Ověřte, že podepsané dokumenty zůstanou čitelné, dostupné a v budoucnu v souladu s předpisy.
PDF/A je specializovaný formát vyvinutý pro dlouhodobé uchovávání dokumentů. Omezuje funkce, jako je šifrování, externí písma a nepodporovaná multimédia, aby soubory zůstaly samostatné a časem dostupné.
S formátem PDF/A snáze dostojíte regulačním požadavkům, ochráníte integritu dokumentů a zabráníte budoucím problémům s formátem souborů. Acrobat Sign zajišťuje dodržování standardu PDF/A v celém pracovním postupu dohody – od nahrání přes podpis až po uložení.
Pracovní postupy PDF/A jsou užitečné zejména pro organizace s potřebou dlouhodobé archivace, jako jsou například organizace z oblasti financí, zdravotní péče a státní správy.
Výhody používání pracovních postupů PDF/A
- Dodržování předpisů o shodě a uchovávání dat
- Zachování čitelného a stabilního formátování dokumentu
- Nižší náklady na přeformátování nebo migraci archivovaných souborů
- Vyšší důvěra v integritu podepsaných záznamů
Acrobat Sign podporuje převod souborů buď na typ PDF/A-2B, nebo PDF/A-3B.
Konfigurace
Dostupnost:
- Acrobat Standard a Acrobat Pro: Zakázáno; Nelze konfigurovat
- Acrobat Sign Solutions: Podporováno
- Acrobat Sign pro státní správu: Podporováno
Rozsah konfigurace:
Správci mohou aktivovat tuto možnost na úrovních účtu a skupiny.
Tuto funkci otevřete v nabídce konfigurace správce Globální nastavení > Pracovní postupy PDF/A
K dispozici jsou následující nastavení:
Povolení pracovních postupů PDF/A poskytuje administrátorům přístup k ovládacím prvkům PDF/A a nařizuje aplikaci Acrobat Sign ověřovat a převádět soubory do formátu PDF/A.
Administrátoři musí vybrat jednu ze dvou úrovní shody, do které má aplikace Acrobat Sign převádět soubory, když je povolena normalizace. Toto je výchozí úroveň jakékoli dohody vytvořené, pokud je normalizace zakázána:
| Úroveň shody | Popis | Nejlepší pro |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Zachovává vizuální vzhled dokumentu pro dlouhodobou archivaci. Zajišťuje, že text, písma, obrázky a barvy zůstanou v průběhu času konzistentní. Toto je nejčastěji používaná úroveň pro dodržování předpisů. |
Obecné potřeby dodržování předpisů a standardní archivace. |
| PDF/A-3b | Poskytuje stejné vizuální zachování jako 2b, ale také umožňuje vkládat soubory, které nejsou ve formátu PDF/A (například XML, CSV nebo tabulky), do PDF pro další potřeby vedení záznamů. | Organizace, které potřebují ukládat zdrojová data nebo doplňkové soubory spolu s podepsaným PDF. |
Povolte normalizaci PDF/A pro aktivní převod nahraných souborů na vybranou úroveň shody.
- Soubory PDF budou ověřeny a převedeny na vybranou úroveň shody. Nahrané soubory PDF s vybranou úrovní shody budou vyhodnoceny a v případě potřeby opraveny.
- Pokud jsou povoleny pracovní postupy PDF/A, ale normalizace není povolena, aplikace Acrobat Sign vyhodnotí každý nahraný soubor a přijme úroveň shody prvního nahraného souboru PDF/A s podporovaným standardem.
- Pokud žádný nahraný dokument PDF není ve formátu PDF/A, pak dohoda použije výchozí úroveň shody vybranou v ovládacích prvcích.
Při převodu souborů na vybraný standard souboru a jejich ověření se mohou vyskytnout chyby. Tyto chyby mohou pocházet z různých zdrojů a zastaví proces uzavření smlouvy.
Pokud je povolena možnost ignorovat chyby ověření, Acrobat Sign bude tyto chyby ignorovat a bude pokračovat v generování smlouvy. Tyto smlouvy nemusí být plně v souladu s PDF/A a z žádného důvodu by neměly být jako takové považovány.
V této situaci musí uživatel přeformátovat svůj původní soubor tak, aby již nevytvářel chyby.
Nejčastější chyby jsou, že původní dokument:
- Obsahuje písma, která nejsou na seznamu podporovaných písem.
- Používá jiné barevné schéma než sRGB.
Ovládací prvky správce Ochrana podepsaného dokumentu heslem se změní tak, aby potlačily všechny možnosti, které umožňují použít heslo pro zapečetění:
Rozhraní žádosti o podpisy a návrháře pracovního postupu odstraní možnost přidat heslo na uživatelské úrovni:
Služba Acrobat Sign nepodporuje úpravu nebo digitální podepisování dokumentů PDF/A.
Povolení pracovních postupů PDF/A zakáže možnost Stáhnout a podepsat pomocí aplikace Acrobat pro pracovní postupy digitálního podpisu. Dohody musí být podepsány pomocí cloudových podpisů.
Acrobat Sign nepodporuje stahování a fyzické podepisování smlouvy.
Povolení pracovních postupů PDF/A automaticky deaktivuje možnost Stáhnout a podepsat pomocí aplikace Acrobat pro pracovní postupy digitálního podpisu. Dohody musí být podepsány pomocí cloudových podpisů.
Jak se používá
Pokud je pracovní postup PDF/A aktivní, obsahuje kroky ověření, aby bylo zajištěno úplné splnění požadavků:
- Podporována je konverze dokumentů Word. Dokumenty, které nejsou ve formátu PDF, jsou nejprve převedeny do formátu PDF a poté převedeny na vybranou úroveň shody PDF/A.
- Dokumenty PDF jsou ověřovány podle vybrané úrovně shody: PDF/A-2b nebo PDF/A-3b.
- Soubory, které splňují požadavky PDF/A, jsou přijaty a uchovány v celém průběhu procesu podepisování.
- Pokud se ověření dokumentu nezdaří, dohoda je zablokována a zobrazí se chybová zpráva:
- {Název souboru}: Soubor neodpovídá specifikaci PDF/A – Znamená, že nahraný soubor nesplňuje požadavky PDF/A-2b.
- {Název souboru}: Soubor nelze nahrát – Označuje, že ochrana heslem nebo šifrování blokuje nahrávání souboru.
Podepsaný dokument a jeho zpráva o auditu obsahují značku shody, která identifikuje stav souboru PDF/A.
Co byste měli vědět
Dodržování předpisů v oblasti souborů PDF/A zavádí omezení pro některé funkce služby Acrobat Sign:
- Ochrana heslem je pro dohody ve formátu PDF/A zakázána.
- Možnost přidat ochranu podepsaného dokumentu heslem do dohody (prostřednictvím nastavení dohody nebo návrháře pracovního postupu) je potlačena, aby se zabránilo použití hesla.
- Ovládací prvky v nabídce správce vyžadující ochranu podepsaného dokumentu heslem je upraveno tak, aby odstranilo všechny možnosti, které použití hesel umožňují.
- Šifrování je zakázáno, i když šifrování nevyžaduje heslo pro dešifrování dokumentu. Podepsané dokumenty PDF/A po stažení nejsou šifrovány.
- Barevné schéma musí být sRGB.Převod může selhat, pokud původní dokument specifikuje jiné barevné schéma než sRGB, např. CMYK.
- Vložená písma - Dokumenty smí obsahovat pouze vložená písma. Pokud uživatel poskytne dokument, který není ve formátu PDF a který může aplikace Acrobat Sign převést do formátu PDF, musí tento dokument používat pouze podporovaná písma.
- Aplikace Acrobat Sign může vložit pouze písmo ze sady písem používaných pro úpravu dokumentů.
- Aplikace Acrobat Sign nemůže vkládat nelicencovaná písma.
Podporovaná písma
Adobe Acrobat Sign podporuje tyto kategorie písem pro PDF/A:
- Písma Microsoft Office - Jsou podporována písma, která jsou obvykle součástí standardní instalace Microsoft Office.
Další podporovaná písma
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Skript Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Skript Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Japonská písma
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
