Käyttöopas Peruuta

Tallenna valmiit verkkolomakeasiakirjat SharePoint-kirjastoon

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

Aloita käyttö

Hallinnoi

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

Muihin tuotteisiin integrointi

Acrobat Sign Developer

Tuotetuki ja vianetsintä

Luo Power Automate -työnkulku, joka tallentaa automaattisesti valmiista verkkolomakkeista kopion määrättyyn SharePoint-kansioon.

Yleiskatsaus

Tämä malli automatisoi prosessin, jolla valitsemaasi SharePoint-tiedostoon tallennetaan allekirjoitetut sopimukset, jotka on luotu verkkolomakkeista. Kun verkkolomakkeen allekirjoitusprosessi on valmis, työnkulku hakee allekirjoitetun PDF-asiakirjan, luo uuden tiedoston SharePointiin ja tallentaa PDF-tiedoston SharePointissa määritettyyn sijaintiin.

Verkkolomake katsotaan valmiiksi, kun kaikki sopimuksessa määritellyt vastaanottajat ovat suorittaneet heille määrätyt tehtävät (allekirjoitus, hyväksyntä, lomakkeen täyttö jne.) verkkolomakkeelle.

Esimerkkejä käyttötapauksista

  • Teollisuus - Tallenna asiakkaiden täyttämät kyselyt, jotta asiakaspalvelutiimi voi seurata asiakaspalautetta ja käyttää sitä yrityksen tuotteiden ja palveluiden parantamiseen.
  • Yliopisto - Tallenna opiskelijoiden täyttämät kyselyt niin, että korkeakoulu voi työskennellä tilojen parantamiseksi, tiedekunnan uudelleenjärjestämiseksi jne.
  • Terveydenhuolto - Tallenna potilaiden täyttämät kyselyt niin, että klinikat ja lääkäriasemat voivat parantaa palvelujaan.

Edellytykset

  • Edellyttää voimassa olevan SharePoint Online -tilin.
  • Allekirjoitettujen PDF-tiedostojen kohdekansion on oltava olemassa SharePointissa ennen työnkulun suorittamista.

Ota työnkulku käyttöön

  1. Siirry kohtaan Työnkulut > Power Automate > Luo työnkulku.

    Polku Power Automaten Luo työnkulku -sivulle.

  2. Kirjoita Mitä haluat automatisoida tänään? -sivun hakupalkkiin SharePoint.

  3. Valitse Aloita työnkulusta, jonka haluat ottaa käyttöön.

    Luo työnkulku -sivu, jossa näkyvät hakutulokset ja Aloita-painike korostettuna.

  4. Latautuvalla Luo työnkulku -sivulla näkyy:

    • Muokattavan Työnkulun nimi. Tämä on sama nimi kuin alkuperäisellä mallilla, ja sitä voidaan muokata.
    • Liittimet, joita tarvitaan työnkulun suorittamiseksi loppuun. 
      • Liitin on ohjelmointirajapintakoodin paketoija, jonka helppokäyttöisellä käyttöliittymällä kerätään tiedot, joita tarvitaan kunkin välttämättömän palvelun todentamiseen ja työnkulun mukauttamiseen tietyn käyttäjän tarpeita varten. Todennettu yhteys on muodostettava ensin. Sinua pyydetään antamaan kaikki liittimen vaatimat tiedot seuraavassa vaiheessa.
      • Liitin todennetaan valitsemalla Liittimen vieressä olevat kolme pistettä. Palvelun (sovelluksen) todennuspaneeli avautuu, ja voit antaa siihen käyttäjän tunnistetiedot.
        Kun todennus on suoritettu, palvelun ja Power Automaten välille muodostetaan pysyvä yhteys.
        Kolmen pisteen vieressä oleva vihreä valintamerkki osoittaa, että todennettu yhteys on olemassa.

    Todenna jokainen Liitin Kirjaudu sisään -osiosta.

  5. Kun kaikki Liittimet on todennettu, valitse Seuraava.

    Acrobat Signin ja SharePointin välinen Power Automate -toiminto, kun todennuspaneeli on näkyvissä

  6. Sivu päivittyy, ja liittimien pakolliset kentät tulevat näkyviin.

    Tämä työnkulku edellyttää seuraavaa:

    • Acrobat Sign -verkkolomakkeen nimi/tunnus: Avattava luettelo verkkolomakkeista, jotka ovat saatavana Acrobat Signiin kirjautuneelle käyttäjälle. Valitse verkkolomake avattavasta valikosta 
    • SharePoint-sivuston osoite: SharePoint-sivustosi URL. Esimerkki: https://example.com/sites/sitename
    • SharePoint-kansion polku: Tiedostopolku kohdekansioon, johon sopimukset tallennetaan

     

    Luo työnkulku -sivu, jossa näkyvät liittimien määrittämiseen tarvittavat kentät.

    Kun valitaan Muokkaa laajennetussa tilassa, avautuu liittimien ja kaikkien työnkulun hienosäätöön käytettävien kenttien yksityiskohtainen näkymä.

    Vain käyttäjien, jotka tuntevat Power Automaten hyvin, tulee yrittää lisäasetusten muokkausta.

    Lisäasetusten muokkausnäkymä, jossa näkyy kolme liitintä

  7. Valitse Luo työnkulku, kun kaikki pakolliset kenttäarvot on syötetty.

    Työnkulun luominen voi kestää muutaman sekunnin.  Kun toiminto on suoritettu, työnkulun hallintasivu tulee näyttöön. 

    Työnkulun hallintasivu.

    Huomautus:

    Työnkulut luodaan niin, että niiden tilana on ”käytössä”. Jos et halua, että työnkulkusi on aktiivinen, valitse toimintojen yläriviltä Pois päältä.

Mallin käyttäminen

Tapahtuma käynnistää tämän mallin (kun verkkolomakkeen sopimuksen tilaksi on päivitetty ”valmis”).

Kun työnkulku on määritetty ja otettu käyttöön, se suoritetaan automaattisesti aina käynnistystapahtuman sattuessa. Käyttäjältä ei vaadita muuta vuorovaikusta.

Työnkulku jatkuu, kunnes se poistetaan käytöstä, jos asiakkaan Power Automate -tilillä on tapahtumia käytettävissä (joko integraation sisältämien käyttöoikeuksien kautta tai suoraan Microsoftilta ostetun määrän kautta).

Testaa mallia

Kun olet syöttänyt tarvittavat tiedot työnkulkumalliin, muista napsauttaa Luo työnkulku -painiketta, niin työnkulku otetaan käyttöön. Kun työnkulku on otettu käyttöön, testaus voi alkaa.

  1. Tarkista SharePoint-kansiostasi, että allekirjoitettu sopimus on lisätty siihen.

Yleisten virheiden vianmääritys

  • Työnkulku ei aina käynnisty, kun työnkulkusopimus on valmis.

    Jos näin käy, selvitä, onko tietosivulla käynnistysvirheitä (viesteineen) ja korjaa ne.

  • Yhdistimen määritys: Toisinaan kun käytössä on enemmän kuin yksi SharePoint-tili, käynnissä olevaan istuntoon on voitu kirjautua toisella tilillä.

    Tämän vuoksi tiedosto ei ole käytettävissä varsinaisella tilillä. Varmista, että olet tällaisissa tapauksissa kirjautunut oikealle tilille.

  • Virheellisen kansiopolun antaminen voi johtaa työnkulun epäonnistumiseen.

    Esimerkiksi /Apps/TestFiles/ aiheuttaa virheen, jos TestFiles- tai Apps-kansioita ei ole olemassa.

    On aina turvallisempaa valita avattavassa valikossa oleva polku ja seurata sitä.

  • Käyttöoikeudet: Varmista, että Adobe Acrobat Signilla on oikeat käyttöoikeudet SharePoint-kansion käyttämiseen. Muuten asiakirjaa ei voida tallentaa mainittuun sijaintiin.

    Liittimen oikealla puolella oleva vihreä tarkistusmerkki ilmaisee yleensä sen, että liitin on määritetty odotetusti. Virheet on merkitty huutomerkillä. Saat lisätietoja napsauttamalla sitä.

  • Jos etsimääsi verkkolomaketta ei ole lueteltu Verkkolomake-kentässä 

    Muodosta Acrobat Sign -yhteys uudelleen valitsemalla kolme pistettä Acrobat Sign -liittimen vierestä ja valitsemalla nykyisen käyttäjän rooli ponnahdusikkunasta (järjestelmänvalvoja, ryhmän ylläpitäjä tai käyttäjä).

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?