Käyttöopas Peruuta

Palvelutilien luonti sopimusten lähettämiseksi toiminnallisen entiteetin nimissä

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

Aloita käyttö

Hallinnoi

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

Muihin tuotteisiin integrointi

Acrobat Sign Developer

Tuotetuki ja vianetsintä

Adobe Acrobat Sign -palvelutilit

Palvelutilit ovat työkalu, jonka avulla suuryritystason tilin käyttäjät voivat lähettää sopimuksia juuri tähän tarkoitukseen luodun käyttäjätunnuksen valtuutuksella (vs. henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen käyttö).

Palvelutili voidaan luoda esimerkiksi oikeudellisten asiakirjojen lähettämistä varten. Käyttäjän profiili voidaan suunnitella niin, että siihen liitetään käytännöllinen nimi ja sähköpostiosoite, jotka yksilöivät lähettäjän olevan oikeusosasto yksittäisen lähettäjän sijaan. Kaikki käyttäjät, joiden on (esimerkiksi) lähetettävä salassapitosopimuksia, voivat vaihtaa oikeusosaston tiliin ja lähettää sopimuksen kyseisen profiilin välityksellä, jolloin tapahtuma näyttää yhdenmukaisemmalta ja arvovaltaisemmalta. Lisäksi tietyn tyyppiset sopimukset voidaan rajoittaa palvelutilin ryhmään, jolloin kaikki tiettyä toiminnallista tyyppiä edustavat sopimukset osoitetaan yhdelle käyttäjälle sen sijaan, että ne levitettäisiin koko käyttäjäkannalle.

Palvelutilit ovat saatavana niille suuryritystason asiakkaille, joilla on käytössään edistynyt jakaminen ja jotka hallinnoivat tilejään Adobe Admin Consolessa.

Teknisen tilin tuotekortit

Huomautus:

Alla olevassa prosessi kuvaa, kuinka käyttäjät käyttävät palvelutilejä manuaalisesti Acrobat Sign -ympäristöstä. Jos organisaatio haluaa sallia API:n lähettää sopimuksia keskitetyn osapuolen puolesta, tulee sen tutustua API-dokumentaation teknisiin tileihin.

Edellytykset

Palvelutilin käyttöönotto vaatii, että Acrobat Sign -tilillä:

  • On suuryritystason ETLA-palvelu
  • Hallinnoidaan käyttäjiä Adobe Admin Consolessa*
  • On käytössä sekä edistynyt tilin jakaminen että lähetysoikeudet.
    • Käyttäjiä useissa ryhmissä (erittäin suositeltavaa).

* Huomautus Adobe Admin Consolesta

Adobe Admin Console antaa puitteet käyttäjähallinnalle ja lisenssien jakamiselle. Useimmilla asiakkailla on vain yksi Admin Console.

Joillakin monimutkaisia käyttö-/lisensointivaatimuksia omaavilla asiakkailla voi olla useita Admin Consoleja, mikä voi hämmentää esimerkiksi palvelutilin luomisessa, jossa yksi Admin Console voi hallita organisaation ulkopuolista käyttäjähallintaa ja toinen Acrobat Sign -lisensointia.

Jos tiedät, että sinulla on useita tilejä tai et ole varma, lue seuraava:

Yleiskatsaus

Palvelutilin luominen on monivaiheinen prosessi, josssa on oltava järjestelmänvalvojatason käyttöoikeus Adobe Acrobat -konsoliin ja tilitason järjestelmänvalvojan oikeudet Acrobat Signissa.

Prosessi edellyttää, että ylläpitäjä:

  1. (Valinnainen) Luo uuden ryhmä Acrobat Sign -järjestelmään.
    • Erillisen ryhmän luominen palvelutilin käyttäjätunnukselle mahdollistaa hyvin tiukan sopimusominaisuuksien konfiguroinnin, joka voi olla liian tiukka tai erota muista ryhmäkokoonpanoista.
  2. Uuden palvelutilin luominen Adobe Admin Consolessa.
    • Tämä luo palvelutilin, johon muut käyttäjät voivat vaihtaa (edistyneen tilin jakamisen kautta) ja lähettää siitä sopimuksia.
  3. Jaa palvelutilin tili niiden käyttäjien ja ryhmien kanssa, joilla tulisi olla palvelutilin käyttöoikeus.
    • Palvelutilin jakaminen muiden käyttäjien ja ryhmien kanssa antaa kyseisille käyttäjille mahdollisuuden vaihtaa palvelutiliin ja luoda uusia sopimuksia, jotka lähetetään kyseisen käyttäjätunnuksen profiilista.

Harkitse ainutlaatuisen ryhmän luomista Acrobat Signissa sovelluksen käyttöön

Palvelutilin lisääminen yksilölliseen ryhmään sallii palvelutilin toiminnon, jolla se voi määrätä ryhmän lähetys- ja allekirjoitusparametrit sekä saatavana olevat työnkulut, mallit ja raportointiominaisuudet.

Sellaisessa esimerkissä, jossa palvelutili on suunniteltu käytettäväksi oikeudellisissa tapahtumissa, ryhmä voi määrittää oletusarvoisen todennusvaatimuksen, vanhentumispäivän, automaattiset CC-osapuolet ja PDF-liitesäännöt, jotka kaikki eivät todennäköisesti sovellu myyntitapahtumiin.

Lisäksi tiettyjen kirjastomallien rajoittaminen palvelutilin ryhmään varmistaa, että kaikki kyseisestä mallista rakennetut sopimukset liitetään vain palvelutiliin, eikä niitä levitetä koko käyttäjäkannallesi.

Voit luoda erillisryhmän seuraavasti:

  1. Kirjaudu Acrobat Signiin tilitason järjestelmänvalvojana.

  2. Siirry hallintavalikon Ryhmät-välilehdelle.

  3. Luo uusi käyttäjä napsauttamalla plus-kuvaketta.

  4. Anna ryhmälle intuitiivinen nimi (eli sen toiminnon nimi, jota varten palvelutili on luotu).

  5. Tallenna ryhmä.

    Ryhmän luominen

  6. (Valinnainen) Avaa uusi ryhmä ja määritä ne oletusasetukset, jotka tämän tyyppisten sopimusten lähettämiseen vaaditaan.

    1. Valitse uusi ryhmä ryhmäluettelosta, niin luettelon yläpäässä oleva toimintopalkki tulee näkyviin.
    2. Valitse Ryhmäasetukset-toiminto ryhmätason määritysten avaamiseksi.
    Avaa ryhmätason asetukset

Huomautus:

Jos organisaatiosi

  • käytää synkronointityökalua (User Sync Tool, UST) käyttäjien automaattiseen synkronointiin Adoben ja Active Directoryn välillä
  • ei salli käyttäjien manuaalista lisäämistä tai luomista Acrobat Signissa

sinun on luotava poikkeusryhmä ensisijaiseksi ryhmäksi kaikille palvelutilin käyttäjätunnuksille.

Ryhmän nimi lisätään UST-määritykseesi sen varmistamiseksi, että synkronointiprosessi ei vaikuta käyttäjätunnuksiin, jolloin ne inaktivoidaan tai niiden oikeudet poistetaan.

Uuden palvelutilin luominen

Huomautus:

Ennen uuden palvelutilin luomista sinun on määritettävä se sähköpostiosoite, jota voidaan käyttää vastaanottajlta saapuviin vastauksiin/kysymyksiin. (esim. oikeusasiat@minun_toimialueeni.com)

Uuden palvelutilin luominen:

  1. Siirry kohtaan: AsetuksetIdentiteetti 

    Valitse hakemisto luodaksesi uuden käyttäjän.

    Aktiivinen verkkotunnus

  2. Valitse Synkronointi-välilehti.

  3. Napsauta Siirry Asetukset

    Hakemistoasetukset - synkronointi-välilehti

  4. Valitse Ota muokkaus käyttöön.

    Kun muokkaus on käytössä, Adobe Admin Console sallii muokkaukset käyttäjätietojen muokkaamisen vain Admin Consolessa. IdP:täsi ei ole päivitetty muokkauksilla.

    Tekninen tili

    Huomautus:

    Muokkaaminen on sallittu vain tunnin ajan, tai kunnes se poistetaan manuaalisesti käytöstä.

  5. Kirjaudu Lisensoinnin Admin Consoleen (jos käytät useita Admin Consoleja).

  6. Siirry kohtaan: Käyttäjät → Lisää käyttäjä.

  7. Määritä uusi palvelutili seuraavasti:

    • Sähköpostiosoite tai käyttäjänimi: Käytä sitä sähköpostiosoitetta, johon haluat vastaanottajiesi vastaussähköpostit.
    • Tunnistautumistyyppi: Federated ID
    • Etunimi/sukunimi: tätä arvoa käytetään Acrobat Sign -järjestelmässä, ja se näkyy valvontaraportissa. Käytä kontekstin antavaa arvoa. esim.: Lakiosasto
    • SSO-käyttäjänimi: Käytä samaa sähköpostin arvoa.
    • Maa/alue: Valitse yrityksellesi sopiva maa tai alue.
    • Valitse Acrobat Signin tuoteprofiili.
    • Määritä käyttäjän rooliksi Käyttäjä.

    Valitse Tallenna, kun olet valmis.

    Tekninen tili

  8. Kirjaudu takaisin Organisaation ulkopuolisen synkronoinnin Admin Consoleen, jotta voit synkronoida IdP-tietosi.

  9. Siirry takaisin kohtaan Asetukset → Identiteetti → {Hakemisto} → Synkronointi → Siirry asetuksiin.

    Napsauta Poista muokkaus käytöstä ottaaksesi datan synkronoinnin IdP: n kanssa uudelleen käyttöön.

  10. Uusi huoltotilisi luodaan automaattisesti Acrobat Sign -järjestelmään.

Palvelutilin jakaminen niiden ryhmien tai käyttäjien kanssa, joilla on valtuudet palvelutilin käyttöön

Ryhmälle jakamisen luominen luo jakamisyhteyden kaikkien ryhmän käyttäjien kanssa, jolloin ryhmän käyttäjät voivat vaihtaa palvelutilin käyttöliittymään ja luoda sopimuksia.

Suoraan jakaminen yhdelle käyttäjälle muodostaa yhteyden vain kyseiseen käyttäjään.

  1. Kirjaudu Acrobat Signiin tilin hallinnoijana.

  2. Siirry hallintavalikon Käyttäjät-välilehdelle.

  3. Valitse palvelutili käyttäjäluettelosta ja valitse sitten Muokkaa käyttäjän tietoja luettelon yläosassa olevista toiminnoista.

    Muokkaa käyttäjän tietoja

  4. Valitse vasemman palkin valikosta Jakamistila.

    • Varmista, että Käyttäjän tili jaettu henkilölle -välilehti on valittu.
    • Luo uusi jakoyhteys napsauttamalla plus-kuvaketta.
    Käyttäjän tili on jaettu henkilöille

  5. Valitse ryhmä tai käyttäjä, jonka kanssa palvelutili jaetaan:

    1. Napsauta hakuruudun oikealla puolella olevaa kuvaketta, jossa on kolme riviä.
    2. Napsauta ryhmän tai käyttäjän vieressä olevaa plus-kuvaketta sen valitsemiseksi.
      • Yksittäisiä käyttäjiä voidaan lisätä laajentamalla ryhmää ja valitsemalla sitten yksittäinen käyttäjälomake kyseisestä ryhmästä.
    3. Ota käyttöön lisäkäyttöoikeuksien. lähettäminen katseluvaihtoehtojen ulkopuolella.
    4. Napsauta Tallenna.
    Tekninen tili

Uuden palvelutilisi testaaminen

Voit testata, että käyttäjät voivat käyttää palvelutiliä seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään mille tahansa käyttäjälle, jonka kanssa palvelutili on jakanut tilinsä.

  2. Napsauta nimeäsi oikeassa yläkulmassa nähdäksesi käyttäjien alivalikon.

  3. Valitse valikosta Vaihda tiliä.

    Peittokuva näyttää jaettujen käyttäjätilien luettelon.  Valitse Palvelutili ja napsauta OK.

    Tilien vaihtaminen

  4. Käyttäjänäkymä päivittyy ja näyttää palvelutilikäyttöliittymän.

    • Tämä voidaan tunnistaa sinisestä bannerista.

    Siirry Lähetä-sivulle ja lähetä sopimus itsellesi.

    • Huomaa, että kaikkia suoraan palvelutilin ryhmälle määritettyjä malleja voidaan käyttää lähetyksessä.
    Jaettu käyttäjätili

  5. Vastaanottamasi sähköposti muotoillaan oikein siten, että siinä näkyy palvelutilin nimi ja sähköpostiosoite.

    Välityspalvelimen sähköpostiosoite

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?