Adobe Acrobat Sign auttaa kumppaninsa eOriginalin kanssa organisaatioita noudattamaan vaatimuksia ja säännöksiä arkistoimalla allekirjoitetut asiakirjat suojattuun digitaaliseen säilöön. Kun asiakirja on allekirjoitettu, eOriginal voi tallentaa sen digitaalisessa ympäristössä olevaan säilöön, mikä takaa parhaan suojauksen ja vaatimustenmukaisuuden. Organisaatiot voivat valita arkistoivansa kaikki tietyn tilin asiakirjat, kaikki tietyn ryhmän (tai käyttäjien joukon) luomat asiakirjat tai yksittäisiä asiakirjoja.
Kun asiakirja luodaan, Acrobat Signiin ladattu alkuperäinen asiakirja katsotaan sopimuksen viralliseksi kopioksi. Virallinen kopio pysyy Adoben palvelimilla koko allekirjoitusprosessin ajan. Kun prosessi on valmis, virallinen kopio arkistoidaan eOriginalin säilöön, ja asiakirjasta tulee juridisesti pätevä. Asiakirjan PDF-kopio säilyy Acrobat Signissa, mutta siihen asetetaan Kopio alkuperäisestä -vesileima ilmaisemaan, että eOriginalin säilöön tallennettu kopio on ainoa virallinen versio.
Kun allekirjoitusprosessi on suoritettu, mikä tahansa säilöön tallentamista käyttävä tapahtuma voi käynnistää eOriginal-säilöpalvelun, jonka myötä virallisen asiakirjan siirto aloitetaan. Tämä on asynkroninen kutsu-vastaus-prosessi, jossa säilöpalvelu pyytää Acrobat Signilta tiedot ilmoituksen saatuaan, ja Acrobat Sign lähettää pyydetyn sisällön.
Nämä peräkkäiset pyynnöt suoritetaan lähes reaaliajassa, jotta virallisen asiakirjan tallentaminen säilöpalveluun varmistuu heti allekirjoitusprosessin valmistuttua.
Kun viimeinen allekirjoitus on lisätty, seuraavat toimet suoritetaan tässä esitetyssä järjestyksessä:
Säilöpalvelu käsittelee vain asiakirjan lopullisen (virallisen) kopion ja siihen liittyvät kuvat.
Dokumentin väliversiot (lopullista allekirjoittamista edeltävät versiot) eivät sisälly säilöprosessiin.
Nämä epäviralliset versiot jäävät Acrobat Sign -palvelimille ilman vesileimaa, paitsi jos ne poistetaan jollakin muulla prosessilla (esimerkiksi säilytyskäytännön tai GDPR-toiminnon kautta).
Tässä vaiheessa Acrobat Sign tallentaa vain lopullisen dokumentin vesileimallisen kopion. Myös pienoiskuvat (jotka näkyvät Acrobat Signissa) merkitään vesileimalla, millä varmistetaan, että versioita ilman vesileimaa on säilöpalvelussa vain yksi.
Kun dokumentti on siirretty säilöön, Adobe ei enää säilytä lopullisesta dokumentista vesileimattomia kopioita.
Kirjaudu sisään tiliisi