Adobe Sign -asiakirjojen arkistointi eOriginal-säilytyspalveluiden avulla

Hallitse ja suojaa asiakirjoja digitaalisesti.

Adobe Sign auttaa kumppaninsa eOriginalin kanssa organisaatioita täyttämään vaatimusten- ja säädöstenmukaisuuden vaatimukset arkistoimalla allekirjoitetut asiakirjat turvalliseen digitaaliseen säilöön. Kun asiakirja on allekirjoitettu, eOriginal voi tallentaa sen säilöön, jossa on paras mahdollinen suojaus ja vaatimustenmukaisuus täysin digitaalisessa ympäristössä. Organisaatiot voivat valita arkistoida kaikki tietyn tilin asiakirjat, kaikki tietyn ryhmän (tai käyttäjien joukon) luomat asiakirjat tai yksittäisiä asiakirjoja.

Kun asiakirja luodaan, Adobe Signiin ladattua alkuperäistä asiakirjaa pidetään sopimuksen virallisena kopiona. Virallinen kopio pysyy Adoben palvelimilla koko allekirjoitusprosessin ajan. Kun prosessi on valmis, virallinen kopio arkistoidaan eOriginalin säilöön, ja asiakirjasta tulee juridisesti pätevä. Adobe Signissa säilyy asiakirjan PDF-kopio, mutta siinä on Kopio alkuperäisestä -vesileima, joka ilmaisee, että eOriginalin säilöön tallentama kopio on ainoa aito versio.

Toimintaperiaate

Kun allekirjoitusprosessi on suoritettu, mikä tahansa säilöön tallentamista hyödyntävä tapahtuma voi käynnistää virallisen asiakirjan siirron. Tämä on asynkroninen kutsu-vastaus-prosessi, jossa säilöpalvelu pyytää Adobe Signilta tiedot ilmoituksen saatuaan, ja Adobe Sign lähettää pyydetyn sisällön.

Nämä peräkkäiset pyynnöt suoritetaan lähes reaaliajassa, jotta varmistettaisiin virallisen asiakirjan tallennus säilöpalveluun heti allekirjoitusprosessin valmistuttua.

Toiminta viimeisen allekirjoituksen jälkeen:

  1. eOriginal-säilöpalvelulle ilmoitetaan ping-viestillä, että säilöön tallennettavaksi tarkoitetun asiakirjan allekirjoitusprosessi on valmis. Adobe Sign lähettää säilöpalvelulle asiakirjan yksilöivän tunnuksen (Document Capability Key).
  2. Säilöpalvelu pyytää lopullisen ja allekirjoitetun asiakirjan käyttöoikeustunnusta.
  3. Adobe Sign vahvistaa, että sovelluksella on valtuudet pyytää asiakirjan käyttöoikeustunnusta. Tämä varmistaa sen, että vain säilösovellus voi vastaanottaa virallisen asiakirjan. Adobe Sign myöntää yksilöllisen kertakäyttöisen käyttöoikeustunnuksen.
  4. Seuraavaksi säilöpalvelu pyytää asiakirjan seurantaketjun luodakseen profiilin asiakirjalle.
  5. Adobe Sign lähettää seurantaketjun, joka sisältää täydelliset tiedot allekirjoitusprosessin tapahtumista. Näitä tietoja ovat esimerkiksi allekirjoittajien henkilöllisyys, kaikkien tapahtumien päivämäärä ja kellonaika, IP-osoite ja sijaintitiedot (jos saatavilla).
  6. Tämän jälkeen säilöpalvelu pyytää kertakäyttöistä käyttöoikeustunnusta käyttäen allekirjoitetun asiakirjan versiota, jossa ei ole vesileimaa.
  7. Adobe Sign vahvistaa kertakäyttöisen käyttöoikeustunnuksen ja toimittaa säilöpalveluun asiakirjan, jossa ei ole vesileimaa.
  8. Säilöpalvelu vahvistaa asiakirjan vastaanoton ja ilmoittaa Adobe Signille, että tallennus säilöön on valmis.
  9. Adobe Sign päivittää seurantaketjun tietoihin asiakirjan tilaksi Tallennettu säilöön.
  10. Kaikki allekirjoitusprosessin aikana luotuihin asiakirjan versioihin lisätään vesileima, ja kaikki näiden versioiden kopiot, joissa ei ole vesileimaa, hävitetään.
Kaavio säilöprosessista

Tässä vaiheessa Adobe Signissa on tallennettuna vain vesileimalla varustettu asiakirja sekä allekirjoitusprossin historiassa näkyvät kunkin vaiheen PDF-kopiot. Pienoiskuviin ei ole lisätty vesileimaa, koska ne ovat vain kuvia, eivät lainvoimaisia asiakirjoja.

Säilöön tallennuksen jälkeen asiakirjat ilman vesileimaa voidaan saada vain säilöpalvelusta.

Lataa

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö