Käyttöopas Peruuta

Erälähetys päämallia käyttäen

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

Aloita käyttö

Hallinnoi

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

Muihin tuotteisiin integrointi

Acrobat Sign Developer

Tuotetuki ja vianetsintä

Erälähetys päämallia käyttäen

Erälähetys on prosessi, joka käyttää lähettäjän luomaa sopimuksen päämallia useiden alisopimusten luomiseen yhdelle tai usealle vastaanottajalle

Päämalli määritetään kolmessa vaiheessa:

  • Sopimuksen tietojen määrittely – Sopimuksen nimi, yleinen viesti ja pohjatiedostot.
  • Sopimusasetusten määrittely – Sopimusta tukevat määritykset, kuten muistutus, viimeinen voimassaolopäivä, salasana, lokalisointi jne.
  • Vastaanottajien lisääminen – Luettelo vastaanottajista, joita käytetään alisopimusten luomiseen, syötetään joko:
    • Manuaalisesti, jolloin jokainen vastaanottaja kirjoitetaan (tai liitetään) tekstikenttään. 
    • Lähettämällä CSV-tiedostona.

Vastaanottajien lisäämistapa

Sopimuksen tietojen ja asetusten määritteleminen on sama prosessi riippumatta siitä, kuinka lisäät vastaanottajat. Sillä, miten aiot lisätä vastaanottajia, on kuitenkin kauaskantoisia vaikutuksia alisopimusten soveltamisalaan ja vaihtoehtoihin.
Ennen kuin alat määrittää Erälähetyksen päämallia, ota selvää, mitä menetelmää aiot käyttää vastaanottajien lisäämiseen. Jos aiot hyödyntää CSV-tuontivaihtoehtoja, määritä CSV-tiedostosi ennen mallin rakentamisen aloittamista.

Manuaalinen syöttöliittymä mahdollistaa seuraavat:

  • Vain yksi vastaanottaja alisopimusta kohden ja lähettäjän valinnainen vasta-allekirjoitus. Toiminnossa ei ole mahdollisuutta lisätä ylimääräisiä ulkoisia vastaanottajia tai siirtää vasta-allekirjoitusta ensimmäiseen allekirjoituspaikkaan.
  • Manuaalisella prosessilla voidaan lisätä enintään 50 vastaanottajaa, jolloin luodaan jopa 50 alisopimusta.

Lisäksi kaikki päämallin määritetyt sopimustiedot ja asetukset koskevat kaikkia alisopimuksia. Näihin kuuluvat:

  • vastaanottajan rooli
  • vastaanottajan todennusmenetelmä ja arvo
  • alisopimusten viimeinen voimassaolopäivä
  • sähköposti-ilmoitukseen sisältyvä yleinen viesti
  • vastaanottajan käyttöympäristön kieli

CSV-tuontimenetelmällä on useita käytännön etuja manuaaliseen menetelmään verrattuna, esimerkiksi:

  • Yhdelle Erälähetys-tapahtumalle voidaan määrittää jopa 1 000 alisopimusta.
  • Jokaiseen alisopimukseen voidaan sisällyttää enintään 100 vastaanottajaa. Jokaisella vastaanottajalla voi olla oma:
    • Rooli
    • Todennustyyppi (mukaan lukien sähköposti (ei mitään), Acrobat Sign -todennus, puhelin (SMS), salasana ja tietopohjainen todennus)
    • Todennusarvo
    • Yksityisviesti (enintään 1 000 merkkiä)
  • Jokaiseen alisopimukseen voidaan määrittää:
    • Mukautettu sopimuksen nimi
    • Mukautettu yleinen viesti sähköpostissa (enintään 1 000 merkkiä)
    • Mukautetut aluekohtaiset asetukset
    • Mukautettu vanhentumispäivä
    • Monimutkaiset työnkulun rakenteet (peräkkäiset, rinnakkaiset ja hybridit allekirjoitustyönkulut)

Määritä päämalli

Määrittele Sopimuksen tiedot

  1. Kirjaudu sisään käyttäjänä, jolla Erälähetys-ominaisuus on otettu käyttöön ensisijaisessa ryhmässään ja siirry Aloitussivulle.

  2. Napsauta Erälähetys-ruutua.

    Jos ruutua ei ole, käyttäjän ensisijaisella ryhmällä ei ole Erälähetys-toimintoa käytössä.

    Aloitussivu, jossa on esimerkki, kun Erälähetys on käytössä ja poissa käytöstä
    Ota yhteyttä Acrobat Sign -järjestelmänvalvojaan myöntääksesi oikeudet käyttäjän ensisijaisen ryhmän Erälähetys-toiminnon käyttöön.

    Jos ilmenee virhe, jonka mukaan käyttöoikeutesi eivät riitä, käyttäjän ensisijaista ryhmää ei ole määritetty sallimaan Erälähetys-toiminnon käyttöä, mutta käyttäjä kuuluu ryhmään, jolla on käyttöoikeudet.

    Erälähetys-käyttöliittymän ohjeet
    Erälähetys-käyttöliittymän käyttö edellyttää, että ominaisuus otetaan käyttöön käyttäjän ensisijaisessa ryhmässä.

  3. Kun Erälähetys-käyttöliittymä latautuu:

    1. Valitse ryhmä, josta sopimukset lähetetään. Jos ryhmän valitsin ei ole käytettävissä, voit käyttää vain yhtä ryhmää. Ryhmä määrittelee:
      • tapahtumaa varten käytettävissä olevat mallit
      • allekirjoituksen asetukset ja vaatimukset
      • sopimuksiin sovellettavan suojauksen 
    2. Paina Valitse tiedosto -painiketta valitaksesi tiedoston, jota käytetään sopimuksen perusasiakirjana. Voit valita tiedoston seuraavista:
      • Oma tietokone. Kun tiedosto valitaan tietokoneelta, määritysprosessi etenee välittömästi. Jos tarvitset useita tiedostoja, voit valita lisää tiedostoja sivun päivittämisen jälkeen.
      • Mallikirjasto. Kun valitset Malli-vaihtoehdon, voit valita kirjastosta useita tiedostoja valitsemalla luettelosta valintaruudun. Kun kaikki tiedostot on valittu, lisää ne tapahtumaan valitsemalla Vahvista-painike. Mallikirjastossa on kaksi välilehteä: 
        • Mallit. Tämä on luettelo kaikista malleista, jotka ovat käyttäjän käytettävissä ryhmän mallikirjaston kautta.
        • Viimeisimmät mallit. Tämä on luettelo ryhmän mallikirjaston viimeksi käytetyistä malleista.

     

    Erälähetys-käyttöliittymän Sopimuksen tiedot -osio, jossa tiedostonvalitsin on korostettuna
    Ikkunan oikeassa yläkulmassa voi olla käytettävissä linkki, jonka avulla käyttäjät voivat vaihtaa Erälähetys-toiminnon perinteiseen versioon.

    Huomautus:

    Malleja käytettäessä on erittäin tärkeää, että testaat ja varmistat, että mallikentät on määritetty oikein ja että ne toimivat odotetulla tavalla, ennen kuin luot satoja sopimuksia.

  4. Sivu päivittyy, ja näyttöön tulevat Sopimuksen tiedot.

    Voit tarkistaa kolme osaa ja muokata niitä tarpeen mukaan:

    • Sopimustiedostot – Valitut tiedostot tai mallit on jo liitetty. Jos haluat liittää lisää tiedostoja, valitse Valitse lisää tiedostoja -painike ja lisää tiedostoja paikalliselta tietokoneelta tai mallikirjastosta. 
      • Tiedostoja voidaan lisätä molemmista lähteistä tarpeen mukaan.
      • Paikallisesta järjestelmästä valittuja tiedostoja voidaan lisätä vain yksi kerrallaan. Voit halutessasi valita useita malleja.
    • Sopimuksen nimi – Sopimuksen nimi näkyy vastaanottajan sähköpostiviestin aiherivillä ja on näkyvä osa Hallinta-sivua. 
      • Sopimuksen oletusnimi tuodaan ensimmäisestä liitetiedostosta.
      • Sopimuksen nimi on muokattavissa napsauttamalla kenttää ja kirjoittamalla.
    • Viesti – Viestikenttä sisältää oletuksena yleisen viestin, joka lisätään sähköpostiviestin tekstiosaan kaikille vastaanottajille. Jos haluat muokata viestikenttää, napsauta kenttää ja ala kirjoittaa.
    Erälähetys-käyttöliittymä, jossa näkyvät määritetyt sopimuksen tiedot


Määritä tai säädä Sopimusasetukset

Oletusarvot kohteelle Sopimusasetukset ovat periytyneet ryhmän asetuksista. Jokaista asetusta voidaan säätää mallin tarkoituksen mukaan.
Palvelutason ja ryhmätason asetusten perusteella voidaan sisällyttää erilaisia vaihtoehtoja. Alla ovat yleisimmät:


Lisää vastaanottajia

Kuten aiemmin mainittiin, tapa, jolla aiot lisätä vastaanottajia, on avain parhaiden tulosten saavuttamiseen.
Oletuksena manuaalinen prosessi esitetään, kun mallin määritys aloitetaan.

Valitse menetelmä, jota aiot käyttää vastaanottajien lisäämiseen:

Mitä menetelmää haluat käyttää vastaanottajien lisäämiseen?

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?