Tämä uusi käyttökokemus otetaan käyttöön oletusarvoisesti yksittäisillä tileillä, ja hallinnoija ottaa sen käyttöön kaikilla muilla palvelutasoilla. Usean käyttäjän tileillä on myös mahdollisuus ottaa käyttöön vaihtolinkki, jonka avulla käyttäjät voivat vaihtaa perinteisen ja uuden käyttöliittymän välillä. Vaikka uudessa toiminnossa on suurin osa useimpien lähettäjien käyttämistä ominaisuuksista, se ei ole aivan tasavertainen perinteisen version kanssa.

Perinteinen Lähetä-prosessi on ja pysyy edelleen saatavilla, kunnes käyttökokemus poistuu käytöstä.

Lähetä asiakirjoja kerätäksesi allekirjoituksia yhdeltä tai useammalta osapuolelta.

Yleiskatsaus

Adobe Acrobat Signin avulla on helppo lähettää asiakirjoja, lisätä kenttiä ja lähettää niitä allekirjoitusten keräämistä varten.

Tässä ohjeessa kuvataan sopimuksen lähetysprosessi, jossa lisätään ja järjestetään tiedostoja sekä vastaanottajia ja sijoitetaan allekirjoituskenttiä. Acrobat Sign -ryhmien määritykset saattavat aiheuttaa sen, että kaikki asetukset eivät ole näkyvissä. Jos käytät malleja tai määritettyjä tiedostoja, sinun ei ehkä tarvitse sijoittaa kenttiä. Kun lähetät lisää sopimuksia, sinun kannattaa olla yhteydessä hallinnoijaan ja suositella joidenkin toimintojen oletusarvojen muuttamista tai mallien luomista, jotta yksittäisiin kokoonpanoihin käytettävä aika lyhenee.

Uuden sopimuksen laatiminen on nelivaiheinen prosessi, joka lähettäjän on helppo omaksua.

Sopimuksen määrittäminen

Valitse Lähetä-välilehti yläreunan siirtymispalkissa.

Tämä käynnistää automaattisesti prosessin ensimmäisen vaiheen ja kerää tiedostot sopimusta varten.
Valitse oikea ryhmä, josta sopimus lähetetään (jos käytettävissä). Jos ryhmävalitsin näkyy harmaana, voit käyttää vain yhtä ryhmää.

Ryhmävalitsin pysyy aktiivisena koko sopimuksen määritysprosessin ajan, joten voit vaihtaa ryhmää milloin tahansa. Huomaa kuitenkin että:
- ryhmän vaihtaminen poistaa kaikki kokoonpanot, jolloin on aloitettava alusta.
- ryhmän vaihtaminen ei muuta lähettäjän näytössä olevaa logoa. Myöhemmät sähköpostiviestit ja allekirjoitustoiminto käyttävät oikeaa logoa ryhmälle, josta sopimus lähetetään.
Vihje:
Ryhmien kautta voi käyttää malleja ja työnkulkuja, joten valitsemalla oikean ryhmän etukäteen voit käyttää useimmin käytettyjä asiakirjoja. Lisäksi ryhmät määrittävät:

Luontiprosessin oletusarvot

Vastaanottajan käytettävissä olevat vaihtoehdot suunnittelun aikana

Asiakirjan suojauksen allekirjoitussyklin jälkeen.

Jos huomaat, että käytät paljon aikaa yksittäisten sopimusten määrittämiseen samalla tavalla, määritä mahdollisuuksien mukaan oikeat oletusarvot yhdessä ryhmän hallinnoijan kanssa.
Vedä ja pudota tiedosto paikallisesta järjestelmästä Lisää tiedosto -kenttään tai valitse Valitse tiedostot -linkki. Tämä avaa tiedostonvalitsimen.
Valitse sopimuksessa käytettävä tiedosto paikallisesta järjestelmästä, mallikirjastosta tai synkronoidusta Microsoft OneDrive -asemasta.
- Tiedoston valitseminen paikallisesta järjestelmästä siirtää prosessin välittömästi vaiheeseen kaksi.
- Malleja käyttämällä voit valita useita tiedostoja.
  
  Jos käytät malleja, valitse Vahvista , niin pääset vaiheeseen kaksi.
- Pilvitallennustilassa voit valita useita tiedostoja käyttäjän yhdistetyltä OneDrive-tililtä.
Sopimuksen luonnin toisessa vaiheessa viimeistellään tai tarkistetaan sopimuksen tiedot ja asetukset.

Aloita varmistamalla, että kaikki tiedostot on liitetty sopimukseen oikeassa järjestyksessä.
Useita tiedostoja sisältävissä sopimuksissa kaikki tiedostot yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi. Järjestys, jossa tiedostot on lueteltu tiedostokentässä, määrää järjestyksen, jossa ne näkyvät lopullisessa PDF-tiedostossa.

Jos haluat lisätä lisää tiedostoja, voit vetää ja pudottaa ne Lisää tiedosto -kenttään tai valita Valitse lisää tiedostoja -linkin avataksesi tiedostonvalitsimen.

Järjestä tiedostot uudelleen napsauttamalla ja vetämällä tiedosto oikeaan paikkaan tiedostoluettelossa.
Tarkista tai päivitä Sopimuksen nimi.

Sopimuksen nimenä on aluksi sopimukseen liitettävän ensimmäisen tiedoston nimi.

Voit muokata tätä kenttää mihin tahansa haluamaasi arvoon napsauttamalla kenttää ja kirjoittamalla.
Muista, että sopimuksen nimi lisätään vastaanottajan sähköpostiviestin aiheriville, ja se on näkyvin Hallinta-sivun kenttä.
Päivitä Viesti-kenttä.

Viestikenttä lisätään kaikille vastaanottajille lähetettävän sähköpostiviestin tekstiosaan. Tämän pitäisi olla yleinen tervetuloviesti, ohjeita tai muuta tietoa, jonka haluat välittää kaikille vastaanottajille.
- Viestien pituus on rajoitettu 10 000 merkkiin
- Suuryritys- ja yrityspalvelutasot sallivat viestin tekstissä aktiiviset linkit.
  
  Sopimuksen Sähköinen allekirjoitus- ja Hallinta-sivulla näytettävässä viestissä on napsautettavia linkkejä.
  
  Automaattisesti muuntuvat linkkimuodot:
  
  Täysin hyväksytyt URL-osoitteet: https://adobe.com
  
  Vain verkkotunnuksen sisältävät URL-osoitteet: adobe.com
  
  Polun sisältävät URL-osoitteet: adobe.com/foo
  
  URL-osoitteet, joissa on kysely- ja hajautusparametreja: adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  Sähköpostiosoitteet: echosign@adobe.com
  
  URL-linkin napsauttaminen avaa vastaanottajalle uuden selainvälilehden.
  
  Sähköpostilinkit avaavat uuden sähköpostin käyttäen paikallisen järjestelmän sähköpostiohjelmaa. Sähköpostiosoite täyttyy Vastaanottaja-kenttään automaattisesti.
Sopimuksen asetusten määrittäminen.
Sopimusten luonteesta riippuen voit käyttää tai olla käyttämättä sopimuksen määräaikaa.

Jos käytössä:

Sopimusten oletuselinkaari määritetään ryhmätasolla. Jos sinun on muokattava tätä arvoa usein, keskustele hallinnoijan kanssa ja selvitä, voidaanko oletusarvoa muuttaa.

Lähettäjä voi muuttaa tätä määräaikaa sopimuksen luonnin aikana (jos ryhmäasetukset sallivat sen).

Alkuperäinen lähettäjä voi muuttaa määräaikoja Hallinta-sivulla (jos ryhmäasetukset sallivat sen).

Sisäiset allekirjoittajat voidaan jättää määräajan peruutuksen ulkopuolelle (jos tämä on määritetty ryhmän asetuksissa).

Sopimus vanhentuu automaattisesti, kun määräaika ylitetään, eikä sitä voi allekirjoittaa tai viimeistellä. On luotava uusi sopimus.

Muokkaa Valmistumisen määräaikaa valitsemalla Sopimuksen asetukset -muokkauskuvakkeen ja valitsemalla uuden määräajan kalenterista.

Huomautus:

Kaikki sopimukset vanhentuvat, kun ne ovat olleet keskeneräisiä 365 päivää, ellei niitä viimeistellä. Tätä voimassaolon takarajaa ei voi muokata tai estää.
Muistutustiheys määrittää syklin, jota käytetään lähetettäessä muistutuksia sähköpostitse sopimuksesi nykyisille aktiivisille vastaanottajille.

Muistutuksen oletusiteraatio määritetään ryhmän asetuksissa.

Oletusmuistutusviesti voidaan määrittää ryhmän asetuksissa.

Oletusmuistutusta voidaan muokata sopimuksen luonnin aikana (jos ryhmäasetukset sallivat sen).

Päivittäisillä muistutuksilla on 10 päivän elinkaari. Kaikilla muilla muistutuksilla on 60 päivän elinkaari. Muistutusten elinkaarta ei voi muuttaa.

Muistutussähköpostiviestit lähetetään samaan aikaan päivästä kuin sopimus lähetettiin ensimmäisen kerran.

Muistutuksia voidaan määrittää Hallinta-sivulla sopimuksen lähettämisen jälkeen.

Vastaanottajille ilmoitetaan vain, kun he ovat sopimuksen aktiivisia osallistujia. Heille ei ilmoiteta ennen tai jälkeen (lukuun ottamatta lopullista ilmoitusta, joka sisältää valmiin PDF-muotoisen sopimuksen).

Muokkaa Muistutustiheyttä valitsemalla Sopimuksen asetukset -muokkauskuvake ja valitsemalla uusi tiheys avattavasta valikosta.
Tähän kenttään kirjoitettu salasana on tarkoitettu yksinomaan PDF-tiedoston tarkasteluun.

Lopullisen sopimuksen PDF-tiedoston tarkastelemiseen tarvittava salasana voidaan määrittää pakolliseksi kentäksi, valinnaiseksi kentäksi tai estetyksi kentäksi ryhmän asetuksissa.

Salasanan vahvuus (merkkien määrä ja monimutkaisuus) määritetään ryhmän asetuksissa.

Salasanalle ei voi määrittää oletusarvoa. Lähettäjän on annettava se sopimuksen luonnin aikana.

Kun salasana lisätään, se upotetaan PDF-tiedostoon suojausparametrina, eikä sitä voi poistaa ilman salasanaa.

Salasanaa ei tallenneta Acrobat Sign -järjestelmässä mihinkään, eikä sitä voi palauttaa tuen avulla.

Jos haluat määrittää sopimuksen PDF-tiedoston tarkastelemiselle salasanasuojauksen, valitse Sopimuksen asetukset -muokkauskuvake ja kirjoita salasana kenttään.
Kieli-arvo määrittää kaikkien Acrobat Sign -mallielementtien, kuten selitteiden ja ohjeiden, lokalisoinnin vastaanottajan sähköpostiviestissä ja sähköisen allekirjoituksen sivulla.

Oletuslokalisointi määritetään ryhmän asetuksissa.

Oletusarvoa voi muokata (jos ryhmäasetukset sallivat sen)

Lokalisointikieli on eri asetus kuin käyttäjän käyttöliittymäasetukset. Ryhmän käyttöliittymän kieleksi voidaan määrittää amerikanenglanti ja ryhmän oletusarvoiseksi allekirjoituskieleksi japani.

Muokkaa Vastaanottajan kieltä valitsemalla Sopimuksen asetukset -muokkauskuvake ja valitsemalla uusi kieli avattavasta valikosta.

Huomautus:

Valittua lokalisointia käytetään vain sähköpostin ja sähköisen allekirjoituksen sivun mallielementteihin. Se ei käännä lähettäjän antamaa sopimuksen nimeä tai viestiä.
Huomautus:

Sopimuksen asetukset -osiossa voi olla käytettävissä muita vaihtoehtoja sen mukaan, miten tili on määritetty tai ovatko integroidut palvelut käytettävissä (esim. jos tili on määritetty sähköistä säilömistä varten, on mahdollista joko ottaa säilöminen käyttöön tai ei).
Vaihe kolme – Ymmärrä allekirjoitussykli ja lisää vastaanottajia.

Vastaanottaja-osiossa määritetään allekirjoitussykli, sopimukseen sisältyvät osallistujat, heidän odotettu vuorovaikutuksensa sopimuksen kanssa ja se, miten heidät esitetään sopimuksen valvontalokissa. Tämä on helpompaa kuin miltä kuulostaa, mutta se edellyttää, että ymmärrät odottamasi allekirjoitustyönkulun (esim. asiakkaan allekirjoittaja > sisäinen varmennus > esimiehen sisäinen hyväksyntä > varmennettu vastaanottaja valmistelussa).

Kun ymmärrät allekirjoituksen kulun, voit alkaa lisätä vastaanottajia.
Määritä allekirjoituksen kulku – peräkkäin tai rinnakkain.

Allekirjoituksen kulku määräytyy Vastaanottajien on allekirjoitettava järjestyksessä -valintaruudun mukaan.
- Kun asetus on käytössä, työnkulku on peräkkäinen. Vastaanottajille ilmoitetaan yksi kerrallaan, kun sopimus siirtyy vastaanottajatietueiden allekirjoitussyklin läpi. Sopimus on valmis, kun viimeinen vastaanottaja on suorittanut toimintonsa loppuun.
  
  Hybridireititys edellyttää peräkkäistä työnkulkua.
  
  Käytä peräkkäistä työnkulkua, jos et ole varma tai jos katsot, että hybridityönkulkua tarvitaan.
- Jos valintaruutua ei ole valittu, käytetään rinnakkaista työnkulkua. Kaikille vastaanottajille ilmoitetaan samaan aikaan, ja sopimus valmistuu, kun kaikki vastaanottajat ovat allekirjoittaneet.
Määritä vastaanottajatietue.

Vastaanottaja määritetään yhdellä rivillä (tietueella), joka sisältää useita määritettävissä olevia asetuksia. Voit käyttää samaa sähköpostiosoitetta useassa vastaanottajatietueessa (esim. perheessä, jossa on kolme allekirjoittajaa mutta yhteinen sähköpostiosoite). Acrobat Sign käsittää jokaisen vastaanottajatietueen yksilölliseksi osallistujaksi.

Voit määrittää vastaanottajan seuraavasti:
- Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite.
  
  Kun kirjoitat sähköpostiosoitetta, avattavassa luettelossa näkyvät osoitekirjasi sähköpostiosoitteet, jotka vastaavat kirjoittamaasi. Voit valita tästä luettelosta sähköpostiosoitteen milloin tahansa täydentääksesi osoitteen vastaanottajakenttään.
- Määritä rooli. Roolit tuovat asiayhteyttä ja selkeyttä vastaanottajalle annettuihin ohjeisiin ja tarkastuskertomukseen. Jotkin roolit rajoittavat vastaanottajan toimintaa (kuten Delegoija-roolit, jotka voivat vain delegoida).
- Valitse toimitusmenetelmä. Allekirjoituslinkit voidaan toimittaa älypuhelimeen sähköpostin tai SMS:ntai molempien kautta. Huomaa, että tekstiviestien toimitus on premium-palvelu ja se on maksettava etukäteen.
  
  Jos valitaan tekstiviesti, lähettäjän on annettava vastaanottajan puhelinnumero.
Huomautus:

Muutamat määritettävissä olevat säätimet voivat lisätä Nimi-kentän tietueeseen sähköpostiosoitteen viereen. Nämä kentät voivat olla pakollisia, ja kun ne ovat, kentän nimen vieressä on tähti, joka osoittaa pakollisuutta.
Määrittele Vastaanottajan asetukset.

Monivaiheinen todennus -asetuksen avulla lähettäjä voi määrittää, mitä todennusmenetelmää hän haluaa käyttää vastaanottajalle.
Vain lähettävän ryhmän määrityksissä käytössä olevat todennusvaihtoehdot näkyvät luettelossa.

Vastaanottajalle voidaan sisällyttää yksityisviesti. Kukaan muu sopimuksen osapuoli ei voi nähdä toisen yksityisviestiä.
Voit halutessasi lisätä vastaanottajia ja muuttaa heidän järjestystään.

Jos allekirjoitustyönkulussa on useita vastaanottajia, lisää heidät valitsemalla vastaanottajaluettelon alla oleva plus-kuvake.

Vastaanottajatietueet voidaan lisätä seuraavasti:
- Minä – Lisää lähettäjän seuraavaksi vastaanottajatietueeksi.
- Yksilöllinen – Yksi erillinen vastaanottaja, joka yksilöidään sähköpostiosoitteen perusteella.
- Ryhmä – Joko Vastaanottajaryhmä tai rinnakkainen allekirjoitusryhmä (jota käytetään hybridiallekirjoitustyönkulkujen määrittämiseen).
- Sähköinen leima – Jos lähettäjällä on mahdollisuus asettaa sähköisiä leimoja, vaihtoehto on näkyvissä ja voidaan sijoittaa aivan kuten ihmisvastaanottaja.
- Kopio – Tämä vaihtoehto lisää käyttäjän kopion saavaksi osallistujaksi. Kopion saavat osapuolet eivät ole vuorovaikutuksessa sopimuksen kanssa, mutta heille ilmoitetaan, kun sopimus on valmis.
Määrittele jokainen vastaanottajatietue sähköpostilla, roolilla, todennusmenetelmällä ja yksityisviestillä tarpeen mukaan.

Vastaanottajatietue voidaan poistaa valitsemalla roskakori tietueen oikeasta reunasta.
Muuta allekirjoitusjärjestystä tarvittaessa.

Jos olet valinnut peräkkäisen allekirjoitustyönkulun, numeerinen allekirjoitusindeksi näkyy juuri ennen vastaanottajatietueen Rooli-valitsinta.

Jos haluat säätää vastaanottajatietuetta, siirrä vastaanottajatietuetta vastaanottajaluettelossa ylä- ja alanuolilla. Allekirjoitusindeksi päivittyy vastaavasti.

Huomautus:

Kopion saavat osapuolet eivät osallistu allekirjoitussykliin. Kopion saaville osapuolille ilmoitetaan vasta, kun sopimus on viimeistelty onnistuneesti.
Esikatsele sopimusta ja lisää allekirjoituskenttiä.

Kun kaikki vastaanottajat on lisätty, valitse Esikatsele ja lisää kenttiä -painike, joka avaa sisällönluontiympäristön.

Jos käytät asiakirjamalleja, joiden kentät on jo määritetty, ja olet varma, että kenttien paikat on määritetty oikein vastaanottajaluetteloon nähden, voit valita Lähetä nyt lähettääksesi sopimuksen välittömästi.
Vaihe neljä – Sisällönluonti

Huomautus:

Kenttien lisääminen asiakirjaan (kenttien luonti tai lyhyesti sisällönluonti) on monimutkaisempi aihe kuin mitä tämän artikkelin laajuus sallii. Alla esitetään prosessin tiivistetty versio.
Napsauta ja sijoita -sisällönluontiympäristö yrittää automaattisesti tunnistaa kentät ja sijoittaa ne älykkäästi. Tämän prosessin suhteellinen onnistuminen riippuu asiakirjan rakenteesta.
- Kaikki lisättävät kentät ovat oletusarvoisesti tekstikenttiä.
- Kaikki lisättävät kentät määritetään oletusarvoisesti ensimmäiselle vastaanottajalle.
- Todennäköisesti joitakin kenttiä on poistettava, siirrettävä, niiden kokoa on muutettava tai ne on määritettävä uudelleen tai vaihdettava uuteen kenttätyyppiin.
Aloita siistimällä automaattisesti lisätyt kentät ja lisää sitten uusia kenttiä tarpeen mukaan.

Poista tarpeettomat kentät.
1. Avaa kontekstivalikko napsauttamalla kenttää.
2. Valitse poistokuvake.
Siirrä kaikki kentät, jotka on sijoitettava uudelleen.

Pidä osoitinta kentän päällä, kunnes näet nelikärkisen nuolen, ja napsauta ja vedä sitten kenttää.

Muuta kenttien kokoa tarpeen mukaan.

Valitse kenttä, vie hiiren osoitin minkä tahansa reunan tai kulman päälle, kunnes näet kaksikärkisen nuolen, ja napsauta ja vedä sitten kentän reuna haluttuun kokoon.

Muuta kentän vastaanottajan määritystä (kun vastaanottajia on useita).

Adobe Sign -järjestelmän on tiedettävä, mitkä kentät ovat vastaanottajien käytettävissä. Tämä tehdään yhdistämällä kukin kenttä tiettyyn vastaanottajaan (tai kehen tahansa, mutta sinun on erikseen mainittava, että vastaanottaja on Kuka tahansa). Kuten mainittiin, automaattisesti havaitut kentät määritetään ensimmäiselle vastaanottajalle.
Huomaa, että kunkin vastaanottajan kentät on värikoodattu kyseiselle vastaanottajalle, mikä helpottaa kentän tunnistamista.
- Kun vasemmassa yläkulmassa avataan vastaanottajaluettelo, vastaanottajien sähköpostiosoitteiden vieressä näkyy värikoodattu piste.
- Valitun vastaanottajan kentän väri näkyy vastaanottajan nimen/sähköpostiosoitteen ympärillä olevassa kehyksessä.
- Vasemmanpuoleisen paneelin kenttien väri vastaa valitun vastaanottajan väriä (hieman himmeämpänä).
Muuta kentän tyyppiä tarpeen mukaan.

Koska kaikki automaattisesti havaitut kentät ovat Teksti-kenttiä, sinun on ehkä muutettava joitakin kenttiä Allekirjoitus-kentiksi.
Sijoita tarvittavat kentät.

Varmista, että kaikille vastaanottajille, joiden on lisättävä asiakirjaan allekirjoitus, on määritetty allekirjoituskenttä.

Kentän sijoittaminen:
1. Valitse oikea vastaanottaja vastaanottajan valitsimesta.
2. Valitse sijoitettava kenttä vasemmanpuoleisen paneelin kenttien luettelosta. Sähköinen allekirjoitus tässä tapauksessa.
3. Napsauta asiakirjan kohtaa, johon haluat sijoittaa kentän.
4. Muuta kentän paikkaa ja kokoa tarpeen mukaan.
5. Valitse seuraava vastaanottaja ja tee toimet uudelleen, kunnes kaikki kentät on sijoitettu.
Vihje:

Lomakkeen luominen alusta uudelleen jokaista sopimusta lähetettäessä voi olla aikaa vievää.

Jos sinulla on vakioasiakirjoja, joita lähetät usein, on hyvä käyttää aikaa kirjastomallien huolelliseen luontiin, jotta sisällönluontiprosessia ei tarvita sopimuksen luonnin yhteydessä.

Malleja voidaan luoda lähetetyistä sopimuksista Hallinta-sivulla.
Tallenna tai lähetä sopimus.

Kun sopimus tallennetaan, kaikki kenttien määritykset tallennetaan ja sopimus sijoitetaan Luonnos-tilassa Hallinta-sivulle.

Sopimuksen lähettäminen aloittaa allekirjoitusprosessin lähettämällä sähköpostiviestin ensimmäiselle vastaanottajalle (tai kaikille vastaanottajille, jos on valittu rinnakkainen allekirjoitustyönkulku).