Ověřte, že podepsané dokumenty zůstanou čitelné, dostupné a v budoucnu v souladu s předpisy.
PDF/A je specializovaný formát vyvinutý pro dlouhodobé uchovávání dokumentů. Omezuje funkce, jako je šifrování, externí písma a nepodporovaná multimédia, aby soubory zůstaly samostatné a časem dostupné.
S formátem PDF/A snáze dostojíte regulačním požadavkům, ochráníte integritu dokumentů a zabráníte budoucím problémům s formátem souborů. Acrobat Sign zajišťuje dodržování standardu PDF/A v celém pracovním postupu dohody – od nahrání přes podpis až po uložení.
Pracovní postupy PDF/A jsou užitečné zejména pro organizace s potřebou dlouhodobé archivace, jako jsou například organizace z oblasti financí, zdravotní péče a státní správy.
Výhody používání pracovních postupů PDF/A
- Dodržování předpisů o shodě a uchovávání dat
- Zachování čitelného a stabilního formátování dokumentu
- Nižší náklady na přeformátování nebo migraci archivovaných souborů
- Vyšší důvěra v integritu podepsaných záznamů
Tato možnost se v současné době vztahuje pouze na soubory PDF/A-2B.
Očekává se, že rozsah použitelných formátů se v následujících verzích rozšíří.
Konfigurace
Dostupnost:
- Acrobat Standard a Acrobat Pro: Nekonfiguruje se
- Acrobat Sign Solutions: Podporováno
- Acrobat Sign pro státní správu: Podporováno
Rozsah konfigurace:
Správci mohou aktivovat tuto možnost na úrovních účtu a skupiny.
Tuto funkci otevřete v nabídce konfigurace správce Globální nastavení > Pracovní postupy PDF/A
K dispozici jsou následující nastavení:
Povolení tohoto nastavení vyžaduje, aby všechny nahrané dokumenty byly v souladu s normou PDF/A-2b. To zahrnuje počáteční zdrojové dokumenty, připojené dokumenty knihovny a přílohy přidané odesílatelem nebo podepisujícími (prostřednictvím pole Přílohy souborů).
- Soubory PDF, které nejsou v souladu se standardem PDF/A, jsou zamítnuty.
- Všechny ostatní formáty souborů, které nejsou ve formátu PDF, jsou zamítnuty.
Povolení této funkce bez výjimky vynutí, aby všechny odeslané soubory byly ve formátu PDF.
Umožňuje nahrávání souborů PDF, které nejsou v souladu se standardem PDF/A, a jejich použití jako zdrojových dokumentů, šablon knihovny a příloh souborů. Odesílateli se nezobrazí žádná chyba
Všechny ostatní formáty souborů, které nejsou ve formátu PDF, jsou zamítnuty.
Pole vytvořených hypertextových odkazů nemají možnost použít externí odkaz. Povoleny jsou pouze odkazy na stránkách dohody.
Ovládací prvky správce Ochrana podepsaného dokumentu heslem se změní tak, aby potlačily všechny možnosti, které umožňují použít heslo pro zapečetění:
Rozhraní žádosti o podpisy a návrháře pracovního postupu odstraní možnost přidat heslo na uživatelské úrovni:
Služba Acrobat Sign nepodporuje úpravu nebo digitální podepisování dokumentů PDF/A.
Povolení pracovních postupů PDF/A automaticky deaktivuje možnost Stáhnout a podepsat pomocí aplikace Acrobat pro pracovní postupy digitálního podpisu. Dohody musí být podepsány pomocí cloudových podpisů.
Jak se používá
Pokud je pracovní postup PDF/A aktivní, obsahuje kroky ověření, aby bylo zajištěno úplné splnění požadavků:
- Dokumenty PDF jsou ověřeny podle standardu PDF/A-2b.
- Soubory, které splňují požadavky PDF/A, jsou přijaty a uchovány v celém průběhu procesu podepisování.
- Pokud se ověření dokumentu nezdaří, dohoda je zablokována a zobrazí se chybová zpráva:
- {Název souboru}: Soubor neodpovídá specifikaci PDF/A – Znamená, že nahraný soubor nesplňuje požadavky PDF/A-2b.
- {Název souboru}: Soubor nelze nahrát – Označuje, že ochrana heslem nebo šifrování blokuje nahrávání souboru.
Podepsaný dokument a jeho zpráva o auditu obsahují značku shody, která identifikuje stav souboru PDF/A.
Chování API
Pokud jsou povoleny pracovní postupy PDF/A, související rozhraní API vynucují stejná omezení:
- Pole hypertextových odkazů typu EXTERNAL vrací chybu INVALID_HYPERLINK_TYPE.
- Možnosti zabezpečení ochrany heslem vrací chybu PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- Požadavky rozhraní API zahrnující soubory jiného formátu než PDF/A jsou zamítnuty, pokud není povoleno nastavení Ignorovat chyby PDF/A.
Co byste měli vědět
Dodržování předpisů v oblasti souborů PDF/A zavádí omezení pro některé funkce služby Acrobat Sign:
- Ochrana heslem je pro dohody ve formátu PDF/A zakázána.
- Možnost přidat ochranu podepsaného dokumentu heslem do dohody (prostřednictvím nastavení dohody nebo návrháře pracovního postupu) je potlačena, aby se zabránilo použití hesla.
- Ovládací prvky v nabídce správce vyžadující ochranu podepsaného dokumentu heslem je upraveno tak, aby odstranilo všechny možnosti, které použití hesel umožňují.
- Externí hypertextové odkazy nejsou povoleny. Pole hypertextových odkazů jsou omezena na odkazy na stránky v rámci dokumentu.
- Při vytváření polí v dohodě typ pole hypertextového odkazu odebere možnost zahrnout externí hypertextový odkaz.
- Šifrování je zakázáno, i když šifrování nevyžaduje heslo pro dešifrování dokumentu. Podepsané dokumenty PDF/A po stažení nejsou šifrovány.
- Přílohy neodpovídající standardu jsou odmítnuty. Nahrané přílohy musí být rovněž v souladu s normou PDF/A-2b, včetně nahraných souborů od příjemců.
Podporovaná písma
Adobe Acrobat Sign podporuje tyto kategorie písem pro PDF/A:
- Písma Microsoft Office - Jsou podporována písma, která jsou obvykle součástí standardní instalace Microsoft Office.
Další podporovaná písma
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Skript Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Skript Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Japonská písma
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
