Metoda ověření totožnosti heslem vyzve příjemce k tomu, aby vložil heslo, které mu poskytl odesílatel dohody. Bezpečnostní ověřování heslem ocení díky nenáročnosti a jednoduchosti především příjemci, které by složitější způsob ověření možná vyděsil.

Odesílatel při sestavování dohody vytvoří heslo pro podpis, které posléze příjemci sdělí jinými komunikačními prostředky (telefonním hovorem, e-mailem nebo textovou zprávou).

Ve výchozím nastavení je při ověřování příjemce vyzván k tomu, aby potvrdil svou totožnost zadáním hesla pro podpis do textového pole.

• Zároveň je zde uveden odkaz, na nějž může příjemce kliknout, pokud potřebuje požádat odesílatele o sdělení hesla:

Po úspěšném ověření příjemce získá oprávnění prohlížet dohodu a pracovat s ní.

Pokud příjemce z jakéhokoli důvodu okno s dohodou zavře před dokončením své aktivity, bude před pokračováním znovu vyzván k ověření své totožnosti.

Nastavení ověření heslem při tvorbě nové dohody

Pokud je metoda ověření heslem zapnutá, odesílatel ji může vybrat v rozbalovací nabídce Ověření, která se nachází vpravo od e-mailové adresy příjemce.

Zpráva o auditu

Ve zprávě o auditu je výslovně uvedeno, že příjemce uvedl platné heslo:

Pokud dojde ke zrušení dohody v důsledku toho, že příjemce nedokázal ověřit svou totožnost, ve zprávě je důvod výslovně uveden:

Nejlepší postupy a důležité faktory

• Pokud pracujete se stovkami dohod, může být složité mít o všech heslech přehled. Mohlo by se vyplatit zavést interní způsob tvorby dešifrovatelných hesel, aby nedošlo k tomu, že příjemcům bude v případě zapomenutí hesla odepřen přístup k dohodám
• Heslo lze změnit pouze u dohod, které se zpracovávají, a to úpravou metody ověření na stránce správy odesílatele
• Doporučujeme hesla příjemcům předat jinými komunikačními kanály (např. telefonicky). Neuvádějte heslo ve zprávě, která je připojená k dohodě
  

Možnosti konfigurace

Ověření heslem lze upřesnit pomocí dvou skupin nastavení, které lze upravit na úrovni účtu nebo skupiny:

• Nastavení odeslání upravuje přístup odesílatele k možnosti ověření heslem
  
• Nastavení zabezpečení upravuje práci z pohledu příjemce

Povolte metodu ověření v části Nastavení odeslání

Možnost používat ověření heslem lze odesílatelům povolit, když přejdete do části Nastavení odeslání > Metody ověření identity

• Zaškrtávací políčko Heslo pro podpis – Pokud je zaškrtnuté, pro dohody vytvořené v rámci skupiny se zpřístupní možnost Heslo
• (Volitelné) K prohlédnutí dohody po jejím podepsání vyžadovat heslo – Pokud je tato funkce povolena, bude uživatel při jakémkoli pokusu prohlížet přes odkaz online verzi dohody uchovávané ve službě Adobe Acrobat Sign vyzván k zadání téhož hesla, které bylo použito k ověření identity příjemce (viz níže)
  
  • Poznámka: Tato metoda ověření se aktivuje pouze v případě, že se uživatel pokusí otevřít původní dohodu přes odkaz, tedy liší se od zabezpečení prohlížení souboru PDF heslem
    
• (Volitelné) Následující metoda je výchozí – Když je metoda Heslo pro podpis povolena, je možnost Heslo pro podpis nastavena jako výchozí dostupná metoda ověření

Vyžadovat ověření k prohlížení původní podepsané dohody přes webový odkaz

Šablony e-mailových zpráv, jako je ověřovací e-mail po podepsání určený pro příjemce, mohou zahrnovat odkaz na původní dohodu uloženou na serverech služby Acrobat Sign:

Pokud povolíte funkci K prohlédnutí dohody po jejím podepsání použít heslo, při všech pokusech získat přístup k dohodě přes odkaz bude příjemce vyzván k zadání téhož hesla, které bylo použito k ověření totožnosti příjemce.

Toto nastavení se stane součástí dohody, jakmile je vytvořena. Změna tohoto nastavení nezmění způsob, jakým se pracuje s dohodami, které se již zpracovávají.

Pokud došlo ke změně hesla příjemce k ověření totožnosti, výzva k ověření za účelem prohlížení dohody automaticky převezme nové heslo.

Výzva k ověření totožnosti za účelem prohlížení se od obvyklého procesu ověřování totožnosti nijak neliší:

Dohoda se ke čtení neotevře, dokud nedojde k zadání správného hesla ověření totožnosti.

Poté, co příjemce dohodu podepíše nebo uskuteční své akce, již není možné ověření totožnosti heslem upravit nebo deaktivovat.

Konfigurace Nastavení zabezpečení

Heslo pro podpis dohody má tři ovládací prvky, které může konfigurovat správce na stránce Nastavení zabezpečení v části Heslo pro podpis dohody:

• Omezit počet pokusů – Ve výchozím nastavení povoleno. Pokud je zakázáno, příjemci se mohou pokoušet zadávat heslo, kolikrát chtějí 
  • Umožnit podepisujícímu XX pokusů zadat heslo k dohodě, než bude dohoda zrušena – Správce může zadat hraniční číslo pro omezení počtu pokusů příjemce o ověření totožnosti. Jakmile dojde k překročení nastaveného počtu pokusů, dohoda je automaticky zrušena a odesílatel je o této skutečnosti informován
• Síla hesla dokumentu – Toto nastavení upřesňuje minimální složitost hesel, která jsou vyžadována pro:
  • ověření příjemce za účelem přístupu k dohodě
    ,
  • šifrování podepsaných dohod (u stažených dohod ve formátu PDF)
    .
  • Hlášení o totožnosti podepisujícího (spojené s hlášením pro průkaz totožnosti)

Hodnoty nastavení jsou:

► Žádné – Heslo musí obsahovat alespoň jeden znak, který není prázdný

► Základní – Heslo musí obsahovat minimálně 6 znaků

► Střední – Heslo musí obsahovat minimálně 7 znaků

► Silné – Heslo musí obsahovat minimálně 8 znaků

Automatické zrušení dohody při selhání ověření příjemce

Pokud je nastavený maximální počet pokusů o ověření heslem a příjemce povolený počet pokusů překročí, dojde k automatickému zrušení dohody.

Autor dohody obdrží e-mailovou zprávu s upozorněním, že došlo ke zrušení dohody a v poznámce bude uveden příjemce, jehož ověření selhalo.

Žádné další strany dohody upozornění neobdrží.