Luo useita sopimuksia eränä CSV-lomakkeella

Kirjaudu sisään käyttäjänä, jolla Erälähetys-ominaisuus on otettu käyttöön ensisijaisessa ryhmässään ja siirry Aloitussivulle.

Napsauta Erälähetys-ruutua.

Jos ruutua ei ole, käyttäjän ensisijaisella ryhmällä ei ole Erälähetys-toimintoa käytössä.

Jos ilmenee virhe, jonka mukaan käyttöoikeutesi eivät riitä, käyttäjän ensisijaista ryhmää ei ole määritetty sallimaan Erälähetys-toiminnon käyttöä, mutta käyttäjä kuuluu ryhmään, jolla on käyttöoikeudet.

Kun Erälähetys-käyttöliittymä latautuu:

1. Valitse ryhmä, josta sopimukset lähetetään. Jos ryhmän valitsin ei ole vuorovaikutteinen, voit käyttää vain yhtä ryhmää. Ryhmä määrittelee:
   • tapahtumaa varten käytettävissä olevat mallit
   • allekirjoituksen asetukset ja vaatimukset
   • sopimuksiin sovellettavan suojauksen 
2. Valitse sopimuksen perusasiakirjana käytettävä tiedosto. Voit valita tiedoston seuraavista:
   • Oma tietokone. Kun tiedosto valitaan tietokoneelta, määritysprosessi etenee välittömästi. Jos tarvitset useita tiedostoja, voit valita lisää tiedostoja sivun päivittämisen jälkeen.
   • Mallikirjasto. Kun valitset Malli-vaihtoehdon, voit valita kirjastosta useita tiedostoja valitsemalla luettelosta valintaruudun. Kun kaikki tiedostot on valittu, lisää ne tapahtumaan valitsemalla Vahvista-painike. Mallikirjastossa on kaksi välilehteä: 
     • Mallit. Tämä on luettelo kaikista malleista, jotka ovat käyttäjän käytettävissä ryhmän mallikirjaston kautta.
     • Viimeisimmät mallit. Tämä on luettelo ryhmän mallikirjaston viimeksi käytetyistä malleista.

A. Lähetä kohteesta (ryhmän valitsin) – Kun käyttäjällä on jäsenyys useammassa kuin yhdessä ryhmässä, lähettäjä voi valita Lähetä kohteesta -avattavasta valikosta ryhmän, josta alisopimukset lähetetään. Jos käyttäjällä on jäsenyys vain yhdessä ryhmässä, kenttä näkyy harmaana ja se ei ole aktiivinen.

B. Sopimuksen nimi – Annettu Sopimuksen nimi koskee oletusarvona kaikkia alisopimuksia. Jos Sopimuksen nimeä ei ole erikseen annettu, ensimmäisen lähetetyn tiedoston tiedostonimi lisätään automaattisesti.
Sopimuksille voidaan antaa yksilöivät nimet CSV-tiedoston avulla. Merkityksellisen ja yksilöivän sopimusnimen käyttäminen helpottaa raporttien ja tietojen vientiä Erälähetys-tapahtumassa.

C. Lisää tiedosto – Yksi tai useampi tiedosto, joka on lähetetty sopimuksen perustaksi. Kun useita tiedostoja lisätään, kaikki tiedostot yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi vastaanottajan tarkasteltavaksi. Tiedostojen järjestys (ylhäältä alas) käyttöliittymässä vastaa tarkasti sitä järjestystä, jossa tiedostot on yhdistetty.

D. Sopimusasetukset – Ryhmä asetuksia, jotka säätelevät sopimuksen ulkopuolisia alitapahtumia. Näitä arvoja käytetään oletusarvoina kaikissa alisopimuksissa.
Nämä asetukset voidaan määrittää erikseen kullekin CSV-tiedoston alisopimukselle, ja jos ne määritetään, ne korvaavat oletusarvot.

• Valmistumisen määräaika – Päivämäärä, jona alisopimusten voimassaolo päättyy automaattisesti.
• Muistutustiheys – Sykli, jona muistutukset lähetetään aktiiviselle vastaanottajalle.
• Salasana – Määrittää salasanan, jota tarvitaan lopullisen PDF-tiedoston tarkastelemiseen. Tämä salasana on upotettu PDF-tiedostoon, eikä sitä voida havaita Acrobat Sign -järjestelmässä.
• Kieli – Määrittää kielen, jota käytetään sähköposti- ja vastaanottajaympäristössä.

Sivu päivittyy, ja näyttöön tulevat Sopimuksen tiedot.

Voit tarkistaa kolme osaa ja muokata niitä tarpeen mukaan:

• Sopimustiedostot – Valitut tiedostot tai mallit on jo liitetty. Jos haluat liittää lisää tiedostoja, valitse Valitse lisää tiedostoja -painike ja lisää tiedostoja paikalliselta tietokoneelta tai mallikirjastosta. 
  • Tiedostoja voidaan lisätä molemmista lähteistä tarpeen mukaan.
  • Paikallisesta järjestelmästä valittuja tiedostoja voidaan lisätä vain yksi kerrallaan. Voit halutessasi valita useita malleja.
    
• Sopimuksen nimi – Sopimuksen nimi näkyy vastaanottajan sähköpostiviestin aiherivillä ja on näkyvä osa Hallinta-sivua. 
  • Sopimuksen oletusnimi tuodaan ensimmäisestä liitetiedostosta.
  • Sopimuksen nimi on muokattavissa napsauttamalla kenttää ja kirjoittamalla.
• Viesti – Viestikenttä sisältää oletusviestin, joka lisätään sähköpostin tekstikenttään kaikille vastaanottajille. Jos haluat muokata viestikenttää, napsauta kenttää ja ala kirjoittaa.

Tarkista tai määritä Valmistumisen määräaika.

Sopimusten luonteesta riippuen voit käyttää tai olla käyttämättä sopimuksen määräaikaa. 
Jos käytössä:

• Sopimusten oletuselinkaari määritetään ryhmätasolla. Jos sinun on muokattava tätä arvoa usein, keskustele hallinnoijan kanssa ja selvitä, voidaanko oletusarvoa muuttaa. 
• Lähettäjä voi muuttaa tätä määräaikaa sopimuksen luonnin aikana (jos ryhmäasetukset sallivat sen).
• Alkuperäinen lähettäjä voi muuttaa määräaikoja Hallinta-sivulla (jos ryhmäasetukset sallivat sen).
  
• Sisäiset allekirjoittajat voidaan jättää määräajan peruutuksen ulkopuolelle (jos tämä on määritetty ryhmän asetuksissa).
  
• Sopimus vanhentuu automaattisesti, kun määräaika ylitetään, eikä sitä voi allekirjoittaa tai viimeistellä. On luotava uusi sopimus.

Muokkaa Valmistumisen määräaikaa valitsemalla Sopimuksen asetukset -muokkauskuvake ja valitsemalla uusi määräaika kalenterista.

Tarkista tai muokkaa Muistutustiheyttä.

Muistutustiheys määrittää syklin, jota käytetään lähetettäessä muistutuksia sähköpostitse sopimuksesi nykyisille aktiivisille vastaanottajille. 

• Muistutuksen oletusiteraatio määritetään ryhmän asetuksissa.
• Oletusmuistutusviesti voidaan määrittää ryhmän asetuksissa.
• Oletusmuistutusta voidaan muokata sopimuksen luonnin aikana (jos ryhmäasetukset sallivat sen).
• Päivittäisillä muistutuksilla on 10 päivän elinkaari. Kaikilla muilla muistutuksilla on 60 päivän elinkaari. Muistutusten elinkaarta ei voi muuttaa.
• Muistutussähköpostiviestit lähetetään samaan aikaan päivästä kuin sopimus lähetettiin ensimmäisen kerran. 
• Muistutuksia voidaan määrittää Hallinta-sivulla sopimuksen lähettämisen jälkeen.
• Vastaanottajille ilmoitetaan vain, kun he ovat sopimuksen aktiivisia osallistujia. Heille ei ilmoiteta ennen tai jälkeen (lukuun ottamatta lopullista ilmoitusta, joka sisältää valmiin PDF-muotoisen sopimuksen).

Muokkaa Muistutustiheyttä valitsemalla Sopimuksen asetukset -muokkauskuvake ja valitsemalla uusi tiheys avattavasta valikosta.

Lisää salasana lopullisen PDF-tiedoston tarkastelua varten.

Tähän kenttään kirjoitettu salasana on tarkoitettu yksinomaan PDF-tiedoston tarkasteluun.

• Lopullisen sopimuksen PDF-tiedoston tarkastelemiseen tarvittava salasana voidaan määrittää pakolliseksi kentäksi, valinnaiseksi kentäksi tai estetyksi kentäksi ryhmän asetuksissa.
  
• Salasanan vahvuus (merkkien määrä ja monimutkaisuus) määritetään ryhmän asetuksissa.
• Salasanalle ei voi määrittää oletusarvoa. Lähettäjän on annettava se sopimuksen luonnin aikana.
• Kun salasana lisätään, se upotetaan PDF-tiedostoon suojausparametrina, eikä sitä voi poistaa ilman salasanaa.
• Salasanaa ei tallenneta mihinkään Acrobat Sign -järjestelmässä, eikä sitä voi palauttaa tuen avulla.

Jos haluat määrittää sopimuksen PDF-tiedoston tarkastelemiselle salasanasuojauksen, valitse Sopimuksen asetukset -muokkauskuvake ja kirjoita salasana kenttään.

Määritä Sisällönsuojaus (jos saatavilla).

Sisällönsuojaus asentaa suojauksen, jotta sopimusta voidaan tarkastella sen valmistumisen jälkeen. Sopimus edellyttää, että tarkasteluun käytetään samaa todennusmenetelmää kuin sopimuksen allekirjoittamiseen on alun perin käytetty.

Vahvista tai valitse vastaanottajan sähköpostin uusi lokalisointikieli.

Kieli-arvo määrittää kaikkien Acrobat Sign -mallielementtien, kuten selitteiden ja ohjeiden, lokalisoinnin vastaanottajan sähköpostiviestissä ja sähköisellä allekirjoitussivulla.

• Oletuslokalisointi määritetään ryhmän asetuksissa. 
• Oletusarvoa voi muokata (jos ryhmäasetukset sallivat sen)
• Lokalisointikieli on eri asetus kuin käyttäjän käyttöliittymäasetukset. Ryhmän käyttöliittymän kieleksi voidaan määrittää amerikanenglanti ja ryhmän oletusarvoiseksi allekirjoituskieleksi japani.

Muokkaa Vastaanottajan kieltä valitsemalla Sopimuksen asetukset -muokkauskuvake ja valitsemalla uusi kieli avattavasta valikosta.

Kun kaikki sopimuksen tiedot ja asetukset on määritetty, valitse Lisää vastaanottajia -painike.

Määritä Lisää vastaanottajia -osio.

A. Erävastaanottajaluettelo-linkki – Vaihtopainike, joka määrittää vastaanottajan syöttövaihtoehdoksi joko Manuaalinen syöttö tai Tuo CSV.

• Kun linkin arvo on Tuo CSV, käyttäjä määrittää Manuaalisen syöttökokemuksen.
• Kun linkin arvo on Syötä vastaanottajat manuaalisesti, käyttäjä määrittää Tuo CSV -kokemuksen.

Koska tässä asiakirjassa kuvataan CSV-prosessin käyttö, valitse linkki niin, että sen arvo on Syötä vastaanottajat manuaalisesti.

B. CSV-tiedosto – Valitse Valitse tiedostot -painike ja etsi tälle tapahtumalle määritetty CSV-tiedosto.

C. Lataa CSV-malli – Lataa esimerkki siitä, miten CSV voidaan määrittää.

D. Lisää kopion saaja – Lisää sähköpostiosoitteet kaikille kopion saaville osapuolille. Kopion saava osapuoli saa sähköpostiviestit kaikista alisopimuksista.

Korjaa kaikki raportoidut virheet.

CSV edellyttää, että annetut arvot ovat odotetun muodon mukaisia, kun määritetään järjestelmän arvoja (kuten lokalisointi ja roolit). Jos CSV-tiedostossa on virheellisiä rivejä, näkyviin tulee punainen linkki, jossa näkyy virheiden määrä.

1. Valitse linkki saadaksesi täydellisen raportin siitä, millä riveillä on ongelmia ja mikä ongelma on.
2. Korjaa virheet muokkaamalla CSV-tiedostoa.
3. Lähetä korjattu CSV-tiedosto uudelleen.

Valitse Lähetä nyt, kun Erälähetys-malli on määritetty kokonaan, ja kaikki vastaanottajat on lisätty.

Acrobat Sign käynnistää välittömästi eräprosessin alisopimusten luontia varten ja ilmoittaa vastaanottajille.

Jos valitset päämallin Hallinta-sivulla, Sopimusten yhteenvedossa saattaa näkyä käsittelyn tila, kun sopimuksia luodaan.