Adobe Sign -asiakirjojen arkistointi eOriginal-säilytyspalveluiden avulla

Hallitse ja suojaa asiakirjoja digitaalisesti.

Adobe Sign auttaa kumppaninsa eOriginalin kanssa organisaatioita täyttämään vaatimusten- ja säädöstenmukaisuuden vaatimukset arkistoimalla allekirjoitetut asiakirjat turvalliseen digitaaliseen säilöön. Kun asiakirja on allekirjoitettu, eOriginal voi tallentaa sen säilöön, jossa on paras mahdollinen suojaus ja vaatimustenmukaisuus täysin digitaalisessa ympäristössä. Organisaatiot voivat valita arkistoida kaikki tietyn tilin asiakirjat, kaikki tietyn ryhmän (tai käyttäjien joukon) luomat asiakirjat tai yksittäisiä asiakirjoja.

Kun asiakirja luodaan, Adobe Signiin ladattua alkuperäistä asiakirjaa pidetään sopimuksen virallisena kopiona. Virallinen kopio pysyy Adoben palvelimilla koko allekirjoitusprosessin ajan. Kun prosessi on valmis, virallinen kopio arkistoidaan eOriginalin säilöön, ja asiakirjasta tulee juridisesti pätevä. Adobe Signissa säilyy asiakirjan PDF-kopio, mutta siinä on Kopio alkuperäisestä -vesileima, joka ilmaisee, että eOriginalin säilöön tallentama kopio on ainoa aito versio.

Toimintaperiaate

Kun allekirjoitusprosessi on suoritettu, mikä tahansa säilöön tallentamista hyödyntävä tapahtuma voi käynnistää virallisen asiakirjan siirron. Tämä on asynkroninen kutsu-vastaus-prosessi, jossa säilöpalvelu pyytää Adobe Signilta tiedot ilmoituksen saatuaan, ja Adobe Sign lähettää pyydetyn sisällön.

Nämä peräkkäiset pyynnöt suoritetaan lähes reaaliajassa, jotta varmistettaisiin virallisen asiakirjan tallennus säilöpalveluun heti allekirjoitusprosessin valmistuttua.

Kun viimeinen allekirjoitus on lisätty, seuraavat toimet suoritetaan tässä esitetyssä järjestyksessä:

  1. Valvontaraportti päivitetään Dokumentti valmiina siirrettäväksi säilöön -tapahtumalla.
    • Koska valvontaraportti on saatava valmiiksi, kun sopimus saavuttaa päättyneen tilan, ja säilöön siirtämisprosessi suoritetaan vasta allekirjoitusprosessin päättymisen jälkeen, valvontaraporttia ei voi päivittää osoittamaan säilöön siirtämisprosessin päättymistä. Tapahtumahistoria (joka on tallennettu Adobe Sign -palvelimille) osoittaa säilöön siirtämisprosessin päättyneen.
  2. Dokumentti ja kaikki siihen liittyvät kuvat merkitään vesileimalla. 
    • Lopullisesta dokumentista säilytetään yksi vesileimaton kopio eVaulting-palveluntarjoajalle lähettämistä varten.
    • Tässä vaiheessa vain eVaulting-palveluntarjoaja pystyy hakemaan vesileimattoman version vahvistetulla käyttöoikeustietueella.
  3. Säilöpalvelulle ilmoitetaan säilön takaisinsoittopalvelun ping-kutsulla, että dokumentti on valmiina siirrettäväksi säilöön. 
    • Adobe Sign lähettää säilöpalvelulle asiakirjan yksilöivän tunnuksen (Document Capability Key).
  4. Säilöpalvelu pyytää asiakirjan seurantaketjun luodakseen profiilin asiakirjalle.
  5. Adobe Sign lähettää seurantaketjun
    • Seurantaketju sisältää täydelliset tiedot allekirjoitusprosessin tapahtumista. Näitä tietoja ovat esimerkiksi allekirjoittajien henkilöllisyys, kaikkien tapahtumien päivämäärä ja kellonaika, IP-osoite ja sijaintitiedot (jos saatavilla).
  6. Säilöpalvelu pyytää vesileimattoman dokumentin.
  7. Adobe Sign toimittaa vesileimattoman dokumentin säilöpalvelulle.
  8. Säilöpalvelu vahvistaa asiakirjan vastaanoton ja ilmoittaa Adobe Signille, että tallennus säilöön on valmis.
  9. Lopullisen sopimuksen vesileimaton kopio poistetaan Adobe Sign -järjestelmästä.

Huomautus:

Säilöpalvelu käsittelee vain dokumentin lopullisen (virallisen) kopion ja siihen liittyvät kuvat.

Dokumentin väliversiot (lopullista allekirjoittamista edeltävät versiot) eivät sisälly säilöprosessiin.

Nämä epäviralliset versiot jäävät Adobe Sign -palvelimille vesileimattomassa tilassa, paitsi jos ne poistetaan jollakin muulla prosessilla (esimerkiksi säilytyskäytännöllä tai GDPR-toiminnolla).

Kaavio säilöprosessista

Tässä vaiheessa Adobe Sign tallentaa vain lopullisen dokumentin vesileimallisen kopion. Miniatyyrit (joita voi tarkastella Adobe Signissa) merkitään myös vesileimalla sen varmistamiseksi, että olemassa on vain yksi vesileimaton versio, joka on säilöpalvelun hallussa.

Kun dokumentti on siirretty säilöön, Adobe ei enää säilytä lopullisesta dokumentista vesileimattomia kopioita.