Varmista, että allekirjoitetut asiakirjat ovat lukukelpoisia, helppokäyttöisiä ja vaatimustenmukaisia myös tulevina vuosikymmeninä.
PDF/A on erikoismuoto, joka on kehitetty pitkäaikaista asiakirjojen säilyttämistä varten. Se rajoittaa ominaisuuksia, kuten salaus, ulkoiset kirjasimet ja tukemattomat monimuotoiset mediat, jotta tiedostot ovat ajan mittaan omatoimisia ja helppokäyttöisiä.
PDF/A-tiedostojen käyttö auttaa vastaamaan sääntelyvaatimuksia, suojaa asiakirjojen eheyden ja välttää tiedostomuotoon liittyvät ongelmat. Acrobat Sign pakottaa noudattamaan PDF/A-tiedostojen vaatimustenmukaisuutta koko sopimuksen työnkulun ajan – latauksesta allekirjoittamiseen ja tallenntamiseen.
PDF/A-työnkulut ovat erityisen hyödyllisiä organisaatioille, joilla on pitkäaikaisia arkistointitarpeita, kuten rahoitus-, terveys- ja julkishallinnon organisaatioille.
PDF/A-työnkulkujen käytön hyödyt
- Noudata vaatimustenmukaisuus- ja säilytyssääntöjä
- Säilytä luettava ja tasainen asiakirjan muotoilu
- Vältä arkistoitujen tiedostojen uudelleenmuokkauksesta tai siirtämisestä koituvat kulut
- Lisää luottamusta allekirjoitettujen tietueiden eheyteen
Acrobat Sign tukee tiedostojen muuntamista joko PDF/A-2B- tai PDF/A-3B-tiedostotyypeiksi.
Määritys
Saatavuus:
- Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei käytössä, ei määritettävissä
- Acrobat Sign Solutions: tuetaan
- Acrobat Sign Government: tuettu
Määrityksen laajuus:
Järjestelmänvalvojat voivat ottaa tämän ominaisuuden käyttöön tili- ja ryhmätasoilla.
Voit käyttää tätä toimintoa siirtymällä järjestelmänvalvojan määritysvalikosta kohtaan Yleisasetukset > PDF/A-työnkulut
Käytettävissä ovat seuraavat asetukset:
PDF/A-työnkulkujen käyttöönotto antaa järjestelmänvalvojille pääsyn PDF/A-hallintaan ja ohjaa Acrobat Sign -sovellusta vahvistamaan ja muuntamaan tiedostot PDF/A-muotoon.
Järjestelmänvalvojien on valittava yksi kahdesta vaatimustenmukaisuustasosta, johon Acrobat Sign muuntaa tiedostot, kun normalisointi on käytössä. Tämä on minkä tahansa luodun sopimuksen oletustaso, jos normalisointi on pois käytöstä:
| Vaatimustenmukaisuustaso | Kuvaus | Paras |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Säilyttää asiakirjan visuaalisen ulkoasun pitkäaikaista arkistointia varten. Varmistaa, että teksti, kirjasimet, kuvat ja värit pysyvät yhtenäisinä ajan mittaan. Tämä on yleisimmin käytetty taso vaatimustenmukaisuuden täyttämiseksi. |
Yleiset vaatimustenmukaisuus- ja vakioarkistointitarpeet. |
| PDF/A-3b | Tarjoaa saman visuaalisen säilyvyyden kuin 2b, mutta mahdollistaa myös muiden kuin PDF/A-tiedostojen (kuten XML, CSV tai laskentataulukot) upottamisen PDF-tiedostoon lisätietojen säilyttämistä varten. | Organisaatiot, joiden täytyy tallentaa lähdetietoja tai täydentäviä tiedostoja allekirjoitetun PDF-tiedoston ohella. |
Ota käyttöön PDF/A-normalisointi muuntaaksesi aktiivisesti ladatut tiedostot valittuun vaatimustenmukaisuustasoon.
- PDF-tiedostot vahvistetaan ja muunnetaan valittuun vaatimustenmukaisuustasoon. Ladatut PDF-tiedostot, joilla on valittu vaatimustenmukaisuustaso, arvioidaan ja korjataan tarvittaessa.
- Jos PDF/A-työnkulut ovat käytössä, mutta normalisointi ei ole käytössä, Acrobat Sign arvioi jokaisen ladatun tiedoston ja ottaa käyttöön ensimmäisen ladatun tuettua standardia käyttävän PDF/A-tiedoston vaatimustenmukaisuustason.
- Jos yksikään ladattu PDF-asiakirja ei ole PDF/A-muodossa, sopimus käyttää oletuksena hallinnassa valittua vaatimustenmukaisuustasoa.
Kun tiedostot muunnetaan valittuun tiedostostandardiin ja vahvistetaan, voi ilmetä virheitä. Nämä virheet voivat johtua useista lähteistä ja pysäyttävät sopimusprosessin.
Jos vaihtoehto vahvistusvirheiden ohittamiseen on käytössä, Acrobat Sign jättää virheet huomiotta ja jatkaa sopimuksen luomista. Nämä sopimukset eivät välttämättä ole täysin PDF/A-yhteensopivia, eikä niitä pidä mistään syystä käsitellä sellaisina.
Tässä tilanteessa käyttäjän on muotoiltava alkuperäinen tiedostonsa uudelleen niin, ettei se enää tuota virheitä.
Yleisimmät virheet johtuvat siitä, että alkuperäinen asiakirja:
- Sisältää kirjasimia, jotka eivät ole tuettujen kirjasinten luettelossa.
- Käyttää muuta värijärjestelmää kuin sRGB:tä.
Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus -järjestelmänvalvojan ohjausobjekteja muutetaan niin, että ne estävät minkä tahansa sen sallivan salasanan käyttämisen:
Sekä Pyydä allekirjoituksia että Työnkulun suunnittelija -käyttöliittymät poistavat mahdollisuuden lisätä salasana käyttäjätasolla:
Acrobat Sign ei tue PDF/A-tiedostojen muokkaamista tai digitaalista allekirjoittamista.
Kun PDF/A-työnkulut on käytössä, Lataa ja allekirjoita Acrobatilla -vaihtoehto poistetaan käytöstä digitaalisen allekirjoituksen työnkuluissa. Sopimukset on allekirjoitettava pilvipohjaisilla allekirjoituksilla.
Acrobat Sign ei tue sopimuksen lataamista ja fyysistä allekirjoittamista.
Kun PDF/A-työnkulut on käytössä, Lataa ja allekirjoita Acrobatilla -vaihtoehto poistetaan automaattisesti käytöstä digitaalisen allekirjoituksen työnkuluissa. Sopimukset on allekirjoitettava pilvipohjaisilla allekirjoituksilla.
Käyttötapa
Kun toiminto on käytössä, PDF/A-työnkulku sisältää vahvistusvaiheet täyden vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi:
- Word-asiakirjojen muuntaminen on tuettu. Muut kuin PDF-asiakirjat muunnetaan ensin PDF-muotoon ja sitten valittuun PDF/A-vaatimustenmukaisuustasoon.
- PDF-asiakirjat validoidaan valittua vaatimustenmukaisuustasoa vasten: PDF/A-2b tai PDF/A-3b.
- PDF/A-vaatimukset täyttävät tiedostot hyväksytään ja säilytetään koko allekirjoitusprosessin ajan.
- Jos asiakirjan vahvistus epäonnistuu, sopimus estetään ja näyttöön tulee virheilmoitus:
- {Tiedoston nimi}: Tiedosto ei ole PDF/A-määrityksen mukainen – Tämä merkitsee, että ladattu tiedosto ei vastaa PDF/A-2b-vaatimuksia.
- {Tiedoston nimi}: Tiedostoa ei voi ladata – Merkitsee, että salasanan suojaus tai salaus estävät tiedoston lähettämisen.
Allekirjoitettu asiakirja ja sen valvontaraportti sisältävät PDF/A-tilan tunnistavan vaatimustenmukaisuusmerkin.
Valvontaraportit ja toimintalokit
PDF/A-työnkuluissa luodaan valvontatapahtuma, joka ilmaisee, että sopimus on PDF/A-vaatimustenmukainen sekä PDF/A-vaatimustenmukaisuuden tason.
- Tarkastusraportti on myös PDF/A-yhteensopiva.
- Toimintaloki sisältää myös merkinnän, joka osoittaa PDF/A-vaatimustenmukaisuuden.
Hyvä tietää
PDF/A-tiedostojen vaatimustenmukaisuus asettaa rajoituksia tietyille Acrobat Signin toiminnoille:
- Salasanan suojaus on poistettu käytöstä PDF/A-sopimuksille.
- Mahdollisuus lisätä Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus sopimukseen (sopimusasetusten tai työnkulun suunnittelijan kautta) estetään, jotta salasanaa ei voi käyttää.
- Järjestelmänvalvojan valikon ohjausobjekteja, jotka edellyttävät allekirjoitettua asiakirjan salasanaa, muutetaan niin, että kaikki salasanan sallivat asetukset poistetaan.
- Salaus on poistettu käytöstä, vaikka salaus ei edellytä salasanan käyttämistä asiakirjan salauksen purkamiseksi. Allekirjoitettuja PDF/A-asiakirjoja ei salata latauksen jälkeen.
- Värijärjestelmän on oltava sRGB. Muuntaminen voi epäonnistua, jos alkuperäisessä asiakirjassa on määritetty muu värijärjestelmä kuin sRGB, esim. CMYK.
- Upotetut kirjasimet - Asiakirjoissa saa olla vain upotettuja kirjasimia. Jos käyttäjä toimittaa muun kuin PDF-asiakirjan, jonka Acrobat Sign voi muuntaa PDF-muotoon, kyseisessä asiakirjassa saa käyttää vain tuettuja kirjasimia.
- Acrobat Sign voi upottaa kirjasimen vain asiakirjojen muokkaamiseen käytettyjen kirjasinten joukosta.
- Acrobat Sign ei voi upottaa lisensoimattomia kirjasimia.
Tuetut kirjasimet
Adobe Acrobat Sign tukee seuraavia kirjasinluokkia PDF/A:lle:
- Microsoft Office -kirjasimet - Tavalliseen Microsoft Office -asennukseen tyypillisesti sisältyvät kirjasimet ovat tuettuja.
Muut tuetut kirjasimet
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Japanilaiset fontit
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
