Přehled

Workflow Designer slouží k vytváření pracovních postupů, které přizpůsobují procesy podepisování na míru konkrétním požadavkům vaší firmy. S tímto novým nástrojem mohou správci snadno navrhovat a spravovat šablony pracovních postupů pomocí intuitivního editoru založeného na přetahování položek myší. Snadno lze určit dokumenty, které mají být obsaženy ve smlouvě, charakteristiky účastníků, včetně předem definovaných jmen, rolí a směrování, pole formulářů, která má odesílatel předem vyplnit, e-maily, které se mají účastníkům odeslat, vypršení platnosti smlouvy nebo možnosti hesel a další parametry.

Pracovní postupy také vytvářejí jednoduché možnosti odesílání pro uživatele, aby byly kroky procesu pokaždé správně dodrženy. Odesílatelům používajícím šablonu pracovního postupu při postupu odesílání pomáhají přizpůsobené pokyny a pole, takže je postup odeslání snazší a méně náchylný k chybám.

Co je nového...

Verze z prosince 2018

Ve verzi z prosince 2018 se do pracovních postupů přidávají tři nové prvky:

  • Přiřazení pole definovaného šablonou
  • Přepínatelný přístup na úrovni uživatele k funkci Moderní odesílání
  • Vylepšené hlášení chyb pro běžné problémy pracovního postupu

 

Přiřazení pole definovaného šablonou

Tato nová možnost velmi propojuje seznam příjemců, jak je definován v návrháři pracovního postupu, s přiřazením příslušných polí na vytvořených formulářích.

Příklad použití:

  • Autor podpisu (zákazník) se podepíše jako první
    • Volitelně se jako druhý může podepsat spoluautor podpisu
  • Podpis interního druhého podepisujícího poskytne obchodní zástupce

To bude běžně vyžadovat dva formuláře – podle toho, jak byli příjemci indexováni na stránce Odeslat:

  • Scénář s formulářem pro jednoho autora podpisu, kdy se interní druhý podepisující přiřazuje jako druhý index autora podpisu
  • Scénář s formulářem pro spoluautora podpisu, kde spoluautor podpisu je druhým indexem autora podpisu a druhý podepisující je třetím indexem

V rámci struktury pravidel „definovaných šablonou“ sestavujete jeden univerzální formulář s definovanými všemi možnými poli příjemců.

Index autora podpisu příjemce (jak je definován v návrháři pracovního postupu) má maximální přednost a při odeslání smlouvy ignoruje všechna pole, která jsou přiřazena jakýmkoli vynechaným (volitelným) příjemcům.

Ve výše uvedeném příkladu použití je tak spoluautor podpisu vždy indexem autora podpisu 2, ale pokud spoluautor podpisu není zahrnut ve chvíli odeslání smlouvy, tato pole autora podpisu 2 se ignorují a druhý podepisující (index autora podpisu 3) bude mít stále přístup pouze k polím autora podpisu 3.

 

Tuto novou funkci můžete aktivovat v části: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Odeslání vlastního pracovního postupu > Povolit umístění podpisu definované šablonou

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Poznámka:

Povolení funkce umístění podpisu definované šablonou zruší možnost autorizace smlouvy během procesu odesílání.

Pochopení vztahu mezi příjemci a poli

Každý příjemce účastnící se smlouvy má přiřazeno číslo indexu autora podpisu. Toto číslo indexu je požadováno k přiřazení příjemce k polím, do nichž má oprávnění přidávat obsah (například pole podpisu).

Příjemci obdrží své číslo indexu na základě pořadového čísla na stránce Odeslat. Příjemce na vrcholu pořadníku má číslo 1, další příjemce má 2 atd. Toto číslo indexu je vidět, když se smlouva konfiguruje na „Provést v pořadí“, ale vyskytuje se i v případě, že je pracovní postup definován jako „Provést v jakémkoli pořadí“. 

signing_index

 

Při sestavování postupu příjemců v návrháři pracovního postupu se index autora podpisu přiřadí podle následujících pravidel:

  • Odshora dolů
    • Zleva doprava

V níže uvedeném příkladu jsou autor podpisu a spoluautor podpisu na vrcholu pořadníku.

  • „Autor podpisu“ je příjemcem nejvíce vlevo nahoře, takže má přidělen index 1.
  • „Spoluautor podpisu“ je také nahoře, ale vpravo od Autora podpisu, takže má přiřazen index 2.

V tomto příkladu použití nezáleží na tom, kdo fyzicky podepíše jako první, takže jsou vloženi do paralelního procesu podpisu. Index podpisu je však přísně vynucován, aby se zajistilo, že Autor podpisu vloží svůj obsah do správných polí „Autor podpisu“ a spoluautor podpisu má přístup ke svým přiřazeným polím „Spoluautor podpisu“.

four_recipients_-workflowdesignerflow

„Obchodní zástupce“ se podepisuje jako třetí, jakmile budou autor podpisu i spoluautor podpisu hotovi.

„Schválení vedení“ je požadováno jako čtvrté, jakmile bude na místě podpisu druhého podepisujícího v podobě obchodního zástupce.

Poznámka:

Jména příjemců „Autor podpisu“, „Spoluautor podpisu“, „Obchodní zástupce“ atd. nemají žádný vliv na přiřazení polí. Jedná se pouze o popisky definované správcem, které slouží pro identifikaci uživatelů v šabloně pracovního postupu. 

 

Výše uvedený postup příjemce návrháře vytvoří šablonu stránky Odeslat, která vypadá stejně, jako ta uvedená níže.

(Na stránce Odeslat je pořadí patrnější, přestože čísla indexů nejsou vidět.)

four_recipient_workflowsendscreen

 

Při vytváření formulářů s poli je každé pole výslovně přiřazeno k indexu podpisu (na chvíli se pole „Kdokoli“ ignorují).

V prostředí pro vytváření ve službě Adobe Sign se toto provádí výběrem volby Účastník a umístěním polí pro účastníka.

Každý účastník je barevně odlišen, aby bylo na pohled jasné, která pole jsou přiřazena konkrétním účastníkům.

authoring_four_recipients

 

Pokud používáte textové značky, samotná značka poskytuje argument (např. :autor podpisu 1) přiřazující pole k indexu autora podpisu.

text_tag_four_recipients

 

Přepínatelný přístup na úrovni uživatele k funkci Moderní odesílání

Uživatelé standardně načítající rozhraní „klasického“ pracovního postupu nyní mají odkaz v pravém horním rohu obrazovky „Zkuste moderní rozhraní“.

Poznámka:

Účty, které aktivovaly nové prostředí pro odesílání vlastních pracovních postupů (viz verze z června níže) tento odkaz nevidí.

classic_experience

 

Po kliknutí na tento odkaz uživatel přejde do nového rozhraní pouze pro tuto jednu transakci.

V pravém horním rohu je zobrazen odkaz umožňující v případě potřeby přepnutí zpět do klasického rozhraní.

modern_experience

Poznámka:

Tento odkaz pro přepnutí lze na vyžádání potlačit, stačí kontaktovat svého manažera pro úspěch zákazníků.

 

Vylepšené hlášení chyb pro běžné problémy pracovního postupu

Výsledkem vylepšeného řízení a zabezpečení procesu pracovního postupu budou některé prvky starších pracovních postupů generovat v novém rozhraní chyby.  Bylo implementováno další zachycování chyb, aby byly tyto chyby lépe identifikovány a vysvětleny, když se vyskytnou.

Pokud je obsah konfigurován pro použití funkce Moderní odesílání a spustí se problematický pracovní postup, uživateli se zobrazí červený banner značící chybu:

v3_error_message

 

Pokud je účet standardně stále konfigurován pro použití klasického rozhraní, může pracovní postup nadále fungovat podle těchto pravidel. 

Avšak odkaz Zkuste moderní rozhraní zobrazí otazník v kroužku, což značí, že byla zjištěna chyba. 

Po kliknutí na otazník se zobrazí chybová zpráva:

v2_error_message

 

V případě, že je nalezen více než jeden problém, budou uvedeny všechny zjištěné chyby.

Aby byl pracovní postup platný v rámci sady pravidel nového rozhraní, správce musí upravit pracovní postup a opravit zjištěné problémy:

Neplatné řetězce e-mailu

InvalidEmails

Podle klasické sady pravidel mohou být řetězce e-mailu nesprávně sestaveny nebo chybně odděleny (například mezerami namísto čárkami).

Když se vyskytne chyba, měl by správce zkontrolovat následující:

  • Zda jsou kopie e-mailů správně odděleny
    • Moderní rozhraní přijímá čárky a středníky
  • Jakýkoli definovaný řetězec e-mailu příjemce, aby se zaručilo, že je správně sestaven
    • (např. jmeno@domena.tld)

Duplicitní názvy dokumentů

DuplicateDocumentTitles

Moderní rozhraní vyžaduje jedinečné hodnoty pro všechny názvy dokumentů na stránce Dokumenty návrháře pracovního postupu.

Další podrobnosti o této chybě naleznete zde

Nedostupné dokumenty knihovny

InAccessibleLibraryDocuments

Při návrhu pracovního postupu může správce přiřadit šablonu dokumentu, která má omezený rozsah přístupu.

Když se uživatel, který je mimo rozsah, pokusí načíst pracovní postup, dokument nelze připojit a aktivuje se narušení bezpečnosti.

Správce například může vytvořit novou šablonu dokumentu s vlastnostmi omezujícími přístup pouze na vlastníka.  Správce může připojit daný dokument k pracovnímu postupu, protože je vlastníkem. 

Jakýkoli jiný uživatel systému vlastníkem není, takže je mimo rozsah dokumentu.

Když se objeví tato chyba, správce bude muset upravit vlastnosti připojené šablony dokumentu.

Kroky ke kontrole a úpravě vlastností šablony naleznete zde



Verze z června 2018

Ve verzi z červa 2018 byla v Návrháři pracovního postupu uplatněna řada změn, díky kterým se více podobá funkcím ručního procesu odesílání.

Nové funkce zahrnují následující prvky:

  • Použití digitálních podpisů pro jednoho nebo více příjemců
  • Konfigurace ověřování příjemců prostřednictvím telefonu (SMS)
  • Konfigurace skupin příjemců během procesu odesílání
  • Připojování dokumentů ze všech povolených zdrojů během procesu odesílání

 

Všechny výše uvedené funkce jsou aktivní, když se přihlásíte do nového procesu Odesílání vlastních pracovních postupů.

Tento nový proces Odeslat zobrazí novou zalomitelnou stránku podobnou stránce Odeslat a lze jej aktivovat následovně: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odesílání > Odesílání vlastních pracovních postupů

ui_controls_for_v3sendpage

Ověření příjemce

V Návrháři pracovního postupu se všechny aktivní metody ověřování zobrazují v objektu příjemce.

Metody ověření byly aktualizovány tak, aby se zobrazovaly jako zaškrtávací políčka, což v návrháři pracovního postupu umožňuje povolit možnosti pro odesilatele. 

Pokud je v návrháři zaškrtnuto několik možností, budou tyto možnosti k dispozici odesilateli během procesu odesílání.

V této verzi je také do návrháře přidána možnost telefon (SMS).

workflow_phone_authentication

Skupiny příjemců

Objekty příjemců lze nyní v návrháři označit jako skupiny příjemců.  To odesilateli umožňuje nakonfigurovat řadu e-mailových adres, které mají oprávnění k podepisování pro daný krok podpisu.

Pokud například potřebujete jednoho z pěti manažerů jako spolupodepisujícího, můžete uvést všech pět e-mailů, avšak pouze jeden bude muset použít podpis.

workflow_recipientgrouppair

Poznámka:

Příjemci návrháře pracovního postupu mohou být označeni jako skupina příjemců, ale nebudou konfigurováni v návrhu pracovního postupu.

Skupina příjemců je dostupná pouze pro konfiguraci během procesu odesílání.

Přiložené soubory

Během procesu odesílání lze nyní přikládat soubory z jakéhokoliv aktivního zdroje služby Adobe Sign.

workflow_librarypair

 

Uživatelské rozhraní pro prostředí pro odesílání pracovních postupů bylo aktualizováno na moderní zalamovatelný design podobný stránce Odeslat.

Pokyny, které se dříve nacházely na pravé straně seznamu příjemců, byly přesunuty do sbalitelného okna v horní části stránky.

new_workflow_sendexperience

Vytvoření vlastního pracovního postupu

Pracovní postupy mohou vytvářet pouze správci. Správci účtů mohou vytvářet pracovní postupy pro celý účet nebo pro konkrétní skupiny v rámci účtu. Správci skupin uvidí všechny pracovní postupy, ale upravovat mohou jen ty ve své skupině.

Při vytváření pracovního postupu se definují následující informace:

  • Informace o pracovním postupu – definování vlastního pracovního postupu, což zahrnuje jeho pojmenování, zadání vlastních pokynů pro odesílatele, kteří postup používají, a udělení oprávnění k jeho používání.
  • Informace o smlouvě – definování a přizpůsobení informací o smlouvě, které se zobrazí na stránce Odeslat.
  • Příjemci – vytvoření směrování přidáním příjemců (podepisujících osob a schvalovatelů) v požadovaném pořadí podepisování.
  • E-maily – určení e-mailů, které se mají odeslat různým účastníkům v různých krocích postupu podepisování.
  • Dokumenty – určení dokumentů, které mají být do pracovního postupu zahrnuty.
  • Vstupní pole odesílatele – definování polí, která mohou odesílatelé použít k zadání informací při odeslání smlouvy. Informace zadávané při odeslání jsou přidány do smlouvy před jejím odesláním podepisujících osobám a schvalovatelům.

Povinná pole jsou označena červenou hvězdičkou. Některé popisky polí lze upravit, když je u nich ikona
tužky, například Název smlouvy:

editable label

Klikněte na ikonu tužky a zadejte vlastní popisek. Tento popisek se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání dokumentu. Pokud chcete vrátit původní popisek, klikněte na ikonu vrácení.

Informace o pracovním postupu

1. Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na: Účet > Pracovní postupy 

2. Nav to Workflow

2. Kliknutím na tlačítko Vytvořit nový pracovní postup otevřete Workflow Designer. 

Create New

Workflow Designer se otevře a zobrazí se panelInformace o pracovním postupu:

workflow_-_workflowinfo

V pruhu Workflow Designer se zobrazí výchozí název pracovního postupu (např. Nový pracovní postup).

Puntík vedle názvu pracovního postupu udává, zda je pracovní postup koncept/neaktivní (šedý puntík), nebo aktivní
(zelený puntík).

Vpravo se nacházejí následující ovládací prvky:

  • Zavřítkliknutím pracovní postup zavřete
  • Uložit – kliknutím uložíte změny
  • Aktivovat/Deaktivovat – kliknutím pracovní postup pro zvolenou skupinu aktivujete (nebo deaktivujete)

 

1. Na stránce Informace o pracovním postupu zadejte následující informace:

  • Název pracovního postupu – zadejte název pracovního postupu. Tento název se zobrazí v pruhu Workflow Designer, v rozbalovací nabídce Použít pracovní postup na Řídicím panelu a v horní části stránky Odeslat, když je pracovní postup použit k odeslání smlouvy. 
  • Pokyny pro odesílatele – zadejte pokyny pro používání pracovního postupu. Tyto pokyny se zobrazí v horní části stránky Odeslat, když je pracovní postup použit k odeslání smlouvy.

Poznámka:

Pokyny lze přidat pomocí tagů HTML. V části pokynů lze použít následující tagy html a jejich atributy: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="plně kvalifikovaná cesta"> a <a href="plně kvalifikovaná cesta">.

Pokud hodláte použít tagy src nebo href, musíte mít jejich cesty na seznamu povolených. Adresy URL prosím zašlete svému CSM (Customer Success Manager).

  • Aktivovat pro – určete, kdo může pracovní postup používat. Možnosti jsou Všechny skupiny, nebo skupiny v rámci vašeho účtu.

 

Níže je příklad Informací o pracovním postupu

Workflow Info

Informace o smlouvě

1. Klikněte na Informace o smlouvě v levém panelu.

workflow_-_agreementinfo

2. V části Informace o smlouvě definujte informace o smlouvě, jak se mají odesílateli zobrazovat na stránceOdeslat:

  • Název smlouvy – zadejte název smlouvy Tento název se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání smlouvy, a v záhlaví e-mailu „Podepište prosím/Schvalte prosím“. Toto pole je povinné a popisek lze upravit.
  • Zpráva – zadejte zprávu pro příjemce. Tato zpráva se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání smlouvy. Toto pole je povinné a popisek lze upravit.
  • Kopie – v případě potřeby zadejte e-mailové adresy uživatelů, kterým se zašle kopie. E-mailové adresy je třeba oddělit čárkou nebo středníkem
    • Minimum – určete minimální počet e-mailových adres, které lze pro kopii přidat.
    • Maximum – určete maximální počet e-mailových adres, které lze pro kopii přidat.
    • Lze upravovat – povolením této volby umožníte odesílatelům upravovat adresy pro kopie v rámci pracovního postupu na stránce Odeslat.
  • Jazyk příjemce – odesílatel zde může určit jazyk pro příjemce.  Toto nastavení definuje, zda se na stránce Odeslat zobrazí výběr jazyka, a pokud ano, který jazyk se má zobrazit jako výchozí.
  • Volby odeslání
    • Nastavit heslo k otevření staženého PDF – povolením této volby umožníte odesílateli určit heslo pro stažený soubor PDF.
      • Nastavením této volby se také nastaví Ověření podepisující osoby na možnost Heslo a použije se stejná hodnota hesla.
      • Povinné – povolením této volby bude heslo pro stažený soubor PDF vždy vyžadováno. Pokud je tato volba nastavena, odesílatelé ji nemohou na stránce Odeslat deaktivovat a musí heslo zadat.
    • Termín dokončení – povolením této volby umožníte určení termínu dokončení na stránce Odeslat.
      • Počet dní do dokončení smlouvy – zvolte výchozí počet dní, který mají příjemci na dokončení podpisového procesu. Zadaný počet dní lze na stránce Odeslat vždy upravit.
    • Povolit podepisování dokumentů před odesláním – povolením této volby umožníte odesílatelům měnit formulářová pole dokumentu v prostředí pro podepisování pomocí volby Náhled na stránce Odeslat.
      • Povolit podepisování ve výchozím nastavení – povolením této volby automaticky povolíte volbu Náhled na stránce Odeslat.

 

Níže je příklad Informací o smlouvě:

Agreement Info

Příjemci

1. Kliknutím na Příjemce na levém panelu se dostanete do částiSměrování příjemců.

workflow_-_recipients

2. V části Směrování příjemců můžete určit příjemce a pořadí směrování podle svých požadavků. Můžete vytvořit velmi složité pracovní postupy se sériovým, paralelním, hybridním nebo vnořeným hybridním směrováním.  V následujících pokynech jsou zvýrazněny funkce dostupné pro Směrování příjemců.

  • Pokud chcete přidat dalšího příjemce před stávajícího příjemce, nebo za něj:
    • Klikněte na ikonu přidání.
    • Vyberte roli (k dispozici jsou všechny role aktivované pro účet), kterou chcete vložit
recip1

 

  • Pokud chcete nastavit paralelní větev, klikněte na ikonu přidání nad příjemcem a zvolte Paralelní větve
Recip2

 

  • Pokud chcete příjemce odstranit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a klikněte na ikonu odstranění.
Recip4

 

  • Pokud chcete příjemce přizpůsobit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a klikněte na ikonu úprav
recipient_properties

Při upravování Příjemce můžete konfigurovat následující položky:

  • Popisek příjemce – přizpůsobte popisek příjemce. Můžete například změnit výchozí popisek Příjemce na Kupující.
    • Popisky příjemců musí být v rámci pracovního postupu jedinečné.
  • E-mailová adresa – zadejte výchozí e-mailovou adresu příjemce.
  • Tento příjemce je odesilatel – po zaškrtnutí bude odesilatel vložen jako příjemce
  • Označit jako skupinu příjemců – po zaškrtnutí se příjemce odesilateli během procesu odesílání zobrazí jako prázdná skupina odesilatelů.  Odesilatel musí nakonfigurovat e-mailové adresy pro skupinu příjemců
  • Role – aktualizujte roli příjemce (Podepisující osoba nebo Schvalovatel).
  • Povinné – tuto volbu aktivujte, pokud je podpis příjemce povinný.
  • Lze upravovat – povolením této volby umožníte odesílateli aktualizovat e-mailovou adresu tohoto příjemce na stránce Odeslat.
  • Ověření totožnosti – vyberte typ ověření totožnosti, které bude požadováno pro autora podpisu
    • Mezi dostupné možnosti patří Žádné, Adobe Sign, Telefon, KBA, Heslo a Webová identita
    • Zobrazí se pouze možnosti aktivované pro účet Adobe Sign

Poznámka:

Povolením hesla jako typu ověření identity se stejné heslo přidá do Zabezpečení dokumentu, které brání zobrazení PDF, dokud není zadáno heslo.

Nezapomeňte všechny provedené konfigurace příjemce uložit kliknutím na Uložit.

 

Níže je příklad informací o Příjemcích a směrování, kde byly přizpůsobeny popisky pro podepisující osoby (Kupující a Ředitel prodeje) i schvalovatele (VP pro prodej). 

Recip Example

E-maily

1. Kliknutím na E-maily na levém panelu přejdete do části E-maily.

V části E-maily můžete určit, které e-maily se během procesu podepisování a schvalování odešlou na základě různých událostí. 

Můžete například určit, že se e-mailová upozornění zašlou příjemcům a příjemcům kopií v případě zrušení smlouvy. 

2. Zaškrtněte políčka u událostí, které chcete, aby spustily e-mailové upozornění.

workflows_-_emails

Poznámka:

Některé události pro e-maily nelze upravovat:

  • „Vždy“ znamená, že se e-mail pro danou událost a příjemce odešle vždy.
  • „-“ znamená, že kombinace události a příjemců e-mailu není platná a nebude odeslán žádný e-mail.

Dokumenty

1. Kliknutím na Dokumenty na levém panelu přejdete do části Dokumenty.

workflows_-_documents

 

2. V části Dokumenty můžete konfigurovat následující položky:

  • Název dokumentu – zadejte název dokumentu. Tento název se zobrazí v oblasti Dokumenty na stránce Odeslat při odesílání pomocí tohoto pracovního postupu.
  • Soubory – kliknutím na ikonu Přidat soubor připojíte dokument ze své knihovny Adobe Sign. Tento dokument se automaticky připojí při odesílání pomocí tohoto pracovního postupu.
    • Pokud není zvolen žádný soubor, pracovní postup odesílateli umožní při odesílání smlouvy připojit dokument.
    • Pokud je dokument označen příznakem jako Povinný, připojí se ke smlouvě automaticky při zahájení pracovního postupu
    • Odstranit soubor – pokud připojíte nesprávný soubor, můžete jej odstranit kliknutím na ikonu odstranění (X) vedle názvu souboru.
  • Jméno dokumentu – zadejte smysluplný název dokumentu, který jej identifikuje odesílateli. Název nahraného dokumentu z knihovny má výchozí hodnotu, ale lze jej přepsat.
  • Povinné – určuje, zda je dokument povinný.
  • Přidat dokument – kliknutím na tlačítko Přidat dokument přidáte řádky pro další dokumenty.
    •  Názvy dokumentů musí být jedinečnými hodnotami
  • Odstranit řádek – kliknutím na ikonu odstranění řádku (X) odstraníte celý řádek

Poznámka:

Do pracovních postupů v návrháři lze připojit jen soubory nahrané do knihovny Adobe Sign.

Při připojování souboru k pracovnímu postupu se ujistěte, že jsou vlastnosti šablony nastaveny tak, aby odesílateli umožňovaly přístup.

Během procesu odesílání mohou odesilatelé připojit soubory z jakéhokoliv zdroje aktivovaného v nastavení služby Adobe Sign.

 

Níže je příklad konfigurované části Dokumenty:

Document Info

Vstupní pole odesílatele

1. Kliknutím na Vstupní pole odesílatele na levém panelu se dostanete do části Vstupní pole odesílatele.

Tato vstupní pole jsou namapována na formulářová pole definovaná v dokumentech, které jsou připojeny (jako součást návrhu pracovního postupu nebo jako soubor nahraný odesílatelem).

Odesílatel může tato pole využít k předvyplnění obsahu před odesláním smlouvy příjemci.

workflow_-_senderinputfield

2. Na panelu Vstupní pole odesílatele klikněte na Přidat pole.

input firld record

Pak pro každý přidaný řádek můžete nakonfigurovat následující položky:

  • Nadpis pole – zadejte nadpis pole. Tato hodnota se zobrazí na stránce Odeslat pro potřeby odesílatele.
  • Název pole dokumentu – zadejte název pole na připojeném dokumentu z knihovny.
    • Zde zadaný název pole se musí shodovat s názvem pole v dokumentu.
  • Výchozí hodnota – zadejte případnou výchozí hodnotu.
  • Povinné – tuto volbu povolte, pokud hodnota pro toto pole musí být před odesláním smlouvy zadána.
  • Lze upravovat – povolením této volby umožníte, aby odesílatel smlouvy mohl změnit výchozí hodnotu.
  • Kliknutím na ikonu odstranění řádku (X) odstraníte celý řádek.

 

Níže je příklad Vstupních polí odesílatele

Sendere Input fields

Když je pracovní postup plně konfigurován, klikněte v horní části stránky na Uložit.

Pokud chcete pracovní postup ihned aktivovat, klikněte na Aktivovat. Pracovní postup lze kdykoli upravit.

Odesílání pomocí vlastního pracovního postupu

Smlouvu můžete odeslat pomocí pracovního postupu. Když pracovní postup vyberete, na stránce Odeslat se zobrazí vlastní definovaná pole včetně vlastních pokynů, výchozích příjemců a tak dále.

Postup odeslání

1. Na Řídicím panelu zvolte pracovní postup z rozbalovací nabídky Použít pracovní postup, pak klikněte na Start.

workflow_menu_onthedashboardpage

 

Zobrazí se stránka Odeslat:

whole_workflow_pagebysection

Na příkladu stránky Odeslat zobrazeném výše se zobrazí následující přizpůsobené položky:

A. Z části Informace o pracovním postupu:

○ Název pracovního postupu (smlouva o službách se společností GlobalCorp < 50 000) v horní části

○ Pokyny pro odesilatele (tento pracovní postup se používá pro smlouvy v hodnotě do 50 000...)

B. Z části Informace o smlouvě:

○ Vlastní název smlouvy (smlouva o službách se společností GlobalCorp pro rok 2018)

○ Zpráva (V příloze naleznete smlouvu o službách...)

○ Chránit podepsaný dokument heslem (Povoleno, ale nedefinováno)

C. Z části Příjemci:

○ Vlastní štítky pro zobrazení příjemců (Autor podpisu a Spoluautor podpisu) a certifikovaných příjemců (Právní tým)

○ E-mailové adresy jsou skryty, pokud je jedním z autorů podpisu odesilatel, místo toho je uvedeno Já

○ E-mailové adresy pro skupinu příjemců (právní tým) zadává odesilatel

D. Z části Dokumenty:

○ Název předem připojené smlouvy (Smlouva o službách) se zobrazuje v oblasti Dokumenty

○ Zobrazuje se také název souboru, Referenční dokument, který musí odesílatel nahrát

E. Z části Vstupní pole odesílatele:

○ V oblasti Pole se zobrazují definovaná pole

○ Výchozí hodnota je importována, ale lze ji upravit

 

2. Vyplňte pole, která jsou požadována pro váš pracovní postup.

V příkladu výše by to bylo:

  • E-mailová adresa právního týmu
  • Případné adresy pro kopii (nepovinné)
  • Nahrajte soubor referenčního dokumentu
  • Informace v povinných polích (Produkt a Celková cena)
  • Pole Chránit podepsaný dokument heslem a Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole, která jsou v tomto pracovním postupu nepovinná.

3. Klikněte na Odeslat.

4. Volitelně v prostředí pro podepisování proveďte potřebné změny polí a pak klikněte na Odeslat.

Podepsání a schválení smlouvy v rámci pracovního postupu

Smlouva v rámci pracovního postupu se odešle v pořadí určeném ve směrování. Podepisující osoby a schvalovatelé mohou podepisovat pomocí odkazu v e-mailu Podepište prosím/Schvalte prosím nebo ze své stránky Správa, pokud jsou registrovanými uživateli služby Adobe Sign. Funguje to stejně jako standardní proces odeslání.

Historii a zprávu o auditu smlouvy v rámci pracovního postupu lze najít na stránce Správa. Během zpracovávání smlouvy můžete přidávat připomenutí a provádět další úlohy.

Úpravy vlastního pracovního postupu

Jak upravit stávající pracovní postupy

1. Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na: Účet > Pracovní postupy 

24. Nav to Workflow

2. Ze seznamu Pracovní postupy kliknutím vyberte pracovní postup.

workflows

 

3. V kontextové nabídce klikněte na Otevřít.Zobrazí se Workflow Designer.

Když je Workflow Designer otevřený, lze pracovní postup plně upravovat. Všechny části lze změnit podle potřeby a žádné změny se neuloží, dokud nekliknete na tlačítko Aktualizovat.

 

Pomocí Workflow Designer můžete provádět následující změny:

workflow_header

 

A) Klonovat pracovní postup – při zvolení této ikony budete vyzváni, abyste nastavili název nového pracovního postupu, a pak se pod novým názvem uloží přesná kopie.

B) Odstranit pracovní postup – tato volba se vás zeptá, zda chcete pracovní postup opravdu odstranit, a pokud souhlasíte, bude pracovní postup nevratně odstraněn.

C) Zavřít – tímto se Workflow Designer zavře bez uložení změn.

D) Aktualizovat – pokud v pracovním postupu provedete jakékoli změny, kliknutím na toto tlačítko se změny uloží.

E) Deaktivovat – toto tlačítko změní stav pracovního postupu z Aktivního na Koncept. Koncepty pracovních postupů nejsou k dispozici žádnému uživateli.

 

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online