Používání nástrojů zabudovaných v aplikaci k vytváření formulářů

Jedním z nejvýznamnějších prvků služby Adobe Sign je možnost vytvářet opakovaně použitelné formuláře a překrytí formulářů pro definování polí, které musí podepisující osoby vyplnit.

Chvilkou strávenou promýšlením procesu podepisování a pečlivým sestavením formulářů ušetříte čas nejen sobě, ale podepisujícím, zlepšíte pochopení z jejich strany a v důsledku tak zajistíte rychlejší vyplnění požadovaných dokumentů.

Postup vytvoření formuláře se skládá ze čtyř fází, jejichž popis naleznete níže:

Opakovaně použitelné dokumenty oproti překrytím polí

Opakovaně použitelné dokumenty oproti vrstvám polí ... co je pro vás nejlepší?

Toto rozhodnutí závisí na vašich formulářích a na způsobu, jakým vytváříte dokumentaci.

Pokud se jedná o často používaný dokument, jehož obsah se nemění, bude nejlepší vytvořit opakovaně použitelný dokument.

Patří sem dokumenty jako formuláře pro poplatky za platební karty, daňové formuláře, žádosti, atd.

V těchto případech dokumenty neobsahují žádný jedinečný obsah pro daného podepisujícího, kromě informací zadávaných podepisujícím do polí.

Vrstva polí formuláře je na druhou stranu pouze vrstva polí umístěná do odeslaného formuláře nebo souboru. Tato možnost se používá, když máte formulář obsahující proměnný obsah. Například nájemní smlouva, kde se v obsahu dokumentu nacházejí vlastní informace, ale pole pro zákazníka jsou stále stejná a na stejném místě.

V tomto případě vytvoříte nový dokument, který odešlete a poté na tento dokument aplikujete vrstvu polí.

Poznámka:

Na jeden soubor lze aplikovat více vrstev polí, takže v případě potřeby můžete vytvářet modulární vrstvy polí.

Role – účastníci a jejich správné označování

Role definují způsob práce s dokumentem nebo transakcí jednotlivých stran (podepisujících, odesílatelů, atd.). Co se formulářů týče (a obzvláště formulářů pro více podepisujících), je nesmírně důležité pochopit, jakým způsobem role ovlivňují smlouvu a dostupnost jednotlivých polí pro jednotlivé podepisující. 

Každé pole má svoji přiřazenou roli.  Pouze podepisující se správnou rolí má přístup k polím, která jsou mu přiřazena. 

Samotný koncept není nijak obtížný, ale logika je počítačová logika, a tak může být k pochopení procesu nutné zapomenout na běžný význam některých slov. Podrobnější informace o rolích získáte kliknutím zde.

Je nutné pochopit tři klíčové role:

Předvyplnění (odesílatelem) – Tato role definuje pole, která chcete, aby vyplnil odesílatel před prvním podepisujícím.  Pokud do dokumentu běžně doplňujete ceny nebo slevy, můžete použít předvyplněná pole.

Předvyplněná pole může vyplnit pouze odesílatel v okamžiku odeslání dokumentu a pokud dokument obsahuje vyžadovaná předvyplněná pole, nelze dokument až do jejich vyplnění odeslat.

Předvyplněná pole nelze po fázi Předvyplnění dále upravovat. Žádná další osoba podepisující dokument již nemůže předvyplněná pole upravit. Další informace o procesu předvyplnění získáte kliknutím zde.

Účastník N (kde N je zvětšující se číslo začínající hodnotou 1) – A zde to začíná být složitější….

Účastník 1 je první osoba (e-mailová adresa), které pošlete dokument k podpisu nebo ke schválení. 

Účastník 2 je druhá osoba, kterou požádáte o schválení nebo podepsání dokumentu

Je důležité si zapamatovat, že role podepisujícího je založena na pořadí, ve kterém podepisující zadáte do pole Pro: na kartě Odeslat.

První e-mailová adresa v poli Pro je Účastník 1. Druhá bude Účastník 2, atd.

To je vcelku jednoduché, že?

Když jste se nyní seznámili s procesem odesílání, všimněte si na kartě Odeslat volitelného zaškrtávacího pole Potřebuji se podepsat a právě toto pole zapojuje do procesu podepisování osobu odesílatele.

Pokud zachováte výchozí volbu, bude odesílatel posledním podepisujícím.

Pokud se mají jako první podepsat dva zákazníci, bude se jednat o účastníky 1 a 2 a odesílatel bude účastník 3.

Pokud se rozhodnete změnit nastavení tak, aby odesílatel podepsal dokument jako první, bude odesílatel účastníkem 1 a (použijeme-li výše uvedený příklad) zákazníci budou účastníky 2 a 3.

 

Nyní se zamyslete nad případem, kdy odesíláte dokument ke třem podpisům, ale chcete dokument odeslat pomocí paralelního pracovního postupu podepisování.  Všechny zúčastněné strany budou kontaktovány současně a je zcela jedno, která podepisující osoba dokument podepíše jako první.  Kdo je Účastník 1?

Stručná odpověď: pravděpodobně první e-mailová adresa v poli Pro

Podrobnější odpověď: první e-mailová adresa v poli Pro (za předpokladu, že jste nezaškrtli pole Potřebuji se podepsat a nedefinovali tak odesílatele jako prvního podepisujícího).

 

Kdokoli – Tato role umožňuje přístup do pole libovolnému podepisujícímu (včetně strany zajišťující předvyplnění).

Háček spojený s rolí Kdokoli spočívá v tom, že toto pole je dostupné komukoli až do svého vyplnění.  Po vyplnění se obsah tohoto pole uzamkne a žádný další podepisující jej již nemůže upravit.

Poznámka:

Pokud nadefinujete pole Kdokoli jako požadované pole, potom jej musí vyplnit první osoba, která k poli získá přístup. Pokud používáte předvyplněná pole, bude se vždy jednat o stranu Předvyplnění, jinak to bude Účastník 1.

Typy polí

Existuje celá řada typů polí, řada z nich slouží k velice specifickým účelům (například pole pro podpis) a některá určitým obecným účelům (například textové pole).

Tato pole jsou rozdělena do pěti karet:

Pole pro podpis – Toto jsou pole určená pro podpis, základ elektronického podepisování!

Pole pro podpis pouze zachycují hodnotu podpisu autora podpisu. Pokud určitému podepisujícímu přidělíte více polí pro podpis, bude muset vyplnit první pole, ale hodnotu může do ostatních polí zadat pouhým kliknutím na tato pole.

Iniciály, podobně jako pole pro podpis, stačí vyplnit pouze jednou a na další pole stačí pouze kliknout.

Bloky podpisů jsou ve skutečnosti objekty kontejnerů obsahující všechna pole, která váš účet potřebuje pro dokončení podpisu.  Ve výchozím nastavení obsahuje blok podpisu pouze pole pro podpis a pole pro e-mailovou adresu.  Správce účtu může volitelně nakonfigurovat předvolby podpisu tak, aby byla vyžadována i hodnota titulu nebo společnosti. POKUD jsou tyto hodnoty vyžadovány, budou rovněž obsaženy v bloku podpisu.

Informační pole podepisující osoby – Tato pole shromažďují nebo zobrazují informace o autorovi podpisu nebo o podpisu.

První, čeho si všimnete, jsou dvě různé barvy polí, modrá a bílá.

Modrá pole jsou určena pro zadání informací zákazníkem a bílá pole jsou vyplněna systémem.  Podepisující nemohou přímo zadávat informace do bílých polí.

Tato pole slouží k usnadnění podepisování těm uživatelům, kteří by někdy museli dokument podepisovat znovu.

Pravděpodobně jste již viděli svoji stránku s osobními předvolbami, na které je definováno vaše jméno, titul a společnost.

Tato pole obsahují informace z profilu autora podpisu.

Poznámka: Pole Společnost není obecné vstupní pole určené k získání názvu společnosti.  Toto pole musí být přiřazeno roli a obsah zadaný do tohoto pole se uloží jako informace o společnosti pro roli účastníka, se kterou je propojeno.

Pokud umístíte k účastníkovi pole pro titul nebo pro společnost, uloží služba tento obsah jako informace o titulu nebo společnosti pro autora podpisu a příště tyto hodnoty automaticky doplní, když bude tato osoba požádána o podepsání s těmito poli.

V poli se jménem autora podpisu se zobrazí vysázená verze obsahu, který autor podpisu napíše do pole pro podpis. Pole se až do zadání podpisu zobrazí jako prázdná část formuláře, a poté dojde k jeho vyplnění.

Představte si, že se jedná o pole „Zadejte své jméno tiskacím písmem“ pod řádkem pro podpis na formuláři.

Do pole E-mailová adresa se doplní e-mailová adresa autora podpisu. E-mailová adresa je známá hodnota, takže ji zde můžeme prostě vložit.

Poznámka: Podobně jako v případě polí pro titul a společnost není vhodné toto pole používat k získání e-mailové adresy.  Pokud potřebujete získat e-mailovou adresu, použijte textové pole (viz níže).

Datum – toto pole zobrazuje aktuální datum podepsání dokumentu autorem podpisu.  Nejedná se o obecné vstupní pole pro datum.  Potřebujete-li vstupní pole, použijte textové pole.

Datová pole – Datová pole umožňují shromažďování údajů o dokumentu přesahujících identifikaci autora podpisu. Jedná se o nástroje sloužící ke shromažďování informací od zákazníků a jsou to zdaleka nejčastěji používané typy polí.

Textová pole jsou obecná vstupní pole pro obsah, který potřebujete získat od autora podpisu. Informace o kreditních kartách, adresy, telefonní čísla, poznámky nebo popisy... Cokoli, co potřebujete k dokončení procesu uzavření smlouvy.

Rozevírací pole se používají, když nabízíte určitý rozsah voleb a zákazník si může vybrat jednu z nich.

Zaškrtávací pole představuji objekt, který použijete, když máte více voleb a zákazník si může vybrat více z nich

Přepínací tlačítka jsou pravým opakem zaškrtávacích polí – nabízíte více voleb, ale autor podpisu si může vybrat pouze jednu z nich.

Více polí – karta „Více polí“ neobsahuje v podstatě datová pole, ale volbu pro přiložené soubory nebo možnost definovat v dokumentu „aktivní bod“ hypervazby.

Razítka – tyto typy polí vyplní služba Adobe Sign a zobrazují data o transakci, která se normálně v dokumentu nevyskytují

Razítko spoluúčasti zobrazuje jméno, čas a e-mailovou adresu účastníka, pro kterého je toto pole určeno (roli)

Číslo transakce zobrazuje číslo transakce (používá se, když dojde k problému a potřebujete transakci dohledat prostřednictvím podpory)

Poznámka:

Pole mají mnoho konfigurovatelných vlastností, a pokud chcete vstoupit do světa voleb, můžete začít tímto rozšířeným článkem.

Nástroje pro rozvržení a zarovnání

Po umístění všech polí ještě zbývá vše řádně zarovnat tak, aby formulář vypadal hezky a profesionálně.

Zcela vlevo od pruhu pole vidíte ikonu tužky a pravítka.  Kliknutím zobrazíte nástroje pro zarovnání.

Vyberte pole (to, které bude sloužit jako „vzor“), stiskněte a podržte tlačítko CTRL (nebo Command) a vyberte další pole.  Ikony se rozsvítí a vy můžete kliknutím na libovolnou z nich zarovnat pole podle malé čáry zobrazené na ikoně.  První ikona například zobrazuje čáru nad dvěma poli, takže se pole zarovnají podle svých horních okrajů.

Volby Velikost umožňují výběr více polí a následné sjednocení jejich velikosti.

První ikona slouží k úpravě výšky polí, druhá k úpravě šířky a třetí k úpravě obou rozměrů. Velikost polí se upraví přesně podle velikosti prvního vybraného pole.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online