Asiakirjan rajoitettu näkyvyys (LDV) -asetuksia käytettäessä sopimuksessa voi olla useita tiedostoja, jotka näkyvät vastaanottajille valikoivasti riippuen käytössä olevista asetuksista ja sopimuksen määrityksistä.

Esimerkkejä käyttötapauksista ovat:

Myyntisopimukset, jotka edellyttävät sisäistä tarkistusta tai hyväksyntää, ennen kuin ne voidaan lähettää asiakkaalle.
Työtarjouskirjeen hyväksymisen jälkeen toimitettavat uusien työntekijöiden asiakirjat.
Henkilöstöhallinnon asiakirjat, jotka vaativat sisäistä käsittelyä alkuperäisen allekirjoittajan toimintalaajuuden ulkopuolella.

Tässä on korkeatasoista käyttöä esittelevä lyhyt video:

Saatavuus:

Rajoitettu asiakirjan näkyvyys on saatavilla vain suuryrityskäyttöoikeuksille.

Määrityksen laajuusalue:

Rajoitettu asiakirjan näkyvyys voidaan ottaa käyttöön sekä tili- että ryhmätasolla.

Asiakirjan rajoitettu näkyvyys sisältää useita erityisiä termejä:

Käyttäjä ja käyttäjätunnus

Käyttäjä on yleinen termi kaikille, jotka käyttävät Adobe Acrobat Signia suoran kirjautumisen, ulkopuolisen todennuksen tai integroinnin kautta. Käyttäjällä voi olla useita sähköpostiosoitteita, joita hän käyttää Acrobat Signin todennukseen (siten käyttäjällä voi olla useita käyttäjätunnuksia)
Käyttäjätunnus on Adobe Acrobat Signin erityinen todennettu objekti. Itse tunnus on järjestelmän määrittämä numero, joka takaa yksilöllisen (käyttäjä)objektin tunnistuksen. Käyttäjätunnusten katsotaan usein vastaavan sähköpostiosoitetta, sillä molemmat ovat järjestelmässä yksilöllisiä arvoja. Mutta vaikka käyttäjä voi muuttaa sähköpostiosoitettaan, hän ei voi muuttaa käyttäjätunnustaan. Kaikki resurssit ovat liitetty loogisesti niiden luonnin ohessa käytettyyn käyttäjätunnukseen.

Sisäiset ja ulkoiset osapuolet

Sisäiset osapuolet ovat käyttäjätunnuksia, jotka kuuluvat lähettävän käyttäjätunnuksen kanssa samaan Acrobat Sign -tiliin.
- On hyvä muistaa, että saman yrityksen käyttäjät voivat käyttää eri Acrobat Sign -tilejä. Acrobat Sign ei tee mitään olettamuksia sähköpostitoimialueiden tai yritysten nimien perusteella. Ainoastaan mahdollista käyttäjätunnuksen suhdetta tilitunnisteeseen pidetään relevanttina.
Ulkoiset osapuolet ovat käyttäjätunnuksia, jotka eivät kuulu lähettävän käyttäjätunnuksen tiliin.
- Jos käyttäjän sähköpostiosoite ei ole tilin käyttäjäluettelossa, se on määritelmältään ulkoinen.

Miten asiakirjan näkyvyys toimii

Asiakirjan rajoitetut näkyvyyssäännöt voivat olla käytössä sekä tili- että ryhmätasolla.

Asiakirjan rajoitetut näkyvyyssäännöt näyttävät vain kullekin vastaanottajalle nimenomaisesti määritetyt tiedostosisällöt.

Tiedostosisällöt määritetään vastaanottajalle lisäämällä vähintään yksi kyseiselle vastaanottajalle määritetty kenttä.

LDV on tiedostopohjainen, ei sivupohjainen. Jos tiedostossa on 40 sivua ja vastaanottajalle on määritetty yksi kenttä yhdellä sivulla, vastaanottaja näkee tiedoston kaikki 40 sivua.
Jos tiedostossa ei ole vastaanottajalle yhtäkään kenttää, koko tiedosto jätetään kyseisen vastaanottajan näkymästä pois.
Jos tiedostoja on neljä ja vastaanottajan on nähtävä ne kaikki, vähintään yksi kenttä on määritettävä kunkin tiedoston yhteen sivuun.
Jos tarvitaan sivutason hallintaa, tiedosto on jaettava yksittäisiksi yhden sivun tiedostoiksi.

Oikealla olevassa esimerkissä on kaksi allekirjoittajaa ja kaksi asiakirjaa sopimuksessa.

Allekirjoittaja 1 näkee molemmat asiakirjat, sillä kummassakin asiakirjassa on määritetty kenttä (Kenttä 1 ja Kenttä 2).

Allekirjoittaja 2 näkee vain asiakirjan 2, sillä hänellä ei ole määritettyä kenttää asiakirjassa 1.

Asiakirja 2 näkyy, koska Kenttä 3 on määritetty allekirjoittajalle 2.

Huomautus:

LDV-säännöillä on kaksi edellytystä:

Vastaanottajia on oltava enemmän kuin yksi.
- Vastaanottajat ovat allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessiin lisättyjä käyttäjiä.
- Kopion saavat osapuolet eivät ole vastaanottajia.
Sopimukseen on lisättävä enemmän kuin yksi tiedosto
- Tiedostoiksi katsotaan kaikki sopimuksen luontiin käytetyt liitteet (.doc, .xls, .pdf, PNG jne.).

Jos jokin edellä mainituista vaatimuksista ei täyty, LDV-sääntöjä ei sovelleta kyseiseen sopimukseen.

Määritys

Tämän ominaisuuden ohjaimia voidaan käyttää siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset > Asiakirjan rajoitettu näkyvyys

Yleiset asetukset -välilehti, jossa on korostettuna LDV-säätimet.

Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, joissa on hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai niihin määritettyjä tiedonsyöttökenttiä on perusasetus, joka ottaa käyttöön LDV-kokemuksen ja joukon aliohjaimia. Jos tämä ohjaus on poistettu käytöstä, LDV kokonaisuudessaan on poistettu käytöstä vastaanottajakokemuksessa.

Kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostot koko ajan.

Osallistuja	Allekirjoitusprosessin aikana	Kun sopimus on valmis
Lähettäjä	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoisen arkiston vastaanottaja	–	Kaikki asiakirjat

Kun LDV-pääohjain on otettu käyttöön, näkyvyyttä voidaan hallita kolmella lisämäärityksellä haluamasi kokemuksen mukaan:

Kun vain Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, jotka sisältävät hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai muut kentät, joita hänen on käsiteltävä -toiminto on käytössä:

Lähettäjä näkee kaikki tiedostosisällöt koko ajan.
Vastaanottajat näkevät allekirjoittamisen aikana ja sopimuksen valmistumisen jälkeen vain ne tiedostot, joihin heidät on eksplisiittisesti lisätty.
Kopion saavat osapuolet eivät näe tiedostosisältöjä.

Osallistuja	Allekirjoittamisen aikana	Valmis sopimus
Lähettäjä	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja	Määritetyt asiakirjat	Määritetyt asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja	Määritetyt asiakirjat	Määritetyt asiakirjat
Sisäinen kopion saaja	Ei mitään	Ei mitään
Ulkoinen kopion saaja	Ei mitään	Ei mitään
Ulkoisen arkiston vastaanottaja	–	Kaikki asiakirjat

Kun Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on käytössä:

Kaikki sisäiset käyttäjätunnukset (jotka liittyvät lähettävään käyttäjään) näkevät kaikki tiedostosisällöt.
Ulkoiset vastaanottajat näkevät allekirjoittamisen aikana ja sopimuksen valmistumisen jälkeen vain heille määritetyt tiedostosisällöt.
Ulkoiset kopion saavat osapuolet eivät näe tiedostosisältöjä.

LDV antaa sisäisille osapuolille mahdollisuuden nähdä kaikki tiedostot.

Osallistuja	Allekirjoittamisen aikana	Valmis sopimus
Lähettäjä	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja	Määritetyt asiakirjat	Määritetyt asiakirjat
Sisäinen kopion saaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja	Ei mitään	Ei mitään
Ulkoisen arkiston vastaanottaja	–	Kaikki asiakirjat

Kun Allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat näkevät kaikki tiedostot, kun he vastaanottavat allekirjoitetun sopimuksen -toiminto on käytössä:

Vastaanottajat näkevät heille määritetyt tiedostosisällöt vain allekirjoitusprosessin aikana.
Kopion saavat osapuolet eivät näe mitään tiedostosisältöjä allekirjoitusprosessin aikana.

Kun sopimus on valmis, kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostosisällöt.

LDV näyttää kaikki tiedostot, kun on valmista.

Osallistuja	Allekirjoittamisen aikana	Valmis sopimus
Lähettäjä	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja	Määritetyt asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja	Määritetyt asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja	Ei mitään	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja	Ei mitään	Kaikki asiakirjat
Ulkoisen arkiston vastaanottaja	–	Kaikki asiakirjat

Tämä kokoonpano ottaa LDV-säännöt käyttöön ja antaa kaikkien (lähettäjään liittyvien) sisäisten käyttäjätunnusten tarkastella kaikkia tiedostosisältöjä allekirjoitusjakson aikana.

Kun sopimus on valmis, kaikki käyttäjät voivat tarkastella kaikkia tiedostosisältöjä.

Osallistuja	Allekirjoittamisen aikana	Valmis sopimus
Lähettäjä	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja	Määritetyt asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja	Ei mitään	Kaikki asiakirjat
Ulkoisen arkiston vastaanottaja	–	Kaikki asiakirjat

Jos aiot hyväksyä käsin kirjoitettuja allekirjoituksia, sinun kannattaa ottaa tämä asetus käyttöön. Huomaa kuitenkin, että LDV-säännöt eivät päde käsin kirjoitettuihin allekirjoituksiin.

LDV-sääntöjä ei missään tapauksessa sovelleta sopimukseen käsin kirjoitettua allekirjoitusta käytettäessä.

LDV käsin kirjoitettua allekirjoitusta varten

Osallistuja	Allekirjoittamisen aikana	Valmis sopimus
Lähettäjä	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja	Kaikki asiakirjat	Kaikki asiakirjat
Ulkoisen arkiston vastaanottaja	–	Kaikki asiakirjat

LDV:n käyttäminen REST API v6:n kanssa

Lähettäjä voi käyttää REST API v6 -sovellusliittymää nimenomaisesti asiakirjojen näkyvyyden takaamiseen.

REST API v6 -kutsut ohittavat kaikki käyttöliittymässä olevat asiakirjojen näkyvyysasetukset, sillä API-kutsu ohittaa tili- ja ryhmätason asetukset.

Ainoa siirretty toimintatapa on se, että lähettäjän on määritettävä asiakirjan otsikko, jos se määrittää jonkin tietyn vastaanottajan lomakekentän.

POST /agreements REST API v6 -päätepisteellä on kolme parametria, joita voidaan käyttää asiakirjojen näkyvyyteen liittyvän käyttäytymisen hallintaan.

AgreementInfo

Parametrin nimi	Tyyppi	Pakollinen	Kuvaus
documentVisibilityEnabled	Totuusarvo	Ei	Valinnainen asiakirjan näkyvyysparametri sopimusta varten. Tämä parametri on määritettävä ja asetettava todeksi asiakirjan näkyvyyden ottamiseksi käyttöön.

ParticipantSetInfo

Parametrin nimi	Tyyppi	Pakollinen	Kuvaus
visiblePages	Merkkijono[]	Ei	FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän osallistujajoukon osallistujille.

CcInfo

Parametrin nimi	Tyyppi	Pakollinen	Kuvaus
visiblePages	Merkkijono[]	Ei	FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän kopion saavan joukon osallistujille.

HTTP Status Code

HTTP Status Code	Syy	Kuvaus
400	INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL	Vähintään yksi osallistujajoukon näkyvistä sivuotsikoista on virheellinen.
400	INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL	Vähintään yksi kopion näkyvistä sivuotsikoista on virheellinen.
403	DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED	Käytössä oleva asiakirjan näkyvyys on asetettu epätodeksi, joten tiedoston tiedostoindeksiä ei voi määrittää millekään osallistujajoukolle tai kopion saavalle joukolle.

GET /agreements/{agreementId} REST API v6 -päätepistettä voidaan käyttää osallistujien ja asiakirjojen välisten suhteiden hakemiseen.

AgreementInfo

Parametrin nimi	Tyyppi	Kuvaus
documentVisibilityEnabled	Totuusarvo	Jos parametrin arvona on tosi, asiakirjan näkyvyys on tälle sopimukselle otettu käyttöön.

ParticipantSetInfo

Parametrin nimi	REST-objekti	Kuvaus
visiblePages	Merkkijono[]	FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän osallistujajoukon osallistujille.

CcInfo

Parametrin nimi	REST-objekti	Kuvaus
visiblePages	Merkkijono[]	FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän kopion saavan joukon osallistujille.

Jos GET /agreements/{agreementId} -parametrin tilaksi ilmoitetaan CANCELLED, se saattaa johtua yhdestä tai useammasta virheellisestä asiakirjan näkyvyysparametrin arvosta.

Hae virheen syy GET /agreements/{agreementId}/events -parametrilla.

Virheilmoitus	Ehto
fileInfoIndex <FileInfo index> -parametrista puuttuu yksi participantSets-arvo, jossa on <participant email>	visiblePages-arvoksi on määritettävä <label> osallistujalle <participant email>.

Edellä mainittu virhe kirjataan Event.type-arvolla AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM ja Event.commentilla.

Hyvä tietää

Rajoitettu asiakirjan näkyvyys ja digitaaliset allekirjoitusvarmenteet eivät ole yhteensopivia keskenään.

Kun LDV on käytössä, digitaalinen allekirjoitusobjekti poistetaan sovelluksen sisäisestä sisällönluontiympäristöstä.

Jos digitaalisen allekirjoituskentän sisältävä sopimus lähetetään niin, että LDV-säännöt ovat käytössä, se johtaa virheeseen:

Digitaalista allekirjoituskenttää <field name> ei tueta asiakirjan rajoitetun näkyvyyden vuoksi.

Jos käyttäjätunnus voi tarkastella liitekentän sisältävää tiedostoa, sillä on myös oikeus tarkastella liitteen sisältöä.

Vastaanottajan korvaaminen toimii yhtä poikkeusta lukuun ottamatta normaalisti:

Sopimuksen lähettäjä ei voi korvata itseään, kun hän on luettelossa oleva vastaanottaja, jolla on muu kuin allekirjoitettava rooli, ja Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on poistettu käytöstä.

Jos Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on käytössä:

Sisäiset vastaanottajat voivat delegoida vain toiselle sisäiselle käyttäjälle.
Ulkoiset vastaanottajat eivät voi delegoida sisäiselle käyttäjälle.
- Jos näin yritetään tehdä, näyttöön tulee virheilmoitus: ”Tilin järjestelmänvalvoja ei salli delegointia tälle henkilölle.”

Tiedostoja ja kenttiä voidaan muokata (käyttämällä Muokkaa sopimusta -toimintoa) niin kauan, kun yksikään osallistuja ei ole nähnyt sopimusta.

LDV on roolista riippumaton.

Jos sinulla on muu kuin allekirjoittava vastaanottaja, kyseiselle vastaanottajalle on lisättävä vähintään yksi kenttä jokaiseen tiedostoon, jonka käyttöön haluat myöntää heille oikeuden.

Jos vastaanottajalla ei ole yhtään näkyvää kenttää (sillä kenttiä ei ole lisätty), näyttöön tulee virheilmoitus:

Osallistujalla <email> (<participant role>) ei ole näkyviä asiakirjoja.

Lähetä eränä -toiminto toimii samoin kuin muissa sopimuksissa.

Kun sopimus lähetetään, jokaisella allekirjoittavalla vastaanottajalla on oltava vähintään yksi pakollinen (ei valinnainen tai ehdollinen) allekirjoituskenttä.

Jos yhdellä tai useammalla allekirjoittajalla ei ole pakollista allekirjoituskenttää, sopimuksen loppuun liitetään lisäsivu, ja jokaista allekirjoittajaa varten lisätään allekirjoituskenttä (jolloin kaikki allekirjoittajat näkevät kyseisen viimeisen sivun).

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Rajoita asiakirjan näkyvyyttä sopimuksen osallistujille

Yleiskatsaus

Saatavuus:

Määrityksen laajuusalue:

Miten asiakirjan näkyvyys toimii

Määritys

Tämän ominaisuuden ohjaimia voidaan käyttää siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset > Asiakirjan rajoitettu näkyvyys

LDV:n käyttäminen REST API v6:n kanssa

AgreementInfo

ParticipantSetInfo

CcInfo

HTTP Status Code

AgreementInfo

ParticipantSetInfo

CcInfo

Hyvä tietää

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Kysy yhteisöltä

Ota yhteyttä