Arkiston luominen sopimuksille


Ulkoisen arkiston määrittäminen

Hallinnoijat voivat määrittää Adobe Acrobat Signin Ulkoinen arkisto -toiminnon automaattisesti lähettämään kopion allekirjoitetusta ja arkistoidusta sähköpostista toiseen sähköpostiosoitteeseen kunkin onnistuneesti valmistuneen sopimuksen kohdalla. Automaattinen kopio sisältää aina allekirjoitetun PDF-sopimuksen, PDF-auditointiraportin ja CSV-kenttätiedot (jos olemassa) riippumatta niistä tilin/ryhmän asetuksista, jotka säätelevät näiden asiakirjojen liittämistä.

Ulkoinen arkisto voidaan määrittää tili- ja ryhmätasolla, jolloin ryhmätason asetukset ohittavat tilin asetukset. Useiden ryhmien käyttäjät -ominaisuutta hyödyntävät tilit voivat käyttää tehokkaasti ryhmätason määritystä, kun ryhmiä käytetään tiettyjen asiakirjatyönkulkujen määrittämiseen. (Esimerkiksi oikeudellinen ryhmä voi sisällyttää oikeudellisen osastonsa kaikkiin valmistuneisiin sopimuksiin ja poistaa minkä tahansa yleisen arkiston tilitasolla määritettävän osoitteen.)

Arkiston määrittämiseksi riittää, että syötetään kelvollinen sähköpostiosoite Lähetä ylimääräinen kopio jokaisesta allekirjoitetusta sopimuksesta -kenttään Yleiset asetukset -välilehdellä järjestelmänvalvojan valikossa. Mikä tahansa osoite käy, kuten sellaiset kolmannen osapuolen sovellukset, jotka hyväksyvät saapuvan sähköpostin. 

Ulkoinen arkisto -välilehdellä on ohjeet, mistä Box- ja Evernote-sovelluksia varten löytyy se saapuvan sähköpostin osoite, jota voidaan käyttää sopimusten lähettämiseksi näihin sovelluksiin.

Huomautus:

Yksittäiskäyttäjätason tileillä ei ole pääsyä Tietoturva-asetukset -välilehdelle. Yksityiskäyttäjä-palvelutasossa Lähetä jokaisesta sopimuksesta ylimääräinen kopio -kenttä löytyy Ulkoinen arkisto -sivulta.

Sähköpostin lisääminen ulkoisen arkiston käyttöliittymään

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Lähetä ylimääräinen kopio jokaisesta allekirjoitetusta sopimuksesta seuraaviin sähköpostiosoitteisiin

  2. Valitse Lisää sähköpostiosoite -painike.

    Siirry ulkoisen arkiston ohjaimiin

    Yksittäiskäyttäjä-tilin omaavien käyttäjien on siirryttävä Ulkoinen arkisto -välilehdelle:

    Siirry ulkoisen arkiston ohjaimiin yksittäisille käyttäjätileille

  3. Arkiston sähköpostiosoitteen hyväksymiseksi avautuu peittokuva.

    Kirjoita sähköpostiosoite kahdesti (varmistaaksesi, että arvo on oikea).

    Tallenna sähköpostiosoite.

    Hyväksy pyyntö

    Huomautus:

    Jos arkistosähköpostiosoitteen toimialue on tilille uusi, käyttäjää pyydetään varmistamaan, että arkistosähköpostiosoite on oikein.

    Varmista, että arkistosähköpostisi on oikein. Et halua automaattisesti lähettää kopiota jokaisesta sopimuksesta väärälle henkilölle.

    Kirjoita arkistosähköposti osoite

  4. Napsauta Tallenna.

  5. Sähköpostiosoite tallennetaan sähköpostikenttään erillisenä objektina.

    • Osoitteita voidaan tallentaa enintään 15 kappaletta.
    • Napsauta sähköpostiosoitteen oikealla puolella olevaa X-merkkiä poistaaksesi sähköpostiosoitteen kentästä.

    Lisää kaikki sähköpostiosoitteet, joiden haluat saavan allekirjoitetun sopimusdokumentaation automaattisesti.

    Määritetty arkistosähköposti

  6. Lisättyäsi kaikki sähköpostit napsauta ikkunan oikeassa alakulmassa Tallenna, niin määritys tallennetaan.

    Tallenna määritys

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi