Vain minä allekirjoitan -toiminto korvataan virtaviivaisemmalla ja täsmällisemmällä Täytä ja allekirjoita -toiminnolla. Täytä ja allekirjoita -työnkulku on saatavana palvelun kaikilla tasoilla.

Toiminnon kuvaus

Täytä ja allekirjoita on suunniteltu käyttäjille nopeaksi ja helpoksi tavaksi ladata asiakirja, täyttää siihen tarvittava sisältö ja halutessaan allekirjoittaa se.

Tekstiälisätään suoran ”napsauta ja kirjoita” -toiminnon avulla, joten asiakirjaan ei tarvitse asetella monimutkaisia kenttiä.

Valintaruutuja ja -nappeja varten on saatavana valintamerkkejä ja palloja.

Allekirjoitus- ja nimikirjainkentät ovat saatavana tarvittaessa.

Kun käyttäjä on antanut kaiken vaaditun sisällön, hän voi lähettää allekirjoitetun asiakirjan kopion yhdelle tai useammalle vastaanottajalle.

Kaikki syötetty sisältö tallennetaan ja voidaan eristää raporttien kautta, ja koko tapahtuma kirjataan tarkastusraporttiin kuin mikä tahansa sopimus.

Katso Täytä ja allekirjoita -video täällä

Käyttötapa

Napsauta Adobe Signin Koontinäyttö Täytä ja allekirjoita -linkkiä Lisää toimintoja -osiossa (vasen alakulma). Tämä avaa Täytä ja allekirjoita -lähetyssivun.

Nav to FaS

 

Täytä ja allekirjoita -lähetyssivulla saatavana olevat kaksi kenttää ovat:

Tiedostot-osio, jossa voit vetää ja pudottaa tiedostoja, jotka haluat allekirjoittaa

◘ Tiedostoja voi myös lisätä kirjastosta tai muusta sisäisestä lähteestä aivan kuin liitettäessä tiedostoja Lähetä-sivulla.

Sopimuksen nimi -kenttä, jonka avulla voi nimetä sopimuksen 

◘ Oletuksena Sopimuksen nimi-kentässä käytetään Tiedostot-osioon ensimmäisenä pudotetun tiedoston nimiarvoa. 

◘ Arvoa voidaan tarvittaessa muokata.

Huomautus:

Lomakekentät eivät ole käytettävissä Täytä ja allekirjoita -prosessin aikana riippumatta tiedostojen lähteestä tai käytettyjen kenttien tyypistä (sisällönluonti, tekstitagi tai Acroform).

Agreement Name adoption

 

Lisättäviä tiedostoja voi olla useita.

Syöttöprosessin aikana tiedostot näytetään siinä järjestyksessä, jossa ne ovat Tiedostot-osiossa.

Tiedostot voidaan järjestää uudelleen vetämällä ja pudottamalla.

Move Files

 

Asiakirjojen järjestyksen muuttaminen Tiedostot-luettelossa ei muuta Sopimuksen nimi -kentän arvoa.

Reordered files

 

Jos Sopimuksen nimi -arvon tuonut alkuperäinen asiakirja poistetaan, Sopimuksen nimi -kentän uusi arvo perustuu Tiedostot-luettelon ensimmäiseen tiedostoon.

Renamed Agreement

Huomautus:

Jos sopimuksen nimeä muokataan jollain tavalla, se ei enää muutu tiedostojen käsittelyn mukaisesti.

Kun kaikki tiedostot on lisätty ja sopimuksen nimi on kelvollinen, napsauta Seuraava.

 

Täytä ja allekirjoita -toiminto latautuu, ja siinä näytetään lataamasi asiakirjan tiedostot luettelointijärjestyksessä.

Syöttötyökalut sijaitsevat Täytä ja allekirjoita -sivun yläosassa.

Tool Bar

Luetellut syöttötyypit vasemmalta oikealle:

A. Tekstin syöttö – Jos haluat lisätä tekstiä, napsauta tätä vaihtoehtoa ja sitten mitä tahansa asiakirjan kohtaa. Jos haluat siirtyä toiseen asiakirjan osioon, sinun on napsautettava uutta aluetta erikseen ennen kirjoittamista. Tekstin syöttö säilyttää rivinvaihdot, joten monirivisiin muistiinpanokenttiin kirjoittaminen on helppoa.

B. Valintamerkin syöttö – Tämä vaihtoehto syöttää yksinkertaisen valintamerkkikuvakkeen,  jota voi käyttää valintaruutujen kanssa.

C. Pallon syöttö – Pallot ovat tavallisesti valintanappien kanssa käytettyjä yksinkertaisia kuvia, mutta niitä voidaan käyttää myös valintaruutujen kanssa.

D. Allekirjoituskenttä – Käyttäjä voi lisätä allekirjoituksen allekirjoituskentän avulla. Jos tilillesi on tallennettu allekirjoitus, sitä käytetään oletusarvoisesti. Muussa tapauksessa saat tilin asetuksen normaalisti sallimat vaihtoehdot allekirjoitukselle.

E. Nimikirjainkenttä – Kuten allekirjoituskenttäänkin, nimikirjainkenttään käytetään tallennettua kuvaa tai, mikäli sellaista ei ole, normaaleja syöttövaihtoehtoja.

 


Kirjasinkoon muuttaminen

Kaikkien syöttötyyppien kokoa voidaan säätää oletuskokoa suuremmaksi tai pienemmäksi, ja kaikkien syöttötyyppien kokoasetukset ovat riippumattomia toisistaan.

Kutakin syöttötyyppiä voi olla useita eri kokoja samassa sopimuksessa.

 

Teksti, valintamerkit ja pallot tukevat porrastettua koon muuttamista, eli niitä voidaan suurentaa ja pienentää pykälittäin.

Kunkin kentän yläreunassa on toiminto, jossa on Poista-toiminto (roskakori oikealla) ja kaksi A-kirjainta.

Vasemmanpuoleinen A-kirjain on pienempi, ja se pienentää kirjasinkokoa yhdellä pykälällä.

Oikeanpuoleinen A-kirjain on suurempi, ja se suurentaa kirjasinkokoa yhdellä pykälällä.

Stepped Size

Huomautus:

Minkä tahansa syöttötavan kirjasinkoon muuttaminen vaikuttaa muihin samantyyppisiin kenttiin. 

Saat parhaat tulokset kirjoittamalla tekstiä ensimmäiseen kenttään ja säätämällä kirjasinkokoa, kunnes se näyttää olevan sopusuhdassa asiakirjan kanssa. Kun kirjasinkoko on sopiva, sitä ei tarvitse enää säätää.

 

Valintamerkkien, pallojen, allekirjoitus- ja nimikirjainkenttien kokoa voidaan muuttaa dynaamisesti napsauttamalla syöttökentän sinistä ”kahvaa” ja vetämällä siitä.

Drag Sizing

Koon muuttaminen tällä tavalla vaikuttaa muihin kenttiin, kunnes syöttötyypin kokoa muutetaan (kummalla tahansa tavalla).


Syöttökenttien siirtäminen

Kaikkia syöttökenttiä voidaan siirtää asettamisensa jälkeen. Lomakkeen rakenteesta riippuen saattaa olla helpompaa kirjoittaa syötettävä sisältö erilliseen osioon lomakkeessa ja sitten siirtää kenttä paikalleen.

Kentän siirtäminen:

    ○ Valitse kenttä napsauttamalla sitä kerran. Kentän muokkausalue tulee näkyviin.

    ○ Kun osoitin on kentän päällä, se muuttuu nelisuuntaiseksi nuoleksi.  Vedä kenttä haluamaasi paikkaan napsauttamalla ja pitämällä hiiren painiketta painettuna.

Move Input


Asiakirjan viimeistely

Käy asiakirja läpi ja syötä sisältöä tarvittaessa.

Allekirjoituskenttää ei tarvita.

Complete form

Kun asiakirja on täytetty, napsauta ikkunan oikeassa yläkulmassa Valmis.


Toiminto onnistui!

Kun olet napsauttanut Valmis-painiketta, sivu päivittyy ”Allekirjoittaminen onnistui” -sivuksi.

Sivulla on juuri allekirjoittamasi asiakirjan pienoiskuva vasemmassa reunassa ja neljä ”seuraavaa vaihetta”, joita voit napsauttaa:

○ Lähetä kopio – Tämä vaihtoehto aloittaa uuden työnkulun, jolla allekirjoitettu asiakirja toimitetaan yhteen tai useampaan sähköpostiosoitteeseen.

○ Lataa kopio – Tämän linkin napsauttaminen avaa allekirjoitetun PDF-tiedoston kopion paikallisessa järjestelmässä.

○ Hallinnoi tätä asiakirjaa – Tämä vaihtoehto avaa Hallinta-välilehden.

○ Allekirjoita toinen asiakirja – Tämä linkki avaa Täytä ja allekirjoita -lähetyssivun uudelleen, jotta voit allekirjoittaa toisen asiakirjan.

Pose Send page


Kopion lähettäminen

Kun napsautat Lähetä kopio -vaihtoehtoa, uusi ikkuna aukeaa, johon voit kirjoittaa asiakirjan vastaanottajan tai vastaanottajien sähköpostiosoitteen.

Send a Copy to another

Kirjoita osoitteet Vastaanottajat-kenttään.  Jos vastaanottajia on useampi kuin yksi, erota sähköpostiosoitteet pilkulla.

○ Kun napsautat Lisää minut -linkkiä vastaanottajakentän oikeassa yläkulmassa, sinun osoitteesi lisätään kenttään.

Jos haluat lähettää asiakirjan mukana saatetekstiä, kirjoita se Viesti-kenttään.

 

Vastaanottaja saa asiakirjaan johtavan linkin ja viestisi tekstin sähköpostitse.

Vastaanottajat, joilla on aktiivinen Adobe Sign -tili, näkevät asiakirjan Allekirjoitettu-osion luettelossa Hallinta-sivulla.

 

Kun Lähetä kopio -toiminto on suoritettu, uusi sivu ilmoittaa sen onnistumisesta.

Saat kaksi vaihtoehtoa:

○ Hallinnoi tätä asiakirjaa

○ Allekirjoita toinen asiakirja

Post Share

Huomautus:

Lähettäjä voi koska tahansa Jakaa asiakirjan kopion mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen Hallinta-välilehdeltä.

Se toimii samalla tavalla kuin Lähetä kopio -toiminto ”Allekirjoittaminen onnistui” -sivulla, mutta vastaanottajan sähköpostiosoite kirjoitetaan Hallinta-sivun Jaa-työkalulla.

Täytä ja allekirjoita -asiakirjat Hallinta-sivulla

Täytä ja allekirjoita -asiakirja näkyy asiakirjan luoneen henkilön Hallinta-sivulla kuin kaikki muutkin sopimukset.

Jos Täytä ja allekirjoita -toiminto keskeytyy ennen allekirjoittamista, asiakirja sijaitsee Luonnokset-osiossa.

Allekirjoitetut Täytä ja allekirjoita -asiakirjat sijaitsevat Allekirjoitettu-osiossa.

Sender - Manage page

 

Jos lomakkeeseen ei lisätty allekirjoitusta, löydät asiakirjan Täytetty-osiosta. 

filled_form_on_themanagetab

 

Sen lisäksi, että asiakirja toimitetaan vastaanottajien postilaatikkoon, se yhdistetään heidän Adobe Sign -tililleen jaetuksi asiakirjaksi.

Vastaanottaja, joka aktivoi Adobe Sign -tilinsä, näkee asiakirjan Allekirjoitettu-osionsa luettelossa.

Nimi-arvon alla oleva vaaleanharmaa teksti ilmaisee, että toinen käyttäjä on jakanut asiakirjan.

Sharee Manage


Historia / tarkastusraportti

Hallinta-sivun Historia-välilehti antaa yhteenvedon kaikista asiakirjaan liittyvistä toiminnoista.

”Sopimus jaettu käyttäjän” -rivin kohde ilmaisee, kenelle asiakirja on jaettu.

Hiostory tab

 

Tarkastusraportti sisältää normaalin sopimuksen kaikki tapahtumat samassa muodossa.

Audit Report


Syötettyjen tietojen vieminen

Täytä ja allekirjoita -asiakirjoista, joissa on syötettyä tekstiä, voidaan luoda CSV-tiedosto, joka sisältää kaikki kenttien tiedot.

 

Käyttäjät

Alkuperäinen käyttäjä, joka loi Täytä ja allekirjoita -asiakirjan, voi viedä asiakirjan tiedot ja kenttätason sisällön Hallinta-välilehdeltään.

Valitse haluamasi sopimus napsauttamalla sitä kerran ja napsauttamalla sitten "On lomaketietoja” -kuvaketta.

CSV Icon

CSV-tiedosto ladataan järjestelmälle, ja se voidaan avata millä tahansa CSV-tiedostoja lukevalla ohjelmalla (yleisimpänä Excel).

Syötetyt tiedot näytetään CSV-tiedostossa sarakkeiden sarjana, joiden otsikko on ”MULTILINEDATA”.

CSV from Manage

 

Järjestelmänvalvojat

Järjestelmänvalvojat näkevät Täytä ja allekirjoita -sopimuksensa viedyissä raporteissaan.

Jos kenttätason tietojen vieminen on määritetty tilille, järjestelmänvalvojat näkevät myös ”MULTILINEDATA”-otsikot ja niihin liittyvien kenttien sisällön.

Report Data

Huomautus:

Järjestelmänvalvojien tileillä on oltava käytössä Tietojen viesti, jotta kenttätason tiedot näkyvät viedyssä raportissa.  Voit ottaa tietojen viennin käyttöön tilillesi ottamalla yhteyttä Adobe Signin tukeen.

Toiminnon ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Täytä ja allekirjoita / Vain minä allekirjoitan -ominaisuus on saatavilla palvelun kaikkien tasojen kaikille käyttäjille.

Jos järjestelmänvalvoja haluaa poistaa Täytä ja allekirjoita / Vain minä allekirjoitan -ominaisuuden hallintapaneelista, hän voi pyytää sitä Adobe Signin tuelta.

Ominaisuus voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjä-, ryhmä- ja tilitasolla.

 

Individual- ja Team-tason tilit

Täytä ja allekirjoita on oletuksena käytössä Individual- ja Team-tason tileillä.


Business- ja Enterprise-tason tilit

Täytä ja allekirjoita- ja Vain minä allekirjoitan -työnkulut ovat käytössä rinnakkain, mutta järjestelmänvalvojat voivat valita jomman kumman oletusarvoiseksi työnkuluksi ja antaa käyttäjille mahdollisuuden vaihtaa niiden välillä.

Voit muuttaa näitä asetuksia seuraavasta polusta: Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset > Uusi Täytä ja allekirjoita -toiminto

Nav to Settings

Voit tuoda haluamasi vaihtoehdon näyttöön kahdella tavalla:

○ Siirry oletusarvoisesti uuteen Täytä ja allekirjoita -toimintoon

◘ Tämän vaihtoehdon valinta määrittää hallintapaneelin oletustyönkuluksi Täytä ja allekirjoita.

◘ Jos valintaruutu jätetään tyhjäksi, hallintapaneelin oletustyönkulku on Vain minä allekirjoitan.

○ Salli käyttäjien vaihtaa...

◘ Kun tämä ruutu on valittu, käyttäjät voivat vaihtaa työkulkujen välillä vapaasti.

 

Määritysasetukset

Business- ja Enterprise-tilien hallinnoijat voivat lisätä Digitaaliset allekirjoitukset allekirjoitusvaihtoehdoksi

  • ottamalla yhteyttä Success Manageriin ja pyytämällä vaihtoehdon ottamista käyttöön.
  • varmistamalla, että digitaaliset allekirjoitukset on otettu tililläsi käyttöön.
    • Valitse Tili > Tilin asetukset > Allekirjoitus-valinnat > Digitaaliset allekirjoitustyönkulut
    • Ota käyttöön ainakin
      • Salli digitaaliset allekirjoitustyönkulut
      • Salli pilvipohjaiset digitaaliset allekirjoitukset tämän tilin sisäisille allekirjoittajille 
      • Valitse ainakin yksi pilviallekirjoitusten toimittaja.
    • Valitse Tallenna.
fill_and_sign_options

 

Digitaalinen allekirjoitus -vaihtoehto on Allekirjoita-valikon kolmas vaihtoehto.

add_digital_signature

Digitaalisen allekirjoituksen lisääminen käynnistää digitaalisen allekirjoitusprosessin, ja allekirjoittaja siirtyy suoraan allekirjoituksen toimittajan valintaan.

Allekirjoittamisen ja Valmis-painikkeen napsauttamisen jälkeen asiakirja tallennetaan Hallinta-välilehden Allekirjoitettu-osioon.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö