Adobe Acrobat Sign -mallikirjasto sisältää kolme Yhdysvaltain veroasiakirjaa esimerkkinä siitä, miten lomakkeita voidaan luoda. Ne ovat voimassa ja täysin käyttökelpoisia, mutta käyttäjät eivät voi muokata niitä, sillä ne ovat kaikille tileille yhteisiä. Alla olevassa artikkelissa on selitetty prosessi, jolla voit tallentaa Acrobat Sign -mallin henkilökohtaiseen kirjastoosi. Näin voit muokata kenttiä haluamallasi tavalla ja sitten toimittaa dokumentin paikalliselle tilillesi. Tämä prosessi pohjautuu lomakekenttämalleihin, joten se on käytettävissä vain Team-, Business- ja Enterprise-palvelupaketeissa.

Yleiskatsaus

Voit luoda kirjastomallista kopion 2–3 minuutissa, ja saat käyttöösi dokumentista version, joka on täysin omassa hallinnassasi.

Ennen alla olevan prosessin aloittamista sinun kannattaa hankkia replikoitavan IRS-lomakkeen PDF-versio sivustosta IRS.gov. Viranomaiset muuttavat näitä lomakkeita säännöllisin väliajoin, joten varmista, että sinulla on lomakkeesta uusin versio.

Kun olet hankkinut lomakkeen PDF-version, prosessi muodostuu kahdesta nopeasta vaiheesta:

kopioi malli lähettämällä sopimus
päivitä mallin ominaisuudet niin, että dokumentti on muiden käytettävissä (valinnainen).

Tämän lisäksi artikkelin lopussa on ohjeet siihen, miten voit ladata peruslomakkeen uuden version ja lisätä kenttäkerroksen siihen.

Varoitus:

Ohjelmointirajapintaa käyttävien tilien on muistettava, että jokaisella mallilla on eri dokumenttitunnus. Tällöin replikoidessasi käytettävän mallin Acrobat Sign -kirjastosta, sinun on päivitettävä liittymäkutsuissa käytettävä dokumenttitunnus, ennen kuin uutta kopiota voi käyttää.

Kopioi malli

Mallin kopioimiseksi sinun on lähetettävä sopimus olemassa olevaa Acrobat Sign -mallia käyttäen sisällönluontiympäristöön ja luotava sopimuksesta prosessin aikana kopio.

Siirry Acrobat Signin Lähetä-sivulle ja aloita sopimuksen teko
Määritä sopimus kahdelle vastaanottajalle.
- Näiden vastaanottajien ei tarvitse olla kelvollisia, sillä sopimusta ei tarvitse allekirjoittaa, vaan ainoastaan kopioida.
- Sopimus lähetetään, joten kannattaa käyttää "epäaitoa" sähköpostiosoitetta
  
  kuten noreply@myDomain.dom.
Huomautus:

Kaksi vastaanottajaa määritetään, sillä kopioitavassa mallissa on kaksi vastaanottajakenttää. Jos määrität sopimuksen vain yhdelle vastaanottajalle, tuot kentät vain yhdelle vastaanottajalle.
Liitä kopioitava Acrobat Sign -malli.
- Käsittele vain yhtä mallia kerrallaan.
- Alla olevassa esimerkissä käytämme lomaketta I-9, mutta kaikki mallit toimivat samalla tavalla.
Valitse Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä ja sitten Seuraava
- Lomake avautuu sisällönluontiympäristössä.
Kun sisällönluontiympäristö on auki, toimi seuraavasti:
- Valitse Tallenna dokumenttikirjastoon -valintaruutu.
- Napsauta Lähetä -painiketta.
Näyttöön tulee kehote, jossa sinua pyydetään antamaan henkilökohtaiseen dokumenttikirjastoon tallennettavalle uudelle mallille nimi.
- Voit pitää saman nimen tai nimetä mallin haluamallasi tavalla uudelleen.
- Kun olet määrittänyt mallin nimen, napsauta Tallenna ja lähetä -painiketta.
Tallenna ja lähetä -painikkeen napsauttamisen jälkeen dokumentti tallennetaan dokumenttina henkilökohtaiseen kirjastoosi.
- Sopimus lähetetään myös allekirjoitettavaksi, jolla ei pitäisi olla seurauksia, jos olet määrittänyt ”turvalliset” sähköpostiosoitteet.

Päivitä mallin ominaisuudet

Henkilökohtaisessa kirjastossasi on nyt lomakkeesta kopio, mutta jos muiden on käytettävä sitä, sinun on laajennettava sen käyttöoikeuksia.

Avaa Hallinta-sivu napsauttamalla sivun yläosassa olevaa Hallinta-linkkiä.

Hallinta-sivulla on nyt kaksi uutta merkintää:
- tekaistu sopimus, joka on lähetetty Allekirjoitettavana-osaan
- dokumenttimalli Kirjastomallit-osassa.
Huomautus:

Tässä vaiheessa suosittelemme, että peruutat ja poistat mallin kopiointiin käytetyn tekaistun sopimuksen.
Napsauta dokumenttimallin Muokkaa mallia -linkkiä.
- Sisällönluontiympäristö avautuu.
Kun sisällönluontiympäristö on auki, laajenna ikkunan oikeassa yläkulmassa oleva Mallin ominaisuudet -osa.

Täällä voit
- nimetä mallin uudelleen
- muuttaa MALLIN TYYPIN (suosittelemme, että valitset Molemmat)
- myöntää käyttöoikeudet (KUKA VOI KÄYTTÄÄ) työryhmällesi tai koko organisaatiolle tarpeen mukaan.
Tallenna mallin muutetut ominaisuudet valitsemalla Tallenna.
- Näyttöön avautuu ”onnistumissivu”, joka osoittaa, että malli on asianmukaisesti tallennettu.

Onnittelut! Acrobat Sign -malli on onnistuneesti kopioitu henkilökohtaiselle tilillesi!

Toisen dokumenttiversion luominen käyttämällä olemassa olevaa kenttäkerrosta

Asiakkaille, jotka haluat ladata lomakkeesta uuden version (sillä ne muuttuvat säännöllisesti), voit nopeasti luoda uuden dokumenttimallin ja käyttää olemassa olevan mallin tallennettua kerrosta.

Prosessissa on kaksi vaihetta:

lataa uusi lomake
Ota kenttäkerros käyttöön

Tätä varten sinulla on oltava kopio dokumenttiversiosta, jossa haluat käyttää kenttäkerrosta. IRS:n dokumenttien tapauksessa voit hankkia sen sivustosta IRS.gov.

Sinun on myös oltava uuden lomakkeen kenttäkerroksena käytettävän mallin omistaja.

Lataa lomake

Siirry Acrobat Signin Aloitus -sivulle
Napsauta Luo uudelleenkäytettävä malli -painiketta.
- Luo kirjastomalli -sivu avautuu.
Kun Luo kirjastomalli -sivu on auki, toimi seuraavasti:
- Anna uudelle mallille nimi.
  
  Sen on mahdollisuuksien mukaan oltava yksilöllinen. Nimeä voidaan muuttaa myöhemmin.
- Lataa uusi tiedosto, johon uusi dokumenttimalli perustuu.
- Napsauta Esikatsele ja lisää kenttiä -painiketta.
  
  Sisällönluontiympäristö avautuu.

Ota kenttäkerros käyttöön

Kun sisällönluontiympäristö on avautunut, toimi seuraavasti:
- Napsauta näytön vasemmassa yläkulmassa olevaa avattavaa Kenttämallit-valikkoa.
- Valitse käytettävä malli.
Kun malli on valittu, napsauta Käytä -painiketta

Dokumenttia käsitellään jonkin aikaa, kun kenttäkerros otetaan käyttöön.

Kun toiminto on suoritettu, lomake päivitetään, ja näet, että kentät on otettu käyttöön.
Jos sivun rakenne on hyvin samanlainen (IRS:n lomakkeiden tapauksessa on yleensä niin), kenttien pitäisi olla hyvin tasattuja.

Kannattaa kuitenkin katsoa malli läpi ja varmistaa, että kentät on tasattu haluamallasi tavalla.

Nyt on hyvä aika säätää kenttiä ja niiden ominaisuuksia niin, että ne vastaavat odotuksiasi entistä paremmin.

Kun olet tyytyväinen tulokseen, tallenna dokumenttimalli napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa Tallenna-painiketta.

Kun dokumentti on tallennettu, löydät uuden mallin Mallit-osan Hallinta-sivulta.
Testaa dokumenttia sisäisesti ja varmista, että kaikki toimii odotetulla tavalla.

Kun olet varma, että lomake on oikein, toimi seuraavasti:
- Muokkaa uutta mallia Hallinta-sivulla.
- Määritä lopullinen mallin nimi, jonka haluat näkyvän.
- Muuta mallin ominaisuuksia myöntääksesi työryhmällesi tai organisaatiollesi oikeudet mallin käyttöön.
Huomautus:

Muuta halutessasi vanhan lomakkeen Mallin ominaisuudet -arvoksi Vain minä, jolloin vanha malli tallennetaan turvallisesti siltä varalta, että sinun on palattava käyttämään sitä.