Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulku on tällä hetkellä saatavana kaikilla palvelun tasoilla.

Toiminnon kuvaus

Joskus käsin kirjoitettu allekirjoitus on välttämätön. Se voi johtua laista tai vaatimustenmukaisuudesta, käytänteiden sitoumuksista tai yksinkertaisesti siitä, että jompi kumpi tai molemmat osapuolet pitävät fyysisiä allekirjoituksia suotavina.

Adobe Signin Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulku tukee fyysisiä allekirjoituksia. Samalla se hyödyntää sähköisen käsittelyn ja tarkastuksen etuja ja varmistaa asiakirjan asianmukaisen käytön hallinnan sekä sen laadun ja selkeyden.

Perinteisen faksiratkaisun onnistuminen riippuu allekirjoitusprosessissa käytetyistä laitteista.  Jokainen allekirjoitus lisää jonkin verran analogista "kohinaa", joka usein heikentää lopullisen asiakirjan laatua.

Uuden Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulun avulla vastaanottaja voi täyttää minkä tahansa kentän sisällön sähköisesti, mukaan lukien lisäämällä tiedostoja, ja tulostaa täsmällisen digitaalisen asiakirjan allekirjoitettavaksi.  Allekirjoittaja skannaa allekirjoitetun asiakirjan takaisin sähköiseen muotoon ja lataa tiedoston palvelimelle saman sähköpostilinkin kautta, josta asiakirja on peräisin. Asiakirjan skannatun tai valokuvatun tiedoston käyttäminen parantaa lopullisen sopimuksen laatua merkittävästi.

Huomautus:

  • Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulku on saatavana ainoastaan uudella Lähetä-toiminnolla.  Vanhan Lähetä-toiminnon käyttäjät käyttävät jatkossakin Faksattu allekirjoitus -työnkulkua.
  • Faksattu allekirjoitus -työnkulku ei ole saatavana uudella Lähetä-toiminnolla.
  • Käsin ”kirjoitettu” (digitaalinen lähetys) -työnkulku korvaa faksityönkulun lopullisesti, kun vanha Lähetä-sivu poistetaan käytöstä vuoden 2017 viimeisellä neljänneksellä.

Muutokset

Lähettäjät

Lähettäjien työnkulku tai asiakirjamalli ei muutu. Ainoa muutos on Käsin ”kirjoitettu” -vaihtoehdon valinta ”Faksattu allekirjoitus”-vaihtoehdon sijasta.

Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulku mahdollistaa laajennetut vaihtoehdot, kuten:

  • yksilölliset viestit vastaanottajille yksityiskohtaisten ohjeiden antamiseksi
  • allekirjoittajan varmennus
  • kenttien esitäyttömahdollisuus ennen asiakirjan lähettämistä allekirjoitettavaksi
  • nykyisen allekirjoittajan korvaaminen
  • sopimuksen muokkaaminen lähetyksen jälkeen (mutta ennen allekirjoitusta)
  • mahdollisuus pyytää ensimmäistä allekirjoittajaa liittämään asiakirjoja sopimuksen tueksi
  • sähköisen allekirjoitustyönkulun mukaiset muistutukset
  • esitäytettyjen ja ensimmäisen allekirjoituskentän sisällön tietojen ilmoittaminen
  • mahdollisuus määrittää pakollisia ja vahvistettavia kenttiä ensimmäiselle allekirjoittajalle
  • laajennettu vastaanottajaluettelo, johon voi sisältyä yhtä monta allekirjoittajaa kuin sähköiseen työnkulkuun
  • kaikkien vastaanottajatyyppien (Hyväksyjät, Lomakkeen täyttäjät, Tunnustajat jne.) täysi tuki.
    • Suosittelemme parhaaksi käytännöksi, että lähettäjä määrittää itsensä (tai osoitetun tahon) viimeiseksi vastaanottajaksi ja asettaa rooliksi Hyväksyjä.  Näin ladattujen dokumenttien kunto voidaan tarkistaa.

 

Allekirjoittajat

Allekirjoittajan kannalta Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulku muistuttaa Sähköinen-työnkulkua siihen asti, että hänen pitää tulostaa asiakirja allekirjoitettavaksi:

  • Vastaanottaja saa sähköposti-ilmoituksen, jossa on linkki asiakirjaan.
  • Vastaanottaja avaa asiakirjan sähköisesti ja saa ensimmäisenä kolmivaiheisen yhteenvedon häneltä vaadituista toimista:

 

  • Vastaanottaja voi täyttää häneltä pyydetyt/vaaditut lomakekentät.
  • Kun vastaanottaja on valmis, hän voi siirtyä lataamisohjeisiin napsauttamalla Seuraava-painiketta:

 

  • Vastaanottaja lataa asiakirjan kenttäsisältöineen napsauttamalla Lataa-painiketta.
  • Avautuvassa ikkunassa vastaanottajaa pyydetään avaamaan tai tallentamaan tiedosto.
  • Kun PDF-tiedosto on auki, tulosta sivut.
  • Allekirjoita asiakirja käsin.
  • Skannaa asiakirja takaisin digitaaliseen muotoon.
    • Adobe Signiin voi ladata yleisimpiä tiedostomuotoja (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Signiin voi ladata ainoastaan yhden tiedoston, joten jos kuvia on useita, ne on yhdistettävä keskenään samaan tiedostoon.
  • Alkuperäisen "Allekirjoitettavaksi”-sähköpostin linkin napsauttaminen avaa käyttöliittymän tiedoston lähettämiseen (tai uudelleenlataamisen, mikäli tarpeen).
 
  • Lataa lähetystä varten -painikkeen napsauttaminen avaa ikkunan, jossa lähettäjä voi hakea lähetettävän tiedoston paikallisesta järjestelmästä.
  • Kun tiedosto on lähetetty, vastaanottaja on tehnyt osansa, ja sopimus lähetetään seuraavalle allekirjoittajalle tai prosessi on valmis.

 

Integraatio-/API-asiakkaat

Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulusta tulee oletuskäytäntö asiakkaille, joiden sovellus käyttää uutta Lähetä-sivua tai sen upotetta. 

Asiakkaiden, jotka käyttävät API:a tietojen tai sopimuksen tiedostojen noutamiseen, ei tarvitse tehdä mitään muutoksia käyttämäänsä koodiin. Asiakirjan allekirjoittaminen vanhassa työnkulussa ei haittaa viimeistellyn sopimuksen käyttöä.

Koska esitäytetyt ja ensimmäinen allekirjoittajan kenttä tallennetaan sähköisesti, kyseisten kenttien tiedot voidaan tuoda, jos tietojen kartoitus on määritetty.

 

Huomautus:

Asiakkaat, jotka käyttävät vanhaa Lähetä-sivua, voivat käyttää palautusta faksilla vuoden 2017 viimeiseen neljännekseen asti, jolloin vanha Lähetä-sivu (ja allekirjoitusten faksaaminen) poistetaan käytöstä.

Muutosten perustelut

Faksi on kieltämättä tehokas tapa pyytää lainvoimaista allekirjoitusta, mutta faksatut sopimukset ovat alttiita lukuisille ongelmille käytettyjen laitteiden luonteen vuoksi. Yleisiä ongelmat ovat:

  • Lopullisen asiakirjan heikko laatu – Asiakirjan faksaaminen neljä kertaa aiheuttaa asiakirjaan paljon analogista "kohinaa".
  • Epäonnistuneet siirrot – Ihmiset tekevät virheitä ja syöttävät asiakirjoja faksilaitteisiin ylösalaisin päivittäin. Koska vastaanotettu asiakirja on tyhjä, Adobe Sign ei voi ohjata sitä asianmukaisen sopimuksen liitteeksi.
  • Heikko turvallisuus – Toimitettu asiakirja lepää faksilaitteessa, eikä ole varmaa, että asianmukainen vastaanottaja saa sen.
  • Rajallinen määrä allekirjoittajia – Faksilla lähetetyt sivut ohjataan vastaanottajalleen sivun kulmissa olevien QR-koodien perusteella. Koska sivulla on vain neljä kulmaa, asiakirjalla voi olla enintään neljä allekirjoittajaa.
  • Kenttien esitäyttö – Nykyinen faksijärjestelmä on tarkoitettu ainoastaan asiakirjan lähettämiseen määrätylle taholle, joten lomakekenttiä ei voida esitäyttää.
  • Tietojen tallennus – Faksilla palautetussa asiakirjassa ei ole kenttiä, jotka järjestelmä voisi lukea ja joiden sisällöstä se voisi raportoida, joten tietojen kerääminen vaatii enemmän työtä.

Faksinumeroihin lähettäminen

Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulku ei tue faksinumeroon lähettämistä. Faksikoneen mekaanisten ongelmien välttäminen on uuden ratkaisun tärkeimpiä etuja. Faksikoneen eliminoiminen mahdollistaa seuraavat:

  • Asiakirjojen korkea laatu – Faksikoneen analogisesta kohinasta ei tarvitse kärsiä.
  • Toimitusten parantaminen ja kirjaaminen – Faksin toimitusraporteista ei ilmene, onko toimitettu asiakirjan kopio luettavissa, tai kenelle se toimitettiin.
  • Parempi turvallisuus – Monet faksikoneet sijaitsevat yleisessä tilassa, missä kuka tahansa pääsee käsiksi vastaanotettuihin tietoihin.
  • Parannettu allekirjoittajan varmennus ja yhteydenpito – Sähköisen allekirjoitusprosessin avulla allekirjoittajan varmennus ja yksityiset viestit voidaan sisällyttää sopimuksen työnkulkuun. Näin voit seuloa allekirjoittajia ja ohjeistaa heitä allekirjoitusprosessin aikana.

Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -ominaisuuden ottaminen käyttöön

Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -ominaisuus edellyttää, että käytät uutta Lähetä-toimintoa.

  1. Valitse: Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset
  2. Vieritä alas Sallitut allekirjoitustyypit -kohtaan
  3. Valitse Anna lähettäjien lähettää dokumentteja käsin kirjoitettujen allekirjoitusten hankkimista varten -asetus.
  4. Tallenna muutos napsauttamalla Tallenna.

 

Kun toiminto on käytössä, asetus on saatavilla Lähetä-sivulla.

Huomautus:

Jos käytät Rajoitettua asiakirjan näkyvyyttä (Tili > Tilin asetukset > Yleiset asetukset), sinun on otettava Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus erikseen käyttöön sen asetuksissa, jotta Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -asetus näkyy Lähetä-sivulla.

Asiakirjan näkyvyysasetukset ohitetaan, jos sopimus lähetetään Rajoitettu asiakirjan näkyvyys- ja Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulun kautta, jolloin asiakirja näkyy allekirjoittajalle kokonaisuudessaan.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö