Täytä ja allekirjoita on suunniteltu käyttäjille nopeaksi ja helpoksi tavaksi ladata asiakirja, täyttää siihen tarvittava sisältö ja halutessaan allekirjoittaa se.
Valintaruutuja ja -nappeja varten on saatavana valintamerkkejä ja palloja.
Allekirjoitus- ja nimikirjainkentät ovat saatavana tarvittaessa.
Kun käyttäjä on antanut kaiken vaaditun sisällön, hän voi lähettää allekirjoitetun asiakirjan kopion yhdelle tai useammalle vastaanottajalle.
Kaikki syötetty sisältö tallennetaan ja voidaan eristää raporttien kautta, ja koko tapahtuma kirjataan tarkastusraporttiin kuin mikä tahansa sopimus.
Napsauta Adobe Signin Koontinäyttö Täytä ja allekirjoita -linkkiä Lisää toimintoja -osiossa (vasen alakulma). Tämä avaa Täytä ja allekirjoita -lähetyssivun.
Täytä ja allekirjoita -lähetyssivulla saatavana olevat kaksi kenttää ovat:
○ Tiedostot-osio, jossa voit vetää ja pudottaa tiedostoja, jotka haluat allekirjoittaa
◘ Tiedostoja voi myös lisätä kirjastosta tai muusta sisäisestä lähteestä aivan kuin liitettäessä tiedostoja Lähetä-sivulla.
○ Sopimuksen nimi -kenttä, jonka avulla voi nimetä sopimuksen
◘ Oletuksena Sopimuksen nimi-kentässä käytetään Tiedostot-osioon ensimmäisenä pudotetun tiedoston nimiarvoa.
◘ Arvoa voidaan tarvittaessa muokata.
Huomautus:
Lomakekentät eivät ole käytettävissä Täytä ja allekirjoita -prosessin aikana riippumatta tiedostojen lähteestä tai käytettyjen kenttien tyypistä (sisällönluonti, tekstitagi tai Acroform).
Lisättäviä tiedostoja voi olla useita.
Syöttöprosessin aikana tiedostot näytetään siinä järjestyksessä, jossa ne ovat Tiedostot-osiossa.
Tiedostot voidaan järjestää uudelleen vetämällä ja pudottamalla.
Jos Sopimuksen nimi -arvon tuonut alkuperäinen asiakirja poistetaan, Sopimuksen nimi -kentän uusi arvo perustuu Tiedostot-luettelon ensimmäiseen tiedostoon.
Huomautus:
Jos sopimuksen nimeä muokataan jollain tavalla, se ei enää muutu tiedostojen käsittelyn mukaisesti.
Kun kaikki tiedostot on lisätty ja sopimuksen nimi on kelvollinen, napsauta Seuraava.
Täytä ja allekirjoita -toiminto latautuu, ja siinä näytetään lataamasi asiakirjan tiedostot luettelointijärjestyksessä.
Syöttötyökalut sijaitsevat Täytä ja allekirjoita -sivun yläosassa.
Luetellut syöttötyypit vasemmalta oikealle:
A. Tekstin syöttö – Jos haluat lisätä tekstiä, napsauta tätä vaihtoehtoa ja sitten mitä tahansa asiakirjan kohtaa. Jos haluat siirtyä toiseen asiakirjan osioon, sinun on napsautettava uutta aluetta erikseen ennen kirjoittamista. Tekstin syöttö säilyttää rivinvaihdot, joten monirivisiin muistiinpanokenttiin kirjoittaminen on helppoa.
B. Valintamerkin syöttö – Tämä vaihtoehto syöttää yksinkertaisen valintamerkkikuvakkeen, jota voi käyttää valintaruutujen kanssa.
C. Pallon syöttö – Pallot ovat tavallisesti valintanappien kanssa käytettyjä yksinkertaisia kuvia, mutta niitä voidaan käyttää myös valintaruutujen kanssa.
D. Allekirjoituskenttä – Käyttäjä voi lisätä allekirjoituksen allekirjoituskentän avulla. Jos tilillesi on tallennettu allekirjoitus, sitä käytetään oletusarvoisesti. Muussa tapauksessa saat tilin asetuksen normaalisti sallimat vaihtoehdot allekirjoitukselle.
E. Nimikirjainkenttä – Kuten allekirjoituskenttäänkin, nimikirjainkenttään käytetään tallennettua kuvaa tai, mikäli sellaista ei ole, normaaleja syöttövaihtoehtoja.
Kaikkien syöttötyyppien kokoa voidaan säätää oletuskokoa suuremmaksi tai pienemmäksi, ja kaikkien syöttötyyppien kokoasetukset ovat riippumattomia toisistaan.
Kutakin syöttötyyppiä voi olla useita eri kokoja samassa sopimuksessa.
Teksti, valintamerkit ja pallot tukevat porrastettua koon muuttamista, eli niitä voidaan suurentaa ja pienentää pykälittäin.
Kunkin kentän yläreunassa on toiminto, jossa on Poista-toiminto (roskakori oikealla) ja kaksi A-kirjainta.
Vasemmanpuoleinen A-kirjain on pienempi, ja se pienentää kirjasinkokoa yhdellä pykälällä.
Oikeanpuoleinen A-kirjain on suurempi, ja se suurentaa kirjasinkokoa yhdellä pykälällä.
Huomautus:
Minkä tahansa syöttötavan kirjasinkoon muuttaminen vaikuttaa muihin samantyyppisiin kenttiin.
Saat parhaat tulokset kirjoittamalla tekstiä ensimmäiseen kenttään ja säätämällä kirjasinkokoa, kunnes se näyttää olevan sopusuhdassa asiakirjan kanssa. Kun kirjasinkoko on sopiva, sitä ei tarvitse enää säätää.
Valintamerkkien, pallojen, allekirjoitus- ja nimikirjainkenttien kokoa voidaan muuttaa dynaamisesti napsauttamalla syöttökentän sinistä ”kahvaa” ja vetämällä siitä.
Koon muuttaminen tällä tavalla vaikuttaa muihin kenttiin, kunnes syöttötyypin kokoa muutetaan (kummalla tahansa tavalla).
Kaikkia syöttökenttiä voidaan siirtää asettamisensa jälkeen. Lomakkeen rakenteesta riippuen saattaa olla helpompaa kirjoittaa syötettävä sisältö erilliseen osioon lomakkeessa ja sitten siirtää kenttä paikalleen.
Kentän siirtäminen:
○ Valitse kenttä napsauttamalla sitä kerran. Kentän muokkausalue tulee näkyviin.
○ Kun osoitin on kentän päällä, se muuttuu nelisuuntaiseksi nuoleksi. Vedä kenttä haluamaasi paikkaan napsauttamalla ja pitämällä hiiren painiketta painettuna.
Kun olet napsauttanut Valmis-painiketta, sivu päivittyy ”Allekirjoittaminen onnistui” -sivuksi.
Sivulla on juuri allekirjoittamasi asiakirjan pienoiskuva vasemmassa reunassa ja neljä ”seuraavaa vaihetta”, joita voit napsauttaa:
○ Lähetä kopio – Tämä vaihtoehto aloittaa uuden työnkulun, jolla allekirjoitettu asiakirja toimitetaan yhteen tai useampaan sähköpostiosoitteeseen.
○ Lataa kopio – Tämän linkin napsauttaminen avaa allekirjoitetun PDF-tiedoston kopion paikallisessa järjestelmässä.
○ Hallinnoi tätä asiakirjaa – Tämä vaihtoehto avaa Hallinta-välilehden.
○ Allekirjoita toinen asiakirja – Tämä linkki avaa Täytä ja allekirjoita -lähetyssivun uudelleen, jotta voit allekirjoittaa toisen asiakirjan.
Kun napsautat Lähetä kopio -vaihtoehtoa, uusi ikkuna aukeaa, johon voit kirjoittaa asiakirjan vastaanottajan tai vastaanottajien sähköpostiosoitteen.
Kirjoita osoitteet Vastaanottajat-kenttään. Jos vastaanottajia on useampi kuin yksi, erota sähköpostiosoitteet pilkulla.
○ Kun napsautat Lisää minut -linkkiä vastaanottajakentän oikeassa yläkulmassa, sinun osoitteesi lisätään kenttään.
Jos haluat lähettää asiakirjan mukana saatetekstiä, kirjoita se Viesti-kenttään.
Vastaanottaja saa asiakirjaan johtavan linkin ja viestisi tekstin sähköpostitse.
Vastaanottajat, joilla on aktiivinen Adobe Sign -tili, näkevät asiakirjan Allekirjoitettu-osion luettelossa Hallinta-sivulla.
Kun Lähetä kopio -toiminto on suoritettu, uusi sivu ilmoittaa sen onnistumisesta.
Saat kaksi vaihtoehtoa:
○ Hallinnoi tätä asiakirjaa
○ Allekirjoita toinen asiakirja
Huomautus:
Lähettäjä voi koska tahansa Jakaa asiakirjan kopion mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen Hallinta-välilehdeltä.
Se toimii samalla tavalla kuin Lähetä kopio -toiminto ”Allekirjoittaminen onnistui” -sivulla, mutta vastaanottajan sähköpostiosoite kirjoitetaan Hallinta-sivun Jaa-työkalulla.
Täytä ja allekirjoita -asiakirja näkyy asiakirjan luoneen henkilön Hallinta-sivulla kuin kaikki muutkin sopimukset.
Jos Täytä ja allekirjoita -toiminto keskeytyy ennen allekirjoittamista, asiakirja sijaitsee Luonnokset-osiossa.
Allekirjoitetut Täytä ja allekirjoita -asiakirjat sijaitsevat Allekirjoitettu-osiossa.
Sen lisäksi, että asiakirja toimitetaan vastaanottajien postilaatikkoon, se yhdistetään heidän Adobe Sign -tililleen jaetuksi asiakirjaksi.
Vastaanottaja, joka aktivoi Adobe Sign -tilinsä, näkee asiakirjan Allekirjoitettu-osionsa luettelossa.
Nimi-arvon alla oleva vaaleanharmaa teksti ilmaisee, että toinen käyttäjä on jakanut asiakirjan.
Hallinta-sivun Historia-välilehti antaa yhteenvedon kaikista asiakirjaan liittyvistä toiminnoista.
”Sopimus jaettu käyttäjän” -rivin kohde ilmaisee, kenelle asiakirja on jaettu.
Täytä ja allekirjoita -asiakirjoista, joissa on syötettyä tekstiä, voidaan luoda CSV-tiedosto, joka sisältää kaikki kenttien tiedot.
Käyttäjät
Alkuperäinen käyttäjä, joka loi Täytä ja allekirjoita -asiakirjan, voi viedä asiakirjan tiedot ja kenttätason sisällön Hallinta-välilehdeltään.
Valitse haluamasi sopimus napsauttamalla sitä kerran ja napsauttamalla sitten "On lomaketietoja” -kuvaketta.
CSV-tiedosto ladataan järjestelmälle, ja se voidaan avata millä tahansa CSV-tiedostoja lukevalla ohjelmalla (yleisimpänä Excel).
Syötetyt tiedot näytetään CSV-tiedostossa sarakkeiden sarjana, joiden otsikko on ”MULTILINEDATA”.
Järjestelmänvalvojat
Järjestelmänvalvojat näkevät Täytä ja allekirjoita -sopimuksensa viedyissä raporteissaan.
Jos kenttätason tietojen vieminen on määritetty tilille, järjestelmänvalvojat näkevät myös ”MULTILINEDATA”-otsikot ja niihin liittyvien kenttien sisällön.
Huomautus:
Järjestelmänvalvojien tileillä on oltava käytössä Tietojen viesti, jotta kenttätason tiedot näkyvät viedyssä raportissa. Voit ottaa tietojen viennin käyttöön tilillesi ottamalla yhteyttä Adobe Signin tukeen.
Täytä ja allekirjoita / Vain minä allekirjoitan -ominaisuus on saatavilla palvelun kaikkien tasojen kaikille käyttäjille.
Jos järjestelmänvalvoja haluaa poistaa Täytä ja allekirjoita / Vain minä allekirjoitan -ominaisuuden hallintapaneelista, hän voi pyytää sitä Adobe Signin tuelta.
Ominaisuus voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjä-, ryhmä- ja tilitasolla.
Täytä ja allekirjoita- ja Vain minä allekirjoitan -työnkulut ovat käytössä rinnakkain, mutta järjestelmänvalvojat voivat valita jomman kumman oletusarvoiseksi työnkuluksi ja antaa käyttäjille mahdollisuuden vaihtaa niiden välillä.
Voit muuttaa näitä asetuksia seuraavasta polusta: Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset > Uusi Täytä ja allekirjoita -toiminto
Voit tuoda haluamasi vaihtoehdon näyttöön kahdella tavalla:
○ Siirry oletusarvoisesti uuteen Täytä ja allekirjoita -toimintoon
◘ Tämän vaihtoehdon valinta määrittää hallintapaneelin oletustyönkuluksi Täytä ja allekirjoita.
◘ Jos valintaruutu jätetään tyhjäksi, hallintapaneelin oletustyönkulku on Vain minä allekirjoitan.
○ Salli käyttäjien vaihtaa...
◘ Kun tämä ruutu on valittu, käyttäjät voivat vaihtaa työkulkujen välillä vapaasti.
Business- ja Enterprise-tilien hallinnoijat voivat lisätä Digitaaliset allekirjoitukset allekirjoitusvaihtoehdoksi
- ottamalla yhteyttä Success Manageriin ja pyytämällä vaihtoehdon ottamista käyttöön.
- varmistamalla, että digitaaliset allekirjoitukset on otettu tililläsi käyttöön.
- Valitse Tili > Tilin asetukset > Allekirjoitus-valinnat > Digitaaliset allekirjoitustyönkulut
- Ota käyttöön ainakin
- Salli digitaaliset allekirjoitustyönkulut
- Salli pilvipohjaiset digitaaliset allekirjoitukset tämän tilin sisäisille allekirjoittajille
- Valitse ainakin yksi pilviallekirjoitusten toimittaja.
- Valitse Tallenna.
Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.