Uudet ominaisuudet
Aloita käyttö
- Pika-aloitusopas järjestelmänvalvojille
- Pika-aloitusopas käyttäjille
- Video-opetusohjelmakirjasto
- UKK
Hallinnoi
- Admin Consolen yleiskatsaus
-
Käyttäjien hallinta
- Käyttäjien lisääminen
- Luo toimintoihin keskittyviä käyttäjiä
- Tarkista käyttäjät, joilla on valmisteluvirheitä
- Vaihda nimi / sähköpostiosoite
- Käyttäjän ryhmäjäsenyyden muokkaaminen
- Käyttäjän ylentäminen järjestelmänvalvojan rooliin
- Käyttäjien tunnistetietotyypit ja SSO
- Käyttäjätietojen vaihtaminen
- Käyttäjien todentaminen MS Azurella
- Käyttäjien todentaminen Google-liitoksella
- Tuoteprofiilit
- Kirjautumiskokemus
-
Sääntelyvaatimuksia koskevat ohjeet
- Helppokäyttöisyys
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR osa 11 ja EudraLex liite 11
- Terveydenhuollon asiakkaat
- IVES-tuki
- Sopimusten tallentaminen säilöön
- EU:ta ja Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat huomiot
- Toimialueen varaus
- Väärinkäytöksistä ilmoittamiseen liittyvät linkit
Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta
-
Vastaanottajavaihtoehdot
- Sähköpostimuistutuksen peruuttaminen
-
Sähköisen allekirjoitussivun asetukset
- Yleiskatsaus sähköiseen allekirjoitussivuun
- Avaa ja lue sopimus ilman kenttiä
- Kieltäydy allekirjoittamasta sopimusta
- Delegoi allekirjoituksen myöntäjä
- Lataa PDF-versio sopimuksesta
- Tarkastele sopimuksen historiatietoja
- Tarkastele sopimusviestejä
- Sähköisestä allekirjoituksesta käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi muuntaminen
- Käsin kirjoitetun allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi
- Siirry lomakekentillä
- Tyhjennä lomakekenttien tiedot
- Allekirjoita sivun suurennus ja siirtyminen sähköisesti
- Sopimuksen työkaluissa ja tiedoissa käytettävän kielen vaihtaminen
- Tarkista lakisääteiset ilmoitukset
- Muuta Acrobat Signin evästeasetuksia
- Lähetä sopimuksia
-
Kenttien lisääminen asiakirjoihin
- Sovelluksen sisällönluontiympäristö
- Lomakkeiden ja tekstitunnisteiden luominen
- Lomakkeiden luominen Acrobatilla (AcroForms)
- Kentät
- Sisällönluontiin liittyvät usein kysytyt kysymykset
- Allekirjoita sopimuksia
-
Sopimusten hallinta
- Hallinta-sivun yleiskatsaus
- Sopimusten delegointi
- Vastaanottajien korvaaminen
- Asiakirjan näkyvyyden rajoitus
- Sopimuksen peruuttaminen
- Luo uusia muistutuksia
- Tarkista muistutukset
- Muistutuksen peruuttaminen
- Power Automate -työnkulkujen käyttäminen
-
Lisää toimintoja...
- Miten haku toimii
- Sopimuksen tarkasteleminen
- Luo malli sopimuksesta
- Piilota/näytä sopimukset näkymästä
- Allekirjoitetun kopion lataaminen
- Lähetetyn sopimuksen tiedostojen ja kenttien muokkaaminen
- Muokkaa vastaanottajan todennusmenetelmää
- Vanhentumispäivän lisääminen tai muokkaaminen
- Huomautuksen lisäys sopimukseen
- Yksittäisen sopimuksen jakaminen
- Sopimuksen jaon poistaminen
- Yksittäisen sopimuksen lataaminen
- Sopimuksen yksittäisten tiedostojen lataaminen
- Sopimuksen valvontaraportin lataaminen
- Sopimuksen kenttäsisällön lataaminen
- Valvontaraportti
- Raportointi ja tietojen viennit
Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut
-
Verkkolomakkeet
- Luo verkkolomake
- Muokkaa verkkolomaketta
- Poista verkkolomake käytöstä / ota verkkolomake käyttöön
- Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
- Etsi URL-osoite tai komentosarjakoodi
- Verkkolomakekenttien esitäyttö URL-parametreilla
- Verkkolomakkeen tallentaminen myöhemmin täytettäväksi
- Muuta verkkolomakkeen kokoa
- Uudelleenkäytettävät mallit
- Siirrä verkkolomakkeiden ja kirjastomallien omistus
-
Power Automate -työnkulut
- Power Automate -integraation ja siihen sisältyvien oikeuksien yleiskatsaus
- Ota Power Automate -integraatio käyttöön
- Hallinta-sivun tilanteenmukaiset toiminnot
- Seuraa Power Automaten käyttöä
- Uuden työnkulun luominen (esimerkkejä)
- Työnkulkuihin käytettävät käynnistimet
- Työnkulkujen tuominen Acrobat Signin ulkopuolelta
- Työnkulkujen hallinta
- Työnkulkujen muokkaus
- Työnkulkujen jako
- Työnkulkujen käytöstäpoisto tai käyttöönotto
- Työnkulkujen poisto
-
Hyödyllisiä malleja
-
Vain järjestelmänvalvoja
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
- Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
- Sopimuksen arkistointi
- Verkkolomakesopimusten arkistointi
- Sopimustietojen poiminta
- Sopimusilmoitukset
- Sopimuksen luonti
-
Vain järjestelmänvalvoja
- Mukautetut lähetystyönkulut
- Käyttäjien ja sopimusten jakaminen
Muihin tuotteisiin integrointi
- Acrobat Sign for Salesforce
- Acrobat Sign for Microsoft
- Muut integraatiot
- Kumppanin hallitsemat integraatiot
- Mistä hankin integrointiavaimen
Acrobat Sign Developer
- REST-ohjelmointirajapinnat
- Webhookit
Tuotetuki ja vianetsintä
Antamalla käyttäjien lähettää sopimuksia useammasta kuin yhdestä ryhmästä hallinnoijat voivat sitoa kirjastomallit, vastaanottajien todennuksen ja allekirjoitusvaatimukset voimakkaasti yhteen ryhmään ja antaa työnkulun määrittää ryhmän luonne siihen kuuluvien käyttäjien sijaan.
Yleiskatsaus
Kun sopimus luodaan, ryhmätason asetukset määrittävät suurelta osin käytettävissä olevat resurssit (mallit/työnkulut) ja järjestelmän sopimukselle asettamat ominaisuudet (brändäys, vastaanottajien roolit, todennustavat, PDF-tiedoston suojaus/säilytys jne.).
Yhteen ryhmään lukittuna oleminen tarkoittaa, että yksittäinen userID-tunnus on lukittu yhteen oletusasetusten joukkoon, yhteen mallien ja työnkulkujen sarjaan ja yhteen allekirjoitusten vaatimustenmukaisuutta koskevaan konseptiin.
Kun hallinnoijat antavat käyttäjien käyttää useita ryhmiä, hallinnoijat voivat ajatella ryhmiä muunakin kuin käyttäjien kokoelmana. Ryhmät voidaan nähdä tiettyjen dokumentin allekirjoitusvaatimusten ympäristönä, jonka käyttöön myönnät käyttäjille oikeudet.
Esimerkiksi yhdelle ryhmälle voidaan määrittää hyvin tiukat, vaatimustenmukaisuuteen liittyvät allekirjoitus- ja jakelusäännöt, kun taas toiselle ryhmälle voidaan määrittää sisäisiä, vähäistä todennusta edellyttäviä työnkulkuja ja malleja. Molempiin ryhmiin määritetty käyttäjä voi käyttää kummankin ryhmän kaikkia resursseja.
Ryhmätason hallinnoijat voivat myös hallita useita ryhmiä, mikä parantaa ryhmätason hallinnoijan roolin käytettävyyttä käytännössä.
Tämä dokumentti on suunniteltu korostamaan muutokset, jotka UMG tuo käyttäjien käyttöliittymään/toiminnallisuuteen, ja määrittää näkökohdat, jotka UMG:hen siirtyminen aiheuttaa hallinnoijille.
Edellytykset
- Vain suuryritys- ja yritystason tileillä on oikeus sallia käyttäjiä useissa ryhmissä
- Varmista että verkkosi turva-asetukset sallivat pääsyn Acrobat Signin päätepisteisiin
- Mukautettujen työnkulkujen, Aloitus-valikon ja Hallinta-käyttöliittymän uusimmat versiot on otettava tiliä varten käyttöön.
- Kun tiliä vaihdetaan käyttäjien sallimiseksi useissa ryhmissä, uudet sivuversiot otetaan automaattisesti käyttöön (jos näin ei vielä ole tehty) ja mahdollisuus palata vanhaan käyttöliittymään poistetaan käytöstä. Tämä sisältää myös vaihtolinkit.
- Vanhat Työnkulku/Aloitus/Hallinta-sivut ovat yhteensopimattomia useissa ryhmissä olevien käyttäjien kanssa.
- UMG:n poistaminen käytöstä ei nollaa Aloitus/Hallinta-sivuja.
- Kun tiliä vaihdetaan käyttäjien sallimiseksi useissa ryhmissä, uudet sivuversiot otetaan automaattisesti käyttöön (jos näin ei vielä ole tehty) ja mahdollisuus palata vanhaan käyttöliittymään poistetaan käytöstä. Tämä sisältää myös vaihtolinkit.
- Voit lukea kaikista Acrobat Signin tukemista integraatioista, mukautetusta API-kehityksestä ja kolmannen osapuolen integraatioista kehittäjätilillä varmistaaksesi toiminnallisuuksien yhteensopivuuden
Ensisijainen ryhmä
Kaikille UMG-sääntöjen mukaisille käyttäjille määritetään ”ensisijainen ryhmä”. Ensisijainen ryhmä on
- oletusryhmä, jonka käyttäjä lataa, kun hän avaa Lähetä-sivun
- ryhmä, joka määrittää userID-tunnusten allekirjoitusvaltuudet/-parametrit, jos sopimus lähetetään käyttäjien sähköpostiosoitteisiin
- ryhmä, johon viitataan, jos tarvitaan ryhmätason asetusta ja pyytävä lähde ei ole tietoinen UMG:stä.
- Esim. Acrobat Signin integraatiot voivat kattaa useita versioita. Vanhemmat versiot, jotka eivät ole tietoisia UMG:stä, tarvitsevat oletuksen, johon ne voivat viitata, ja se olisi ensisijainen ryhmä.
- Esim. Acrobat Signin integraatiot voivat kattaa useita versioita. Vanhemmat versiot, jotka eivät ole tietoisia UMG:stä, tarvitsevat oletuksen, johon ne voivat viitata, ja se olisi ensisijainen ryhmä.
Resurssien ryhmäyhteys
Sopimukset, web-lomakkeet ja Lähetä eränä -tapahtumat, jotka on luotu ennen UMG:n käyttöönottoa, liittyvät vain käyttäjätunnuksen luomiseen.
Sopimukset, web-lomakkeet ja Lähetä eränä-tapahtumat, jotka on luotu UMG:n käyttöönoton jälkeen, linkittyvät niiden luoneen ryhmätunnuksen lisäksi niiden luoneen käyttäjän tunnukseen.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ennen UMG:n käyttöönottoa luodut resurssit siirtyvät käyttäjän mukana, jos vaihdat hänen ensisijaista ryhmäänsä. Ryhmää (tilin jakamisen kautta) tarkastelevat käyttäjät eivät enää näe näitä resurssejä, kun heidät siirretään pois jaetusta ryhmästä.
UMG:n käyttöönoton jälkeen luodut resurssit pysyvät linkitettynä ryhmään. Ryhmää tarkastelevat käyttäjät edelleen näkevät ryhmässä luodut resurssit, vaikka ne luonut käyttäjä siirrettäisiin uuteen ensisijaiseen ryhmään.
Useiden ryhmien käyttäjät -ominaisuuden käyttöönotto
UMG:n ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä voidaan tehdä vain tilitason järjestelmänvalvojan toimesta. Katso tästä artikkelista ohjeet tilisi päivittämiseen.
UMG:stä on mahdollista palata takaisin, mutta sillä on alla listattuja merkittäviä vaikutuksia:
- Kaikki ryhmätason hallinnoijan merkinnät poistetaan.
- Tällä ei ole vaikutusta tilitason hallinnoijan merkintöihin.
- Ryhmätason hallinnoijat voidaan taas määrittää niiden omiin ryhmiin.
- Kaikki käyttäjät ovat vain ensisijaisessa ryhmässään.
Käyttäjä voi olla enintään sadan ryhmän jäsen.
Käyttäjätason erot
Käyttäjätason muutokset ovat voimassa kaikkialla. Kaikki käyttäjät, jotka pystyvät kirjautumaan Acrobat Signiin, huomaavat seuraavat muutokset:
Ryhmätason hallinnoijan erot
Nämä käyttöliittymän muutokset näkyvät vain tilin hallinnoijille (sen mukaan, miten tilitason hallinnoijan säätimet sallivat ne):
Ryhmätason hallinnoijan roolia on parannettu merkittävästi, sillä yksi käyttäjä voi olla useiden ryhmien hallinnoija, eikä hänen tarvitse olla kaikkien sellaisten ryhmien hallinnoija, joiden jäsen hän on.
Useissa ryhmissä toimivat ryhmätason hallinnoijat voivat hallita dokumentteja ja työnkulkuja laajemmilla ryhmillä paremmin ja raportoida useiden ryhmien sisällöistä ilman, että heille on myönnettävä oikeudet tilin koko tietojoukon käyttöön.
Tilitason hallinnoijan erot
Vain tilitason hallinnoijat voivat käyttää seuraavia:
Tietosuojasta vastaavan hallinnoijan erot
UMG:n asetukset eivät tällä hetkellä muuta tietosuojatason hallintatyökaluja.
API-versioiden erot
Vain REST API v6 päivitetään tukemaan UMG:tä.
Vanhaa SOAP API:tä ei päivitetä tukemaan UMG:tä.
SOAP API:t tai v5 REST (ja vanhemmat) toimivat ilman UMG:n tukea, ja käyttäjän ensisijainen ryhmä pysyy voimassa.
Aina tietyn ryhmän kontekstissa suoritettavat v6 REST API:n päätepisteet on laajennettu sisältämään valinnainen groupId-tunniste, joka voidaan hyväksyä pyynnöksi kyselyn parametrina, otsikkona tai pyynnön rungon osana.
Tämä parametri on valinnainen, ja jos se jätetään pois, koodi käyttää oletusarvoisesti käyttäjän ensisijaista ryhmää.
Ryhmäkohtaiset toimet jakautuvat kahteen luokkaan:
- käyttäjien hallinta
- resurssien CRUD-toiminnot.
Käyttäjien hallinnan muutos ilmenee mahdollisuutena hallita useiden ryhmien jäsenyyksiä yhdellä API-kutsulla. Niin ikään tietoturvamallia on laajennettu varmistamaan, että ryhmän hallinnoija ei tee muutoksia muihin kuin hallintansa alaisiin ryhmiin.
Resurssitoimintojen muutoksiin kuuluva pyyntö- ja vastausmallien ylimääräinen group id-parametri tarjoaa ryhmäkontekstin sopimuksille, verkkolomakkeille ja Lähetä eränä -tapahtumille.
group Id -parametri lisätään vain v6 REST API:ssä. v6 REST:tä vanhemmissa versioissa käytetään takautuvan yhteensopivuuden ensisijaista ryhmää.
INVALID_GROUP_ID
Yleinen virheen vastauskoodi ”INVALID_GROUP_ID” esiintyy, kun
- tunnistettua ryhmää ei löydy
- tunnistettu käyttäjä ei ole tunnistetun ryhmän jäsen
- toiminto on poistettu käytöstä ja group id -parametri ei vastaa käyttäjän ensisijaista ryhmää.
Jos UMG:tä ei ole otettu käyttöön, kaikki olemassa olevat päätepisteet käyttäytyvät entiseen tapaan. Käyttäjän ensisijaista ryhmää käytetään ainoana kelvollisena ryhmäjäsenyytenä, ja jos toisen ryhmän tunnus välitetään päätepisteeseen, vastauksena saadaan INVALID_GROUP_ID.
Käyttäjien lisääminen useisiin ryhmiin
Käyttäjä voidaan lisätä useisiin ryhmiin kahdella tavalla:
Sopimusten luominen
UMG-säännöt on huomioitava heti uuden sopimuksen luontiprosessin alussa.
Jos käyttäjä aloittaa prosessin valitsemalla mallin tai työnkulun Aloitus-sivulta > Aloita kirjastosta, käyttäjän on laajennettava ryhmä, josta hän lähettää ensin, ja valittava sitten malli/työnkulku ryhmässä käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Kun valitset mallin/työnkulun ja napsautat Aloita, näyttöön avautuu Lähetä-sivu, jolla käyttäjä voi suorittaa määrityksen loppuun.
Kun aloitat sopimuksen ryhmätason mallista tai työnkulusta, ryhmän arvo lisätään Lähetä-sivulle, ja ryhmän muokkausvaihtoehto estetään.
Jos valitset tilitason työnkulun/mallin, lähettäjä voi halutessaan valita ryhmän arvon.
Jos käyttäjä aloittaa prosessin Lähetä-sivulta, avattava Lähetä-kenttä määrittää ryhmän, johon sopimus liittyy.
Kun valitset ryhmän, sopimus rajoitetaan valitun ryhmän käytettävissä oleviin kirjastomalleihin.
Kun vaihdat ryhmää, sopimukseen sovellettavat ominaisuudet muuttuvat. Tämä pakottaa sivun päivittymään, ja syötetyt kenttätason sisällöt menetetään.
Mukautettu työnkulun suunnittelutoiminto
UMG-säännöt eivät toistaiseksi vaikuta mukautettujen työnkulkujen luontiin ja hallintaan:
- Ryhmälle määritettyjä työnkulkuja voi muokata vain (ryhmä- tai tilitason) hallinnoija, jonka ensisijaiseksi ryhmäksi on määritetty samaksi ryhmä kuin mille työnkulku on omistettu.
- Tilitasolle määritettyjä työnkulkuja voi muokata vain tilitason hallinnoija (ensisijaiseen ryhmään katsomatta).
Tulevissa päivityksissä hallinnoijille annetaan käyttöliittymässä vaihtoehtoja luomiensa työnkulkujen yhdistämiseksi yksittäisiin ryhmiin, joihin heillä on hallinnoijan oikeudet, heidän ensisijaisesta ryhmästään riippumatta.
Kirjastomallien luonti ja hallinta
UMG-sääntöjen mukaisen uudelleenkäytettävän kirjastomallin luonnissa on yksi ylimääräinen vaihe, kun myönnetään ryhmätason oikeudet mallin käyttöön:
määritä ryhmä, johon kirjastomalli liittyy.
- Tämä tehdään alivalikossa, kun valitset Kuka voi käyttää tätä mallia -käyttöoikeuden:
Mallin luonut alkuperäinen userID-tunnus katsotaan kyseisen mallin ”omistajaksi”.
Mallin omistaja pääsee aina malliin sen lähettämistä tai muokkaamista varten. Sillä ei ole merkitystä, millä valtuustasolla omistava userID-tunnus on, tai että onko omistaja liitetty ryhmään, jossa mallia käytetään.
Olemassa olevien kirjastomallien hallinta
Olemassa olevien kirjastomallien ominaisuuksia voidaan muokata Hallinta-sivulla.
Avaa malli muokkausta varten, ja jos malli jaetaan mille tahansa oman ryhmän käyttäjälle, editori pystyy muuttamaan ryhmäyhteyttä:
Ryhmäyhteyden muuttaminen ei vaikuta jo luotujen sopimusten ryhmäliitokseen.
Verkkolomakkeiden luonti ja hallinta
UMG-sääntöjen mukaisen verkkolomakkeen luonnissa on yksi ylimääräinen vaihe:
määritä ryhmä, johon verkkolomake liittyy. Tämä tehdään sivun yläosassa.
- Määritä ensin ryhmän arvo, sillä ryhmän vaihtaminen nollaa sivun ja poistaa kaikki kenttätason sisällöt.
Liittyvää ryhmää ei voi muokata verkkolomakkeen luonnin jälkeen.
Nykyisten verkkolomakkeiden hallinta
UMG-säännöt eivät vaikuta nykyisten verkkolomakkeiden hallintaan (koska liittyvää ryhmää ei voi muokata).
Verkkolomaketta koskeva raportointi edellyttää, että tekijä ajaa raportin, tai että hallinnoijalla on oikeudet raportin tietoihin ryhmässä.
Sisällön jakaminen
UMG-säännöt eivät vaikuta yksittäisen sopimuksen tai mallin jakamiseen.
UMG-säännöt eivät vaikuta normaalia tilin jakoa (vain käyttäjältä käyttäjälle tapahtuva jako) käyttäviin tileihin.
Edistyksellinen tilin jako mahdollistaa jakamisen käyttäjien, ryhmien sekä käyttäjien ja ryhmien välillä:
Asiakirjojen säilytys / GDPR
GDPR-työkaluihin ei ole odotettavissa UMG-muutoksiin liittyviä muutoksia.
Integraatiot
Kaikki yritystason tilit voivat ottaa UMG:n käyttöön, vaikka yksi (tai useampi) integraatio olisi määritetty.
Tällä hetkellä seuraavat integraatiot tukevat UMG-parametreja:
- Salesforce
- Power Automate
- Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)
Käyttäjien, jotka lähettävät sopimuksia integraation kautta ja jotka eivät ole UMG-tietoisia, katsotaan olevan vain ensisijaisessa ryhmässään, ja lähetysparametrit mukautetaan vastaavasti ensisijaisen ryhmän asetuksiin.
API - REST v6
Monien REST v6 API:n päätepisteiden tapauksessa menetelmään on lisätty valinnainen parametri groupID-tunnusta varten.
Tällä hetkellä odotetaan, että kaikki olemassa olevat REST v6 API -kutsut jatkavat toimintaansa riippumatta siitä, onko UMG otettu käyttöön vai ei.
Aikaisemmat API-versiot (sekä SOAP että REST) toimivat edelleen odotetulla tavalla ja katsovat käyttäjän vain ensisijaisen ryhmän jäseneksi.