Käyttöopas Peruuta

Rajoita asiakirjan näkyvyyttä sopimuksen osallistujille

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

Aloita käyttö

Hallinnoi

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

Muihin tuotteisiin integrointi

Acrobat Sign Developer

Tuotetuki ja vianetsintä

Yleiskatsaus

Asiakirjan rajoitettu näkyvyys (LDV) -asetuksia käytettäessä sopimuksessa voi olla useita tiedostoja, jotka näkyvät vastaanottajille valikoivasti riippuen käytössä olevista asetuksista ja sopimuksen määrityksistä.

Esimerkkejä käyttötapauksista ovat:

  • Myyntisopimukset, jotka edellyttävät sisäistä tarkistusta tai hyväksyntää, ennen kuin ne voidaan lähettää asiakkaalle.
  • Työtarjouskirjeen hyväksymisen jälkeen toimitettavat uusien työntekijöiden asiakirjat.
  • Henkilöstöhallinnon asiakirjat, jotka vaativat sisäistä käsittelyä alkuperäisen allekirjoittajan toimintalaajuuden ulkopuolella.

Tässä on korkeatasoista käyttöä esittelevä lyhyt video:

Saatavuus:

Rajoitettu asiakirjan näkyvyys on saatavilla vain suuryrityskäyttöoikeuksille.

Määrityksen laajuusalue:

Rajoitettu asiakirjan näkyvyys voidaan ottaa käyttöön sekä tili- että ryhmätasolla.

Miten asiakirjan näkyvyys toimii

Asiakirjan rajoitetut näkyvyyssäännöt voivat olla käytössä sekä tili- että ryhmätasolla.

Asiakirjan rajoitetut näkyvyyssäännöt näyttävät vain kullekin vastaanottajalle nimenomaisesti määritetyt tiedostosisällöt.

Tiedostosisällöt määritetään vastaanottajalle lisäämällä vähintään yksi kyseiselle vastaanottajalle määritetty kenttä.

  • LDV on tiedostopohjainen, ei sivupohjainen. Jos tiedostossa on 40 sivua ja vastaanottajalle on määritetty yksi kenttä yhdellä sivulla, vastaanottaja näkee tiedoston kaikki 40 sivua.
  • Jos tiedostossa ei ole vastaanottajalle yhtäkään kenttää, koko tiedosto jätetään kyseisen vastaanottajan näkymästä pois.
  • Jos tiedostoja on neljä ja vastaanottajan on nähtävä ne kaikki, vähintään yksi kenttä on määritettävä kunkin tiedoston yhteen sivuun.
  • Jos tarvitaan sivutason hallintaa, tiedosto on jaettava yksittäisiksi yhden sivun tiedostoiksi.
LDV-esimerkki

Oikealla olevassa esimerkissä on kaksi allekirjoittajaa ja kaksi asiakirjaa sopimuksessa.

Allekirjoittaja 1 näkee molemmat asiakirjat, sillä kummassakin asiakirjassa on määritetty kenttä (Kenttä 1 ja Kenttä 2).

Allekirjoittaja 2 näkee vain asiakirjan 2, sillä hänellä ei ole määritettyä kenttää asiakirjassa 1. 

  • Asiakirja 2 näkyy, koska Kenttä 3 on määritetty allekirjoittajalle 2.
Huomautus:

LDV-säännöillä on kaksi edellytystä:

  • Vastaanottajia on oltava enemmän kuin yksi.
    • Vastaanottajat ovat allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessiin lisättyjä käyttäjiä.
    • Kopion saavat osapuolet eivät ole vastaanottajia.    
  • Sopimukseen on lisättävä enemmän kuin yksi tiedosto
    • Tiedostoiksi katsotaan kaikki sopimuksen luontiin käytetyt liitteet (.doc, .xls, .pdf, PNG jne.).

Jos jokin edellä mainituista vaatimuksista ei täyty, LDV-sääntöjä ei sovelleta kyseiseen sopimukseen.

Määritys

Tämän ominaisuuden ohjaimia voidaan käyttää siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset > Asiakirjan rajoitettu näkyvyys

Yleiset asetukset -välilehti, jossa on korostettuna LDV-säätimet.

Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, joissa on hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai niihin määritettyjä tiedonsyöttökenttiä on perusasetus, joka ottaa käyttöön LDV-kokemuksen ja joukon aliohjaimia. Jos tämä ohjaus on poistettu käytöstä, LDV kokonaisuudessaan on poistettu käytöstä vastaanottajakokemuksessa.

Kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostot koko ajan.

LDV on poistettu käytöstä.

Osallistuja

Allekirjoitusprosessin aikana

Kun sopimus on valmis

Lähettäjä

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Sisäinen vastaanottaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Ulkoinen vastaanottaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Sisäinen kopion saaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Ulkoinen kopion saaja

Kaikki asiakirjat

Kaikki asiakirjat

Ulkoisen arkiston vastaanottaja

Kaikki asiakirjat

Kun LDV-pääohjain on otettu käyttöön, näkyvyyttä voidaan hallita kolmella lisämäärityksellä haluamasi kokemuksen mukaan:

LDV:n käyttäminen REST API v6:n kanssa

Lähettäjä voi käyttää REST API v6 -sovellusliittymää nimenomaisesti asiakirjojen näkyvyyden takaamiseen.

REST API v6 -kutsut ohittavat kaikki käyttöliittymässä olevat asiakirjojen näkyvyysasetukset, sillä API-kutsu ohittaa tili- ja ryhmätason asetukset.

Ainoa siirretty toimintatapa on se, että lähettäjän on määritettävä asiakirjan otsikko, jos se määrittää jonkin tietyn vastaanottajan lomakekentän. 

Hyvä tietää

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?