Lähetä-sivun yleiskatsaus

Tarkista Lähetä-sivun elementit huomioiden kaikki käyttöliittymän toiminnot, jotka näkyvät sopimusta laadittaessa.

Yleiskatsaus

Lähetä-sivu edustaa menettelyä, jossa käyttäjä käy läpi laatimisprosessin vaihe vaiheelta. Tässä artikkelissa kuvattu määritetty sopimus on useimmin suoritettu työnkulku, joka sisältää yhden vastaanottajan ja yhden asiakirjan.

Valinnaiset ominaisuudet on kuvattu lyhyesti niiden tullessa näkyviin. Linkit vievät näille ominaisuuksille varatuille sivuille, joissa kerrotaan niistä tarkemmin.

Laadi sopimus

Ensimmäinen vaihe

Uuden sopimuksen laadinta alkaa valitsemalla Lähetä-välilehti yläsiirtymispalkista ja valitsemalla sitten tiedosto, joka muodostaa sopimuksen sisältöperustan.

Tällä sivulla on kaksi vuorovaikutteista elementtiä, jotka muodostavat peittokuvan:

A. Ryhmänvalitsin – Tämä avattava valikko on käytössä tileillä, joilla on Käyttäjiä useissa ryhmissä -asetus käytössä. Muuten avattava valikko näkyy harmaana eikä sitä voi käyttää.
Ryhmänvalitsimen avulla käyttäjä voi valita ryhmän, josta sopimus lähetetään. Avattavaan luetteloon täytetään vain ryhmät, joiden jäsen käyttäjä on.
Ryhmän muuttaminen päivittää sopimusprosessin ja poistaa kaikki määritykset, joten ryhmä on parasta valita ensin. Mahdollisuus muuttaa ryhmää säilyy aktiivisena koko sopimuksen määritysprosessin ajan.

B. Valitse tiedostot -linkki – Tämä on pelkkä linkki, joka avaa tiedostonvalitsimen peittokuvan. Et voi vetää ja pudottaa tiedostoja tähän kenttään. Valitse linkki!

C. Tiedostonvalitsimen peittokuva – Tiedostonvalitsimen avulla käyttäjä voi valita tiedostoja joko tietokoneeltaan tai valitun ryhmän alaisuudessa olevista kirjastomalleista.
Tiedoston valitseminen paikallisesta järjestelmästä siirtää prosessin välittömästi seuraavaan vaiheeseen.
Mallit tarjoavat mahdollisuuden käyttää suodatinta äskettäisissä malleissa tai tarkistaa koko mallikirjasto. Malleja käytettäessä voidaan valita useita malleja. 

Vaihe kaksi: 

Tiedostojen valitsemisen jälkeen sivu päivittyy automaattisesti, jolloin määritettävät elementit ja valitut, tuodut tiedostot tulevat näkyviin.

On kolme Sopimuksen tiedot- ja neljä Sopimuksen asetukset -kohtaa, joita voi ohjailla.

Sopimuksen tiedot – Näitä elementtejä ovat sopimuksessa käytetyt tiedostot ja vastaanottajille lähetetyn sähköpostiviestin määrittämiseen käytetyt tiedot.

D. Valitse lisää tiedostoja – Tämän linkin avulla käyttäjä voi lisätä sopimukseen tiedostoja. Huomaa, että lopullinen asiakirja on yhdistetty PDF-tiedosto, joka sisältää kaikki tiedostot ketjutettuna siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät tiedostokentässä. Voit järjestää tiedostot uudelleen napsauttamalla ja vetämällä niitä.

E. Sopimuksen nimi – Oletusarvoisesti Sopimuksen nimi -kenttään tulee ensimmäisen lähetetyn tiedoston nimi. Kentän arvoa voidaan muokata miksi tahansa lähettäjän vaatimaksi arvoksi.
Sopimuksen nimi lisätään asiakkaille toimitettavan sähköpostiviestin aiheriville, ja se on yksi Hallinta-sivulla selkeästi näkyvillä olevista arvoista.

F. Viesti – Viesti-arvo lisätään vastaanottajille toimitettavan sähköpostiviestin leipätekstiin. 

Sopimuksen asetukset – Nämä asetukset ovat valinnaisia elementtejä, jotka tukevat allekirjoitusprosessia.

G. Valmistumisen määräaika – Näkyvissä oleva päivämäärä ilmaisee, milloin sopimus peruuntuu automaattisesti. Tämä arvo voidaan poistaa käytöstä, jotta sopimus ei koskaan peruunnu automaattisesti, ottaa oletusarvona käyttöön, määrittää manuaalisesti sopimusta laadittaessa ja sitä voidaan mukauttaa sopimuksen lähettämisen jälkeen Hallinta-sivulta.

H. Muistutustaajuus – Muistutusten taajuus voidaan estää, jolloin sopimusta ei koskaan lähetetä, määrittää oletusarvoisesti ryhmätasolla, määrittää manuaalisesti sopimusta laadittaessa ja poistaa tai laajentaa Hallinta-sivulta sopimuksen lähettämisen jälkeen.

I. Salasana – Tätä salasanaa käytetään lopulliseen allekirjoitettuun PDF-tiedostoon. Salasana voidaan määrittää pakolliseksi sopimuksen luonnin aikana tai poistaa ryhmätason asetuksista. Huomaa, että tätä salasanaa ei tallenneta Acrobat Sign -järjestelmään. Käyttäjien on pidettävä salasana tiedossa sisäisellä prosessillaan.

J. Kieli – Tämä arvo määrittää, mitä lokalisointia käytetään vastaanottajalle toimitetussa sähköpostimallissa. Huomaa, että vain Acrobat Sign -järjestelmän tarjoama mallisisältö on lokalisoitu. Sopimuksen nimeä, Viesti-arvoa ja liitettyjen tiedostojen sisältöä ei käännetä. Oletusarvo voidaan määrittää ryhmätasolla, ja sitä voidaan muuttaa uutta sopimusta laadittaessa.

Kun sopimus on määritetty, vie prosessia eteenpäin valitsemalla Lisää vastaanottajia -painike.

Vaihe kolme:

Lisää vastaanottajia -painikkeen valitseminen päivittää sivulle vastaanottajaosion.

Jokainen rivi yksilöi yhden vastaanottajan allekirjoitusprosessissa, ja jokainen vastaanottaja määritetään yksilölliseksi entiteetiksi omaa toimintoaan varten. Sillä ei ole merkitystä, käytetäänkö samaa sähköpostiosoitetta useita kertoja, sillä vastaanottajan määritys voi olla erilainen, ja kyseistä määritystä käytetään allekirjoitusjakson kyseisessä vaiheessa.
Jos esimerkiksi on määritetty viisi vastaanottajaa ja ensimmäinen, kolmas ja viides vastaanottaja käyttävät samaa sähköpostiosoitetta, kullekin vastaanottajalle voidaan määrittää eri roolit ja todennusmenetelmät, jotka otetaan käyttöön, kun sopimus siirtyy allekirjoitusjakson ensimmäiseen, kolmanteen ja viidenteen vaiheeseen.

Vastaanottajaosiossa on kolme erillistä toimintoa:

Allekirjoitusjakson kulku:

K. Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys – Kun tämä ruutu on valittu, vastaanottajien on allekirjoitettava peräkkäisessä järjestyksessä. Jokaiselle vastaanottajalle ilmoitetaan vasta, kun on hänen vuoronsa tarkastella sopimusta, ja sopimus on valmis, kun viimeinen vastaanottaja on suorittanut toimintonsa.
Jos valintaruutua ei ole valittu, käytetään rinnakkaista allekirjoitusjaksoa. Kaikille vastaanottajille ilmoitetaan samaan aikaan, ja sopimus valmistuu, kun kaikki vastaanottajat ovat suorittaneet toimintonsa.

Vastaanottajan määritys:

L. Allekirjoitushakemisto – Tämä numero näkyy vain silloin, kun peräkkäinen allekirjoitusjakso on valittu. Numero ilmaisee järjestyksen, jossa vastaanottajat pääsevät tarkastelemaan sopimusta. Vastaanottajat voidaan järjestää uudelleen valitsemalla ylä- tai alanuoli hakemistonumeron vierestä.

M. Rooli – Vastaanottajan rooli vaikuttaa jonkin verran siihen, miten vastaanottaja voi olla vuorovaikutuksessa sopimuksen kanssa, mutta lähinnä siihen, miten järjestelmään kirjautuminen näyttää sen, mitä vastaanottajan odotetaan tekevän (allekirjoittaja, hyväksyjä, lomakkeen täyttäjä jne.) Rooleja ei voi muuttaa sopimuksen lähettämisen jälkeen.

N. Sähköpostiosoite – Sähköpostiosoite on tärkein tieto, jonka perusteella sopimus toimitetaan vastaanottajalle. Henkilökohtainen osoitteisto säilyttää aikaisemmin lähetettyjen sopimusten sähköpostiosoitteet, ja vastaavien sähköpostivaihtoehtojen luettelo täyttyy, kun lähettäjä alkaa kirjoittaa kenttään. Väärän sähköpostiosoitteen antaminen voidaan korjata muuttamalla vastaanottajaa Hallinta-sivulla.

O. Todennusmenetelmä – Vastaanottajan todennusmenetelmän oletusarvo tuodaan ryhmän asetuksista, ja sitä voidaan muokata laadinnan aikana, jos ryhmän asetukset sallivat sen. Avattavaan valikkoon täyttyvät vain ne todennusmenetelmät, jotka on otettu ryhmälle käyttöön. Todennusmenetelmiä voidaan muokata Hallinta-sivulla.

P. Yksityinen viesti – Näkyvissä vain, jos Yksityisviestit ovat käytössä. Kyseisen vastaanottajan sähköpostiosaan lisätään yksityinen viesti, joka on haluttaessa vastaanottajan käytettävänä sähköisessä allekirjoitusympäristössä.

Q. Poista vastaanottajatietue – Poista-kuvakkeen valitseminen poistaa vastaanottajatietueen ja pienentää jäljellä olevien vastaanottajien luettelon, jolloin allekirjoitushakemisto järjestetään uudelleen.

Lisätyt osallistujat, jotka eivät ole mukana allekirjoitusjaksossa:

R. Lisää kopion saaja – Lisää kopion saaja -linkin valitseminen avaa syöttökentän, johon voidaan lisätä jopa 11 sähköpostiosoitetta, joille ilmoitetaan, kun sopimus on valmis.

Pluskuvakkeen valinta lisää uuden vastaanottajan tarvittaessa.

Kun kaikki vastaanottajat on lisätty ja määritetty, lähettäjä voi halutessaan lähettää sopimuksen välittömästi tai esikatsella sitä sisällönluontiympäristössä. Sovelluksen sisällönluontiympäristö mahdollistaa kenttien lisäämisen napsauttamalla ja sijoittamalla. Suosittelemme yleensä, että jokaiselle vastaanottajalle, jolla on allekirjoittajan rooli, asetetaan vähintään yksi allekirjoituskenttä.