktiv i listen med Arbeidsflyt og klikk på Åpne <Workflow Name>-knappen.
-
Da vises Workflow Designer
Når Workflow Designer er åpen, kan arbeidsflyten redigeres. Alle avsnitt kan endres etter behov, men ingen endringer vil bli lagret før du klikker på Oppdater-knappen.
Arbeidsflytkontrollene er plassert på høyre side av skinnen:
A. Klone arbeidsflyt
– lar deg opprette en klone av den eksisterende arbeidsflyten under et nytt navn.
B. Slett arbeidsflyt
– sletter arbeidsflyten fra kontovisningen.
C. Lukk–lukker arbeidsflyten. Du vil bli utfordret hvis det er endringer som ikke er lagret.
D. Oppdater – lagrer alle endringer i arbeidsflyten.
E. Deaktiver– klikk for å deaktivere arbeidsflyten.
- Prikken ved siden av arbeidsflytnavnet angir om arbeidsflyten er et utkast/inaktiv (grå prikk) eller aktiv (grønn prikk).
-
Rediger arbeidsflyten ved behov, og velg Deaktiver.
-
Arbeidsflyten fjernes umiddelbart fra de tilgjengelige arbeidsflytalternativene for alle brukere.
Sende med en tilpasset arbeidsflyt
Sending av en avtale med en arbeidsflyt starter på startsiden ved å velge knappen Start fra bibliotek og deretter velge arbeidsflyten du vil bruke.
Når du har valgt en arbeidsflyt, vises en modifisert Send-side som viser den tilpassede mottakerordren, eventuelle tilpassede instruksjoner, vedlagte filer og så videre.
-
Fra startsiden:
- Velg Start fra bibliotek.
- Velg Arbeidsflyt fra alternativene til høyre.
- Alle arbeidsflyter som er begrenset til bare din bruk, finnes i en sammenleggbar mappe med tittelen «Mine arbeidsflyter».
- Alle arbeidsflyter som er begrenset til en gruppe, finnes i sammenleggbare mapper med navnet på gruppen.
- Alle arbeidsflyter som er tilgjengelige for hele organisasjonen, er i en sammenleggbar mappe med tittelen «Kontoarbeidsflyt».
- Velg arbeidsflyten du vil bruke
- Klikk på Start
Da viser Send-siden:
I det ovenstående eksempelet på Send-siden, vises følgende tilpasninger:
A. Fra Informasjon om arbeidsflyt-avsnittet:
○ Navnet på arbeidsflyten (GlobalCorp Service Contract <50K) øverst.
○ Instruksjoner fra avsenderen (This workflow is used for contracts under 50K...).
B. Fra Informasjon om avtale-avsnittet:
○ Tilpasset avtalenavn (GlobalCorp Service Contract).
○ Meldingen (Please find attached the service contract...).
○ Tidsfristen for fullføring.
C. Fra Mottakere-avsnittet:
○ De tilpassede etikettene for mottakerne (Signer og Counter Signer) og de sertifiserte mottakerne (Legal team) vises.
○ E-postadressen er skjult når avsenderen er en av underskriverne, og viser «meg selv» i stedet
○ E-postadressene til mottakergruppen (juridisk team). Forhåndskonfigurerte medlemmer vises. Valgfrie flere mottakere kan angis som angitt i teksten Oppti mottakers e-post.
○ En uredigerbar kopi til-part.
D. Fra Dokumenter-avsnittet:
○ Navnet på den forhåndsvedlagte kontrakten (Service Contract) vises i Dokumenter-området.
○ Navnet på filen som avsenderen må laste opp, henvisningsdokumentet, vises også med en kobling for å be om filopplasting.
E. Fra Inndatafelt for avsender-avsnittet:
○ Feltene som er definert vises i Felter-området.
○ Standardverdien er importert, men kan redigeres.
-
Fyll ut de obligatoriske feltene i arbeidsflyten.
I eksempelet nedenfor vil det være:
- Eventuelle ekstra e-postadresser til juridisk team (valgfritt).
- Den obligatoriske feltinformasjonen (produkt, mengde og totalkostnad).
- Eventuelle ekstra e-postadresser til juridisk team (valgfritt).
-
Klikk på Send.
-
Kontroller eventuelt Forhåndsvis og legg til signaturfelt-boksen og gjør endringer i skjemafeltene. Klikk deretter på Send.
-
Gjennomgå, oppdater eller på annen måte administrere den nye avtalen fra Behandle-siden, akkurat som med alle andre avtaler.
Mer som dette
Logg på kontoen din