Popis funkce

Služba Adobe Sign nabízí možnost posílat pravidelná e-mailová připomenutí příjemcům, kteří by měli pracovat s vašimi smlouvami. Budoucím příjemcům nebudou upozornění zasílána, dokud se z nich nestanou aktuální účastníci pracovního postupu podpisu.

Připomenutí obsahuje miniaturu dokumentu, vámi definovanou zprávu a odkaz na smlouvu.

Připomenutí lze založit v průběhu procesu odeslání nebo ho můžete vytvořit na stránce Správa po odeslání smlouvy.

Uživatelé úrovně služby Enterprise nebo Business mohou založit výchozí připomenutí a zprávu na úrovni účtu nebo skupiny, takže uživatelé je již nemusí sami konfigurovat.

Cyklická připomenutí se spouštějí v pravidelném cyklu a budou se spouštět po dobu životnosti připomenutí (na základě doby cyklu) nebo do té doby, než příjemce dokončí akci.

Připomenutí pro více příjemců spouštějí nový cyklus připomenutí s novou životností pro každého příjemce v pracovním procesu, jakmile se z něho stane aktuálně aktivní příjemce.

Občasná připomenutí lze vytvářet pouze na stránce Správa, ze které lze odeslat jednorázové připomenutí libovolnému účastníkovi souvisejícímu se smlouvou. Jednorázová připomenutí lze nakonfigurovat i tak, aby se odesílala i poté, co příjemce akci dokončí nebo po úspěšném dokončení smlouvy.

Co je nového

Ve verzi ze září byly přidány další možnosti do seznamu pro výběr frekvence.

Kromě opakování každý den a každý týden tam naleznete i následující možnosti:

  • Každý pracovní den (pondělí až pátek)
  • Každý druhý den
  • Každý třetí den
  • Každý pátý den
sept_-_reminder_frequency

Všechny nové možnosti mají životnost 60 dní.

 

Jak se to používá

Nastavení připomenutí v průběhu procesu odeslání

Uživatelé, kteří nemají nadefinované výchozí připomenutí pro svoji skupinu nebo účet, mohou definovat připomenutí v rámci procesu odeslání.

Tato připomenutí jsou vždy cyklická a vztahují se na všechny příjemce smlouvy. Odesílatel musí definovat pouze opakování spouštění připomenutí. Naleznete zde šest možností:

  • Každý den
  • Každý týden
  • Každý pracovní den
  • Každý druhý den
  • Každý třetí den
  • Každý pátý den
reminder_frequency

Při počátečním odeslání smlouvy s připomenutím se prvnímu příjemci odešle e-mail Podepište. Tato událost spustí odpočet času do prvního připomenutí.

Pokud bylo připomenutí například nakonfigurováno na každý třetí den, spustí se první připomenutí přesně 72 hodin po doručení e-mailu Podepište.

Když příjemce dokončí svoji akci související se smlouvou, odpočet času připomenutí pro tohoto příjemce se ukončí.

Pokud existuje více příjemců, obdrží e-mail Podepište další příjemce v řadě ihned poté, co předchozí příjemce dokončí svoji akci. Odpočet času připomenutí se pro nového příjemce zahájí v závislosti na času doručení jeho e-mailu Podepište (nikoli na základě počátečního časového razítka).

Tento proces se opakuje pro všechny příjemce smlouvy, dokud nebude smlouva zcela dokončena.

Poznámka:

Všechna cyklická připomenutí mají svoji životnost, po jejímž uplynutí se připomenutí sama ukončí.

Připomenutí, která se spouštějí každý den, mají životní cyklus o délce 10 dnů.

Všechna ostatní připomenutí mají životní cyklus 60 dní.

 

 

Nastavení připomenutí ze stránky Správa

Připomenutí vytvořená až po procesu odeslání se konfigurují na stránce Správa.

Rozhraní stránky Správa obsahuje o několik více možností než stránka Odeslat:

  • Můžete vybrat, které příjemce chcete do připomenutí zahrnout. Připomenutí můžete navrhnout pro jednoho, některé nebo pro všechny příjemce.
  • Můžete zvolit cyklický proces připomenutí, stejně jako na stránce Odeslat
    • Pokud přidáte příjemce do cyklického připomenutí poté, co dokončí svoji akci se smlouvou, připomenutí se mu neodešle
  • Můžete vytvořit jednorázové (občasné) připomenutí, které se odešle buď „ihned“, nebo k „určitému datu“
    • Občasná připomenutí lze konfigurovat i pro příjemce, kteří již ukončili svoji akci se smlouvou
    • Občasná připomenutí lze konfigurovat i poté, co byla smlouva podepsána a uzavřena nebo archivována
  • Musíte zadat zprávu. Ta je při vytváření připomenutí na stránce Správa povinným polem

 

reminder_from_themanagepage

 

Pokud jsou pro smlouvu již nakonfigurována jiná připomenutí, zobrazí se místo rozhraní Vytvoření připomenutí seznam smluv.

Rozhraní Vytvoření připomenutí můžete otevřít kliknutím na odkaz Vytvořit nacházející se v pravém horním rohu okna připomenutí:

select_create_onthemanagepage

 

Kontrola připomenutí

Následujícím způsobem můžete zkontrolovat všechna připomenutí, která byla pro smlouvu nakonfigurována:

  • Přejděte na stránku Správa
  • Jednou klikněte na smlouvu, kterou chcete zkontrolovat
  • Na pravém panelu klikněte na kartu Připomenout
select_remind_onthemanagepage

Pokud byla pro smlouvu nějaká připomenutí nakonfigurována, zobrazí se na kartě Připomenout jejich kompletní seznam.

Připomenutí jsou seřazena podle dalšího naplánovaného připomenutí.

Pod aktivními připomenutími se zobrazí všechna zrušená připomenutí a připomenutí s ukončenou platností.

canceled_reminderinthelist

 

Kliknete-li na odkaz Zobrazit, zobrazí se místní okno obsahující zprávu, která byla odeslána příjemci:

reminder_show_link

 

Zrušení připomenutí

Postup zrušení připomenutí:

  • Přihlaste se jako uživatel, který smlouvu vytvořil
  • Přejděte na stránku Správa
  • Jedním kliknutím vyberte příslušnou smlouvu
  • Na panelu vpravo klikněte na kartu Připomenout
  • Vyhledejte připomenutí, které chcete zrušit, a jednou na něj klikněte
  • Klikněte na ikonu odstranění (koš)
select_delete_onthemanagepage

Poznámka:

Příjemci mají právo ukončit připomenutí z e-mailu připomenutí. Jedná se o povinnou funkci, kterou nelze potlačit.

 

Připomenutí a rozhraní REST API

Rozhraní API REST v6 umožňuje přímý přístup k objektům připomenutí čtyřmi způsoby:

  • POST /smlouvy/{IDsmlouvy}/připomenutí – Vytvoří připomenutí pro určené účastníky smlouvy uvedené v cestě pomocí IDsmlouvy
  • GET /smlouvy/{IDsmlouvy}/připomenutí – Načte připomenutí smlouvy uvedená v cestě pomocí IDsmlouvy.
  • GET /smlouvy/{IDsmlouvy}/připomenutí/{IDpřipomenutí} – Načte určité připomenutí přidružené ke smlouvě
  • PUT /smlouvy/{IDsmlouvy}/připomenutí/{IDpřipomenutí} – Aktualizuje stávající upozornění na smlouvu

 

 

Připomenutí a karta Historie / Zpráva o auditu

Připomenutí se neukládají do protokolu na kartě Historie ani do zprávy o auditu smlouvy.

Karta Historie i zpráva auditu uchovávají klíčové momenty procesu podepisování dokumentu. Patří sem první oznámení příjemci (Podepište), ale nikoli opakovaná připomenutí podepsání stejnému příjemci (připomenutí).

Historii připomenutí můžete získat prostřednictvím rozhraní API (dostupné zákazníkům úrovně Enterprise)

 

Povolení/zakázání funkce

Všechny úrovně služby mají přístup k následujícím možnostem:

  • Vytváření cyklických připomenutí
    • V průběhu postupu odeslání
    • Ze stránky Správa
  • Vytváření cyklických a občasných připomenutí na stránce Správa

Úrovně služby Individual a Team nemají možnost automatizovat nebo potlačit funkci připomenutí.

 

Možnosti pro úrovně služby Enterprise a Business

Úrovně služby Enterprise a Business mohou selektivně zobrazit možnost Připomenout v průběhu procesu odeslání nebo povolit automatizaci opakování připomenutí a nadefinovat zprávy pro celý účet nebo skupinu.

Tato dvě nastavení lze povolit nebo zakázat následujícím způsobem:

 

Existují zde dvě možnosti:

  • Umožnit odesílatelům nastavit připomenutí na stránce pro odeslání – Pokud je tato volba povolena, zobrazí se na stránce Odeslat možnost nastavit připomenutí. Pokud je tato volba zakázána, nebude se na stránce Odeslat nacházet možnost nakonfigurovat připomenutí
  • Nastavit výchozí připomenutí pro smlouvy vytvořené uživateli v tomto účtu – Pokud je tato volba povolena, může správce vytvořit výchozí opakování připomenutí a zadat výchozí zprávu pro všechny odeslané smlouvy. Toto lze nakonfigurovat na úrovni účtu nebo skupiny. (Nastavení na úrovni skupiny přepisují nastavení na úrovni účtu)
navigate_to_the_remindersettings

Poznámka:

Povolením možnosti Nastavit výchozí připomenutí pro smlouvy vytvořené uživateli v tomto účtu potlačíte možnost nastavit připomenutí na stránce Odeslat.

Připomenutí lze i přesto nakonfigurovat na stránce Správa.

Možnosti konfigurace

Možnosti připomenutí, které lze nakonfigurovat, závisejí na tom, kdy připomenutí vytvoříte.

Pokud vytváříte připomenutí na stránce Odeslat, bude jedinou dostupnou možností nastavení opakování spuštění připomenutí (každý den, každý druhý den apod.). Na základě vybraného opakování se budou vytvářet připomenutí pro všechny příjemce připojené ke smlouvě.

 

Pokud vytváříte připomenutí na stránce Správa, máte k dispozici tři konfigurovatelné prvky:

  • Opakování připomenutí
  • Zpráva připomenutí
  • Příjemci, kteří budou v připomenutí zahrnuti

 

Při konfigurování výchozího připomenutí na úrovni účtu nebo skupiny máte k dispozici dvě možnosti:

  • Opakování připomenutí
  • Zpráva připomenutí

Všichni příjemci jsou zahrnutí v připomenutích založených na nastaveních na úrovni účtu nebo skupiny.


Vlastní e-mailové šablony

Zákazníci s účtem Enterprise mohou vytvářet zcela vlastní e-mailové šablony připomenutí. 

Pokud máte zájem o vlastní e-mailové šablony, podívejte se na tento návod.

 

Na co pamatovat

  • Životnost cyklických připomenutí:
    • Platnost denních připomenutí skončí po 30 dnech
    • Platnost všech ostatních cyklických připomenutí skončí po 60 dnech
  • Občasná připomenutí
    • Spustí se pouze jednou
    • Lze je nakonfigurovat tak, aby byla připomenutí odeslána účastníkům, kteří již dokončili svoji akci se smlouvou
    • Lze je nakonfigurovat po dokončení nebo archivování smlouvy
      • Připomenutí nelze nakonfigurovat pro smlouvy, které byly zrušeny, odmítnuty nebo jejichž platnost skončila
  • Připomenutí se spustí ve stejný čas, kdy byl odeslán původní e-mail „Podepište“
    • Pokud v rámci pracovního procesu s více příjemci jeden z příjemců dokončí svoji akci, a spustí tak akci dalšího příjemce, nastaví se čas připomenutí na tento čas spuštění
    • Nahrazení aktuálního autora podpisu na stránce Správa nevyvolá obnovení času připomenutí
  • Příjemci mají právo připomenutí zrušit. Toto právo jim nelze nijak odebrat.

 

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online